Che cos'è la riconciliazione delle fatture?

La riconciliazione delle fatture è un processo che consiste nel confronto dei dati delle fatture con i dati degli estratti conto. È un compito molto importante per tutte le aziende. La riconciliazione delle fatture si applica sia alle fatture per beni e servizi acquistati sia alle fatture emesse ai clienti. Grazie a questa operazione puoi verificare se sei in ritardo con i tuoi pagamenti per gli acquisti legati al business. Ciò ti consentirà di controllare meglio i crediti. Leggi l'articolo per scoprire perché non va trascurata la riconciliazione delle fatture.

Riconciliazione fatture – il contenuto dell'articolo:

1. Come riconciliare le fatture in entrata?
2. Quali sono i vantaggi della riconciliazione delle fatture in entrata?
3. Come riconciliare le fatture in uscita?
4. Quali sono i vantaggi della riconciliazione delle fatture in uscita?
5. È possibile riconciliare le fatture manualmente?
6. Come migliorare il processo di riconciliazione delle fatture?

Come riconciliare le fatture in entrata?

Ogni volta che acquisti merce ricevi una fattura. Allo stesso modo con i servizi, anche quelli vengono saldati con le fatture. Se la tua azienda è apparsa di recente sul mercato, c'è il rischio che non tutti i partner siano desiderosi di vendere i loro prodotti o servizi in base al pagamento differito. In tale scenario, dovrai saldare i tuoi pagamenti in contanti. Questo metodo di pagamento significa che non dovrai riconciliare le fatture in entrata. In caso di fatture in contanti puoi sempre stare certo che è stato saldato.

Dopo un po' di tempo, quando la tua azienda diventerà più conosciuta dagli appaltatori, sempre più aziende saranno desiderose di venderti i loro prodotti sulla base di un pagamento differito. È vantaggioso, perché acquistando prodotti non devi investire i tuoi fondi sul posto. Il tuo unico compito è quello di tenere d'occhio le scadenze di pagamento. La riconciliazione delle fatture aiuta in questo importante sforzo. Come riconciliare le fatture?

Tutto quello che devi fare è confrontare le fatture in entrata, ovvero quelle che hai ricevuto da altre società, con il tuo conto bancario. Per velocizzare il processo puoi decidere di filtrare le fatture in entrata. Dopo questa operazione otterrai l'elenco completo delle transazioni con tutti i dettagli sui pagamenti effettuati per prodotti e servizi. Con tale lista in mano dovrai confrontare i dati sulle fatture con quelli sugli estratti conto. Verifica se tutto il denaro trasferito ha raggiunto il destinatario corretto confrontando i dettagli dell'emittente della fattura con i dettagli del destinatario della fattura. Se quei dettagli corrispondono e tutto è corretto, puoi spuntare la fattura come pagata.

Quali sono i vantaggi della riconciliazione delle fatture in entrata?

Perché la riconciliazione delle fatture in entrata nella tua azienda è così importante? Questa operazione ti aiuta a mantenere il controllo su tutte le date e le scadenze di pagamento. Se dopo la riconciliazione hai ancora delle fatture ma non ci sono bonifici corrispondenti, significa solo una cosa: non hai pagato quelle fatture. In questa situazione è necessario verificare se il termine di pagamento è stato superato. Se alcuni dei bonifici non sono stati effettuati, controlla il tuo account nella sezione ordini pendenti, potrebbero essere in attesa di realizzazione, in questo caso non c'è nulla di cui allarmarsi. Tuttavia, se il termine di pagamento è stato superato e la fattura non è stata pagata, è meglio saldare tutti i pagamenti in sospeso il prima possibile.

Il pagamento effettuato oltre la scadenza può avere conseguenze negative per la tua attività. Che tipo di conseguenze? L'emittente della fattura che non è stata pagata in tempo può addebitarti un interesse per il differimento del pagamento. Il ritardo nel pagamento può comportare la perdita di sconti e riduzioni. I problemi con i pagamenti influiscono sull'immagine della tua azienda, perché a nessuno piace collaborare con entità che spesso sono in ritardo con i pagamenti. La riconciliazione delle fatture ti aiuta a evitare tali problemi, con questo processo sarai in grado di adempiere ai tuoi obblighi in tempo.

Come riconciliare le fatture in uscita?

Le fatture in uscita sono fatture inviate dalla tua azienda ai tuoi clienti quando il tuo prodotto è stato venduto o il tuo servizio è stato fornito. La riconciliazione delle fatture in uscita ti aiuterà a tenere d'occhio tutte le tue passività. Grazie a questa operazione saprai esattamente chi ti ha pagato e chi è in ritardo nel pagamento. Come avviene concretamente la riconciliazione delle fatture in uscita?

I dettagli degli estratti conto bancari devono essere incrociati con tutte le fatture in uscita emesse. Per velocizzare il processo puoi decidere di filtrare le fatture in uscita. Dopo questa operazione, otterrai l'elenco completo dei pagamenti sul conto. Nel passaggio successivo devi confrontare tutti i numeri dell'estratto conto con le fatture in uscita. Verificare accuratamente se i dati della persona o della società che ha pagato la fattura corrispondono ai dati dell'acquirente sulla fattura in uscita.

Si consiglia particolare cautela in fase di riconciliazione fatture soprattutto se si tratta di più fatture con lo stesso importo da pagare, ma per clienti diversi. La mancanza di accuratezza durante la riconciliazione può comportare l'abbinamento della fattura con il cliente sbagliato. Per evitare tali errori controlla tutti i titoli dei trasferimenti. Finché sai per quale prodotto o servizio è stato effettuato il pagamento, dovrebbe essere facile abbinare il trasferimento alla fattura in uscita corretta. Ma perché la riconciliazione delle fatture è così importante?

Quali sono i vantaggi della riconciliazione delle fatture in uscita?

La riconciliazione delle fatture in uscita offre una panoramica dell'attuale situazione finanziaria dell'azienda. Grazie alla riconciliazione sai quali fatture emesse da te sono già state pagate e sai che tipo di entrate potresti aspettarti sul tuo conto nel prossimo futuro. L'operazione di riconciliazione ti aiuterà a notare tutti i clienti, che sono in ritardo con i pagamenti dei tuoi prodotti o servizi. Con le informazioni esatte potresti decidere di agire in questo settore e costringere i tuoi debitori a saldare i tuoi crediti. Non esitare a inviare ai tuoi clienti promemoria delicati sul loro pagamento, qualsiasi ritardo nel farlo potrebbe causare problemi con il recupero dei tuoi crediti. Non trascurare la riconciliazione delle fatture in uscita.

È possibile riconciliare le fatture manualmente?

Se non emetti molte fatture, il processo di riconciliazione non richiederà molto tempo. Allo stesso modo, se non hai emesso molte fatture di costo, il check-up delle fatture in entrata non dovrebbe essere difficile. Con una piccola quantità di documenti tutta la riconciliazione delle fatture può essere eseguita manualmente. È utile creare un elenco di tutte le fatture in entrata, dove spuntare tutte quelle già pagate e vedere il resto, che è ancora in attesa di essere saldato. È necessario creare lo stesso tipo di elenco per tutte le fatture in uscita. In questo elenco spuntate tutte le fatture pagate dai vostri clienti per vedere quelli che sono in ritardo nel pagamento.

Durante la riconciliazione delle fatture per accelerare il processo, è consigliabile utilizzare un foglio di calcolo ben preparato. Vale la pena mettere tutte le fatture in ordine cronologico.

Prova a contrassegnare tutte le fatture pagate in entrata immediatamente dopo aver ricevuto il trasferimento sul tuo account. La riconciliazione manuale delle fatture potrebbe non essere l'opzione migliore per coloro che hanno molte fatture. Cosa fare per facilitare l'operazione di riconciliazione fatture quando ci sono molti più documenti da controllare. Come affrontare la riconciliazione che non può essere eseguita manualmente?

Come migliorare il processo di riconciliazione delle fatture?

Per facilitare il processo di riconciliazione delle fatture che non possono essere eseguite manualmente è utile utilizzare un software speciale. L'applicazione dedicata ti aiuterà a trovare tutte le discrepanze tra fatture in uscita e bonifici sul tuo conto. Con l'applicazione, puoi facilmente determinare se il tuo cliente ha pagato la fattura per intero, in parte o è in ritardo con il pagamento. Il software per computer ti consente di trovare rapidamente tutte le fatture con scadenze scadute, il che potrebbe consentirti di riscuotere i debiti, se necessario. Non perderai mai la data di pagamento dei prodotti e servizi acquistati. L'applicazione ti aiuterà a risparmiare molto tempo, che può essere utilizzato in altre aree della tua attività.

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 diversi gradi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Quando cerca dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

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