La guida completa alla pianificazione strategica virtuale

Il 2020 è quasi finito (*sighudibile*).

Sebbene non sia stato molto gentile con noi, ha insegnato alle aziende molte lezioni, la più importante è che il futuro è imprevedibile e non puoi essere abbastanza preparato.

In attesa del 2021, il mondo che conoscevamo è cambiato, portando con sé una serie di nuove sfide per le quali le aziende devono prepararsi. Con l'impatto del COVID-19 sulle imprese che dovrebbe protrarsi almeno fino alla fine del 2021, la necessità di una pianificazione strategica è diventata più importante che mai.

Tuttavia, con la maggior parte del team, se non tutti, che lavora da casa, le aziende hanno dovuto ricorrere alla pianificazione strategica virtuale.

Senza la comodità di tutti nella stessa stanza per coordinare i propri sforzi, la pianificazione strategica può essere eseguita in modo efficace online? In questo post, condividiamo alcuni suggerimenti efficaci per condurre sessioni di pianificazione strategica da remoto, sperando che ti aiuti a portare a termine le tue riunioni con successo.

Pianificazione strategica virtuale

La pianificazione strategica è il processo mediante il quale le organizzazioni determinano la loro visione per il futuro e sviluppano strategie per arrivarci con successo. Implica:

• Condurre un'analisi situazionale per valutare l'ambiente attuale
• Stabilire la visione di ciò che l'organizzazione vuole diventare
• Sviluppare i piani d'azione e le strategie per arrivarci

La nostra guida completa alla pianificazione strategica copre il processo passo dopo passo e fornisce tecniche utili che puoi utilizzare per semplificare il flusso di lavoro.

Mentre condurre una sessione di pianificazione strategica di persona è già abbastanza difficile, farne una online in cui i partecipanti hanno la possibilità di spegnere le telecamere e i microfoni e continuare con qualsiasi altra attività è ancora più impegnativo.

Vediamo come puoi fare una riunione di pianificazione strategica virtuale in cui i partecipanti sono effettivamente coinvolti e rimangono produttivi.

Pianificazione della sessione

Una sessione di pianificazione strategica richiede la presenza dei dirigenti dell'azienda, che spesso hanno già quotidianamente molte altre responsabilità. Ma la loro costante attenzione è essenziale per condurre una sessione di pianificazione strategica produttiva. Pertanto, quando pianifichi la tua sessione, assicurati che i partecipanti non abbiano altri obblighi a cui dovrebbero adempiere nel giorno o nei giorni selezionati.

• Assicurati che tutti i documenti, i rapporti e l'accesso agli strumenti che verranno utilizzati durante la sessione siano già condivisi con i partecipanti prima della riunione
• Incoraggia i partecipanti a unirsi da uno spazio libero da distrazioni nella loro casa
• Avere un ordine del giorno che delinei le attività della riunione; timebox ciascuno di essi e attenersi ai limiti di tempo il più possibile

Aiuta il team a entrare in una mentalità di pensiero strategico prima della riunione

• Creare uno spazio neutrale privo di gerarchie di report in cui i contributi di tutti siano ugualmente riconosciuti
• Incoraggia i partecipanti a condividere apertamente le loro opinioni e suggerimenti e consenti loro di farlo senza interruzioni o obiezioni

Aumenta il coinvolgimento tramite gli strumenti di videoconferenza

La videoconferenza è il mezzo migliore per la comunicazione di persona in un ambiente remoto. Avere le telecamere accese è un ottimo modo per assicurarsi che tutti prestino attenzione e rimangano coinvolti.

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype e Slack sono alcune delle piattaforme di videoconferenza e riunioni più comunemente utilizzate dai team remoti e puoi usarle qui anche per condurre le sessioni di pianificazione.

Usa uno spazio di lavoro visivo per stimolare il pensiero creativo

Una lavagna è uno strumento essenziale in una sessione di pianificazione strategica in ufficio. È qui che le idee condivise vengono registrate, classificate e ordinate per priorità. Aiuta a stimolare e tenere traccia delle conversazioni e a semplificare del tutto la sessione di pianificazione.

Fortunatamente, puoi utilizzare una tela online come Creately per emulare questa esperienza sulla lavagna del tuo ufficio, anche durante una sessione di pianificazione strategica virtuale.

Creately offre una tela infinita con accesso a librerie di forme oltre 50 tipi di diagrammi e grafici, insieme a funzionalità di collaborazione in tempo reale tra cui videoconferenza in-app, editing sincrono, thread di discussione di commenti, anteprime delle modifiche in tempo reale e tracciamento del mouse. Con esso, tu e il tuo team potete

• Condividi l'input sulla stessa tela, mentre parli tra loro mentre lo fai con la chat video in-app
• Collabora al brainstorming sulle idee, analizzandole e assegnando loro la priorità utilizzando strumenti semplici come mappe mentali e diagrammi di affinità
• Pianificare il lavoro da svolgere insieme all'assegnazione delle parti responsabili e tenere traccia dei progressi compiuti
• Utilizzo di una tela (o una cartella con tutte le aree di pianificazione strategica rilevanti) per pianificare e organizzare tutte le cose discusse durante le sessioni di pianificazione
• Condividi le tele con le parti interessate esterne e raccogli il loro feedback nei thread di discussione dei commenti che puoi risolvere man mano che li esamini
• Esporta i grafici e i diagrammi di dati (come PNG, SVG, PDF o JPEG) su cui hai lavorato durante le sessioni in modo da poterli stampare, condividere, incorporare o pubblicarli

Fornisce inoltre più modelli basati su scenari, inclusi diversi per la pianificazione strategica;

Analisi SWOT

Durante l'analisi situazionale, puoi utilizzare un'analisi SWOT per esaminare i punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce.

Piano d'azione

Pianifica e organizza i passaggi o le attività che devi completare per raggiungere gli obiettivi strategici che hai impostato con questo modello di piano d'azione.

Diagramma di affinità

Un diagramma di affinità può essere utilizzato per organizzare i dati raccolti dalle sessioni di brainstorming, discussioni, analisi e ricerche durante la pianificazione strategica.

Tela di pianificazione strategica

Semplifica il tuo processo di pianificazione strategica virtuale e la comunicazione attorno ad esso portando tutti gli aspetti della pianificazione su un'unica tela. Il modello seguente comprende un'analisi SWOT, un flusso di processo, una mappa strategica, un piano d'azione e una sequenza temporale, tutto su un'unica tela per un facile accesso e gestione. Ingrandisci l'area specifica mentre ci lavori con il team.

Modello OGSM

OGSM sta per Obiettivi, Obiettivi, Strategie e Misure ed è un modello di pianificazione strategica utilizzato per convertire la visione di un'azienda in una strategia aziendale e di marketing attuabile. Scopri di più su come usarlo con la nostra risorsa qui.

OKR

Puoi utilizzare questo modello Obiettivi e Risultati chiave per collaborare all'impostazione e alla gestione dei tuoi obiettivi con il tuo team durante la pianificazione strategica.

Fai una serie di sessioni di pianificazione più brevi

Invece di una sessione di pianificazione di un'intera giornata che potrebbe esaurire solo i partecipanti, pianifica diverse sessioni più brevi nell'arco di 3-5 settimane.

Per sessioni di pianificazione più lunghe, fare pause frequenti e più lunghe della durata di 20-30 minuti per consentire ai partecipanti di gestire l'ambiente domestico locale e di occuparsi di qualsiasi problema che potrebbe sorgere (ad es. dare da mangiare ai propri animali domestici) e anche rinfrescarsi occasionalmente.

Chiedi ai partecipanti di fare i compiti prima della riunione

Chiedi ai partecipanti di rivedere e analizzare i rapporti e i documenti pertinenti e di annotare le loro domande, osservazioni e raccomandazioni prima di ogni sessione. Ciò contribuirà a dedicare tempo in modo più produttivo alla pianificazione, al processo decisionale e alla risoluzione dei problemi effettivi durante l'orario della riunione.

Mantieni tutti i documenti organizzati e facilmente accessibili

Durante la pianificazione strategica vengono scambiati numerosi report, presentazioni, documenti, fogli di calcolo e risorse di marketing. E il più delle volte, questi sono sparsi su varie piattaforme e dispositivi.

Soprattutto quando si lavora da remoto, dove la richiesta di un semplice rapporto sui dati può trasformarsi in una lunga chat Slack o anche in un'altra temuta videochiamata, è importante mantenere una posizione centrale per archiviare e gestire tutti i file e i documenti rilevanti, in modo che tutti sappiano dove trovare cosa vogliono senza dover chiedere a un altro.

Utilizza un sistema di gestione di documenti e file come Google Drive o OneDrive per semplificare la collaborazione su documenti condivisi.

Qual è la tua opinione sulla pianificazione strategica virtuale?

Un solido piano strategico è fondamentale per qualsiasi azienda per crescere e prosperare nel mercato in continua evoluzione in cui compete. Con la nuova serie di sfide portate dal COVID-19, è diventato ancora più importante continuare a elaborare strategie per il futuro.

Al momento, non è ancora chiaro quando saremo in grado di condurre sessioni di pianificazione fisica in futuro. Tuttavia, sebbene sia eseguita online, separata da schermi, che possono anche porre un diverso insieme di difficoltà, la pianificazione strategica virtuale è l'unico modo pratico per i team remoti di farlo in questo momento. Con i punti precedenti, ci auguriamo che tu riesca a snellire con successo il processo di pianificazione strategica virtuale.

Hai altri suggerimenti sulla pianificazione strategica virtuale? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.