Quali sono le metriche KPI importanti per la gestione dei progetti

Nel dinamico panorama aziendale di oggi, una gestione efficace dei progetti è essenziale per raggiungere gli obiettivi organizzativi. Comprendere e utilizzare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) è parte integrante del successo del progetto.

Dalla misurazione dei progressi all'identificazione delle aree di miglioramento, gli indicatori KPI svolgono un ruolo importante. Questo articolo illustra l'importanza di importanti parametri KPI di gestione dei progetti, fornendo approfondimenti che possono migliorare le prestazioni del progetto e favorire il successo complessivo.

In termini semplici, gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per la gestione dei progetti sono parametri quantificabili utilizzati per valutare molteplici aspetti delle prestazioni e dei progressi di un progetto. Aiutano a misurare i risultati e includono metriche relative al rispetto della pianificazione, alla gestione del budget, alla qualità, alla soddisfazione delle parti interessate, alla gestione del rischio, all'utilizzo delle risorse e altro ancora.

I KPI comuni di gestione dei progetti includono, tra gli altri , la varianza della pianificazione , l'indice di prestazione dei costi , il punteggio di soddisfazione del cliente e l'utilizzo delle risorse . I KPI in un progetto aiutano i project manager e le parti interessate a misurare il successo e l'efficienza del progetto, identificare le aree di miglioramento e prendere decisioni basate sui dati durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Cosa sono gli indicatori chiave di prestazione del progetto (KPI)?

KPI sta per Key Performance Indicators nella gestione dei progetti. Si riferisce a parametri specifici utilizzati per valutare o misurare l'efficacia delle prestazioni di un team nel raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Questi KPI vengono generalmente definiti nelle prime fasi di un progetto e si allineano con la visione complessiva del progetto dell'organizzazione, favorendo il lavoro di squadra tra reparti.

Sebbene ogni team abbia le proprie responsabilità, tutti contribuiscono individualmente ai KPI. Comprendere il ruolo dei KPI nella gestione dei progetti può facilitare lo sviluppo della sinergia del team e fornire un quadro per monitorare il successo complessivo dei progetti aziendali.

I KPI generalmente rientrano in quattro categorie:

• Tempestività: valuta se il progetto viene completato entro i tempi previsti. In caso contrario, è fondamentale monitorare dove si è discostato dal programma e lavorare per stabilire una nuova data di completamento prevista.
• Budget: questa categoria si concentra sul monitoraggio se il progetto rispetta il budget assegnato, lo supera o lo rispetta secondo i vincoli di budget predefiniti.
• Qualità: in questo caso, la valutazione si concentra sul fatto che il progetto stia procedendo come previsto, mantenendo elevati standard di qualità e soddisfacendo le aspettative di tutte le parti interessate e dei team coinvolti.
• Efficacia: questa categoria prevede la valutazione se il progetto viene gestito in modo efficiente garantendo che sia il tempo che le risorse finanziarie siano utilizzate in modo efficace.

Comprendendo e utilizzando in modo efficace questi KPI, i team di gestione dei progetti possono semplificare il proprio approccio e garantire il successo della consegna dei progetti.

Come creare e utilizzare i KPI del progetto in modo produttivo?

La creazione e l'utilizzo produttivo dei KPI di gestione del progetto implica un approccio sistematico per garantire che siano in linea con gli obiettivi del progetto e siano effettivamente utilizzati durante tutto il ciclo di vita del progetto. Ecco i passaggi per creare e utilizzare i KPI del progetto in modo produttivo:

• Definisci chiaramente i tuoi KPI: assicurati che i tuoi KPI siano SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e vincolati nel tempo . Ad esempio, l’obiettivo strategico di un governo locale di fornire una varietà di opzioni abitative di qualità potrebbe essere misurato aumentando il numero di unità abitative a prezzi accessibili, con l’obiettivo di riabilitare 1.000 strutture esistenti ogni anno per soddisfare le esigenze pubbliche.
• Seleziona le tue misure in modo mirato: molte organizzazioni monitorano diverse misure senza considerare la loro rilevanza rispetto agli obiettivi predefiniti. È fondamentale concentrarsi su alcune misure chiave che sono direttamente in linea con i tuoi obiettivi. Se un particolare KPI non può essere giustificato come importante, dovrebbe essere riconsiderato per evitare inutili sforzi di reporting e sovraccarico di informazioni.
• Stabilisci sempre un obiettivo chiaro per i tuoi KPI: l'assegnazione di un obiettivo a ciascun KPI fornisce una base per la misurazione e la valutazione. I dati storici o le ricerche di settore possono essere utilizzati per prendere decisioni informate riguardo alla definizione degli obiettivi, anche per nuove iniziative.
• Riconoscere quando scartare un KPI: se un KPI non influenza il processo decisionale o non contribuisce alla strategia organizzativa, potrebbe non valere la pena di monitorarlo. È essenziale valutare periodicamente il valore fornito da ciascun KPI e apportare le modifiche necessarie per garantirne la pertinenza e l'efficacia.

Seguendo questi passaggi, i project manager e le parti interessate possono creare e utilizzare in modo efficace i KPI del progetto per aumentare la produttività, misurare il successo e raggiungere gli obiettivi del progetto.

15 importanti parametri KPI di gestione dei progetti che i manager devono considerare

• Valore pianificato
• Costo attuale
• Valore guadagnato
• Ritorno sull'investimento (ROI)
• Variazione dei costi
• Indice di prestazione dei costi (CPI)
• Costo della gestione dei processi
• Ore di lavoro pianificate rispetto alla situazione effettiva
• Attività di progetto scadute/scadenze superate
• Variazione di programma
• Traguardi mancati
• Indice di prestazione della pianificazione
• Percentuale di attività completate
• Utilizzo delle risorse
• Percentuale di progetti completati in tempo

Ecco alcune delle migliori metriche KPI di gestione dei progetti o indicatori di prestazioni del progetto che aiutano i project manager nel monitoraggio dei KPI e nell'apprendimento chiave dai progetti. Questi includono:

1. Valore pianificato: il KPI del progetto Valore pianificato (PV) , o Costo preventivato del lavoro programmato (BCWS), rappresenta il costo stimato delle attività di progetto pianificate alla data di reporting. Confrontando il valore pianificato con altri KPI di progetto, puoi analizzare se il progetto è in anticipo rispetto alla pianificazione o se il budget è stato superato.

Il PV può essere ricavato utilizzando formule basate sulle ore di progetto pianificate e sulla percentuale di completamento del budget. Ad esempio, in un progetto di un anno con un budget pianificato di 10.000 USD, il valore pianificato dopo 9 mesi, se rispettato il programma, sarebbe di 2.500 USD (il 25% del budget totale). Eventuali costi effettivi che superano questo importo indicano un costo effettivo più elevato rispetto al valore pianificato.

2. Costo effettivo: il KPI del progetto Costo effettivo (AC), noto anche come Costo effettivo del lavoro svolto (ACWP) , indica la spesa totale del progetto fino alla data attuale. Non esiste una formula specifica per calcolare i costi effettivi; piuttosto, comporta il riepilogo di tutte le spese sostenute relative al progetto. Il budget del progetto si basa sulle ore pianificate, quindi il tempo dedicato alle attività viene utilizzato per determinare il costo effettivo speso per stipendi e risorse.

3. Valore realizzato: la metrica KPI del progetto Valore realizzato (EV), nota anche come Costo preventivato del lavoro eseguito (BCWP), mostra il budget assegnato per le attività del progetto completate entro una data specifica, indicando lo stato di avanzamento e il corrispondente utilizzo del budget.

L'utilizzo di più dashboard KPI e di un dashboard di riepilogo per tutte le prestazioni del progetto si rivela utile per gestire più progetti in modo efficiente. Inoltre, l'integrazione di KPI di progetto avanzati nella dashboard di monitoraggio del progetto fornisce una panoramica completa delle prestazioni del progetto e dell'azienda, essenziale per una gestione efficace.

4. Ritorno sull'investimento: il ritorno sull'investimento (ROI) misura la redditività di un progetto e confronta i suoi benefici con i suoi costi. È importante riconoscere che non tutti i progetti generano immediatamente un ROI positivo, poiché alcuni potrebbero richiedere più tempo per generare profitti. È essenziale utilizzare componenti misurabili come il costo effettivo e il valore realizzato del progetto per ricavare parametri ROI sul dashboard KPI del progetto.

5. Variazione dei costi: la varianza dei costi (CV) misura le spese di un progetto e determina se il costo stimato del progetto si discosta dalla baseline pianificata. Confrontando il budget pianificato con il budget effettivo in un momento specifico, è possibile calcolare la varianza dei costi per valutare se il progetto è superiore o inferiore al budget approvato.

Questa analisi è fondamentale per monitorare il rispetto del budget e identificare eventuali deviazioni dal budget approvato.

6. Indice di prestazione dei costi: L'indice di prestazione dei costi (CPI) aiuta a determinare lo stato di pianificazione del progetto indicando se è in ritardo o in anticipo. Viene calcolato come il rapporto tra il budget pianificato e le spese effettive sostenute per il completamento dell'attività. Questo indice serve come misura dell'efficienza dei costi del progetto e fornisce informazioni sul valore relativo del lavoro completato.

7. Costo di gestione dei processi: includi la metrica "Costo di gestione dei processi" nella dashboard del progetto per monitorare il tempo e le risorse allocate per la supervisione e la gestione del progetto. Costi di gestione elevati segnalano inefficienze nella gestione del progetto, mentre costi eccessivamente bassi indicano una scarsa organizzazione del team.

È normale che il team dedichi tempo alle riunioni di progetto e agli sforzi di coordinamento. Prendi in considerazione l'implementazione di un software di fatturazione automatizzata e di fatturazione del tempo per alleviare il carico di lavoro del project manager e risparmiare tempo settimanalmente.

8. Ore di lavoro pianificate rispetto alla situazione effettiva: il confronto delle ore di lavoro pianificate con la situazione reale fornisce informazioni sulla varianza tra il tempo pianificato e quello effettivo impiegato nei processi di progetto. È utile valutare questa metrica in diversi intervalli di tempo e fasi del progetto.

Se le ore effettive superano significativamente il tempo pianificato, è necessaria una nuova stima del programma del progetto. L'utilizzo di software di pianificazione del lavoro e di pianificazione dei progetti può aiutare a organizzare i progetti e a rispettare le scadenze in modo efficace.

9. Attività di progetto scadute/Scadenze superate: incorpora la metrica " Attività di progetto scadute " nella dashboard di monitoraggio del progetto per monitorare il numero di attività di progetto scadute. Questo KPI calcola la percentuale di attività con scadenze superate rispetto a tutte le attività di progetto completate.

Un'elevata percentuale di attività scadute indica la necessità di rivalutare la pianificazione del progetto e prendere in considerazione il coinvolgimento di nuovi contributori.

10. Variazione di pianificazione: la variazione di pianificazione (SV) indica se il progetto è in anticipo o in ritardo rispetto al budget e alla pianificazione pianificati. Si ottiene sottraendo il valore realizzato del progetto dal suo valore pianificato. In sostanza, la SV comporta la detrazione del tempo e del budget inizialmente pianificati dal tempo e dal budget effettivamente spesi.

Un risultato negativo significa che hai realizzato più del previsto e che disponi di un budget maggiore per le attività rimanenti.

11. Traguardi mancati: i ritardi tra i traguardi, una metrica comune della dashboard del progetto, rivelano se sei in ritardo sulla pianificazione a causa di una sovrastima o se raggiungi costantemente i traguardi. Sebbene ritardi occasionali siano accettabili nei progetti a lungo termine, modelli frequenti indicano la necessità di una revisione dell’intero processo progettuale.

12. Indice di prestazione della pianificazione: l' indice di prestazione della pianificazione (SPI) indica se il tuo progetto è in anticipo o in ritardo rispetto alla pianificazione pianificata, in genere vicino a uno.

Viene calcolato dividendo il valore guadagnato (EV) per il valore pianificato (PV) , con un risultato inferiore a uno che suggerisce potenziali ritardi e superiore a uno che indica che il progetto è in anticipo rispetto alla pianificazione. Questo KPI fornisce informazioni sull'efficienza della pianificazione del progetto e sul rispetto delle tempistiche pianificate.

13. Percentuale di attività completate: per un rapido riepilogo delle prestazioni del progetto, stabilire un KPI che mostri la percentuale di attività completate. Inserisci il tempo pianificato per ciascuna attività del progetto per garantire la precisione, fornendo informazioni sulla fase attuale del progetto.

Questo approccio presenta una rappresentazione più precisa dell'avanzamento del completamento delle attività in base al tempo impiegato anziché al numero di attività.

14. Utilizzo delle risorse: l'utilizzo delle risorse fornisce un'istantanea della produttività del team misurando il tempo di lavoro su attività fatturabili e non fatturabili. È particolarmente cruciale per le organizzazioni che lavorano con più clienti, poiché rivela quanto tempo è assegnato alle attività di progetto fatturabili rispetto ad attività non fatturabili come riunioni e pianificazione. Questo KPI offre informazioni sull'uso efficace del tempo dei membri del team e sulla loro efficienza lavorativa complessiva.

15. Percentuale di progetti completati nei tempi previsti: il KPI "Percentuale di progetti completati nei tempi previsti" è essenziale per la gestione di più progetti. Riflette la percentuale di progetti completati in tempo rispetto a quelli con scadenze superate. Mantenere questa percentuale al di sopra dell’80% è fondamentale e scendere al di sotto richiede l’assunzione di nuovi membri del team o la riduzione del numero di progetti intrapresi.

Perché utilizzare i KPI per la gestione dei progetti?

L'utilizzo degli indicatori chiave di prestazione (KPI) per la gestione dei progetti offre numerosi vantaggi come l'assegnazione di responsabilità, il processo decisionale, la misurazione delle prestazioni, l'identificazione dei problemi e altro ancora. Leggiamoli nel dettaglio di seguito:

• Misurazione delle prestazioni: i KPI forniscono metriche quantificabili per valutare progressi, prestazioni e successo, consentendo alle parti interessate di monitorare l'allineamento del progetto con gli obiettivi strategici.
• Processo decisionale: offrono approfondimenti basati sui dati, consentendo un processo decisionale informato, identificando le aree di prestazione chiave che i project manager possono migliorare e allocando le risorse in modo efficace.
• Responsabilità: i KPI assegnano una chiara responsabilità stabilendo obiettivi misurabili e promuovendo una cultura di responsabilità e trasparenza tra i membri del team di progetto.
• Identificazione precoce dei problemi: monitorando i KPI, i project manager possono facilmente identificare tutti i potenziali problemi o rischi, consentendo un intervento proattivo per mitigarne l'impatto.
• Comunicazione con le parti interessate: i KPI facilitano una comunicazione trasparente ed efficace con le parti interessate fornendo misure oggettive delle prestazioni e del successo del progetto.
• Miglioramento continuo: la valutazione regolare dei KPI incoraggia l'attenzione al miglioramento continuo, favorendo miglioramenti nei processi, nelle prestazioni e nei risultati.
• Allineamento degli obiettivi: aiuta ad allineare le attività del progetto con gli obiettivi organizzativi, garantendo che gli sforzi del progetto contribuiscano agli obiettivi strategici più ampi.

In sintesi, l’uso dei KPI nella gestione dei progetti offre un approccio strutturato al monitoraggio, alla valutazione e al miglioramento delle prestazioni del progetto, contribuendo in definitiva al successo della consegna del progetto.

Tipi di KPI di Project Management

Di seguito sono riportati alcuni esempi di indicatori chiave di prestazione nella gestione dei progetti che facilitano il monitoraggio e l'esecuzione semplificati dei progetti. Diversi esempi di KPI di gestione del progetto includono:

• KPI operativi/strategici o di processo: misurano l'efficienza e la produttività dei processi aziendali, ad esempio il tempo impiegato per consegnare un prodotto.
• KPI di risorse o input: monitorano le risorse e le risorse utilizzate per generare risultati aziendali, comprese le spese di ricerca e sviluppo, i fondi per la formazione dei dipendenti e la qualità delle materie prime.
• KPI di risultato o output: valutano le conseguenze finanziarie e non finanziarie delle attività aziendali, come i ricavi generati.
• KPI principali: monitoraggio delle operazioni che possono influenzare in modo significativo le prestazioni future.
• KPI ritardati: riflettono il risultato di un evento dopo il suo verificarsi, comunemente osservato nei KPI finanziari che misurano i risultati delle attività passate.
• KPI di impatto: riflettono l'impatto complessivo o i benefici ottenuti dalle operazioni aziendali, comprendendo parametri come la fidelizzazione dei clienti e il riconoscimento del marchio.
• KPI qualitativi: caratteristiche descrittive, proprietà, opinioni o tratti, spesso valutati attraverso metodi come i sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti.
• KPI quantitativi: le caratteristiche misurabili ottenute attraverso misurazioni numeriche fungono da base per la maggior parte dei KPI. Gli esempi includono unità per persona-ora.

Come tenere traccia degli indicatori chiave di prestazione nella gestione dei progetti?

Il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione per la gestione dei progetti richiede un approccio strutturato per garantire che i dati forniscano informazioni significative sulle prestazioni del progetto. Ecco come monitorare in modo efficace i KPI:

• Definire KPI chiari: definire chiaramente la matrice KPI in linea con gli obiettivi del progetto, assicurando che siano specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e vincolati nel tempo (SMART).
• Stabilire linee di base: impostare valori di base o di benchmark per ciascun KPI per fornire un punto di riferimento per confrontare e valutare i progressi.
• Selezionare strumenti appropriati: scegliere strumenti adeguati di gestione dei progetti e di reporting in grado di acquisire e analizzare i dati KPI in modo efficace.
• Raccolta regolare dei dati: implementare un processo sistematico per la raccolta dei dati KPI a intervalli predeterminati, garantendo coerenza e accuratezza.
• Analisi dei dati: analizza i dati KPI raccolti per identificare tendenze, modelli e potenziali aree di miglioramento, facilitando il processo decisionale basato sui dati.
• Reporting e visualizzazione: presenta i dati KPI in un formato chiaro e comprensibile tramite dashboard, report o visualizzazioni per comunicare in modo efficace le prestazioni alle parti interessate.
• Informazioni fruibili: utilizza i dati KPI per ottenere informazioni fruibili che possono guidare azioni o misure correttive, miglioramenti dei processi e processi decisionali per migliorare le prestazioni del progetto.
• Monitoraggio continuo: monitorare continuamente i KPI durante tutto il ciclo di vita del progetto, consentendo al team di progetto di rispondere in modo proattivo a cambiamenti e problemi.

Seguendo questi passaggi, i project manager possono tenere traccia in modo efficace dei KPI, ottenere informazioni preziose e prendere decisioni informate per favorire le prestazioni e il successo del progetto.

Conclusione

In conclusione, le metriche KPI della gestione del progetto sono importanti per valutare il successo del progetto, monitorare i progressi e prendere decisioni informate. Dai parametri finanziari come il ROI e la varianza dei costi al CPI e al valore guadagnato, questi KPI offrono informazioni preziose per favorire una gestione efficace dei progetti.

Facendo un uso efficace dei KPI, i team di progetto possono misurare le prestazioni, identificare le aree di miglioramento e garantire il successo della consegna del progetto attraverso un processo decisionale basato sui dati.

KPI di gestione del progetto: domande frequenti