Cos'è una POS? La tabella di marcia della tua agenzia verso la coerenza e la crescita

Far crescere un'agenzia non è facile.

È impossibile se tutto gira intorno a te. Ti stai destreggiando tra le vendite, l'onboarding dei dipendenti, i risultati finali e molto altro ancora.

Ecco perché hai bisogno delle SOP.

Una SOP è un modo standardizzato di fare qualcosa. Offre istruzioni dettagliate passo dopo passo su come eseguire un'attività.

Utilizziamo costantemente le SOP per contribuire a fornire servizi coerenti e scalabili.

Con le SOP in atto, puoi delegare in modo più efficace, semplificare i flussi di lavoro e offrire sempre lo stesso ottimo servizio ai tuoi clienti.

In questa guida ti sveleremo come creare SOP per la tua agenzia.

Tratteremo:

• Cos'è una SOP
• Perché le SOP sono importanti per le agenzie
• Le attività per le quali puoi creare SOP
• Come scrivere una POS efficace

Cos'è una POS?

Una procedura operativa standard (SOP) è un insieme di istruzioni scritte passo dopo passo sull'esecuzione di un'attività o di un processo specifico. Si tratta di una lista di controllo dettagliata che garantisce che tutti coloro che eseguono l'attività lo facciano allo stesso modo.

Le SOP riguardano la determinazione e la documentazione del modo migliore per fare le cose.

Ciò riduce al minimo il rischio di incomprensioni o errori. Aiuta anche la tua agenzia a mantenere una qualità del lavoro costante.

Perché le procedure operative standard sono importanti per le agenzie?

Avere documenti SOP può rappresentare un punto di svolta per la tua agenzia. Ecco perché:

Consistenza

Descrivere i modi migliori per gestire le attività aiuta i membri del team a raggiungere standard elevati in modo coerente. Sia che tu stia lavorando su un progetto per il Cliente A o per il Cliente Z, l'esecuzione viene eseguita con lo stesso livello di precisione.

Questo èmolto utile se esternalizzi uno qualsiasi dei tuoi risultati finali. I liberi professionisti e i partner esterni hanno linee guida chiare da seguire .

Efficienza

Le SOP aiutano a semplificare i processi ripetitivi. Invece di perdere tempo a capire le cose o a fare le cose in modo diverso ogni volta, i membri del tuo team hanno una serie diretta di istruzioni da seguire.

Ciò rende molto più semplice espandere la tua agenzia, far crescere il tuo team e acquisire più clienti.

E se qualcuno non è disponibile o se ne va, avere una SOP riduce al minimo i disagi. Il tuo team può intervenire ed eseguire i compiti di cui era responsabile secondo lo stesso standard.

Crea SOP per TUTTO nella tua agenzia. Non rimanere mai in sospeso quando un appaltatore scompare. Non passare mai settimane a inserire qualcuno di nuovo.

SOP.

— Pierre de Preux (@Pierre_dePreux) 6 luglio 2022

Formazione e inserimento

Aggiornare i nuovi assunti può essere impegnativo.

In un sondaggio Zippia condotto su persone che avevano lasciato un lavoro dopo 6 mesi o meno, ricevere una guida chiara e una formazione più efficace è stato classificato come le due cose principali che le aziende avrebbero potuto fare per far restare il nuovo dipendente:

Le SOP offrono linee guida chiare e aiutano nella formazione. I nuovi dipendenti possono comprendere le proprie responsabilità e cosa devono fare senza una guida costante.

Esempi di procedure operative standard per le agenzie

Ci sono una serie di compiti che il tuo team esegue regolarmente. Una volta individuato il modo migliore per svolgere un'attività, puoi creare una SOP.

Dopo aver definito un processo che funziona nella tua azienda, crea una POS che standardizzi il processo. Man mano che cresci, questi diventeranno fondamentali.

— Craig Zingerline (@craigzingerline) 16 febbraio 2022

Ecco alcuni esempi di SOP per processi che possono essere standardizzati:

Onboarding del cliente

Anche se ogni cliente avrà esigenze uniche, puoi semplificare il processo di onboarding adottando procedure sistematiche.

È possibile creare SOP per stabilire l'ambito di lavoro, la comunicazione, i contratti, gli NDA e altra documentazione. Anche la struttura di base per la valutazione SEO iniziale può essere standardizzata.

In questo modo, ogni cliente ottiene lo stesso ottimo inizio.

Ricerca sulle parole chiave

La ricerca delle parole chiave è una delle attività che richiede più tempo per qualsiasi SEO. Puoi semplificare il processo con una SOP.

Può dettagliare gli strumenti richiesti, come usarli e come giudicare il valore delle parole chiave.

Anche questo è un compito che puoi esternalizzare. Se il tuo team ha difficoltà a tenere il passo, valuta la possibilità di utilizzare un servizio di ricerca di parole chiave white label.

SEO sulla pagina

Ci sono molti elementi diversi che devi considerare in un audit SEO on-page.

Una SOP può fornire una lista di controllo che copre tutto, dai tag del titolo e le meta descrizioni alla leggibilità del contenuto e al collegamento interno.

SEO fuori pagina

La creazione di collegamenti è dura. E se sbagli, i collegamenti di bassa qualità possono danneggiare il posizionamento di ricerca di un sito web.

Puoi creare procedure operative standard per aiutare il tuo team a creare backlink pertinenti e di qualità. Ciò potrebbe includere qualsiasi cosa, dall’identificazione dei siti Web target e l’analisi della concorrenza alla sensibilizzazione dei blogger.

Audit tecnico SEO

Un audit tecnico SEO può essere complesso. Un approccio sistematico può semplificare il processo di audit. Può aiutare i team a identificare errori tecnici che potrebbero influire sul posizionamento nei motori di ricerca.

Puoi includere quali strumenti utilizzare, cosa cercare e come creare consigli SEO tecnici.

Come creare una POS per la tua agenzia

Ecco come creare SOP chiare e attuabili per la tua agenzia.

Identificare la necessità

Inizia facendo un elenco delle attività che il tuo team esegue regolarmente.

Vuoi dare priorità ai processi che hanno un grande impatto sulla soddisfazione del cliente o in cui si verificano spesso errori. Questi sono i compiti in cui le SOP saranno più vantaggiose.

È una buona idea consultare la tua squadra. Ci sono processi interni che ritengono complicati o aree specifiche che ritengono debbano avere un modo prestabilito di fare le cose?

Raccogli informazioni rilevanti

Il passaggio successivo è raccogliere le informazioni necessarie per creare una guida passo passo.

La tua migliore risorsa sono i membri del team con esperienza diretta dell'attività. Possono offrire una prospettiva pratica su cosa funziona e cosa evitare.

Ciò garantirà che il documento SOP sia basato sulla pratica reale e risolva un problema del mondo reale.

Vale anche la pena verificare se esistono risorse informali esistenti. Potresti trovare guide, note e persino promemoria improvvisati che possono fornire una base per la tua SOP.

Prima di iniziare a definire la tua SOP, confronta i tuoi metodi attuali con le migliori pratiche del settore. Potrebbero esserci modi più efficienti per eseguire l'attività.

Struttura La POS

L'utilizzo dello stesso formato SOP semplifica il processo di creazione. Inoltre, rende più semplice per i membri del team seguire qualsiasi nuova SOP che acquisiscono: sanno cosa aspettarsi.

Ecco come strutturare il modello SOP:

Titolo

Un titolo chiaro e descrittivo facilita la comprensione da parte dei membri del team di ciò che copre la SOP. Ad esempio, se la SOP descrive in dettaglio l'intero processo di ricerca delle parole chiave, potresti intitolarla "Procedure di scoperta e analisi delle parole chiave".

Scopo

Spiegare brevemente perché la POS è necessaria. L'obiettivo è mostrare ai membri del team perché dovrebbero usarlo.

Spiega l'impatto che desideri che la SOP abbia e come aiuterà il tuo team ad assumersi le proprie responsabilità.

Scopo

Definire quando utilizzare la SOP. Quando i membri del team dovrebbero fare riferimento alla guida?

Per la ricerca per parole chiave, l'ambito potrebbe essere "Applicabile a tutte le nuove strategie di contenuto del cliente e quando si ottimizzano i contenuti esistenti".

Procedura

Questo è il nocciolo della POS. Dovrebbe descrivere in dettaglio l'intero processo su come eseguire l'attività dall'inizio alla fine.

Descrivi ogni passaggio in una sequenza logica.

Per la ricerca di parole chiave, potresti iniziare definendo la nicchia del cliente, quindi creando un elenco di parole chiave seed, utilizzando strumenti SEO, analizzando il volume di ricerca e la concorrenza e così via.

Ruoli e responsabilità

Chiarire chi è responsabile di ogni passaggio. Una persona potrebbe condurre alcuni discorsi, mentre altre avranno bisogno del contributo di diversi membri del team.

Ad esempio, uno specialista SEO junior potrebbe gestire la ricerca iniziale delle parole chiave, con un analista senior che conferma la selezione finale delle parole chiave.

Strumenti e risorse

Specificare eventuali strumenti e risorse necessari per completare l'attività. Ciò potrebbe includere i modelli interni della tua agenzia e strumenti di terze parti.

Scrivi la POS

Il passo successivo è quello di arricchire la struttura.

È importante mantenere la formulazione utilizzabile e facile da comprendere. Se ci sono acronimi o termini SEO che non tutti i membri del tuo team potrebbero conoscere, fornisci una rapida definizione.

Puoi rendere le istruzioni più chiare aggiungendo elementi visivi. Ad esempio, gli screenshot annotati possono essere utili se la tua SOP riguarda l'utilizzo di uno strumento come Semrush o Ahrefs.

I diagrammi di flusso possono funzionare molto bene per processi più complessi come gli audit SEO tecnici. Puoi illustrare il processo e il modo in cui ogni passaggio passa a quello successivo.

Il nostro CEO Joe Davies ha un ottimo processo per la creazione automatizzata di SOP che riduce davvero il tempo necessario per produrre una SOP affidabile, inoltre puoi sempre incorporare il video di te che completi i passaggi per rendere tutto davvero estremamente chiaro.

La SOP da 60 secondi

Le SOP sono una seccatura. Ma cambiano SERIAMENTE il gioco se stai ridimensionando.

Questo metodo rende la creazione della SOP super veloce e crea dipendenza.

Ti garantisco che lo utilizzerai. pic.twitter.com/iwxrisvN0r

— Joe Davies (@fatjoedavies) 24 maggio 2023

Dopo aver creato le SOP per i tuoi processi interni, puoi riutilizzarle in fantastiche guide, tutorial e post di blog. Questo tipo di contenuto utilizzabile funziona molto bene come magnete guida.

Crea SOP per la tua agenzia

Quindi trasformali in contenuti:

-Guide dettagliate
-Discussioni
-Video
-Elenchi

Hai più contenuti esistenti di quanto potresti pensare.

— Ryan (@RyanMSchnitzler) 14 gennaio 2023

Rivedi la POS

Una volta terminata la prima bozza, condividila con le principali parti interessate. Il loro feedback può aiutarti a non tralasciare nessun dettaglio importante.

Prima di implementare la SOP, testala su qualcuno che non ha familiarità con l'attività. Vedi se incontrano problemi o rimangono bloccati.

Questo può rivelare eventuali passaggi che necessitano di ulteriori spiegazioni o se manca qualcosa.

Questa settimana ho finalmente iniziato a delegare nella mia nuova agenzia.

Cosa ho imparato?

I miei processi non erano così abbottonati come pensavo.

Il modo migliore per migliorare le tue SOP è iniziare a trasmetterle ad altre persone. Lacune ed errori diventano palesemente evidenti REALMENTE velocemente.

– Shane Martin (@Shane___Martin) 12 giugno 2023

Recensioni regolari

L'implementazione della SOP non consiste solo nella stesura del documento e poi andare avanti.

Le migliori pratiche si evolvono, la tua agenzia potrebbe iniziare a utilizzare nuovi strumenti e il modo in cui il tuo team lavora insieme potrebbe cambiare.

Una SOP obsoleta può far sprecare tempo e risorse.

Pianifica revisioni periodiche per garantire che le tue SOP forniscano la guida giusta e aiutino il tuo team a svolgere il proprio lavoro al meglio.

Fai crescere la tua agenzia con le SOP

Senza processi strutturati in atto, la crescita delle agenzie può diventare rapidamente caotica.

Le SOP ti aiutano a fornire una qualità costante. Man mano che espandi e acquisisci una gamma più ampia di clienti, il tuo team dispone delle risorse di cui ha bisogno per avere successo.

E se ti prendi una vacanza di due settimane dalla routine dell'agenzia, la tua casella di posta non sarà piena di "AIUTO!" email al tuo ritorno.