La guida facile alla creazione di una carta di progetto di successo

Uno dei primissimi passi nelle fasi del ciclo di vita del project management è lo sviluppo del project charter. Aiuta a informare tutti nel team di cosa sono responsabili e cosa deve essere fatto.

Definiamo il project charter e discutiamo come crearne uno. Abbiamo aggiunto alcuni utili modelli di project charter che ti aiuteranno a dare il via al tuo progetto. Personalizzali a tuo piacimento ed esportali come immagini o SVG da aggiungere a presentazioni o documenti.

Che cos'è una Carta di Progetto?

La carta del progetto è un documento che definisce la visione del progetto, l'ambito, gli obiettivi, il team di progetto e le loro responsabilità, le parti interessate chiave e come sarà realizzato o il piano di attuazione. È anche noto come dichiarazione di progetto e rapporto di definizione del progetto.

Aiuta a definire il livello di autorità del project manager e la direzione del progetto.

Una carta del progetto

• Descrive lo scopo e i risultati del progetto
• Autorizza legalmente l'inizio di un progetto
• Aiuta a tenere traccia delle scadenze del progetto
• Aiuta a identificare vincoli e rischi e definire misure preventive
• Delinea una panoramica generale del budget
• Aiuta ad allineare gli obiettivi del progetto con gli interessi degli stakeholder

Carta del progetto vs Piano del progetto

La carta del progetto è un documento di avvio di alto livello composto solo da poche pagine. Elenca gli obiettivi del progetto, l'ambito, la visione, il team, le loro responsabilità e le parti interessate.

Un piano di progetto, d'altra parte, è un documento dettagliato che descrive come raggiungere gli obiettivi del progetto. Illustra i risultati del progetto, il piano d'azione, le risorse richieste e le tappe fondamentali.

Come sviluppare una carta di progetto

Qui esamineremo come creare una carta di progetto identificando i suoi elementi chiave.

1. Identificare la visione del progetto

La visione del progetto si esprime attraverso il suo obiettivo finale e il suo scopo. Può essere suddiviso in,

Ambito: Spiegare i confini del progetto in termini di obiettivi del progetto, risultati finali, costi, scadenze e lavoro da svolgere. La definizione dell'ambito del progetto all'inizio del ciclo di vita del progetto è importante poiché influirà sul costo del progetto e sulla pianificazione.

Obiettivi: quando si definiscono gli obiettivi, assicurarsi che aderiscano ai criteri SMART, o in altre parole che siano specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e tempestivi. Prendendo in considerazione gli obiettivi generali dell'organizzazione, stabilisci circa 5 obiettivi da raggiungere entro la fine del progetto.

Risultati finali : elenca i risultati finali che verranno prodotti alla fine di ogni raggiungimento di successo di un obiettivo.

2. Identificare gli stakeholder ei clienti

Le parti interessate sono le persone che hanno una partecipazione o un interesse chiave nel completamento con successo del progetto. Potrebbero essere all'interno o all'esterno dell'azienda e includere coloro che finanziano il tuo progetto, nonché i membri del team e i clienti.

Puoi utilizzare una mappa degli stakeholder come quella qui sotto per classificare gli stakeholder e rendere le informazioni a tua disposizione più presentabili e di facile comprensione.

3. Creare un organigramma

Ora che hai identificato il team di progetto, chiarisci le sue responsabilità.

Usa un organigramma per elencare i loro nomi, ruoli e responsabilità. Allo stesso tempo, è possibile evidenziare le relazioni di segnalazione tra i membri con l'ausilio di linee di collegamento.

4. Definire le pietre miliari del progetto

Le pietre miliari rappresentano eventi importanti all'interno del ciclo di vita del progetto e includono le date di inizio e fine del progetto, il completamento con successo dei risultati chiave, ecc.

5. Creare un piano delle risorse

Elenca tutte le risorse di cui hai bisogno per il progetto; attrezzature, macchine, persone, materiali, ecc. Questo può aiutarti nell'allocazione del tuo budget.

6. Impostare il budget per il progetto

Elenca le spese che la tua organizzazione dovrà sostenere per portare a termine il piano. Poiché queste spese possono cambiare durante il progetto, è possibile effettuare stime approssimative. Annotare inoltre la persona che sarà responsabile dell'autorizzazione all'approvazione della spesa.

7. Elenca le dipendenze, i vincoli ei rischi

Dipendenze: identificare ed elencare le dipendenze del progetto o le attività che avranno un impatto sull'avvio o sul completamento di un'altra attività.

Vincoli: individuare i fattori che ostacolerebbero la progressione dei risultati del progetto. Ad esempio, mancanza di risorse o di tempo.

Rischi: i rischi possono verificarsi durante qualsiasi fase del ciclo di vita del progetto. È importante che li identifichi in anticipo e abbia preso precauzioni. Ecco alcune grandi tecniche di gestione del rischio che sarebbero utili qui.

8. Esporre il piano di attuazione

Qui è dove metterai insieme un piano d'azione, evidenziando le date chiave o le pietre miliari.

Visualizza la tua Carta del Progetto

Di solito, una carta di progetto si estende per 5-6 pagine. Questo è uno dei motivi principali per cui vengono trascurati nel processo di gestione del progetto. Un modo più semplice per scrivere una carta di progetto che tutti possono leggere e comprendere rapidamente, con il minimo sforzo è attraverso la visualizzazione.

I documenti di progetto che incorporano elementi grafici come quelli di seguito ti aiutano a riunire tutti gli elementi del documento di progetto in un'unica pagina. Sono di facile lettura e visivamente piacevoli.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di come visualizzare le carte del progetto. Puoi modificarli online per aggiungere o rimuovere elementi e personalizzarli in base alle esigenze del tuo progetto. Scaricali come SVG o come immagini da aggiungere a presentazioni, siti Web, wiki aziendali, documenti, ecc.

Modello 1

Modello 2

Modello 3

Quali sono i tuoi pensieri sulla guida?

Durante tutto il ciclo di vita del progetto, la carta del progetto svolge un ruolo essenziale nel mantenere le cose in carreggiata. In questa guida, abbiamo spiegato cos'è un project charter, come crearne uno insieme ad alcuni modelli modificabili di project charter.

Qualche best practice che segui quando crei un project charter? Condividili con i nostri lettori nella sezione commenti qui sotto.