Tutto sulla mappatura dei processi aziendali. Può essere utilizzato nell'e-commerce?

Le operazioni commerciali si basano su molte procedure complesse. Ogni giorno, in ognuno di essi, possono esserci errori e carenze che vengono notati troppo tardi, il che alla fine porta a perdite finanziarie. Sai come rilevare le irregolarità in anticipo ed evitare di sprecare risorse? Sfrutta la mappatura dei processi aziendali. Continua a leggere per saperne di più.

Mappatura dei processi aziendali - sommario:

1. Cos'è la mappatura dei processi aziendali?
2. Tipi di mappe dei processi aziendali
3. Software di mappatura dei processi aziendali
4. I vantaggi della mappatura dei processi aziendali
5. Gli svantaggi della mappatura dei processi aziendali
6. Mappatura dei processi aziendali nell'e-commerce
7. Riepilogo

Cos'è la mappatura dei processi aziendali?

Ogni processo in atto in azienda (gestione del prodotto, processo di vendita ecc.) può essere scomposto in specifiche attività che portano al raggiungimento dell'obiettivo prefissato . La mappatura dei processi aziendali è la visualizzazione visiva di ciò che sta accadendo in azienda e di chi è responsabile di ciascuna attività.

È uno strumento utile che permette di guardare l'azienda da una prospettiva più ampia. Grazie alla mappatura dei processi aziendali , sei in grado di individuare irregolarità nei processi, eliminarne o ridurne l'impatto, aumentare la produttività e ridurre i costi. Tutti questi passaggi sono fondamentali per realizzare un profitto.

Tipi di mappe dei processi aziendali

Per illustrare l' andamento di ogni processo , è possibile utilizzare alcuni strumenti creati per questo scopo. Elencheremo quelli che sono più frequentemente utilizzati nella pratica di seguito:

Diagramma di flusso di base

Per crearlo vengono utilizzati alcuni simboli del diagramma di flusso, ad esempio rettangoli che rappresentano qualsiasi fase del processo, frecce che indicano la direzione dell'azione e diamanti che simboleggiano le decisioni necessarie per andare avanti. Realizzare un grafico di questo tipo è piuttosto semplice e consente di visualizzare diversi processi, ad esempio vendite e produzione.

Mappa del flusso di valore

È simile al diagramma di flusso di base sopra descritto e viene spesso utilizzato come parte di strategie di lean management. Un flusso di valore può essere inteso come l'insieme delle attività intraprese dall'azienda nei suoi processi operativi. La creazione di una mappa del flusso di valore, a sua volta, implica il confronto dello stato attuale con lo stato futuro.

Quando si analizza lo stato attuale, prestare particolare attenzione al tempo necessario per eseguire determinate attività. Lo stato futuro (lo stato ideale a cui dovremmo tendere) rappresenta il momento in cui il prodotto dovrebbe essere pronto e raggiungere il cliente per soddisfare le sue esigenze. Le discrepanze emergenti tra lo stato attuale e quello futuro sono i cosiddetti colli di bottiglia, che portano a uno spreco di risorse ea una riduzione della produttività.

Corsia di nuoto

Questa è una versione leggermente più elaborata del diagramma di flusso di base. Oltre a descrivere le singole attività all'interno del processo, delinea anche i compiti di cui sono responsabili determinati dipartimenti o dipendenti . Grazie ad esso, è più facile vedere la connessione tra le parti che partecipano al processo.

SIPOC

SIPOC sta per Fornitore, Input, Processi, Output, Clienti . Richiama l'attenzione sulle parti interessate selezionate coinvolte nei processi aziendali e nelle attività derivanti da tali processi.

Software di mappatura dei processi aziendali

Esistono diversi strumenti BPM sul mercato che facilitano notevolmente la gestione aziendale. Tra i più popolari possiamo citare Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard e molti altri. A seconda delle tue esigenze, puoi cercare il software migliore per te.

I vantaggi della mappatura dei processi aziendali

Lo sviluppo di una mappa dei processi aziendali richiede tempo e impegno. Tuttavia, è un investimento i cui risultati vedrai nell'andamento della tua attività . Quali sono i vantaggi dell'utilizzo della mappatura dei processi aziendali?

Guardare la tua attività da una prospettiva più ampia

Illustrare i singoli processi ti consente di guardarli in modo obiettivo , il che ti aiuterà a prendere decisioni strategiche e migliorare i processi.

Risoluzione dei problemi

Identificare i colli di bottiglia che riducono l'efficienza del processo è il primo passo per rimuovere o ridurre il loro impatto negativo.

Gestione efficace del rischio

L'analisi dei processi aziendali aiuta a rilevare le irregolarità prima che si verifichino gravi perdite finanziarie e violazioni legali.

Definizione dei ruoli e delle responsabilità del team

Con la mappatura dei processi aziendali, è più facile assegnare responsabilità alle persone , il che è importante anche per mantenere i processi senza intoppi.

Sviluppare e applicare le migliori pratiche

La tecnica in questione è una buona occasione per imparare dai propri errori , per migliorarsi costantemente e per definire uno schema comportamentale che contribuirà al successo dell'azienda.

Gli svantaggi della mappatura dei processi aziendali

Dati incompleti

Le informazioni sullo stato di avanzamento del lavoro di solito provengono da coloro che conoscono meglio il processo: i dipendenti. Tuttavia, le loro opinioni sono ancora soggettive e non rappresentano adeguatamente la situazione reale o possono essere basate sui loro atteggiamenti (insoddisfazione, frustrazione, ecc.).

Ci vuole molta precisione

L'assenza di standard per i meccanismi di raccolta dei dati rende i risultati ottenuti meno affidabili. La stesura di una mappa che rappresenti fedelmente lo stato attuale dell'impresa richiede pazienza e disciplina. Inoltre, approfondire alcune componenti del processo può sembrare eccessivamente complicato, portando a interpretazioni eccessive e confusione.

Mappatura dei processi aziendali nell'e-commerce

La mappatura dei processi aziendali può essere utilizzata in diversi settori . Di seguito, mostreremo la sua applicazione nell'e-commerce con l'aiuto del diagramma di flusso di base e SIPOC.

Definire lo scopo della creazione della mappa

Può riguardare il processo che è inefficiente in qualche modo.

Evidenzia passaggi importanti

Determinare l'inizio e la fine di un determinato processo, ad es. Ricerca di prodotti nell'e-store (l'inizio del processo di vendita) e Invio dell'ordine al cliente (la fine del processo di vendita). Quindi, evidenzia la restante sequenza di attività necessarie per completare il flusso. Rappresentarli utilizzando uno dei tipi di mappe dei processi aziendali menzionati in precedenza.

Consultati con gli altri

Presenta la tabella preparata al tuo team e discuti i punti che necessitano di miglioramenti.

Introdurre cambiamenti

Identificare le aree che devono essere ottimizzate . Puoi utilizzare strategie di lean management per farlo. Osservando le mappe elaborate, pensiamo in quali fasi del processo possono verificarsi colli di bottiglia. Questi possono includere:

• Ritardi nell'elaborazione dei dati durante l'invio degli ordini.
• Ritardi nel completamento dei pagamenti.
• Nella fase di inserimento dei dati e completamento dell'ordine (che vengono eseguiti dai dipendenti), c'è il rischio di errori e ritardi.
• Non adattare la piattaforma ai dispositivi mobili : la maggior parte delle persone utilizza il proprio telefono per fare acquisti. Se il tuo sito web non funziona correttamente, i potenziali clienti rinunceranno ai tuoi servizi.
• Un complicato processo di ordinazione : meno sottopagine o clic sono necessari per effettuare un acquisto, meglio è.
• Pochi metodi di pagamento e di consegna : vale la pena essere flessibili e offrire varie opzioni per effettuare un acquisto, ad es. pagamento a rate o pagamento differito, consegna a un indirizzo designato, distributori automatici di pacchi, punti di ritiro e all'estero.
• Scarsa comunicazione con il cliente : non dimenticarti del tuo cliente al termine della vendita. Le persone che hanno già un'esperienza (positiva) con un negozio sono più propense a comprare di nuovo, ma vale la pena ricordare loro la tua presenza. Puoi inviare loro e-mail generate automaticamente con aggiornamenti, promozioni, nonché chiedere loro di valutare la qualità del servizio clienti e la soddisfazione della transazione.

Riepilogo

L'utilizzo della mappatura dei processi aziendali può essere un elemento importante per migliorare la gestione di progetti specifici non solo nel settore dell'e-commerce, ma anche nella maggior parte degli altri settori di attività . Illustrare l'andamento interno ed esterno di certe attività può rivelarsi estremamente necessario. In particolare, vale la pena guardare alla tempistica e alla qualità dei processi, ai possibili rischi, al coinvolgimento dei dipendenti e dei soggetti esterni.

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 gradi diversi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Durante la ricerca di dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

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