Che cos'è la comunicazione asincrona?

Comunicazione asincrona: sai di cosa si tratta? Gli ultimi anni hanno portato molti cambiamenti, ma oltre alle sfide ci sono dei vantaggi. Le aziende sono state costrette a lavorare da remoto e alcune di loro hanno mantenuto questo stile di lavoro fino ad oggi. I proprietari delle aziende hanno notato che il lavoro a distanza ha molti vantaggi, ma alcuni di essi possono essere collegati direttamente alla comunicazione asincrona e non solo al lavoro a distanza.

Che cos'è la comunicazione asincrona? - sommario:

1. Comunicazione asincrona: il significato?
2. Vantaggi della comunicazione asincrona
3. Comunicazione asincrona nella tua azienda
4. Riepilogo

Comunicazione asincrona: il significato?

I dipendenti che possono lavorare da casa possono risparmiare molto tempo perché non devono spostarsi nelle ore di punta. È molto ragionevole soprattutto in una situazione in cui la distanza da casa all'ufficio è grande. Ma il lavoro a distanza non rende il dipendente più efficiente.

Ciò che conta è lo stile di lavoro, dove i risultati e le conquiste sono importanti invece delle ore passate dietro la scrivania. La comunicazione asincrona consente libertà alla creatività dei dipendenti e dà loro un senso di controllo sulla situazione. Oltre a molte preoccupazioni, le persone che vengono rilasciate dai loro posti negli uffici svolgono i loro compiti in modo più ansioso, tempestivo e con risultati migliori.

La comunicazione asincrona è tale non richiede una risposta immediata. Un esempio ideale di comunicazione asincrona è un'e-mail che può attendere una risposta. Una risposta immediata all'e-mail è un esempio di comunicazione sincrona.

La messaggistica istantanea è il miglior esempio di comunicazione sincrona perché consente la connessione in tempo reale. La maggior parte dei dipendenti riceve notifiche sui propri account di posta elettronica e risponde alle e-mail subito dopo aver ricevuto la posta, il che significa che anche la loro comunicazione è sincrona.

La maggior parte dei messaggi non richiede una risposta immediata: più veloce non sempre significa migliore. Rispondere alle e-mail attira l'attenzione e disturba il ritmo del lavoro. Distrazioni come messaggi di posta elettronica, notifiche e telefonate sono un enorme nemico della produttività. A volte un'attività, che dovrebbe essere eseguita entro un'ora, richiede molto più tempo a causa di problemi di efficacia.

La migliore risposta a tali problemi è la comunicazione asincrona. Per farlo funzionare, le regole devono essere stabilite in tutta l'organizzazione. In caso contrario, alcuni dipendenti possono percepire la mancanza di risposte come un segno di mancanza di rispetto e di ignoranza, non come un tentativo di migliorare l'efficienza.

Vantaggi della comunicazione asincrona

La maggior parte dei compiti assegnati ai dipendenti può essere eseguita nel sistema di comunicazione asincrona. Ci sono settori, come il servizio clienti, che richiedono disponibilità in determinati orari. Ma le attività creative, la preparazione di dichiarazioni o la presentazione possono essere spostate in un ambiente asincrono.

Il dipendente riceve compiti con la scadenza e spetta a lui quando terminare l'incarico. Tale modalità operativa consente un aumento dell'efficacia e offre la possibilità di adattare le attività commissionate ad altre attività quotidiane. I dipendenti che lavorano con orari flessibili di solito sono più soddisfatti del proprio lavoro e svolgono più volentieri i propri compiti. Consentire ai dipendenti di ignorare i messaggi e liberarli dall'obbligo di rispondere immediatamente a ogni e-mail può aumentare la loro produttività. Le notifiche e le chiamate al telefono non aiutano a concentrarsi e ogni interruzione può causare problemi con la rifocalizzazione sull'attività.

La maggior parte dei settori non può abbandonare completamente la comunicazione sincrona, ma sono possibili miglioramenti e modifiche. Se hai bisogno di un incontro con il tuo team, prova a organizzarlo in modo diverso. Consenti al team di completare tutte le altre attività in modo asincrono prima della riunione. Come? Fornisci al tuo team tutti i materiali e le attività di apprendimento prima e poi imposta la data della riunione. Questo approccio consente ai tuoi dipendenti di apprendere e acquisire conoscenze nel momento migliore per loro.

L'incontro sarà più efficiente e darà maggiori soddisfazioni a tutti. Costringere tutti i partecipanti a guardare presentazioni lunghe insieme ad altri membri del team non è efficace. Contrariamente alla credenza popolare, una maggiore libertà si traduce in una maggiore disponibilità al lavoro e una maggiore ambizione.

Comunicazione asincrona nella tua azienda

Se hai intenzione di introdurre un nuovo modello di comunicazione nella tua azienda, parti da piccoli passi. Uno dei problemi più noti con la comunicazione asincrona è il fatto che alcuni individui si aspettano una risposta immediata alle loro domande, commenti o messaggi.

È importante introdurre modifiche minori e stabilire regole chiare. La maggior parte degli strumenti digitali utilizzati per comunicare ha la possibilità di impostare degli stati. Informa i tuoi collaboratori che dovrebbero usare quelle funzionalità quando lavorano sui loro incarichi e hanno bisogno di concentrarsi. Gli altri dipendenti non dovrebbero aspettarsi di ricevere risposte immediate. Ciò ci consentirà di evitare stress inutili per entrambi i lati del canale di comunicazione.

Se utilizzi i messaggi di posta elettronica per comunicare, prova a condividere i tuoi calendari, in cui tutti i dipendenti impostano i blocchi di tempo . Con questa funzione, tutti i cooperatori hanno le informazioni su quando possono aspettarsi risposte alle loro e-mail.

Riepilogo

Comunicazione asincrona o comunicazione sincrona: quale modello scegliere? Non esiste una ricetta per aumentare l'efficacia della squadra. La comunicazione asincrona sembra essere un'idea interessante per combattere distrazioni e problemi con una mancanza di concentrazione tra i dipendenti. Vale la pena ricordare che abbandonare le riunioni in tempo reale non è un mezzo felice che può essere utilizzato senza considerazione. Le riunioni devono essere dedicate alla creazione di incarichi e alla risoluzione collaborativa dei problemi per apportare vantaggi all'azienda.

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Autore: Caroline Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto pressione la rendono la persona migliore per trasformare in realtà progetti complicati.

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