Che cos'è un programma di progetto e a cosa serve? | # 18 Iniziare con la gestione dei progetti

Una volta che il progetto ha ricevuto l'approvazione delle parti interessate, è il momento di preparare il programma. Prima ancora che il team di progetto si incontri per la prima volta, il Project Manager prepara la struttura del progetto.

Calendario del progetto – sommario:

1. introduzione
2. Come creare una pianificazione del progetto?
3. In che modo la pianificazione del progetto è diversa dal piano del progetto?
4. Esempio di un programma di progetto
5. Riepilogo

introduzione

Una pianificazione del progetto è un documento generale che consente di avere una panoramica delle singole attività destinate all'esecuzione continua. Questi sono contenuti in un arretrato dettagliato o presentati su una bacheca kanban. Il programma include pietre miliari, compiti ed eventi chiave, nonché un senso della prospettiva di dove si trova il progetto sulla strada per il raggiungimento dell'obiettivo.

Molto spesso, un programma è una visualizzazione di come gli obiettivi del progetto dipendono l'uno dall'altro e in quale ordine procedere. Il programma del progetto mostra anche la tempistica con le date stabilite

Come creare una pianificazione del progetto?

Quando si crea un programma, è meglio adottare un approccio dal basso verso l'alto. Dividi il progetto complessivo in blocchi o aree problematiche principali. Queste possono essere aree generali come team building, progettazione UX, lavoro di programmazione o marketing. Il programma del progetto è più facile da preparare utilizzando un software dedicato. Renderà possibile:

• facile aggiunta e raggruppamento di eventi , oltre a apportare modifiche: ad esempio, è possibile che suddividiamo attività separate come progettazione UX in gruppi separati di progettazione visiva e preparazione del testo. Con il software, possiamo farlo con pochi clic, invece di riorganizzare un file di testo o un foglio di calcolo,
• visualizzazione della durata di ciascuna attività , in modo da poter programmare facilmente le attività tenendo conto della disponibilità delle persone e delle risorse necessarie per completarle,
• indicare le interdipendenze tra le attività - l'impostazione degli avvisi sulle dipendenze è una funzionalità molto utile disponibile in alcuni programmi, grazie ad essa siamo sicuri che nessuno si occuperà di finire i lavori in un edificio in cui l'installazione non è ancora stata posata.

Questo renderà il programma leggibile per tutti gli interessati. aggiornandolo e integrandolo.

La pianificazione è più spesso rappresentata dalle seguenti visualizzazioni:

• un calendario scalabile - con attività contrassegnate da completare; utilizzando il calendario, è più facile che in altre viste entrare nella pianificazione, come assegnare il lavoro a persone specifiche e programmare riunioni,

• un diagramma di Gantt o una visualizzazione simile delle attività su una sequenza temporale : una vista generale che mostra l'intera durata del progetto è la sua pianificazione, mentre una versione espansa viene utilizzata per creare e dettagliare il piano del progetto,
• mappe di epic, note anche come attività aggregate , ovvero una visualizzazione che mostra, tra le altre cose, quale percentuale di attività è correlata a un'area specifica dell'esecuzione del progetto, ad esempio, l'epica di "test" può includere attività relative a test interni di un prototipo software, oltre al collaudo finale presso il cliente.

In che modo la pianificazione del progetto è diversa dal piano del progetto?

Un programma differisce da un piano di progetto principalmente per il suo scopo e il livello di dettaglio. Un programma è lo scheletro di un progetto che descrive principalmente le sue aree chiave e le pietre miliari. Il suo scopo è delineare un quadro chiaro e semplificato dell'intero progetto. Tuttavia, viene creato un piano di progetto per analizzare l'implementazione di ciascun compito, fin nei minimi dettagli che vale la pena annotare.

Il programma risponde alla domanda su cosa stiamo implementando. Lì troveremo le linee guida generali per la durata delle varie fasi del progetto e la marcatura dei momenti chiave. Il piano di progetto, invece, serve a descrivere come eseguire ciascuna attività.

Da un buon programma è facile leggere il percorso che porta alla realizzazione dell'obiettivo del progetto, in quanto mostra solo le pietre miliari che presentano i momenti più generali e importanti dell'implementazione. Tuttavia, grazie al software di gestione dei progetti, il confine tra programma e piano di progetto è diventato piuttosto fluido. Questo perché la moltitudine di modi di visualizzare i dati consente di passare senza soluzione di continuità tra le visualizzazioni dettagliate delle singole attività e il quadro più generale della pianificazione dell'intero progetto.

Esempio di un programma di progetto

Immaginiamo di voler realizzare un progetto per presentare un gioco di avventura che si svolge in realtà virtuale in una fiera internazionale.

Per creare un programma, dobbiamo segnare le date chiave : l'inizio del progetto, la scadenza per le domande degli espositori alla fiera, nonché la data della fiera e la fine del progetto. Il passaggio successivo consiste nel definire gli obiettivi e inserirli nel programma selezionato come attività di riepilogo, epiche o possibilmente tag. Nel nostro esempio, questi includeranno:

• Preparazione del gioco - l'epic includerà compiti come la preparazione di una versione di prova stabile del gioco che può essere messa a disposizione del pubblico, il test, l'installazione sull'hardware che sarà messo a disposizione in fiera
• Allestimento stand – preparazione attrezzature, materiale promozionale, concorsi per i visitatori, acquisto e messa in sicurezza delle attrezzature
• Pianificazione del viaggio : prenotazione dell'hotel, acquisto di biglietti per eventi, fornitura del trasporto
• Analisi del successo della presentazione al ritorno : se il gioco è riuscito ad attrarre il numero presunto di clienti, se è riuscito a stabilire contatti commerciali e partnership, nonché a rientrare nel budget assegnato per la promozione

Ciascuna delle epopee può avere un supervisore , nominato per assumersi la responsabilità della sua intera attuazione. In molti progetti, tuttavia, questa persona è il Project Manager, mentre i membri del team si assumono la responsabilità solo delle singole attività.

Il passo successivo riguarda la marcatura delle pietre miliari. Il completamento di ogni pietra miliare consisterà probabilmente in attività appartenenti a più epopee. Se la prima pietra miliare è l'accettazione della presentazione per la fiera da parte degli organizzatori dell'evento, includerà compiti appartenenti ai gruppi "networking", "preparazione del gioco" e "preparazione della presentazione", tra gli altri.

Il programma per ogni progetto è sviluppato individualmente. Sebbene tu possa servirti di un modello già pronto, probabilmente richiederà comunque modifiche significative. Il più grande miglioramento sarà l'uso del tuo programma creato in precedenza su un progetto simile.

Riepilogo

Un programma ben preparato all'inizio del progetto facilita notevolmente il lavoro. Serve non solo al Project Manager, che grazie ad esso ottiene un'idea della strategia d'azione, ma anche al team di progetto, che può facilmente vedere in quale fase si trova il lavoro svolto ea cosa è rivolto. Il programma è anche uno strumento prezioso che supporta la trasparenza dell'attuazione perché consente alle parti interessate di vedere la struttura del progetto e confrontare in modo indipendente lo stato di attuazione con gli obiettivi del progetto prefissati.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Iniziare con la gestione del progetto:

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