Cos'è un organigramma?

Cosa è necessario affinché un’azienda o un’istituzione – indipendentemente dalle sue dimensioni – funzioni in modo efficace e armonioso, raggiungendo di volta in volta ciascuno degli obiettivi prefissati? Probabilmente nominerai una serie di elementi che vanno da un team ben scelto con le competenze necessarie, una strategia d'azione su misura per soddisfare le esigenze del gruppo target o l'acquisizione di tutte le risorse necessarie.

Tuttavia, c'è un altro elemento di estrema importanza che potresti aver omesso: la struttura efficiente creata da un'azienda o un'organizzazione. Tale struttura è costituita da dipendenze e responsabilità che vengono efficacemente visualizzate dal cosiddetto organigramma. Di seguito spieghiamo cos'è esattamente questo strumento e segnaliamo quali vantaggi apporta il suo utilizzo ad aziende e istituzioni che operano in vari settori.

Organigramma – o cosa?

Un organigramma non è solo un disegno semplice e diretto, ma uno strumento di gestione complesso per rappresentare – ma soprattutto comprendere – la struttura di una determinata azienda, istituzione o altra entità. Si tratta di una visualizzazione grafica della gerarchia (dal livello più alto a quello più basso), della divisione delle responsabilità e dei collegamenti tra le varie entità (diversi team o individui).

È uno strumento utile per i dipendenti (soprattutto quelli che hanno appena iniziato), poiché li aiuta a vedere la struttura di un'azienda o istituzione definendo chiaramente i ruoli di ciascuna unità e la loro portata di responsabilità e competenze. Può essere pratico anche per gli esterni (come potenziali investitori o partner) che vogliono sapere come opera un’azienda o un’istituzione. L'essenza di un organigramma, quindi, sta nel garantire la trasparenza e la gestione efficace delle risorse a disposizione

Cosa contiene l'organigramma?

Gli strumenti descritti sono di diversa tipologia (da quelli gerarchici, a quelli funzionali, a matrice, cioè focalizzati sui progetti in corso). Quali elementi includere esattamente dipende dal caso specifico (in particolare dalle dimensioni dell'entità e dal settore in cui opera). Nella maggior parte dei casi, tuttavia, include informazioni su elementi quali:

• dirigenti – nella parte più alta della visualizzazione sono collocati nelle posizioni esecutive più importanti responsabili di prendere decisioni chiave riguardanti l'intera azienda o istituzione. Qui di solito compaiono persone come il presidente, il vicepresidente, i direttori generali (di aree come risorse umane, marketing, sviluppo, vendite, ecc.) e talvolta i top manager,
• singole divisioni o dipartimenti – ogni dipartimento (ad esempio, marketing, risorse umane, IT, vendite, legale e conformità, ecc.) è rappresentato da un blocco separato e in esso ci sono posizioni e ruoli individuali (all'interno dei dipartimenti possono esserci anche team responsabili per un'area specifica, ad esempio, il reparto marketing, il team di comunicazione, performance e sensibilizzazione),
• Ripartizione delle posizioni – all'interno di ciascun dipartimento o divisione vengono elencate anche le posizioni specifiche esistenti nell'azienda o istituzione (dai direttori agli specialisti senior e junior, agli stagisti e ai tirocinanti), spesso con le responsabilità assegnate,
• linee di comunicazione e subordinazione – nell’ambito della rappresentazione grafica della struttura è inoltre indicato chi è responsabile della rendicontazione delle proprie attività e a chi tale relazione deve essere sottoposta,
• chiave/legenda : una visualizzazione grafica spesso include anche una chiave o una legenda che spiega il significato dei vari simboli e linee utilizzati nel diagramma. Ciò rende facile per tutti gli utenti vedere la struttura e comprendere il significato di tutti i diversi elementi.

Perché un’azienda dovrebbe avere un organigramma?

A cosa serve predisporre un organigramma? In primo luogo, in questo modo i dipendenti possono comprendere più facilmente il loro posto nella struttura: sanno quali sono i loro compiti, verso chi sono esattamente responsabili (sia ai livelli base che a quelli superiori) e a chi possono rivolgersi in caso di problemi.

Inoltre, se hanno bisogno del supporto di una persona di un altro dipartimento, possono verificare personalmente nell'organigramma chi è responsabile di una determinata area ed essere sicuri (nella maggior parte dei casi) di aver segnalato la questione alla persona giusta. In questo modo, linee di comunicazione e responsabilità chiaramente definite aiutano a evitare confusione e interruzioni del lavoro. Allo stesso tempo, la visualizzazione grafica descritta permette anche di identificare le aree in cui vi sono lacune o eccessivo carico di lavoro, consentendo una distribuzione più efficiente delle attività.

Organigramma – riepilogo

Considerati i vantaggi sopra elencati, possiamo tranquillamente affermare che gestire un’azienda, un’istituzione o un’altra entità senza un organigramma sarebbe un compito arduo ed estremamente difficile. La comunicazione sarebbe più prolissa, le decisioni sarebbero meno ponderate (a causa della mancanza di una piena conoscenza della struttura e delle relazioni interne) e le risorse sarebbero impiegate in modo non ottimizzato.

Un organigramma facilita la gestione, consentendo anche una comprensione dell’azienda o dell’istituzione nel suo complesso e identificando le aree in cui è possibile implementare miglioramenti e cambiamenti per un’ulteriore crescita e successo. Pertanto, ogni azienda e istituzione, anche piccola, dovrebbe prendersi cura di creare un organigramma accurato e (soprattutto) aggiornato.

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Autore: Klaudia Kowalczyk

Un graphic & UX Designer che trasmette nel design ciò che non può essere espresso a parole. Per lui ogni colore, linea o carattere utilizzato ha un significato. Appassionato di grafica e web design.

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