Cosa sono le lettere commerciali: tipi, suggerimenti e formato

Le lettere commerciali sono importanti per la comunicazione professionale, svolgendo un ruolo fondamentale nel panorama aziendale. Questi documenti formali servono come mezzo strutturato per trasmettere informazioni, richieste o proposte tra individui, organizzazioni o altre parti interessate.

Le lettere commerciali incarnano uno standard di chiarezza, professionalità ed etichetta, che le rendono uno strumento fondamentale per una comunicazione efficace nell'ambiente aziendale. In questo articolo imparerai di più sulla scrittura di lettere commerciali, sui suoi tipi e su come creare lettere per la comunicazione professionale.

Cosa sono le lettere commerciali e perché sono importanti?

Una lettera commerciale è un tipo di lettera formale utilizzata dalle aziende per la corrispondenza professionale con i propri clienti, dipendenti, parti interessate o qualsiasi altro individuo. La lettera commerciale può essere utilizzata per molteplici scopi come promuovere il tuo prodotto, inviare inviti a eventi, inviti a collaborazioni aziendali, note di ringraziamento, ecc.

L'importanza delle lettere commerciali risiede nel fatto che sono un metodo formale di condivisione delle informazioni attraverso il quale vengono mantenuti rapporti professionali con clienti e organizzazioni. Inoltre, sono condivisi in forma scritta che può essere utilizzata come riferimento futuro per le informazioni condivise a livello professionale.

Tipi di lettere nella comunicazione aziendale

Sono disponibili diversi tipi di lettere commerciali che puoi utilizzare per comunicare in modo professionale. Alcune delle più popolari includono lettere di benvenuto del memorandum dell'ufficio, lettere di richiesta, lettere di annuncio, lettere di risoluzione, ecc. Ecco alcune altre importanti lettere commerciali elencate in dettaglio:

• Lettere di accompagnamento: è una lettera commerciale inviata dal candidato insieme al curriculum quando fa domanda per un lavoro. Aiuta i candidati con la loro esperienza professionale, qualifiche e nel comunicare il motivo per cui sono interessati al lavoro richiesto.
• Lettere di raccomandazione: una lettera di raccomandazione viene fornita a un individuo da un altro professionista che ne verifica l'etica del lavoro, le qualifiche e le competenze.
• Inviti aziendali: queste lettere sono un modo formale per raggiungere un individuo o un'azienda per invitarli a un evento. La lettera dovrebbe essere scritta in modo da creare entusiasmo e attesa tra gli invitati.
• Lettera di reclamo: questo tipo di lettera commerciale viene utilizzato per sollevare preoccupazioni e reclami relativi a un prodotto o servizio. Viene utilizzato per affrontare il problema e cercare una soluzione.
• Lettere d'ordine: la lettera d'ordine è una lettera ufficiale che approva la vendita e l'acquisto di beni e servizi e ne fornisce le specifiche. Si tratta di documenti legali che registrano la transazione tra le parti coinvolte.
• Lettera di dimissioni: questo tipo di lettera viene utilizzata dai dipendenti per informare il datore di lavoro delle loro dimissioni e del motivo che le ha portate. La lettera di dimissioni include la dichiarazione di dimissioni, il motivo delle dimissioni, l'ultimo giorno lavorativo e una nota di ringraziamento.
• Lettere di offerta: una lettera di offerta viene fornita al candidato una volta che è stato selezionato per la posizione aperta. La lettera specifica il pacchetto salariale, la designazione, il dipartimento distaccato e tutti i vantaggi che otterrà nel caso in cui entri a far parte dell'azienda.
• Lettere di vendita: una lettera di vendita nella comunicazione aziendale viene utilizzata per presentare un prodotto o un servizio ai clienti. I team di vendita utilizzano spesso queste lettere per contattare potenziali acquirenti o promuovere prodotti alla clientela esistente.

Formato della lettera commerciale e come scriverne una

L'utilizzo di un formato preciso è essenziale per l'aspetto e la leggibilità di una lettera commerciale. Se hai intenzione di scrivere una lettera di comunicazione commerciale, questi formati di lettera di comunicazione commerciale ti aiuteranno a creare un documento efficace:

• Apertura: l'apertura della lettera includerà il tuo indirizzo postale, la data completa, il nome del destinatario, l'azienda e l'indirizzo. Salta una riga tra il tuo indirizzo, le informazioni del destinatario e la data. È necessario aggiungere il tuo indirizzo se utilizzi una carta intestata che lo contiene.
• Saluto: rivolgiti al destinatario tramite "Caro, insieme al titolo e al nome defunto" Caro signor Granger. Nel caso in cui non conosci il loro sesso, menziona il loro nome completo come "Caro Taylor Dean". Assicurati di aggiungere i due punti al termine del saluto.
• Corpo: inizia il tuo primo paragrafo menzionando te stesso e l'intento della tua lettera. I paragrafi successivi dovrebbero evidenziare i dettagli del punto principale. L'ultimo paragrafo dovrebbe riaffermare lo scopo della lettera e fornire un invito all'azione necessaria.
• Chiusura: la tua lettera dovrebbe concludersi con chiusure formali come "Cordiali saluti" o "Distinti saluti". Se si tratta di una lettera informale, puoi utilizzare chiusure come “Cordialmente” o “Cordiali saluti”. Assicurati di aggiungere una virgola alla fine.
• Firma: dopo la chiusura, salta quattro righe e aggiungi il tuo nome. Successivamente, salta un'altra riga e aggiungi la qualifica professionale e il nome dell'organizzazione. Nel caso in cui invii una copia cartacea, firma il tuo nome nello spazio con inchiostro blu o nero.
• Allegati: sotto questo è necessario allegare i documenti ed elencarli qui correttamente.

Suggerimenti su come scrivere lettere commerciali

Mentre scrivi una lettera di comunicazione commerciale, assicurati di controllare che tutte le informazioni siano corrette prima di inviarla. Inoltre, cerca di essere preciso e completa la tua lettera su una sola pagina. Ecco alcuni altri suggerimenti che puoi seguire per scrivere una lettera commerciale efficace:

• Mantieni la lettera breve e semplice ed evita di usare gerghi tecnici
• Usa il tono giusto a seconda del tipo di lettera: formale, informale, assertivo o divertente.
• Controlla le lettere un paio di volte per eventuali errori di ortografia e grammaticali
• Pianifica attentamente la tua lettera annotando tutti i punti importanti da trattare nella lettera
• Rileggi il contenuto della lettera e rimuovi parole e frasi non necessarie
• Evitare di utilizzare un linguaggio discriminatorio legato a qualsiasi genere, razza o religione.

Modelli di lettere commerciali

Ecco alcuni dei modelli di lettere commerciali più comuni che puoi utilizzare per creare lettere di comunicazione aziendale dall'aspetto professionale.

1. Modello di lettera di vendita

Una lettera di vendita viene utilizzata per convincere il lettore a compiere un'azione specifica, ad esempio acquistare un prodotto o un servizio. Una lettera di vendita ben scritta può essere un ottimo strumento per le aziende per aumentare le vendite e gestire i rapporti commerciali.

2. Modello di lettera di offerta

Una lettera di offerta è come un documento formale che consiste nei termini di lavoro. Serve come un accordo tra il dipendente e il datore di lavoro con dettagli come stipendio, benefici e altri dettagli del lavoro.

3. Modello di lettera di raccomandazione

La lettera di raccomandazione è un documento scritto da qualcuno che può testimoniare le competenze, le qualifiche e le caratteristiche di un individuo. Questa lettera viene utilizzata principalmente per sostenere borse di studio, posti di lavoro e programmi accademici.

4. Lettera di risoluzione

La lettera di disdetta o lettera di disdetta o avviso di disdetta è un documento che indirizza la fine del rapporto di lavoro o di qualsiasi altra partnership commerciale tra due parti. Ad esempio, un datore di lavoro può inviare una lettera di licenziamento al proprio dipendente in cui dichiara di essere stato licenziato.

5. Modello di lettera di reclamo

La lettera di reclamo è una comunicazione scritta che solleva eventuali dubbi sui prodotti o servizi o qualsiasi altro reclamo. Lo scopo di questa lettera è cercare una soluzione per qualsiasi problema.

6. Lettera di accompagnamento

La lettera di presentazione o CV è una lettera di una pagina (250-350 parole) che alleghi al tuo curriculum quando fai domanda per un lavoro. Questo documento convincente spiega perché sei adatto per quella posizione o lavoro.

7. Modello di lettera di ringraziamento

Come suggerisce il nome, una lettera di ringraziamento è un documento formale che esprime il tuo apprezzamento per l'assistenza o le azioni di qualcuno. Puoi inviare una lettera di ringraziamento dopo ogni colloquio, incontro o dopo aver ricevuto un regalo o qualsiasi altro atto di gentilezza.

8. Inviti aziendali

Gli inviti aziendali o la lettera di invito aziendale sono un modo formale per invitare persone, gruppi, aziende o qualsiasi individuo a partecipare a una riunione o a un evento.

Il miglior software per scrivere lettere di comunicazione aziendale

Esistono diversi tipi di software che forniscono più strumenti e modelli per scrivere lettere commerciali dall'aspetto professionale. I modelli forniti da questi strumenti semplificano la creazione rapida di lettere commerciali. Ecco alcuni di quelli consigliati:

• Microsoft Word
• documenti Google
• Scrittore di LibreOffice
• Pagine di Apple
• OpenOffice Writer

Conclusione

Domande frequenti