Tipi di riunioni di progetto | # 33 Iniziare con la gestione dei progetti

Pubblicato: 2023-02-09

Calcio d'inizio e chiusura, confronto e negoziazione, quotidiano e controllo... Differiscono per partecipanti, durata e agenda. Tuttavia, tutte le riunioni di progetto hanno una cosa in comune: durante esse, le persone associate al progetto presentano problemi o risultati e discutono insieme dell'implementazione dei compiti.

Tipologie di riunioni di progetto – sommario:

introduzione
Pianificazione
Alla ricerca di soluzioni
Il processo decisionale
Controllo dei risultati
Sintesi delle attività
Riepilogo

introduzione

PMBOK distingue ben 16 tipologie di meeting fondamentali per una gestione efficiente del progetto! Ciascuno di essi ha uno scopo specifico e un elenco di partecipanti la cui presenza è necessaria per lo svolgimento dell'incontro. Non elencheremo tutti i tipi, invece, ci concentreremo su questi tipi di base e risponderemo alla domanda: "Perché si tengono le riunioni?"

Le riunioni sono molto spesso associate a una perdita di tempo, ma per impostazione predefinita sono una parte fondamentale di un progetto e uno strumento di comunicazione essenziale. Tuttavia, affinché ciò avvenga, i partecipanti devono conoscere lo scopo e, idealmente, l'ordine del giorno dell'incontro. Avrai anche bisogno di una persona responsabile del suo buon funzionamento. Oggi diamo un'occhiata alle tipologie di riunioni suddivise in base allo scopo che servono.

Pianificazione

La pianificazione delle attività per il progetto è lo scopo delle riunioni iniziali e delle riunioni ricorrenti in cui il team discute gli scopi e gli obiettivi del progetto.

Un kick-off meeting si svolge all'inizio di un progetto, della sua fase o di una particolare iterazione. Vi partecipano tutti i membri del team e le principali parti interessate e i suoi componenti chiave sono:

Conoscere gli altri e i membri del team,
Fissare le aspettative
Pianificazione: stabilire il primo piano d'azione.

Da un kick-off meeting ben condotto, tutti i partecipanti dovrebbero portare la motivazione per avviare il progetto e una chiara comprensione:

Obiettivo del progetto,
Aspettative riposte su di loro,
Risorse disponibili e come usarle,
La divisione dei ruoli e delle responsabilità nel progetto,
La tempistica e la portata del progetto,
I compiti con cui dovrebbero iniziare.

Durante i successivi kick-off meeting e meeting di pianificazione, ha luogo un graduale adeguamento del piano di progetto alle circostanze della sua attuazione. Il team pianifica attività più dettagliate per definire obiettivi e modalità per raggiungerli. Pertanto, è anche impegnato nella ricerca di soluzioni.

Alla ricerca di soluzioni

Trovare modi per affrontare le difficoltà che sorgono durante l'implementazione del progetto è l'obiettivo del popolare brainstorming e degli incontri approfonditi sui problemi.

Lo scopo del brainstorming è quello di generare numerose idee e potenziali soluzioni a un problema o una sfida. Di solito coinvolgono solo i membri del team di progetto e talvolta gli stakeholder invitati. Sebbene siano spesso criticati per favorire le persone a cui piace parlare velocemente, molto e ad alta voce, sono un ottimo strumento per generare numerose idee che possono poi essere discusse in un'atmosfera più tranquilla.

Le riunioni di problem solving sono una naturale continuazione delle sessioni di brainstorming. Qui, le soluzioni sono discusse in modo più dettagliato in modo da poter prendere decisioni più accurate ed equilibrate.

Il processo decisionale

Si svolgono riunioni decisionali per discutere le opzioni disponibili e raggiungere un accordo su un'azione specifica. Se riguardano l'attuazione degli obiettivi, partecipa solo il team di progetto. Se, invece, le decisioni riguardano questioni con implicazioni importanti, anche gli stakeholder chiave se ne occupano.

Le decisioni chiave vengono prese durante la riunione del "vertice", il comitato direttivo. PMBOK lo definisce come "un incontro in cui le parti interessate senior forniscono indicazioni e supporto al team di progetto e prendono decisioni al di fuori dell'autorità del team di progetto".

Controllo dei risultati

Periodicamente si tengono incontri di condivisione e analisi delle informazioni sui risultati del lavoro progettuale. Si chiamano “Status update meeting” o semplicemente “Status meeting”. Consentono di identificare rapidamente cambiamenti sfavorevoli nel funzionamento del team e rispondere ai rischi emergenti.

Sintesi delle attività

I riassunti ciclici delle attività si verificano durante le riunioni chiamate retrospettive. Si tengono alla fine di ogni fase importante del progetto, ad esempio, quando viene raggiunta una pietra miliare. Il loro scopo è riflettere con il team sui compiti svolti e sul modo in cui i membri del team lavorano insieme.

Oltre alla retrospettiva, il PMBOK menziona un interessante tipo di incontro finalizzato all'apprendimento di lezioni in attività passate chiamate "lezioni apprese". Viene utilizzato per riassumere e condividere le lezioni apprese dall'intero progetto o dalla sua fase selezionata. Il suo risultato dovrebbe essere un miglioramento delle prestazioni del team di progetto ottenuto attraverso una maggiore consapevolezza degli errori commessi, nonché attraverso l'applicazione coerente di buone pratiche. Puoi organizzare riunioni di "lezioni apprese" per discutere situazioni all'interno del team che avrebbero potuto essere risolte meglio. Tuttavia, il più delle volte è dedicato ai successi che il team vuole ripetere e alle soluzioni che hanno dato ottimi risultati.

Riepilogo

Gli obiettivi principali degli incontri di progetto sono:

facilitare la comunicazione,
risoluzione dei problemi,
processo decisionale e
monitorare lo stato di avanzamento del lavoro del progetto.

La chiave della loro efficacia è la trasparenza. Ogni riunione di progetto dovrebbe avere uno scopo, un ordine del giorno e un elenco di partecipanti chiari e, se possibile, un facilitatore la cui presenza può aiutare a garantire che si svolga in modo fluido ed efficiente.

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Autore: Carolina Becker
In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.
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Iniziare con la gestione del progetto:

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