Cos'è lo stock di sicurezza e come mitigare i rischi della catena di fornitura?

Immagina uno scenario in cui hai parlato con un cliente che desidera un articolo di alto valore.

Superi tutte le loro obiezioni e il cliente accetta la vendita. Tuttavia, ne hanno bisogno il giorno successivo.

Quando controlli i livelli delle scorte, rimani inorridito nello scoprire che è esaurito e non sarà disponibile per alcuni giorni.

Deluso, il cliente si rivolge a uno dei tuoi concorrenti.

Saltare a:

• Come si calcola la quantità di scorte di sicurezza da trasportare?
• Qual è l'importanza delle scorte di sicurezza per la tua attività?

Anche se si tratta di uno scenario immaginario, la realtà è che l’esaurimento e l’eccesso di scorte costano ai rivenditori nordamericani l’incredibile cifra di 349 miliardi di dollari ogni anno.

Come evitare scenari come questo e le relative perdite? La risposta è semplice: scorte di sicurezza. Cos'è lo stock di sicurezza e come puoi utilizzarlo per assicurarti di non perdere vendite o clienti?

Cos'è lo stock di sicurezza?

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Proprio come potresti avere torce e/o candele in caso di interruzione di corrente, le scorte di sicurezza sono la tua riserva di emergenza per i tuoi prodotti.

Le scorte di sicurezza sono i prodotti in eccesso che tieni a portata di mano nel caso in cui ci sia fretta su tali prodotti o se riscontri problemi con la logistica e la catena di approvvigionamento.

Probabilmente utilizzi la previsione della domanda per stimare quanto venderà un prodotto in un determinato periodo.

Tali previsioni ti informano sull'ordinazione (e sul riordino) delle scorte e sulla gestione dell'inventario.

Tuttavia, sebbene la previsione della domanda possa rappresentare una parte importante della gestione aziendale , non consente imprevisti.

Torniamo agli scenari immaginati.

La consegna è prevista per giovedì, ma le condizioni meteorologiche estreme, che sembra essere sempre più frequente, fanno sì che il tuo normale fornitore di servizi logistici non possa effettuare consegne al tuo centro logistico per diversi giorni.

Fortunatamente, hai adottato una strategia di scorte di sicurezza l'anno prima e disponi di un "cuscino" sufficiente per mantenerti fino a quando non viene effettuata la consegna.

Come si calcola la quantità di scorte di sicurezza da trasportare?

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Se gestisci un'attività di e-commerce e trasporti migliaia di prodotti, avere scorte di sicurezza per ogni SKU (unità di stock) che possiedi potrebbe non essere fattibile.

Proprio come per la previsione della domanda, si tratta di identificare modelli. Quali SKU hanno un turnover elevato e potrebbero esaurirsi in caso di emergenza o di corsa improvvisa a quel prodotto?

Potresti utilizzare una soluzione di gestione dell'inventario che può aiutarti a identificare i prodotti più apprezzati e a calcolare la quantità di scorte di sicurezza da prendere in considerazione.

In caso contrario, la formula per risolverlo è sorprendentemente semplice e può essere eseguita in quattro passaggi.

1. Figure

Come con qualsiasi formula matematica, avrai bisogno di alcune cifre con cui lavorare. Quando si tratta di scorte di sicurezza, ce ne sono quattro di cui hai bisogno:

• Utilizzo quotidiano massimo . Questo è il volume più alto di uno SKU venduto in un periodo specifico. Potrebbe trattarsi di un giorno reale o di una settimana o potrebbe anche riferirsi a una stagione.
• Tempo massimo di consegna . Qual è il tempo più lungo impiegato dal tuo fornitore (o fornitore di servizi logistici) per consegnare lo SKU alla tua sede o al centro logistico? Questo avviene dal momento in cui effettui un ordine o quando avviene il riordino automatico.
• Utilizzo medio giornaliero . Quali sono le vendite medie di quello SKU in un determinato periodo? Questo può essere un punto in cui le fluttuazioni stagionali possono influenzare le cifre. Dopotutto, venderesti più alberi di Natale nel periodo che precede il Natale rispetto al resto dell'anno.
• Tempi di consegna medi . Qual è il tempo medio impiegato per la consegna del prodotto? Questo sarà diverso dal tempo di consegna massimo, poiché può essere influenzato da diversi fattori.

È importante notare che non esiste una soluzione valida per tutti. Diversi tipi di rivenditori avranno esigenze molto diverse in merito all'inventario e alla gestione dell'inventario.

Un supermercato è totalmente diverso da un contact center omnicanale che vende una vasta gamma di apparecchiature audio e video.

2. Massimi

Ora, hai bisogno di una cifra massima.

Ottieni questo moltiplicando il tuo utilizzo giornaliero massimo per il tempo di consegna massimo.

Queste sono le cifre dello scenario peggiore, che rappresentano cosa accadrebbe se vendessi il maggior numero di SKU possibili e il tuo fornitore o fornitore di servizi logistici impiegasse il tempo più lungo possibile per rifornirti.

Ad esempio, se il massimo delle vendite di un particolare prodotto fosse di 17 unità in un giorno e la consegna più lunga fosse di 8 giorni, moltiplicheresti i due e otterresti 136. In alcuni casi, potresti anche pensare a dove le persone sono nei tuoi lead e nelle canalizzazioni di vendita e quando potrebbero prendere una decisione.

3. Medie

Come per i tuoi massimi, questa è una moltiplicazione semplice.

Prendi le tue due cifre medie per ottenere un'unica media per la formula.

Se vendessi in media 12 di quello SKU e le consegne richiedessero in media quattro giorni, la cifra media complessiva (ai fini del calcolo delle scorte di sicurezza) sarebbe 48.

4. Calcola il tuo fabbisogno di scorte di sicurezza

Che tu venda D2C (diretto al consumatore) o disponga di un modello di ciclo di vendita B2B e aziendale , il fatto è che non puoi sempre essere sicuro di cosa potrebbe accadere.

Come si suol dire, aspettati l’inaspettato, o almeno preparati ad affrontarlo.

Quindi, ora hai ridotto le quattro cifre con cui hai iniziato a due in modo da avere un'idea della scorta di sicurezza di cui hai bisogno. Per ottenere questo, sottrai la cifra media dalla cifra massima.

Negli esempi forniti, verrebbe sottratto 48 da 136, ottenendo 88. In questo caso, la scorta di sicurezza di cui avresti bisogno sarebbe 88 SKU di quel prodotto.

Qual è l'importanza delle scorte di sicurezza per la tua attività?

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Ogni azienda vuole evitare la perdita di vendite.

E non si tratta solo di vendite; se un articolo è esaurito, il cliente deluso potrebbe trovare quel prodotto altrove e decidere di rivolgersi all'azienda che ha soddisfatto le sue esigenze in futuro.

È necessario comprendere i diversi vantaggi che vi porterà una strategia di scorte di sicurezza.

1. Meno rotture di stock

Potrebbe non essere possibile evitare completamente l'esaurimento delle scorte, soprattutto se si dispone di una vasta gamma di prodotti e di uno spazio di magazzino limitato.

Puoi analizzare i tuoi dati, riconoscere modelli e provare a evitare l'esaurimento delle scorte sugli articoli più popolari.

Potresti avere in atto politiche che attivano il riordino quando le scorte scarseggiano, ma le scorte di sicurezza servono a proteggerti da eventi imprevisti. Si tratta di fornire esperienze cliente (CX) ottimali e, proprio come allineare i team di vendita e di supporto può aiutare in un'area della CX, le scorte di sicurezza possono aiutare in un'altra.

2. Ottimizzazione dell'utilizzo del magazzino

Lo stoccaggio non è gratuito. A seconda delle dimensioni e delle sedi della tua attività, potresti utilizzare più di un magazzino.

Il tuo sistema di gestione dell'inventario può tenere traccia di cifre diverse da più sedi e devi anche considerare se eventuali costi annullerebbero l'utilità delle scorte di sicurezza.

Ma nella maggior parte dei casi, le scorte di sicurezza possono essere molto utili, soprattutto data la crescita dell’e-commerce .

3. Previsione della domanda

La previsione della domanda può essere strettamente legata al calcolo delle scorte di sicurezza.

Nel corso del tempo, puoi confrontare i dati di entrambi per vedere quanto fossero accurate le tue previsioni.

Ciò ti consente di apportare modifiche in base alla previsione rispetto a ciò che è accaduto.

4. Riconoscere i bisogni stagionali

I modelli stagionali possono essere molto diversi dal resto dell’anno.

Potresti anche avere periodi in cui offri sconti sui prodotti ed entrambi dovrebbero essere presi in considerazione nel calcolo delle scorte di sicurezza.

Ad esempio, potresti pianificare i saldi di luglio, durante i quali offrirai uno sconto del 50% sui prodotti che aiutano le aziende a lavorare nell'ambito del COSO .

Anticipare una corsa significa che puoi pianificare una scorta di sicurezza più grande del normale.

5. Efficienza

Avere delle scorte di sicurezza dei tuoi articoli più apprezzati può significare che la tua attività opera in modo più efficiente. Eviti scenari di esaurimento delle scorte e puoi evadere tutti gli ordini che arrivano mentre aspetti un rifornimento di tali articoli.

6. Clienti felici

L'esaurimento delle scorte può significare clienti insoddisfatti, ed è qualcosa che vuoi evitare.

In genere, i clienti non conoscono, né si preoccupano, degli eventuali problemi che potrebbero dover affrontare, come l'interruzione della catena di fornitura. Vogliono solo ordinare un articolo con successo. In alcuni casi, come durante un processo di modernizzazione legacy , potrebbero addirittura aver bisogno urgentemente di quell'elemento.

La soddisfazione del cliente sarà sempre importante e disporre di scorte di sicurezza è un fattore che può contribuire a questo.

Il cibo da asporto

Immagine gratuita proveniente da Pixabay

Molti fattori possono influenzare le vostre decisioni sulle scorte di sicurezza.

Mentre quelli ovvi sono quanti SKU di un prodotto vendi e quanto tempo ci vuole per ricostituire lo stock, devi anche pensare a cose come i costi di magazzino.

In alcuni casi, come nel caso dei supermercati, è necessario anche considerare se un esaurimento temporaneo delle scorte causerà davvero problemi. Forse il rischio maggiore che causa l’esaurimento delle scorte sono i problemi della catena di approvvigionamento.

A seconda di come opera il tuo fornitore o fornitore di servizi logistici, questi possono variare da condizioni meteorologiche avverse a problemi meccanici con il veicolo utilizzato per la consegna.

Una strategia relativa alle scorte di sicurezza può ridurre i rischi e funzionare parallelamente alla previsione della domanda.