4 modi che puoi utilizzare in modo creativo per migliorare la collaborazione remota

Le migliori sessioni di collaborazione spesso si svolgono attorno a una lavagna. Scrivere un pensiero a parole o abbozzarlo con un'immagine o un diagramma ti aiuta a pensare meglio, a generare idee e a innovare più velocemente.

Tuttavia, i giorni in cui un team rannicchiato attorno a una lavagna all'interno di una sala conferenze sputava idee sono temporaneamente finiti, almeno fino a quando il COVID-19 non sarà completamente sradicato. E mentre la maggior parte dei team lavora da casa per supportare quest'ultima causa, le lavagne digitali o online sono diventate uno strumento indispensabile per loro.

In questo post, mostreremo come utilizzare Creately, uno spazio di lavoro visivo/una lavagna online per la collaborazione in tempo reale, per migliorare i flussi di lavoro del team remoto attraverso la collaborazione visiva.

Importanza della collaborazione visiva per i team remoti

Quando si tratta di collaborazione, ci sono molti modi e strumenti per facilitare il processo. Tuttavia, la collaborazione attraverso mezzi visivi si distingue per alcuni buoni motivi.

• Il nostro cervello è in grado di cogliere le immagini più velocemente del parlato o del testo. Se vuoi chiarire qualcosa rapidamente, accompagnalo con un elemento visivo sotto forma di diagramma, grafico o schizzo.
• Aiuta a superare le barriere linguistiche. Tutti capiscono un'immagine o un diagramma e scomporre un'idea complessa con un elemento visivo aiuta tutti a digerirla più velocemente, qualunque sia la lingua che parlano.
• Fornisce struttura a discussioni, riunioni e sessioni di pianificazione . Disegnare un'idea, un progetto, un sistema o un processo utilizzando una mappa mentale, un mockup dell'interfaccia utente, un diagramma di casi d'uso o un diagramma di flusso conferisce a qualcosa di astratto una forma formidabile che è comprensibile a chiunque, anche a qualcuno con poche conoscenze tecniche.
• Migliora la memoria. Quando ascoltiamo qualcosa tendiamo a ricordarne solo il 10%, ma accompagnato da un'immagine, è probabile che ricordiamo il 65% delle informazioni.
• Stimola l'immaginazione e quindi l'innovazione. Vuoi generare nuove idee più velocemente? Inizia con una mappa mentale. Aiuta a catturare il libero flusso dei pensieri e a organizzare le idee in modo significativo.
• Aiuta a costruire una comprensione comune del quadro più ampio . Quando tutti contribuiscono a disegnare un'idea in uno spazio condiviso, aiuta ad allineare la loro visione e conoscenza del concetto.
• Aumenta la partecipazione e il coinvolgimento. Una lavagna online offre a tutti l'accesso allo stesso spazio, consentendo loro di esprimersi liberamente attraverso mezzi visivi.

Come utilizzare Creately per migliorare la collaborazione remota

Come spazio di lavoro visivo per la collaborazione, Creately può essere utilizzato in diversi modi per aumentare l'efficienza dei team remoti.

Brainstorming e sviluppo di idee

In un ufficio, una sessione di brainstorming di solito si svolgeva davanti a una lavagna. I team remoti utilizzano principalmente la videoconferenza o una piattaforma di chat per farlo.

Una tela online è molto più intuitiva per il brainstorming rispetto a qualsiasi metodo sopra. Dà a tutti l'accesso allo stesso spazio, consentendo loro di condividere e discutere idee in tempo reale.

Con Creately, puoi avviare una videochiamata all'interno dell'app stessa e guardare mentre il tuo team aggiunge idee alla tela durante la sessione. Per una sessione di brainstorming efficace su Creately,

• Crea un documento, assegnagli un nome e aggiungi collaboratori
• Inizia con un modello predefinito come quello qui sotto.

• Assegna un facilitatore per sviluppare il diagramma e organizzare le idee messe sulla tela
• Codifica a colori il diagramma per evidenziare le idee aggiunte da persone diverse
• Usa la stessa tela per discutere, finalizzare e dare priorità alle idee raccolte
• Usa i commenti per aggiungere note per chiunque faccia riferimento alla mappa in un secondo momento
• Condividi il link del documento su Slack, per consentire a chiunque di accedere rapidamente al diagramma

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La guida essenziale su come fare brainstorming online

L'elenco definitivo delle tecniche essenziali di brainstorming visivo

Pianificazione dello sprint

Una lavagna è essenziale per qualsiasi riunione di Sprint Planning. E fortunatamente, con la disponibilità di lavagne online, i team che lavorano da casa possono ancora condurre la sessione come se si trovassero nella stessa stanza.

Per utilizzare in modo efficace Creately per Sprint Planning

• Prepara i modelli prima di ogni sessione e condividili con il resto del team di Sprint Planning. Puoi anche utilizzare i modelli predefiniti disponibili nelle risorse seguenti.
• Assegna una persona designata per gestire e aggiornare i modelli

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La guida definitiva a Scrum per principianti

Riunioni e seminari online

Con la videoconferenza integrata, una tela infinita, la collaborazione in tempo reale e la gamma di modelli modificabili, Creately può supportare l'intero processo di gestione di una riunione o di un workshop online.

Alcune best practice per le riunioni di Creately online includono,

• Prepara i modelli e condividili con il team prima della riunione o del workshop

• Chiarire le linee guida su come usarli. Puoi aggiungere una sezione sul modello stesso o farlo separatamente
• Per consentire un facile accesso, creali utilizzando l'integrazione di Creately Google Drive che ti consente di controllare l'autorizzazione di accesso da lì. Oppure condividi un link abilitato alla modifica sul canale Slack pertinente.

Più risorse

Come eseguire una riunione remota produttiva

Pianificazione del progetto

Che si tratti di un progetto di sviluppo, design o marketing, puoi utilizzare Creately per collaborare utilizzando gli strumenti pertinenti.

Creately offre l'accesso a oltre 50 tipi di diagrammi tra cui diagrammi di flusso, diagrammi di Gantt, diagrammi UML, mockup dell'interfaccia utente, wireframe, mappe mentali, ecc. E i modelli predefiniti coprono un'ampia gamma di scenari, dalle carte di progetto ai modelli di marketing più diffusi.

• Coinvolgere il team in tutte le riunioni di pianificazione. Il loro contributo può essere acquisito in modo efficace incorporando i modelli di pianificazione del progetto Creately elencati nella nostra Guida visiva alla pianificazione di un progetto
• Crea una cartella separata condivisa con il team in Creately e sposta in essa tutti i documenti relativi al progetto. Ciò consente di mantenere tutte le risorse in una posizione condivisa.
• Utilizzare un diagramma di Gantt o una sequenza temporale del progetto per contrassegnare l'avanzamento dell'attività/progetto. Assegnare a qualcuno la responsabilità di aggiornare regolarmente il documento.
• Condividi i progressi con le parti interessate inviando loro un collegamento di sola revisione ai documenti Creately pertinenti

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Come gestire efficacemente un progetto da remoto

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Comprendere le fasi del ciclo di vita del Project Management

Qual è la tua opinione sulla collaborazione visiva

La grafica rende tutto migliore. Pensiamo che ormai Creately lo abbia già stabilito. La domanda è come incorporare la collaborazione visiva per migliorare ciò che fai.

Prova a incorporare Creately nelle tue attività quotidiane e scopri come può aiutarti a migliorare il tuo flusso di lavoro. Facci sapere la tua esperienza nella sezione commenti qui sotto.

Questo post fa parte della serie di suggerimenti e best practice per lavorare da casa di Creately. Altri argomenti includono

• La guida pratica per lavorare da casa in gruppo
• La guida essenziale su come fare brainstorming online
• Come migliorare la collaborazione tra i team di lavoro da casa
• La guida definitiva per condurre un'intervista a distanza di successo
• Best practice per l'onboarding dei dipendenti da remoto
• 5 potenti strumenti di collaborazione per lavorare dai team domestici
• Come formare i dipendenti remoti | Migliori pratiche e strumenti
• Una guida per manager alla gestione remota del team
• Come evitare il burnout da WFH: cause e prevenzioni
• Suggerimenti essenziali sulla sicurezza informatica per lavorare da casa