La guida completa alla gestione efficace delle risorse per innovare e crescere

Con la drammatica crescita della tecnologia e i frequenti cambiamenti nel comportamento dei consumatori, le organizzazioni oggi sono sottoposte a una crescente pressione per innovare costantemente. Al centro dell'acquisizione di un vantaggio competitivo in un mercato in continua evoluzione, del raggiungimento di obiettivi strategici pur rimanendo rilevanti, del soddisfare le aspettative dei clienti e dell'aumento dei ricavi, ci sono le risorse dell'azienda.

Tuttavia, il più delle volte, le organizzazioni finiscono per compromettere i propri profitti a causa dell'uso inefficiente delle risorse a disposizione. Per raggiungere nuove vette di successi ed evitare di portare a perdite maggiori, qualsiasi organizzazione deve praticare un'efficace gestione delle risorse.

Questo post descrive modi pratici per gestire le risorse organizzative e fornisce tecniche che possono aiutare a facilitare meglio il processo.

Che cos'è la gestione delle risorse?

La gestione delle risorse si riferisce al corretto utilizzo delle risorse organizzative. Implica la pianificazione, la programmazione e l'allocazione di risorse materiali e immateriali per prestazioni migliori. Il suo obiettivo finale è massimizzare l'efficienza delle risorse, migliorando così le possibilità di successo dei tuoi obiettivi, progetti o attività organizzative.

Durante il processo, l'imprenditore o il manager determina come utilizzare al meglio le risorse disponibili, identificare le risorse aggiuntive necessarie e identificare le risorse che vengono sprecate.

Importanza della gestione delle risorse

Una buona gestione delle risorse consente a un'organizzazione di completare il proprio lavoro nel modo più efficiente possibile e di rimanere competitiva con i suoi rivali. Ecco perché la gestione delle risorse è essenziale per la tua organizzazione.

• Riduci al minimo i costi e aumenta l'efficienza della consegna dei progetti assegnando la risorsa giusta al progetto giusto al momento giusto
• Prevedere la domanda di risorse e identificare in anticipo potenziali sfide come conflitti di pianificazione o carenza di risorse, prevenendo così i fallimenti del progetto
• Consenti l'utilizzo ottimale delle risorse trovando il giusto equilibrio tra massimizzare la produttività del tuo team e allo stesso tempo assicurarti che non si sentano oberati di lavoro
• Migliorare la trasparenza e la comunicazione e prevenire i conflitti sul posto di lavoro. Con una panoramica della disponibilità delle risorse e del carico di lavoro pianificato, puoi evitare un'allocazione eccessiva.
• Consentire una migliore pianificazione strategica e processo decisionale fornendo visibilità sulle risorse aziendali, sulla loro disponibilità e sulla pianificazione.

Tipi di risorse organizzative

Un'organizzazione fa affidamento su diverse risorse per l'esecuzione dei progetti e queste rientrano in due categorie; risorse materiali e immateriali. Queste risorse in genere includono;

Processo di gestione delle risorse

Il ciclo di vita della gestione delle risorse introdotto da Mavenlink, elenca 5 fasi "che rispecchiano il ciclo di vita della consegna del progetto dall'inizio all'analisi: stima, pianificazione, esecuzione, analisi e ottimizzazione".

La fase di stima

Una gestione efficace delle risorse inizia con la stima dei requisiti (tipi e quantità) di risorse interne ed esterne per completare un progetto. Una volta definite le attività progettuali, dovrebbero essere identificate le risorse necessarie per completarle con successo.

Ci sono sei input che devono essere utilizzati nella stima delle risorse dell'attività. Questi sono

• Elenco attività
• Attributi di attività
• Asset dei processi organizzativi
• I fattori ambientali dell'impresa
• Piano di gestione del progetto
• Disponibilità delle risorse

Sono disponibili diverse tecniche per stimare le risorse dell'attività,

• Il giudizio degli esperti ; chiedere a esperti che hanno già svolto compiti simili e avere un parere sul tipo di risorse richieste
• Analisi alternativa ; ciò comporta la considerazione delle diverse opzioni disponibili per l'allocazione delle risorse. Puoi modificare il numero o il tipo di risorse utilizzate ed esplorare diversi modi per eseguire un'attività e decidere tra diverse alternative.
• Dati di stima pubblicati ; capire quante risorse hai bisogno facendo riferimento a studi, articoli e ricerche che contengono dati rilevanti di altre persone e organizzazioni.
• Software per la gestione dei progetti ; questi spesso offrono funzionalità ai project manager per stimare facilmente le risorse necessarie per un progetto e identificare eventuali vincoli.
• La stima dal basso ; suddividere le attività complesse in attività più piccole e stimare le risorse necessarie per ogni singola fase. Il costo delle singole attività può quindi essere sommato per ottenere un preventivo totale.

La fase del piano

Durante questa fase del processo di gestione delle risorse, il tuo obiettivo è identificare come utilizzare le risorse identificate nel modo più efficiente possibile. Ciò significa prenotare le tue risorse per progetti di alto livello in base a competenze, ruoli e disponibilità.

Durante questa fase, è necessario avere una chiara comprensione del pool di risorse che comprende le risorse, le loro competenze, i ruoli e l'esperienza, la disponibilità, le tariffe e le tariffe di fatturazione. È possibile fare riferimento a questo pool di risorse durante l'allocazione delle risorse disponibili e adeguate alle attività del progetto.

La pianificazione delle risorse consente di prevenire il sottoutilizzo e l'allocazione eccessiva delle risorse e di ridurre al minimo le dipendenze tra attività e risorse.

La fase di esecuzione

Ormai le risorse sono programmate e il piano di progetto è stato implementato. Durante questa fase,

• Tieni traccia delle prestazioni delle risorse man mano che il progetto avanza. Riallocare le risorse assegnate in modo improprio per migliorare le prestazioni
• Verificare frequentemente con le risorse per assicurarsi che stiano funzionando bene e dispongano degli strumenti necessari per eseguire le proprie responsabilità
• Creare un elenco di backup delle risorse in caso di conflitti che possono sorgere durante il progetto

La fase di analisi

Questa fase è dedicata all'analisi dell'accuratezza dell'allocazione delle risorse, delle loro prestazioni e del loro contributo al successo del progetto. Per eseguire questa fase in modo efficace, è necessario raccogliere informazioni e dati durante l'intero ciclo di vita della gestione delle risorse; ciò include informazioni come ore lavorate, date di scadenza delle attività e date di completamento, aumenti dei livelli di abilità, ecc.

Tenere una retrospettiva per riflettere sulle vittorie e sui fallimenti della gestione delle risorse durante il progetto può aiutare a scoprire maggiori informazioni che possono essere utilizzate per scopi futuri di formazione o assunzione e per la pianificazione delle risorse.

La fase di ottimizzazione

Sulla base dell'analisi effettuata, è possibile intervenire per ottimizzare ulteriormente il processo di gestione delle risorse. Identifica dove devi implementare il cambiamento per prevenire problemi e dove nel processo devi apportare miglioramenti.

Suggerimenti per la gestione delle risorse

I suggerimenti menzionati di seguito sono per aiutarti a implementare meglio la gestione delle risorse nella tua organizzazione.

Ottieni una panoramica delle risorse disponibili

Una chiara panoramica delle risorse con cui stai attualmente lavorando rende più facile pianificare i tuoi progetti in base ai tuoi obiettivi. Inoltre, la conoscenza di tutte le risorse a tua disposizione aiuterà,

• Identifica rapidamente le risorse giuste da assegnare alla giusta attività di progetto
• Rileva subito potenziali colli di bottiglia e ottieni una migliore comprensione degli impegni imminenti
• Realizza piani a lungo termine più accurati e fai previsioni sulle risorse in modo più affidabile

Creare un pool di risorse centralizzato

Un pool di risorse fornisce una chiara panoramica delle risorse disponibili da assegnare alle attività del progetto. Aiuta il project manager durante l'allocazione delle risorse e la pianificazione di più progetti. Un pool di risorse centralizzato consente a tutti i membri del team di comprendere il "quadro generale", dove si inseriscono, quale ruolo devono svolgere e i limiti coinvolti. Questo a sua volta li aiuta a motivarli a dare il meglio per completare i loro compiti individuali in modo tempestivo.

Sviluppare un piano di emergenza

Possono verificarsi eventi imprevisti che possono causare conflitti e portare infine al fallimento del progetto. Avere un piano di emergenza proattivo in atto per essere preparati alla carenza di risorse e alle circostanze negative in caso di emergenza.

Monitorare costantemente lo stato di avanzamento del progetto

Tieni traccia delle prestazioni di ogni singola risorsa durante tutto il progetto per identificare le situazioni di allocazione eccessiva o insufficiente. Il monitoraggio delle prestazioni effettive rispetto alle prestazioni previste ti consentirà di comprendere meglio dove si sta perdendo tempo e di apportare modifiche alla tua allocazione di conseguenza.

Garantire trasparenza

Allinea il tuo team e assicurati che stia lavorando collettivamente per raggiungere lo stesso obiettivo per promuovere la trasparenza e la fiducia. Ciò significa anche coinvolgere l'intero team durante il processo di pianificazione e consegna del progetto, incoraggiare una comunicazione aperta quando si discute dei potenziali rischi per le risorse del progetto e garantire che il team sia a conoscenza delle priorità del progetto.

Utilizzo di un'area di lavoro visiva per la gestione delle risorse

Un unico spazio di lavoro condiviso per collaborare al brainstorming, alla pianificazione, all'esecuzione e all'analisi del piano di gestione delle risorse aiuta a centralizzare i flussi di lavoro e le risorse di gestione delle risorse. Ciò, a sua volta, semplifica la collaborazione e la comunicazione tra i team, consentendo un processo di gestione delle risorse più agevole.

Uno spazio di lavoro visivo infinito come Creately ti consente di avere la struttura delle interruzioni di lavoro, la struttura della ripartizione delle risorse, la carta del team e le schede di gestione delle attività fianco a fianco mentre ti muovi attraverso la pianificazione e l'esecuzione del tuo progetto con il tuo team. Creately offre modelli personalizzati per varie attività di gestione delle risorse e pianificazione dei progetti che i team possono utilizzare immediatamente per accelerare il proprio lavoro.

Tecniche visive per semplificare la gestione delle risorse

I seguenti strumenti visivi possono essere utilizzati per comprendere meglio lo stato dell'utilizzo delle risorse organizzative e dei requisiti delle risorse, allocarli meglio e tenere traccia dell'avanzamento del progetto in modo efficace.

Struttura di ripartizione del lavoro

La struttura di scomposizione del lavoro aiuta a scomporre i progetti di grandi dimensioni in parti più piccole e più gestibili che contengono i risultati finali del progetto o i risultati che completerà. Ciò aiuterà a identificare rapidamente le risorse necessarie per completare ogni singolo risultato finale del progetto.

Fare riferimento alla nostra Guida facile alle strutture di ripartizione del lavoro per imparare come creare una WBS passo dopo passo.

Struttura di ripartizione delle risorse

La struttura di ripartizione delle risorse rappresenta l'elenco delle risorse che saranno necessarie per eseguire un determinato progetto. Scompone gerarchicamente le risorse che costeranno denaro (ad esempio persone, attrezzature e materiale) per categoria e tipo, aiutando così a stimare quanto costerà il progetto e informando il budget.

Ulteriori informazioni sull'utilizzo della struttura di ripartizione delle risorse qui.

Inventario delle competenze

L'inventario delle competenze è uno strumento di gestione delle risorse umane utilizzato per registrare informazioni sulle competenze, l'istruzione e le esperienze dei dipendenti attuali. Ciò consente di valutare rapidamente se il personale attuale è in grado di soddisfare i requisiti del progetto e di assegnarli in modo appropriato.

Leggi la nostra guida sulla pianificazione delle risorse umane per saperne di più sul processo e sugli strumenti di pianificazione della manodopera.

Scheda Kanban

La scheda Kanban ti consente di visualizzare il tuo flusso di lavoro in più fasi del progetto (cioè da fare, in corso e finito). In termini di gestione delle risorse, la scheda Kanban è utile quando si gestisce un progetto con risorse scarse o limitate che devono essere utilizzate con saggezza.

Consulta la nostra guida su Come gestire al meglio i tuoi progetti con le schede Kanban per saperne di più sulla creazione e l'utilizzo delle schede Kanban.

Diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt forniscono una rapida panoramica delle attività pianificate del progetto, dei loro progressi e di chi ci sta lavorando. La capacità di assimilare a colpo d'occhio l'intero carico di lavoro dell'intero team rende più facile rilevare le aree in cui le risorse sono state sovrascritte o sottoutilizzate.

Pronto a migliorare il tuo processo di gestione delle risorse?

La pratica della gestione delle risorse è preziosa per tutte le organizzazioni, poiché le risorse sono fondamentali per raggiungere gli obiettivi organizzativi, soddisfare le esigenze dei clienti, aumentare i ricavi e far crescere il business.

Una corretta gestione delle risorse aiuta in termini di aumento dell'efficienza del team, prevenzione di problemi di comunicazione tra i membri del team, manager e clienti, fare previsioni accurate e appianare i colli di bottiglia prima che si verifichino durante i progetti. Sebbene offra molti vantaggi, se non eseguito correttamente può costare anche molto.

Ci auguriamo che questa guida ti aiuti a comprendere meglio il tuo processo di gestione delle risorse e a migliorare i tuoi progetti.

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