Software per agenzie di viaggio: quali sono i vantaggi per le aziende?

Pubblicato: 2022-05-16

Sebbene sempre più persone tendano a pianificare i propri viaggi senza un aiuto laterale – per alcuni, non è meno eccitante del viaggiare di per sé – gli agenti di viaggio hanno ancora la loro parte di lavoro. Il software per la prenotazione e la contabilità dei viaggi è progettato per automatizzare le routine degli agenti di viaggio e rendere il loro lavoro più efficiente, oltre a semplificare la pianificazione dei viaggi per i clienti delle agenzie. Il nostro post rivelerà i modi in cui tu, in qualità di agente di viaggio o proprietario di un'agenzia di viaggio, puoi trarre vantaggio da tale automazione e se ne hai bisogno per la tua attività.

Vantaggi del software per agenzie di viaggio per agenti

Sebbene la responsabilità principale degli agenti di viaggio sia quella di scegliere e organizzare i tour per i clienti, c'è molto di più nella loro routine. Gli agenti di viaggio devono coordinare il trasporto, l'alloggio dei viaggiatori, i percorsi e l'assicurazione. Hanno anche il diritto di consigliare i clienti sulle attività a destinazione, gestire possibili problemi e reclami e risolvere conflitti. Tutto questo tenendo conto del tempo e di tutte le altre occasioni che non possono essere influenzate dall'uomo. Per questo, l'agente ha solo una settimana lavorativa standard di 40 ore.

Quindi quali sono i vantaggi del software di gestione delle agenzie di viaggio in un ambito di lavoro così ampio?

Contenuto regolabile

Una cosa del software per agenzie di viaggio che non può essere sottovalutata è quanto sia facile e accessibile modificare le informazioni per i clienti. Un software specializzato consente agli agenti di modificare le informazioni sui prezzi e le descrizioni dei viaggi, nonché di informare i clienti di queste modifiche istantaneamente senza la necessità di aggiornare la produzione stampata e di contattare personalmente ogni cliente.

Risparmiare risorse aziendali

Per continuare il punto precedente considerando la produzione di stampa, queste brochure lucide delle agenzie di viaggio sono piacevoli da scherzare, tuttavia, diventano obsolete rapidamente. Inoltre, contrariamente a tali accessori, un software specializzato consente di ridurre le comunicazioni telefoniche facendo risparmiare tempo agli agenti. Invece di informare telefonicamente tutte le parti interessate sui cambiamenti del percorso o su altri aspetti del viaggio, tutti coloro che utilizzano il software possono essere contattati senza bisogno di comunicare di persona.

Tutti i dati a portata di mano

Probabilmente hai utilizzato o stai utilizzando tabelle e programmi per archiviare i dati dei clienti, ma le occasioni in cui è necessario coordinare l'archiviazione sono abbastanza frequenti. Il software di contabilità delle agenzie di viaggio consente agli agenti di archiviare tutti i dati dei clienti, le prenotazioni, la cronologia dei tour e qualsiasi altra cosa che ritieni importante senza la necessità di cercare altrove, risparmiando così tempo.

Vantaggi del software per agenzie di viaggio per i viaggiatori

Nel mondo dei software per la pianificazione dei viaggi, le integrazioni regolano. Integrando i popolari strumenti di costruzione delle rotte, nonché i servizi di prenotazione di voli e hotel, puoi semplificare la pianificazione delle vacanze per i viaggiatori in modo multiplo e offrire loro tutte le alternative che possono vedere sullo schermo del telefono o del PC.

Massimo comfort

Insieme all'autoisolamento, la pandemia di COVID-19 di due anni fa ha portato le persone a un progresso significativo nel campo dell'automazione dei servizi. Le restrizioni sono state revocate ma la comodità concessa dai servizi online è ancora apprezzata. Ora che le frontiere sono di nuovo aperte, le persone si divertono a prenotare viaggi e controllare tutte le informazioni su partenze e soggiorni da casa. Non sono richieste visite presso l'ufficio dell'agente considerando l'orario di lavoro: ogni informazione è accessibile in qualsiasi momento.

Possibilità di confrontare le alternative

Per i viaggiatori mirati al risparmio sui costi, è essenziale poter confrontare proposte di diverse agenzie, quindi è importante che la tua sia tra le opzioni disponibili. Avere tutte le alternative davanti ai propri occhi è sicuramente più produttivo che visitare le agenzie di viaggio una dopo l'altra e tenerle tutte a mente allo stesso tempo.

Libertà di scelta

È semplicemente più comodo e meno stressante per molte persone evitare l'interazione personale e prendere decisioni in silenzio senza che nessuno spinga. Quando visitano gli uffici vendite, i clienti potrebbero avere poco tempo per pensare correttamente e, di conseguenza, prendere decisioni in fretta. Il software di prenotazione di tour online offre ai clienti le informazioni di cui hanno bisogno e dà loro abbastanza tempo per pensarci su.

Tipi e caratteristiche del software per agenzia di viaggi

In generale, ci sono due grandi gruppi di software per le agenzie di viaggio. I prodotti software del primo gruppo sono specificatamente progettati per uso interno, ovvero il personale dell'agenzia (consulenti di viaggio, tour operator, agenti di prenotazione, guide turistiche locali, ecc.). Si pensa che il secondo gruppo venga utilizzato sia dal personale che dai clienti dell'agenzia. Quale appartiene a quale gruppo è chiaro dalle descrizioni dei tipi. Sotto ciascuno dei tipi di software dell'agenzia, troverai esempi di prodotti software sul mercato.

Software per la prenotazione di viaggi

Se sei interessato a creare un sito web o un'applicazione per il noleggio, segui la guida su come sviluppare un'app come Airbnb. Parlando di software per agenzie di viaggio a tutti gli effetti, la prenotazione online è solo uno dei molteplici moduli che può avere. Inoltre, la prenotazione può riguardare non solo l'alloggio per il periodo di soggiorno, ma anche voli, taxi, auto a noleggio e ogni tipo di attività.

Esempi: TravelPerk, Flightfox, Airbnb per lavoro.

Strumenti di gestione dell'inventario, prenotazione e creazione di tour

Se il cliente non vuole limitarsi al tipo di vacanza all-inclusive ed è disposto a godersi il viaggio fino in fondo, il software che consente la gestione dell'inventario, la prenotazione e la creazione di tour allevierà molta pressione dalle sue spalle. Le funzionalità incluse in tali strumenti sono:

Gestione della catena di approvvigionamento;
Gestione dei prezzi;
Controllo disponibilità in tempo reale;
Modifica delle descrizioni dei prodotti;
Accesso condiviso per tutti i soggetti coinvolti.

Esempi: Tourwriter, Amadeus for Tour operator, Ufficio avventura.

Customer Relationship (CRM) e Sistemi di gestione del marketing

Alcuni prodotti software per il settore dei viaggi sono progettati specificamente per la generazione di lead e servizi di agenzie di marketing. Per questo, alcune funzionalità essenziali sono implementate nel CRM dell'agenzia. Questo tipo di software è progettato per i responsabili delle vendite e gli specialisti delle relazioni con i clienti. I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti e del marketing per il settore dei viaggi consentono ai dipendenti delle agenzie di:

Impostare newsletter via e-mail;
Pianificare appuntamenti e chiamate;
Distribuire i contatti tra gli agenti;
Raccogli le testimonianze dei clienti.

Esempi: Dolphin Dynamics, Kapture CRM, HubSpot.

Software di fatturazione, fatturazione e contabilità per agenzie di viaggio

Organizzare un viaggio è un processo che suggerisce sicuramente più transazioni. Un viaggio include ma non è limitato a trasporto, prenotazione dell'hotel, assicurazione e tour, che devono essere tutti pagati separatamente.

Il software per la fatturazione, la fatturazione e la contabilità consente di conservare i dati di spesa, le ricevute e i report in un unico posto per le informazioni di fatturazione più complete possibili che consentono agli agenti di viaggio di tenere traccia delle attività di vendita, effettuare statistiche, rimborsi e calcolare le commissioni degli agenti di viaggio . Ciò si ottiene al meglio attraverso il collegamento alle banche.

Ciò a cui occorre prestare particolare attenzione quando si parla di integrazione con i servizi finanziari è la sicurezza. Se stai per creare software per la contabilità, è meglio che la società di sviluppo software per agenzie di viaggio che scegli abbia l'esperienza non solo nello sviluppo di software per viaggi, ma anche nella creazione di sistemi finanziari. Le informazioni su questo dovrebbero essere disponibili attraverso il portafoglio della società.

Esempi: Spendesk, Trippeo, Expensify.

Software multifunzione per operatori di viaggio

Infine, questo è un software per agenzie di viaggio in senso convenzionale progettato per coprire ogni aspetto della gestione dei viaggi, dalla gestione delle relazioni con i clienti all'automazione del marketing e alla contabilità. Tali soluzioni sono ugualmente utili per gli operatori di viaggio, i campi sportivi, i ritiri di yoga e qualsiasi altro venditore di attività.

Esempi: Bookinglayer, Toogo, Rezdy.

Software perfetto per agenzie di viaggio: com'è?

Semplifica il flusso di lavoro della tua agenzia. Il software per i professionisti dei viaggi non è quello di complicare loro il processo di lavoro, ma di semplificarlo e automatizzarlo. Prima di creare un sistema di agenzia di viaggi per la tua attività, scomponi un processo tipico in passaggi e assicurati che il software da creare corrisponda al grafico risultante.

Interfaccia chiara e intuitiva. La formula per il software con un perfetto design UX/UI (esperienza utente/interfaccia utente) è piacevole per gli occhi e facile da usare. Le specifiche delle app di viaggio sono la mappatura avanzata, ovvero la componente visiva quando si tratta di prenotare e stimare la distanza da un punto all'altro.

Integrazioni. Le integrazioni laterali sono essenziali per le app Jack-of-all-trades, in particolare mappe e servizi di pagamento. Altre API sono:

API dell'aggregatore di voli (Amadeus, Skyscanner);
Account Google e API dei social media (Twitter, Facebook) per l'autenticazione;
API bancaria per una conversione di valuta (Open Exchange Rates API);
API del trasporto pubblico (Google);
API delle recensioni dei visitatori (Tripadvisor);
API Rent-a-car (Sabre, Travelport).

Calandratura e programmazione. I piani e le prospettive sono percepiti meglio se visualizzati su un calendario. Una funzione di calendario per l'app di viaggio in combinazione con le notifiche sugli eventi imminenti è un'opzione funzionante per sistematizzare e visualizzare i dati di viaggio.

Reportage esaustivo. Il reporting consentirà alla tua agenzia di raccogliere dati sulle destinazioni di viaggio più popolari, le stagioni, la spesa dei turisti e altro ancora. Gli approfondimenti tratti dai report possono aiutarti a migliorare la tua strategia aziendale e soddisfare meglio le esigenze dei clienti.

Sicurezza ad ogni passo. I database delle agenzie di viaggio contengono informazioni personali dei clienti che devono essere protette dalle perdite. Lo stesso vale per le informazioni di pagamento se la prenotazione rientra tra le funzionalità del software.

Software di viaggio creato da Anadea

La teoria va bene, ma gli esempi dalla pratica sono più preziosi. Anadea, società di sviluppo di software di viaggio, ha sviluppato una gamma di soluzioni per le aziende di tutto il mondo che operano con successo nella loro nicchia.

Viaggiatore

Tripaneer è un mercato leader per prenotare tutti i tipi di ritiri di salute e benessere da godersi durante le vacanze: yoga, meditazione, consapevolezza, ritiri di silenzio e altro ancora. Fornendo esperienze sia offline che online, Tripaneer è una scelta per oltre 160.000 viaggiatori. Il nostro compito era creare uno stile visivo affidabile e rilassante per il sito Web in modo che i visitatori si sentissero a proprio agio nel lasciare i propri dettagli e trovassero i viaggi di interesse in pochi clic.

Inoltre, Tripaneer consente agli utenti di registrarsi come partner in modo che gli agenti di viaggio possano promuovere le proprie vacanze utilizzando la piattaforma. Per i viaggiatori, a loro volta, il sito presenta:

Motore di raccomandazione intelligente. Nella parte superiore della home page del sito web, gli utenti vedono l'elenco dei viaggi più popolari. Inoltre, sono abilitati a ordinare i viaggi per durata, prezzo, recensioni e una serie di altre variabili.
Ricerca e filtraggio . I visitatori di Tripaneer regolano le categorie di viaggio, il calendario e i filtri di destinazione per elaborare la loro richiesta di viaggio associata alla data di arrivo, al tipo di attività e alla destinazione.
Messaggistica. Su Tripaneer, i visitatori possono comunicare con i commercianti tramite il modulo di messaggistica per saperne di più sul loro viaggio.
Convertitore di valuta. Gli utenti possono vedere qualsiasi prezzo in 30 valute diverse. I tassi di cambio sono importati in tempo reale dalla Banca Centrale Europea. Una valuta predefinita viene determinata in base all'indirizzo IP dell'utente.
Possibilità di lasciare una recensione. Gli utenti possono lasciare un feedback su ciò che hanno fatto o non apprezzato della loro esperienza di viaggio. Queste recensioni sono quindi disponibili al pubblico e influenzano la valutazione complessiva del commerciante.

Leggi il case study completo al link.

Bahama Vai

BahamaGo è un sistema di prenotazione di tour web per un'agenzia di viaggi online che rende facile e veloce per gli utenti trovare e prenotare hotel, tour e compagnie aeree alle Bahamas. Le funzioni principali di BahamaGo sono:

Motore di prenotazione. I visitatori possono prenotare voli per tutte le principali compagnie aeree nazionali, cercare e prenotare hotel e tour alle Bahamas, nonché organizzare altri viaggi.
Generazione di soluzioni a pacchetto. Il sito è impostato per creare offerte e offerte speciali effettuando ricerche, applicando prezzi personalizzati, combinando diversi servizi e pubblicandoli come soluzioni a pacchetto.
Processo di pagamento. Gli utenti possono pagare i loro viaggi con carte di credito o di debito ed emettere rimborsi online.
Integrazione CMS. Nel portale è integrato un avanzato sistema di gestione dei contenuti per la modifica di pacchetti e offerte turistiche.

Visita la pagina del case study per ulteriori informazioni.

È sempre il momento giusto per crescere

Sia che tu voglia creare un software per tour operator per chiudere il cerchio o uno strumento per automatizzare solo un aspetto delle operazioni della tua agenzia di viaggi, hai già fatto il tuo primo passo verso la digitalizzazione. Forse hai provato a utilizzare alcune popolari soluzioni software di gestione dei viaggi pronte all'uso come Bookinglayer o Toogo. Saremo lieti di aiutarti a crearne uno personalizzato su misura per le tue esigenze nel caso in cui questi prodotti manchino di qualcosa o contengano funzionalità che non ti servono.