8 consigli per creare presentazioni virtuali più efficaci

Le tue cuffie sono accese, con sette schede aperte sullo schermo. Il tuo telefono ronzante ruba la tua attenzione per un secondo prima che il tuo cane abbaia. Laptop in una mano, cammini e ascolti mentre controlli per vedere chi c'è alla porta...

Tutto questo mentre il presentatore della presentazione virtuale continua a parlare, ignaro delle migliaia di distrazioni che stai combattendo mentre lavori da casa.

Ho appena descritto l'ultimo evento virtuale a cui hai partecipato? Non sei solo.

A giugno, il 42% della forza lavoro statunitense lavorava da casa, con eventi virtuali in aumento del 1.000%. Quando le distrazioni domestiche si combinano con la flessibilità del mondo virtuale, è più difficile che mai rimanere coinvolti durante una presentazione virtuale. Ciò rende la barra per la creazione di presentazioni virtuali efficaci più alta che mai.

Se sei un presentatore, l'unico modo per affrontare queste nuove sfide è capire cosa rende diversa una presentazione virtuale.

Quali sono le differenze tra presentazioni di persona e virtuali?

Se ti consideri piuttosto bravo a parlare in pubblico e a presentare, potresti essere tentato di pensare di padroneggiare automaticamente la presentazione virtuale. Ma ci sono differenze fondamentali tra i due formati che richiedono approcci separati per mantenere i tuoi spettatori coinvolti. Comprendere le differenze ti aiuterà a cambiare efficacemente la tua strategia.

Presentazione di persona

Ci sono tre elementi principali di una tipica presentazione di persona: il presentatore, la presentazione e il pubblico. Ecco cosa entra in gioco quando queste tre parti interagiscono:

• • Carisma e linguaggio del corpo - Poiché il presentatore è lì con il pubblico di persona, la capacità dell'oratore di affascinare i propri ascoltatori diventa un punto focale. Il presentatore è anche in grado di utilizzare il linguaggio del corpo e interagire con le proprie diapositive.
  • La capacità di leggere la stanza - Poiché il relatore si trova nello stesso posto del suo pubblico, ha un'idea migliore di come viene ricevuto. Questo può aiutarli a cambiare ritmo se possono dire che il pubblico si sta annoiando.
  • Convenzione sociale - Durante una presentazione di persona, la maggior parte delle persone non si alza e se ne va perché è considerato maleducato. Il pubblico si nutre anche l'uno dell'altro. Le risate e gli applausi sono contagiosi, quindi anche se qualcuno si disconnette, potrebbe sentire l'energia della folla e risintonizzarsi.

Presentazione virtuale

Quando si tratta di presentazioni virtuali, il presentatore, la presentazione e il pubblico sono ancora i tre elementi principali, ma le cose sembrano diverse.

• • Il relatore e il pubblico si disconnettono - In una presentazione virtuale, il relatore è spesso a casa e il suo pubblico può trovarsi in qualsiasi parte del mondo. Questo rende una presenza forte più difficile da trasmettere. Anche l'oratore più imponente manca di gravità se visto su una piccola finestra su uno schermo minuscolo.
  • Pubblico disattivato : in genere, il relatore non può sentire altro che la propria voce. Questo può essere snervante, poiché il ciclo di feedback con il pubblico è completamente interrotto.
  • Distrazioni del pubblico: poiché il pubblico non può essere visto, si sente più libero di svolgere più attività durante una presentazione virtuale. Pertanto, l'asticella per mantenere l'attenzione è molto più alta quando si presenta online. Inoltre, il pubblico non può nutrirsi dell'energia degli altri partecipanti. Quindi, se qualcuno è sintonizzato, rimarrà sintonizzato. Le risate e gli applausi non li riporteranno indietro.

8 consigli per creare presentazioni virtuali più efficaci

Allora come si superano queste sfide e si crea una presentazione virtuale efficace? Ci sono molti suggerimenti, trucchi e idee là fuori, ma alla fine si può restringere il campo a questi due obiettivi: eliminare le distrazioni e rendere i contenuti avvincenti .

Eliminare le distrazioni

Comprendendo che più distrazioni tenteranno il tuo pubblico che mai in un ambiente virtuale, è importante eliminare le distrazioni che puoi controllare. Ecco alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a mantenere il tuo pubblico sintonizzato.

1. Prepara la tua tecnologia

Garantire di avere la giusta configurazione tecnica per ospitare e partecipare alle riunioni è un must assoluto. Controlla due o tre volte il microfono, la webcam e la connessione web prima dell'inizio della presentazione. Assicurati di avere una larghezza di banda sufficiente. La maggior parte dei provider di riunioni virtuali come Zoom , Microsoft Teams e Webex suggerisce da qualche parte nella regione tra 2-2,5 MB sia per la velocità di download che di upload.

2. Impostare la scena

Dal momento che non stai presentando su un palco formale o davanti a un podio, potrebbe essere necessaria un po' più di creatività per sembrare professionale. Ripulisci il tuo background e valuta la possibilità di presentare davanti a un muro bianco anziché a una stanza ingombra.

Se non disponi di questa funzionalità, uno sfondo virtuale potrebbe essere una buona opzione. Zoom, Microsoft Teams e Webex offrono tutti sfondi standard basati su modelli. Oppure puoi diventare un po' più creativo e crearne uno tuo utilizzando uno strumento come Canva o, se sei un po' più avanzato, Photoshop.

3. Abbandona la felpa

Ancora una volta, avere un aspetto professionale è la chiave. Non solo ti sembrerà una fonte più affidabile, ma ti sentirai anche più raffinato e preparato. Quando scegli un vestito per la tua presentazione, considera di evitare motivi stravaganti o tessuti lucidi che potrebbero riflettersi sulla fotocamera. Mantieni i tuoi abiti semplici; i colori solidi sono i migliori. L'obiettivo è che il tuo pubblico si concentri su di te e non sui tuoi vestiti o ciò che ti circonda.

4. Comunicare aspettative chiare

Niente porta alla distrazione più delle interruzioni, soprattutto da parte del pubblico. Evita questo impostando chiaramente le aspettative prima dell'inizio della presentazione. Fai sapere al tuo pubblico quando dovrebbero porre domande o aspettarsi di partecipare. Per un pubblico più ampio, utilizza la funzione di chat delle piattaforme di riunioni virtuali per le domande. Ciò eviterà che tutti parlino l'uno sopra l'altro. Chiedi al tuo pubblico di disattivare l'audio prima di iniziare a eliminare qualsiasi rumore di fondo o altre interruzioni che potrebbero distrarre.

Rendere i contenuti accattivanti

Il secondo, ma altrettanto importante passo per creare presentazioni virtuali più efficaci è creare contenuti accattivanti. Sembra abbastanza ovvio, vero? Sfortunatamente, ci sono molti relatori che non seguono questo passaggio e si vede, specialmente su una piattaforma virtuale in cui la tua presentazione è al centro dell'attenzione.

Ecco alcuni elementi di azione per aiutarti a rendere i tuoi contenuti più accattivanti.

5. Usa le immagini

Questo è un must. Secondo il report State of Presentations di Prezi , gli ausili visivi rendono le presentazioni più persuasive del 43%. Le immagini e gli aiuti visivi possono anche aiutare a spiegare informazioni complesse in modo più coerente, portando a una migliore esperienza di apprendimento per il tuo pubblico. Se capiscono quello che stai dicendo, è meno probabile che si disconnettono e più probabilità di essere fidanzati.

6. Scegli i caratteri con saggezza

Quante volte schiaffeggiamo un font solo perché sembra carino? So di esserne colpevole. Ma i caratteri sono importanti, soprattutto quando si tratta di creare un'esperienza visiva piacevole per il tuo pubblico. È importante selezionare caratteri che non distraggano, pur disponendo di un'ampia gamma di stili per aiutarti a illustrare e sottolineare diversi punti. Considera di evitare caratteri come Calibri, Cambria o Arial, poiché questi caratteri standard non offrono opzioni di stile. Un'opzione migliore è Helvetica, disponibile in un'ampia gamma di pesi e stili.

7. Usa l'animazione

Con così tanti diversi strumenti di presentazione disponibili, l'animazione è abbastanza facile da incorporare nelle presentazioni. Aggiungendo movimento a testo, grafica e immagini creerai un'esperienza più dinamica e coinvolgente per il tuo pubblico. L'animazione può anche aiutarti come presentatore a dare il ritmo alla tua presentazione.

Gli utenti di Powerpoint possono utilizzare lo strumento Morph , per un modo semplice per animare, spostare ed enfatizzare automaticamente gli oggetti sulle diapositive.

Ecco come usarlo:

• Crea la tua diapositiva con il testo e/o gli elementi grafici su di essa.
• Una volta terminato con il design della diapositiva iniziale, fai clic con il pulsante destro del mouse su quella diapositiva nell'ordinamento delle diapositive a sinistra e seleziona "Duplica diapositiva".
• Sulla tua nuova diapositiva duplicata, sposta elementi/testo, cambia le loro proprietà, aggiungi effetti, ecc.
• Con la stessa diapositiva ancora selezionata, vai alla scheda "Transizioni" e seleziona "Morph".
• Infine, fai clic su "Anteprima" sul lato sinistro della scheda "Transizioni" per vedere la tua animazione in azione! Quando sono presenti oggetti comuni in due diapositive consecutive, PowerPoint lo riconosce e applica una transizione di animazione fluida e semplice da una diapositiva all'altra.

Questo strumento è utile quando cerchi di presentare un'idea complessa al tuo pubblico. Se disponi di un grafico dettagliato con molti elementi diversi, invece di mostrare l'immagine nel suo insieme, considera l'utilizzo della transizione Morph per ingrandire le parti dettagliate del grafico. Sposta la tua presentazione insieme ad essa per concentrarti su determinate sezioni all'interno. Di seguito è riportato un esempio di questo strumento in azione:

8. Creare sezioni

Le presentazioni lineari sono noiose. Il 64% delle persone ritiene che una presentazione flessibile con interazione bidirezionale sia più coinvolgente. Questa può essere una sfida con le presentazioni virtuali perché il ciclo di feedback del pubblico è interrotto. Ma la creazione di sezioni può aiutare a ricomporre la disconnessione. Le sezioni consentiranno una pausa per le domande o un momento per incorporare una sezione "quiz/chat/o sondaggi" per coinvolgere il pubblico. È possibile ottenere ciò in Powerpoint utilizzando lo strumento Zoom diapositiva .

Ecco come usarlo:

• Innanzitutto, dovrai dividere le diapositive in sezioni facendo clic con il pulsante destro del mouse sulle diapositive e aggiungendo un nome di sezione.
• Vai su "Inserisci" e trova l'opzione "Zoom".
• Fare clic su "Zoom sezione".
• Seleziona le diapositive che desideri e scegli Inserisci.
• Hai quindi una miniatura di quella diapositiva, che puoi utilizzare come collegamento attivo a quella sezione.
• Crea un "sommario" con queste miniature e avrai un modo semplice per suddividere e trasferire la presentazione in diverse sezioni.

Sfrutta l'offerta Opportunities Virtual Presentations

Abbiamo parlato molto delle sfide poste dalle presentazioni virtuali, ma non possiamo nemmeno ignorare le opportunità che offrono. Certo, diversi processi e focus diventano importanti quando si passa al virtuale, ma se accogliamo questi cambiamenti, apriremo nuove possibilità.

Sì, il tuo pubblico potrebbe essere più distratto e forse più sconnesso che se avessi la folla di fronte a te di persona. Ma con una presentazione virtuale, hai la possibilità di raggiungere più persone che mai .

Poiché la barriera del viaggio è stata eliminata, i tuoi partecipanti potrebbero essere in tutto il mondo. Tienilo a mente quando pianifichi la tua presentazione. Sii consapevole delle differenze di orario e degli orari. E non dimenticare la vasta opportunità che tu e il tuo messaggio avete con questa portata estesa.

La creazione e la consegna di presentazioni virtuali efficaci avrà un aspetto leggermente diverso rispetto al tradizionale metodo di persona. Ma accetta queste sfide. Con la giusta strategia e il giusto contenuto, aprirai nuove porte di opportunità