Che cos'è la gestione dei progetti? | #2 Iniziare con la gestione dei progetti

Quasi tutti hanno gestito una sorta di progetto nelle loro vite. Forse stava organizzando una festa di compleanno, una gita scolastica o forse assumendo il ruolo di capogruppo al lavoro. Tutte queste attività possono essere chiamate project management. Questo perché è necessario allineare vari compiti e sincronizzare le attività di almeno alcune persone che collaborano al fine di raggiungere un certo valore, ad esempio una bella festa di compleanno o un viaggio ricordato con un sorriso. Che cos'è la gestione dei progetti? Leggi il nostro articolo e scopri di più.

Gestione del progetto – sommario:

1. Che cos'è la gestione dei progetti?
2. Lo standard per la gestione dei progetti
3. Il valore della gestione del progetto
4. Riepilogo

Che cos'è la gestione dei progetti?

La gestione professionale dei progetti è parte integrante del business. Richiede le giuste conoscenze, strumenti e tecniche. Ma soprattutto richiede la capacità di combinarli in modo efficiente. La gestione del progetto garantisce che il progetto possa essere completato in tempo e nel rispetto del budget. Grazie alla gestione del progetto, il team di progetto che lavora con il project manager comunica in modo efficace e raggiunge in modo efficiente gli obiettivi prefissati.

Con la gestione del progetto, un progetto si conclude con la fornitura di un valore di grande importanza per l'azienda o per il cliente, qualcosa di più del semplice passaggio attraverso tutte le fasi del processo che termina con la consegna di un prodotto finito conforme all'accordo iniziale . Sebbene il valore associato a un progetto possa avere un carattere puramente commerciale, spesso il suo scopo ha una dimensione sociale o ambientale.

Oggi vorremmo non solo rispondere alla domanda su cosa sia il project management. Daremo anche un'occhiata a come appare il nuovo standard basato sul valore piuttosto che sui processi per la gestione dei progetti e risponderemo alla domanda sul perché la gestione dei progetti è importante.

Lo standard per la gestione dei progetti

Lo standard di project management del Project Management Institute (PMI) è stato creato perché, nonostante anni di pratica e strumenti migliori, ancora:

• Il 48% dei progetti non viene completato in tempo
• Il 43% dei progetti supera il budget
• Il 31% non riesce a raggiungere il proprio scopo

Tutto ciò ha portato ricercatori e professionisti della gestione dei progetti a dare un'occhiata più da vicino a ciò che manca nella pratica quotidiana di gestione dei progetti. I rapporti indicano che affrontare il cambiamento quando si svolgono attività complesse come progetti, portafogli e programmi è un problema. Questo perché le realtà in cui i progetti devono essere gestiti stanno cambiando così rapidamente che le aziende che operano secondo processi schematici spesso non riescono a stare al passo con le loro dinamiche. I fattori che contribuiscono sono:

• la digitalizzazione del business, ovvero la necessità di migliorare la capacità di organizzare il lavoro di un team ibrido o remoto, spesso operando in modo asincrono e utilizzando strumenti in cloud con diversi livelli di accesso,
• dinamiche di mercato in aumento, ovvero la necessità di apportare modifiche ai progetti in corso in modo che i loro risultati rispondano alla domanda attuale.

La risposta dei professionisti del project management è di sottolineare:

• gestione flessibile del progetto, ovvero un passaggio globale dalla pianificazione dettagliata delle attività al lavoro continuo per migliorare i modi di lavorare insieme come una squadra e rispondere in modo dinamico alle esigenze degli stakeholder,
• la cultura dell'organizzazione nel trattenere il talento e, soprattutto
• risultato, piuttosto che il risultato del progetto (deliverable) che corrisponde al piano, e di conseguenza, viene data sempre più importanza al valore e alla risposta alla domanda "perché?"

Si scopre che l'obiettivo principale del project management è creare valore. Implica sottolineare costantemente l'importanza e il significato del lavoro svolto e del prodotto che viene creato e rispondere al "perché" e al "per cosa?" domande che riguardano non solo la visione dell'azienda, ma anche le attività quotidiane di chi è coinvolto nel progetto. Tutto ciò rende non solo gli stakeholder, ma anche i project manager e i membri del team profondamente coinvolti nel progetto.

Il valore della gestione del progetto

La gestione del progetto può fornire risultati eccellenti, anche se il team è piuttosto piccolo. Tuttavia, non deve essere una gestione formale che copra tutti gli aspetti del progetto e generi report su ogni dettaglio delle prestazioni del team. Dopotutto, la moderna gestione dei progetti non è un valore in sé, come spesso accadeva nel secolo scorso. Ha lo scopo principale di aiutare a realizzare progetti. Pertanto, utilizza solo quegli strumenti che portano benefici reali. E definisce il project manager come uno steward premuroso, non un manager o un leader autoritario.

In altre parole, il project management dovrebbe creare la spina dorsale necessaria per guidare un progetto attraverso momenti nuovi, più difficili o rischiosi riguardanti:

• pianificazione, organizzazione e presa di decisioni basate sulla conoscenza, che di solito sono supportate da software dedicati come Firmbee, Asana o Jira
• creando condizioni ottimali per la collaborazione in team
• preparazione e controllo del budget
• monitoraggio continuo e analisi dello stato del progetto
• rispondere ai cambiamenti e gestire i rischi

Questa spina dorsale viene specificata in base alle esigenze del team e del progetto dato con l'ausilio di strumenti che si rivelano utili in un dato momento. Vale la pena gestire i progetti per diversi motivi. Primo, perché migliora l'efficienza della squadra. In secondo luogo, perché il management crea un quadro organizzativo per la collaborazione che, se implementato bene, diventa conveniente e invisibile a chi lo utilizza. Terzo, perché la direzione crea ordine in modo che il piano in corso di attuazione sia chiaro a tutti i soggetti coinvolti. In questo modo è facile assicurarsi che tutti siano "sulla stessa pagina".

Riepilogo

La gestione tradizionale dei progetti si basava sulla standardizzazione dei processi. Ciò significava creare una struttura che potesse essere utilizzata ripetutamente, migliorando così l'efficienza dell'azienda. Tuttavia, questo approccio non funziona nel 21° secolo. Ecco perché il Project Management Institute ha introdotto un nuovo standard di gestione: lo standard basato sul valore.

Consente una maggiore flessibilità e pone l'accento sul ruolo del team che lavora al progetto. In altre parole, si è avvicinato notevolmente ai principi della gestione agile (Agile) che ha avuto origine dallo sviluppo del software e che fino ad oggi è stato trattato da PMI come un fatto curioso.

Abbiamo appena risposto alla domanda: che cos'è la gestione dei progetti? Dai un'occhiata alle nostre altre serie su Python e Javascript!

Se ti piacciono i nostri contenuti, unisciti alla nostra indaffarata community di api su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autore: Caroline Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto pressione la rendono la persona migliore per trasformare in realtà progetti complicati.

Visualizza tutti i post

Iniziare con la gestione dei progetti:

1. Che cos'è un progetto?
2. Che cos'è la gestione dei progetti?
3. Come gestire i progetti?
4. Agile contro Scrum
5. Agile vs Cascata
6. 4 esempi di progetti