Che cos'è un registro delle parti interessate? | # 40 Iniziare con la gestione dei progetti

Pubblicato: 2023-03-07

La progettazione e l'implementazione del progetto è un processo complesso che richiede al Project Manager di gestire molti aspetti del progetto. Una di queste preoccupazioni è l'identificazione e la gestione delle parti interessate, vale a dire, le persone che lavorano per il successo del progetto così come altri che potrebbero esserne influenzati. Tale elenco è il registro degli stakeholder e oggi lo definiremo e mostreremo alcuni consigli utili per redigerne uno buono.

Che cos'è un registro delle parti interessate? - sommario:

introduzione
Perché creare un registro degli stakeholder?
Chi inserire nel registro degli stakeholder?
Come preparare un registro delle parti interessate?
Riepilogo

introduzione

Al giorno d'oggi, sempre più progetti vengono implementati in un ambiente internazionale. Ciò fa aumentare non solo il numero di parti interessate, ma anche il loro gruppo diventa più diversificato. Pertanto, affinché un progetto abbia successo, il Project Manager deve identificare le esigenze degli stakeholder individuali e di gruppo e imparare a gestirle in base alle loro esigenze.

Perché creare un registro degli stakeholder?

Il registro delle parti interessate ha diversi scopi importanti. In primo luogo, consente di identificare tutti gli stakeholder del progetto che possono influenzare il corso ei risultati del progetto. In secondo luogo, consente di determinare il grado di coinvolgimento e influenza di ogni stakeholder sul progetto. In terzo luogo, i suoi dati possono aiutarti a sviluppare una strategia di gestione degli stakeholder che soddisfi efficacemente i loro bisogni e interessi.

Chi includere nel registro degli stakeholder?

Il registro delle parti interessate dovrebbe includere informazioni su qualsiasi persona, gruppo o organizzazione che possa in qualche modo influenzare il progetto. Questi includono:

membri del team di progetto,
Gestione dell'organizzazione,
La comunità locale, se il progetto è realizzato o interessa lo spazio pubblico,
Investitori,
Clienti,
Fornitori,
Soci in affari,
Rappresentanti del governo locale, se è necessario coinvolgerli o ottenere permessi per attività,
Rappresentanti di ONG che possono utilizzare i risultati sviluppati nel progetto a beneficio della comunità,
I dipendenti indipendenti possono essere interessati dal progetto, ad esempio a causa della riorganizzazione del posto di lavoro.

Come preparare un registro delle parti interessate?

Il Project Manager dovrebbe innanzitutto identificare gli stakeholder del progetto e raccogliere dati concentrandosi principalmente su di loro:

esigenze,
aspettative,
Attività commerciale,
livello di impegno per il progetto, e
impatto sul progetto.

Il Project Manager dovrebbe quindi valutare e classificare gli stakeholder tenendo conto del loro ruolo nel progetto. Ad esempio, il team di progetto sarà più importante dei dipendenti che non sono direttamente coinvolti nelle attività. Vale anche la pena notare i potenziali rischi e le opportunità che accompagnano il loro coinvolgimento nel progetto.

Dopo aver raccolto e valutato i dati, il Project Manager passa a una fase critica: l'ideazione di un documento di registrazione degli stakeholder. Dovrebbe contenere informazioni aggiornate su ogni singola o gruppo di stakeholder. Ha bisogno di un aggiornamento costante su base continuativa man mano che il progetto avanza e la situazione cambia.

Il passaggio finale consiste nello sviluppo di una strategia di gestione degli stakeholder. Il Project Manager dovrebbe determinare quanto segue:

Come e quanto spesso comunicherà con le parti interessate?
Quali azioni intraprenderà per soddisfare le loro esigenze?
Come ridurrà al minimo i rischi e sfrutterà le opportunità?

Riepilogo

Il registro delle parti interessate è uno strumento indispensabile per la gestione dei progetti. Consente al Project Manager di riconoscere gli stakeholder del progetto, valutarne l'influenza e l'importanza e allo stesso tempo soddisfare le loro esigenze e aspettative. La preparazione del registro delle parti interessate dovrebbe rimanere una priorità fondamentale durante le prime fasi del progetto dopo la Carta del progetto per evitare problemi nelle fasi successive del progetto.

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Le domande più importanti

Quali metodi utilizzare per comunicare in modo efficace con le parti interessate e garantire che le loro esigenze e aspettative siano pienamente comprese?
Per comunicare in modo efficace con le parti interessate, adotta una varietà di metodi di comunicazione, come riunioni faccia a faccia, telefonate, e-mail, sondaggi, rapporti e comunicati stampa. Prendi in considerazione i post regolari sui social media, in modo che la comunicazione diventi più semplice e la sua efficacia sia facilmente analizzabile. Ascoltare attentamente le parti interessate, aprirsi alle loro opinioni e suggerimenti, nonché fornire loro informazioni regolari e affidabili sulle attività e sui piani dell'azienda.
Quali misure dovrebbe adottare l'organizzazione in caso di conflitto con le parti interessate?
Durante l'attuazione di grandi progetti che coinvolgono diversi gruppi di soggetti interessati, si verificano situazioni di conflitto. Per risolvere un conflitto con le parti interessate, un'organizzazione dovrebbe innanzitutto concentrarsi sulla determinazione della causa del conflitto, sulla comprensione delle esigenze e delle aspettative delle parti interessate e sullo sviluppo di un compromesso che soddisfi entrambe le parti. Vale anche la pena considerare di coinvolgere un mediatore o uno specialista della comunicazione per aiutare a negoziare e risolvere il conflitto.

Iniziare con la gestione del progetto:

Cos'è un progetto?
Cos'è la gestione del progetto?
Come gestire i progetti?
Metodi di gestione del progetto
Tipi di progetti
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Definizione di successo nella gestione dei progetti
Perché utilizzare un software di gestione dei progetti?
Come scegliere il miglior software di gestione dei progetti?
Panoramica del software di gestione dei progetti
Ciclo di vita del progetto
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