Come gestire al meglio i tuoi progetti con le Kanban Board

Sviluppate da Toyota negli anni '40 come sistema di pianificazione per eseguire la produzione just-in-time, le schede Kanban sono ora diventate uno strumento indispensabile in quasi tutti i settori, in particolare nello sviluppo di software.

Sia che tu voglia pianificare la tua prossima vacanza o creare la tua prossima app, le bacheche Kanban possono aiutarti a portare avanti i tuoi progetti e raggiungere i tuoi obiettivi in ​​modo efficace. Ecco una guida completa su come utilizzare le schede Kanban per gestire al meglio i tuoi progetti.

Cos'è Kanban

Kanban è una metodologia agile di project management comune sviluppata per rendere i processi più efficienti. È un metodo di controllo del processo originariamente utilizzato dalle aziende del settore produttivo per gestire al meglio le proprie scorte e consentire una produzione just-in-time.

Una lavagna visiva viene utilizzata per organizzare l'intero processo Kanban e incapsulare il progetto o il flusso di lavoro. Mentre la lavagna è divisa per rappresentare le diverse fasi o fasi del processo, le carte vengono utilizzate per annotare i compiti. Queste carte si muoveranno attraverso le fasi del processo sulla lavagna man mano che ogni progetto viene completato.

Le fasi di lavoro del tabellone Kanban avanzeranno da sinistra a destra iniziando con l'arretrato e finendo con le attività completate. Mentre le nuove attività verranno aggiunte in fondo alla colonna del backlog, quelle in alto dovrebbero essere lavorate e spostate per prime.

La scheda Kanban aiuta i project manager a gestire le inefficienze di un progetto, aiutandoli ad assicurarsi che ci sia un limite al numero di attività etichettate nella colonna in corso. L'applicazione di questi limiti a sua volta aiuta a garantire che il team stia lavorando alla massima efficienza e non stia multitasking in un modo che potrebbe paralizzare la sua produttività.

Le bacheche Kanban aiutano i team di progetto;

• Identificare i diversi processi che devono essere completati per raggiungere l'obiettivo finale
• Osserva i colli di bottiglia nei processi e trova il modo per risolverli in anticipo
• Mantenere la trasparenza e allineare i team agli obiettivi dell'organizzazione
• Tieni traccia di come procede il lavoro tra i diversi reparti
• Semplifica le riunioni e le comunicazioni del team con le bacheche Kanban che mostrano chiaramente lo stato delle attività, le date di scadenza e i proprietari

Caratteristiche di Kanban

Le caratteristiche principali che aiutano a distinguere Kanban da altre metodologie di gestione dei progetti sono le seguenti;

• Non ci sono ruoli predefiniti in una squadra; piuttosto i membri del team sono incoraggiati ad aiutare ogni volta che un altro membro del team è in ritardo rispetto ai propri compiti.
• Il prodotto viene consegnato in base alle necessità e non esiste un periodo di tempo prestabilito per il completamento di una funzione. Sebbene siano presenti date di scadenza, sono determinate dalle esigenze effettive piuttosto che dalle scadenze stabilite.
• I membri del team inizierebbero a lavorare su una nuova funzionalità solo dopo aver completato e consegnato quella precedente.
• Poiché la maggior parte delle modifiche viene apportata a metà flusso in Kanban, consente un miglioramento continuo prima della chiusura del progetto.

Uno dei motivi per cui Kanban è diventato popolare tra i team di tutto il mondo è che è molto visivo. Mentre la maggior parte degli approcci di gestione dei progetti agili hanno schede visive incluse nella loro pratica, Kanban mette le tecniche visive al centro di tutto nella tua organizzazione. Le bacheche Kanban creano una rappresentazione colorata e visiva dei progressi che tu e il tuo team avete fatto nel progetto.

Come creare una scheda Kanban efficace

Seleziona il tuo strumento per creare la bacheca

Puoi utilizzare una scheda fisica o crearne una su una piattaforma digitale. Mentre una scheda fisica può essere adatta per un team in colocation, una scheda digitale può essere più vantaggiosa per un team remoto.

Alcuni degli strumenti online che puoi prendere in considerazione sono,

Creatamente

Creately è uno spazio di lavoro visivo per la collaborazione. È dotato di una tela infinita e di potenti capacità di creazione di diagrammi. Facilita la collaborazione in tempo reale attraverso l'editing sincrono, il rilevamento in tempo reale del mouse, le anteprime delle modifiche sincronizzate, i thread di discussione dei commenti e le videoconferenze in-app. Può fungere da lavagna online in cui puoi creare e gestire la tua lavagna Kanban. Con esso puoi centralizzare tutti i documenti relativi a un progetto per un facile accesso e collaborazione; bacheca Kanban intuitiva, collega le schede ai file, incorpora facilmente le tue bacheche Kanban nelle pagine di Confluence con le modifiche riflesse in tempo reale e altro ancora.

Trello

Trello è un'applicazione di gestione dei progetti Kanban basata sul web. Offre funzionalità di schede, elenchi e schede che si adattano perfettamente al sistema Kanban. Puoi allegare file a schede, dividere le attività in sottoattività con elenchi di controllo, assegnare attività ai membri e tenerli informati e collaborare in tempo reale con il tuo team mentre lavori al tuo progetto.

Favrò

Favro è una piattaforma di pianificazione e collaborazione agile e basata su cloud, utilizzata dai team per organizzarsi su cosa fare e come farlo. Sebbene lo strumento offra molti modi per visualizzare i tuoi flussi di lavoro, uno di questi è la vista Kanban in cui puoi visualizzare il lavoro con le carte che scorrono da sinistra a destra su una lavagna. Puoi assegnare membri, aggiungere liste di controllo e monitorare facilmente l'avanzamento del progetto.

Asana

Asana è un altro popolare software di gestione dei progetti che puoi utilizzare per creare e gestire schede Kanban online. Con esso, puoi gestire le richieste di lavoro, organizzare i flussi di lavoro e pianificare le roadmap dei prodotti.

Altri strumenti per la creazione di schede Kanban online includono Basecamp, Jira e Airtable.

Crea la tua bacheca Kanban

La scheda Kanban è divisa verticalmente in colonne che rappresentano le diverse fasi del processo. Una volta creata la scheda, specificare queste diverse fasi del processo;

• Da fare: contiene il backlog di attività su cui lavorare
• In corso: consiste nelle attività su cui si sta lavorando
• Fatto: le attività completate vengono spostate in questa colonna

Sebbene questi siano gli stati più elementari che possono essere aggiunti alla tua scheda Kanban, in base alla natura del progetto e del tuo team e al modo in cui funziona, puoi includere colonne aggiuntive come "in revisione", "annullato" o " respinto'.

Le attività nella colonna delle cose da fare sono organizzate per priorità dall'alto verso il basso. Quando si apre uno slot nella colonna in corso, è possibile spostare l'attività da fare con la priorità più alta. Pertanto, il tuo Kanban fornisce una chiara panoramica delle attività del progetto e del loro avanzamento, consentendoti di identificare facilmente i colli di bottiglia.

Impostare un limite di cancellazione per il WIP

Il limite dei lavori in corso è una componente importante del sistema Kanban. Il termine è autoesplicativo; si riferisce al limite del numero di attività che possono trovarsi nella colonna in corso della scheda Kanban in un dato momento. Una volta raggiunto il limite WIP, non è necessario aggiungere nuove attività. Questo aiuta a garantire che i team lavorino al massimo delle loro potenzialità senza multitasking.

Sebbene il numero esatto varierà in base al numero di membri del tuo team, alla loro efficienza o alle dimensioni del tuo progetto, considera la capacità di lavoro attuale del tuo team prima di decidere un buon limite WIP. L'obiettivo di un limite WIP è garantire che tutti abbiano abbastanza lavoro da svolgere, ma non multitasking o seduti indolenti mentre il proprio lavoro viene rivisto. Tuttavia, una volta impostato il limite, osservare il processo di lavoro e regolare il limite WIP secondo necessità.

Aggiungi carte

Con il tabellone impostato, il prossimo passo è aggiungere le carte. Una carta può includere informazioni come;

• Una breve descrizione dell'oggetto
• Stato
• Proprietario
• Scadenze

Posizionare le carte sul tabellone in base alla priorità e alla tempistica per compiti o progetti pertinenti; con gli elementi più critici in cima alla colonna e il resto che scorre in base al loro ordine di importanza.

Una carta dovrebbe rappresentare solo un singolo oggetto. Se l'ambito della carta sembra essere troppo ampio, suddividilo in più carte.

Imposta le aspettative

Specifica chi ha l'autorità per aggiungere, riordinare, rimuovere o spostare le carte Kanban. Limita il numero di persone che possono per evitare di creare confusione. Sebbene tu possa assegnare a una singola persona i diritti di modifica, se altri vogliono apportare una modifica possono presentargliela.

È anche importante chiarire gli obiettivi e lo scopo del tabellone Kanban. Affinché il tuo team possa fare affidamento su di esso, dovrebbe prima riconoscerne il valore.

Raccogli feedback

Man mano che le organizzazioni crescono, i prodotti cambiano e i team si espandono, potrebbe essere necessario adattare i processi.

Rifletti di tanto in tanto sul processo Kanban. Raccogli feedback e suggerimenti dalle parti interessate e apporta modifiche alla tua scheda Kanban per soddisfare meglio le esigenze del tuo team e della tua organizzazione.

Migliori pratiche per l'utilizzo delle schede Kanban

Kanban si applica al meglio a progetti con una gamma più ampia di priorità che possono cambiare frequentemente nel tempo. Di seguito sono riportate alcune best practice che puoi utilizzare per eseguire i tuoi progetti in modo più efficiente con Kanban.

Inizia con quello che sai

Quando imposti il ​​processo Kanban nella tua organizzazione, inizia con ciò che già conosci. Mentre Kanban può essere combinato con altri metodi di gestione del progetto, prendi il tuo flusso di lavoro esistente e prova ad adattarlo al concetto di utilizzare una scheda Kanban. Puoi anche continuare a utilizzare i processi e i titoli correnti.

Ciò contribuirà a migliorare ulteriormente il flusso di lavoro stesso fornendo al team una chiara rappresentazione visiva di ciò su cui stanno lavorando.

Semplifica le cose

Astenersi dall'aggiungere troppe colonne alla scheda Kanban rendendola troppo complessa e alla fine creando confusione. Pertanto, mantieni il numero di colonne al minimo per renderlo più attraente.

Allo stesso tempo, evita di aggiungere alla lavagna compiti che non sono stati ancora completamente discussi con il team. In caso contrario, creerà solo più confusione tra i membri del team e diminuirà la loro concentrazione e produttività.

Tuttavia, una scheda Kanban troppo semplice può ugualmente generare confusione, poiché una scheda troppo semplice, priva di informazioni sufficienti, può lasciare spazio a interpretazioni errate.

Lavora prima sulle cose più importanti

Durante un progetto Kanban, le cose vengono eseguite su base just-in-time. Pur assicurandoti che il team abbia abbastanza lavoro, non dovresti pianificare troppo in anticipo. Ciò consente alle parti interessate e al proprietario del prodotto di prendere decisioni sulla definizione delle priorità quasi immediatamente e di lasciare spazio al team per adattarsi alle mutevoli esigenze.

Dando la priorità al lavoro sui compiti più importanti e svolgendo solo ciò che è necessario, il team può eliminare efficacemente gli sprechi. Ad esempio, se gli utenti non sono davvero entusiasti di una particolare funzionalità del prodotto su cui il team dovrebbe lavorare, puoi dare la priorità a una funzionalità diversa che ha più richieste da parte del cliente.

Coinvolgi la squadra

Coinvolgere i membri di tutti i team/dipartimenti durante la definizione del flusso di lavoro e delle attività corrispondenti durante l'impostazione della scheda Kanban. Ad esempio, quando si definiscono le colonne della scheda Kanban, oltre a quelle ovvie, potrebbero esserci elementi di differenziazione con cui altri dipartimenti hanno familiarità o sottocolonne che rappresentano fasi interne di un particolare processo nei loro flussi di lavoro dipartimentali.

Ciò ti consentirà di creare una bacheca Kanban significativa per tutte le parti interessate.

Pronto a creare la tua bacheca Kanban?

Le schede Kanban sfruttano la potenza della gestione visiva dei progetti per massimizzarne l'efficienza, ridurre i colli di bottiglia e fornire continuamente prodotti di alta qualità. È un metodo facile da implementare e combinare con quasi tutti gli altri metodi di gestione dei progetti a cui la tua organizzazione potrebbe essere abituata. Puoi implementarlo facilmente per gestire i tuoi processi con modifiche minime alle attività operative esistenti del team.

Ci auguriamo che questa guida ti abbia aiutato a imparare cos'è una bacheca kanban e a crearne una per la tua organizzazione in modo efficace. Condividi la tua esperienza nei commenti qui sotto.