Che cos'è il rapporto sulle vendite?

Pubblicato: 2021-05-24

Pianificazione, esecuzione e controllo.

Tutti e tre questi elementi sono ugualmente importanti per garantire il successo di un'azienda.

Sfortunatamente, molte aziende non riescono a capirlo e non danno ai reportage tutto il rispetto che è dovuto. Questo, tuttavia, è l'approccio sbagliato. Puoi sviluppare veramente il tuo business e avere una strategia affidabile basata sui dati solo quando sei pienamente consapevole dei risultati di tutte le attività che si svolgono all'interno della tua azienda.

La prima tappa del percorso verso la grandezza è il reporting delle vendite.

Che cos'è un rapporto sulle vendite?

Un report sulle vendite , noto anche come report di analisi delle vendite, è un registro completo di tutte le attività di vendita svolte all'interno di un'azienda in un determinato periodo di tempo.

In sostanza, fornisce ai responsabili delle vendite una panoramica di tutti i processi di vendita e le operazioni svolte dall'azienda. Agisce sia come riflesso delle varie tendenze che si verificano nel volume delle vendite in un determinato periodo di tempo e offre una panoramica delle diverse fasi del funnel di vendita. Inoltre, contiene anche informazioni analitiche riguardanti le prestazioni di tutti i responsabili delle vendite del team.

Non esiste un modulo rigorosamente definito che ogni azienda deve seguire durante la creazione dei rapporti sulle vendite. A seconda delle esigenze e dei flussi di lavoro interni della specifica azienda, gli elementi inclusi nel report possono variare. Tuttavia, tradizionalmente, i rapporti sulle vendite sono costituiti dalle seguenti caratteristiche :

La panoramica del progetto

Prima di entrare nel rapporto vero e proprio e coprire i dettagli del periodo monitorato, è necessario fornire alla persona che legge il rapporto alcune informazioni di base. Dopotutto, non sai mai chi finirà per leggere il tuo rapporto, quindi è essenziale assicurarsi che le informazioni in esso contenute siano accessibili anche alle persone che hanno poca o nessuna conoscenza dei precedenti risultati di vendita della tua azienda.

L'approccio migliore da adottare qui è includere sia l'obiettivo del rapporto che un promemoria dei risultati raggiunti in periodi di tempo precedenti.

Scomposizione dei dati

Anche se è un'ottima idea rendere i tuoi rapporti il più dettagliati possibile in modo che tutti coloro che li leggono possano capire meglio i tuoi processi di vendita. Tuttavia, includere infiniti fogli di calcolo e tabelle non è sempre il modo migliore per presentare i dati: è spesso inefficiente e confonde.

Invece, dovresti prendere tutte le informazioni che hai raccolto e suddividerle in parti più piccole e più gestibili . Compilalo e presentalo in blocchi digeribili, con ogni elemento che mostra un processo singolare o riflette su una singola metrica. Non dimenticare di identificare chiaramente ciò che ogni articolo sta misurando e qual è l'esatto periodo di tempo che sta guardando. Quindi, assicurati di spiegare la possibile fluttuazione dei dati e qualsiasi altra informazione aggiuntiva che darebbe ai tuoi lettori una migliore comprensione delle cifre nel tuo rapporto.

Interpretazione dei risultati

Dopo aver stabilito i tuoi obiettivi e presentato i dati raccolti, è il momento di spiegare cosa significano i dati per la tua azienda nel quadro più ampio. Invece di lanciare semplicemente una serie di cifre e grafici casuali ai lettori dei tuoi rapporti sulle vendite, spiega cosa significano per la tua azienda.

Ad esempio, se hai appena implementato una nuova strategia e vedi alcune fluttuazioni nei dati di vendita, puoi dare un giudizio sul successo o meno della strategia in questione. Quindi, puoi andare ancora oltre e provare a identificare cosa ha portato esattamente alle fluttuazioni.

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Perché i rapporti sulle vendite sono importanti?

Sebbene i rapporti sulle vendite potrebbero non essere entusiasmanti come altre parti più creative del processo di vendita, è chiaramente una parte importante di una strategia di vendita di successo.

La definizione stessa di report sulle vendite suggerisce che si tratta di un potente strumento di analisi che consente alle aziende di valutare sia le loro attuali prestazioni di vendita sia la loro strategia di vendita più ampia. Tuttavia, c'è di più nei rapporti sulle vendite oltre a questo. Per comprendere meglio i numerosi motivi per cui i leader delle vendite di tutto il mondo dedicano tempo ed energie alla creazione regolare di report sulle vendite, diamo un'occhiata ai vantaggi offerti dai report sulle vendite:

Ti consente di individuare e rimuovere con successo i colli di bottiglia nella canalizzazione di vendita. Non è raro che le aziende raggiungano il punto di stagnazione o addirittura vedano un calo delle vendite e, quindi, dei profitti. In effetti, tutte, anche le aziende di maggior successo, lo attraversano nel corso della loro vita. I responsabili delle vendite efficienti tengono traccia di tutte le attività di vendita che si svolgono all'interno della loro attività, quindi ogni volta che si verifica un calo delle vendite, sono in grado di individuare il problema ed eliminarlo efficacemente. Avere un rapporto di vendita dettagliato e intuitivo ti offre l'opportunità di individuare rapidamente quando si è verificato esattamente il problema e quale potrebbe essere stata la causa.
Aiuta i rappresentanti di vendita a concludere più affari. I rapporti sulle vendite forniscono ai responsabili delle vendite un contesto ed evidenziano quali processi hanno portato a quali risultati. A loro volta, i responsabili delle vendite possono mettere un dito sull'esatta cosa che i rappresentanti di vendita potrebbero migliorare per concludere più affari. Possono facilitare la formazione e i workshop per potenziare determinate abilità e acquisire maggiori competenze in aree particolari che ne sono prive.
Dà la possibilità di scoprire tendenze positive in territori specifici. Quando hai una registrazione completa della tua attività di vendita, puoi vedere quali lead provengono da dove. Ciò significa che puoi individuare quali fonti di lead generano i lead di qualità più elevata e quali pratiche sono le più efficaci per coltivarli e ridimensionarli.
Attenua gli inconvenienti del turnover del personale. È una cosa del tutto normale per le aziende più grandi avere alti tassi di rotazione del personale. Le persone vanno e vengono mentre scoprono nuove opportunità per se stesse. Tuttavia, i percorsi di carriera dei tuoi dipendenti non devono influenzare negativamente le prestazioni di vendita della tua azienda. Non vuoi che nessuna delle tue informazioni di vendita essenziali esca dalla porta con la holding individuale quando lascia l'azienda. Per mantenere tutti i tuoi dati al sicuro e ben organizzati, dovresti disporre di un sistema centralizzato di reporting delle vendite in atto.
Fornisce al team di vendita un migliore senso dell'orientamento e lo motiva. Sebbene i rapporti sulle vendite possano far sentire i dipendenti osservati da vicino e persino sopraffatti, possono anche renderli più motivati a lavorare di più. Quando sanno che c'è un modo per tenere traccia delle loro prestazioni, cercheranno di raggiungere tutti gli obiettivi di vendita.

Tutto sommato, il reporting delle vendite è un processo estremamente importante da capire. Devi trattarlo di conseguenza e pensare a tutte le metriche che devi misurare per riflettere sui processi di vendita all'interno della tua azienda in modo completo e accurato.

I diversi tipi di rapporti di vendita

Come già accennato, sei tu a definire l'insieme di metriche da tracciare e, successivamente, a decidere la selezione dei diversi report da produrre. Quando si inventano questi, è necessario prestare attenzione ai propri processi aziendali specifici, nonché alle capacità del proprio sistema di reporting delle vendite. Tuttavia, se stai cercando alcuni elementi essenziali adatti ad aziende di ogni natura e calibro, ecco alcuni dei tipi più diffusi di report che puoi includere nel processo di reporting delle vendite.

Innanzitutto, tracciamo una linea tra due diversi tipi di rapporti: puoi guardare i rapporti sulle vendite o i rapporti sulla pipeline.

I rapporti di vendita più comuni includono:

Tutte le offerte vinte

Questo rapporto riflette sul numero di affari che hai vinto con successo (compresi quelli che sono attualmente nella fase di probabilità del 100%) in un certo periodo di tempo. È considerato il tradizionale rapporto sulle entrate chiuse in quanto puoi cambiare la visualizzazione dal numero di offerte vinte all'importo delle entrate generate.

Puoi utilizzare questo tipo di report per analizzare quanto stai facendo in termini di generazione di entrate e se stai raggiungendo o meno i tuoi obiettivi di vendita. Inoltre, il rapporto Tutte le offerte vinte è sorprendente per analizzare l'efficacia di diverse fonti di lead. La maggior parte dei sistemi di reporting delle vendite consente di passare alla modalità di visualizzazione "per fonti" per vedere visivamente quali fonti hanno maggiormente contribuito alla crescita dei ricavi in un determinato periodo di tempo.

Tradizionalmente, questo tipo di report viene prodotto mensilmente, trimestralmente e/o annualmente.

Tutte le offerte perse

Questo rapporto riflette sul numero di offerte perse dalla tua attività in un determinato periodo di tempo.

Quindi, perché è importante sapere quante offerte sono state perse nel periodo di tempo monitorato? Ci sono molte ragioni, la più importante è capire che la tua attuale strategia di vendita è in qualche modo imperfetta e richiede un'attenzione immediata.

È meglio guardare il rapporto Tutte le offerte perse abbinato al precedente account di vendita menzionato, Tutte le offerte vinte. In questo modo, puoi valutare l'entità del problema e decidere i passi successivi da intraprendere.

Inoltre, puoi anche vedere a che punto esattamente le cose sono andate male per capire quali azioni dei tuoi rappresentanti di vendita hanno portato alla caduta dell'affare:

Follow-up scarso
Indecisione
Decisione/i sbagliata/i
Mancanza di riferimenti
Mancanza di competenza
Mancanza di risorse, ecc.

Proprio come Tutte le offerte vinte, Tutte le offerte perse vengono prodotte mensilmente, trimestralmente e/o annualmente.

Vinto dal rappresentante di vendita

Un altro importante tipo di report da produrre è Vinto dal rappresentante di vendita. Questi ti consentono di capire meglio come sta andando ogni singolo rappresentante di vendita in termini di crescita dei contatti e conclusione di accordi. Una volta che sai dove si trovano i tuoi rappresentanti di vendita, puoi pensare alla tua strategia successiva.

Puoi individuare i rappresentanti che stanno facendo il meglio e motivarli a lavorare ancora di più dando loro una ricompensa. In alternativa, puoi individuare i rappresentanti di vendita che non stanno chiudendo le trattative come previsto e dare un'occhiata più da vicino agli ostacoli che stanno affrontando.

Progressi verso l'obiettivo di vendita da parte dei rappresentanti di vendita

Questo rapporto va di pari passo con il precedente e definisce ulteriormente i dati in esso presentati. Mentre il numero di offerte e l'importo delle entrate generate da quelle sono importanti, è ancora più importante capire se i tuoi rappresentanti di vendita stanno raggiungendo o meno i loro obiettivi di vendita.

Questo rapporto fornisce informazioni sull'importo delle entrate generate da ciascun rappresentante di vendita e su come è correlato alla cifra pianificata.

Previsione di vendita ponderata

Non tutte le opportunità di vendita si traducono in un accordo chiuso. Devi riconoscerlo e valutare realisticamente le tue posizioni in modo da poter sapere quanti soldi realizzerai effettivamente in un determinato periodo. Ecco perché è necessario prestare molta attenzione alla previsione di vendita ponderata che si riferisce all'identificazione del valore dell'operazione assegnando un valore di probabilità a ciascuna operazione in base alla posizione in cui si trova nell'imbuto di vendita.

La formula utilizzata in questo tipo di report è abbastanza semplice:

Probabilità di chiusura * Valore dell'operazione = Valore ponderato

Non sono solo i rapporti sulle vendite che devi prendere in considerazione. I rapporti sulla pipeline sono anche estremamente preziosi nel processo di creazione di rapporti sulle vendite e possono fornirti molte informazioni preziose:

Numero di accordi in ogni fase della pipeline
Il contenuto di questo rapporto può essere facilmente dedotto dal suo nome. Il numero di offerte in ogni fase della pipeline mostra quante offerte hai attualmente in ogni fase del processo di vendita. Sapere questo ti consente di capire da quali fasi della canalizzazione di vendita è più difficile convertire e, quindi, può aiutarti a concentrarti sullo sviluppo di strategie più efficaci per quei colli di bottiglia.
Importo di denaro in ogni fase del gasdotto
Allo stesso modo, vuoi conoscere il numero di accordi in ogni fase della pipeline, vuoi anche sapere quanti soldi stanno generando. Di solito, per calcolare questa cifra, il software di reporting delle vendite moltiplica la dimensione cumulativa delle offerte in ogni fase della pipeline moltiplicata per le rispettive probabilità. In questo modo, ottieni la rappresentazione più accurata delle tue vendite attuali e previste. Non solo queste informazioni sono estremamente importanti per la pianificazione delle vendite, ma consentono anche di identificare le aree sottili che richiedono maggiore attenzione.
Le migliori offerte in cantiere
Anche se devi assolutamente trattare ogni cliente e guidare i tuoi clienti allo stesso modo e assicurarti che entrambi abbiano la migliore esperienza possibile per il cliente indipendentemente dalle dimensioni del loro affare, è giusto notare che alcuni accordi saranno più vantaggiosi per la tua attività rispetto ad altri. Ciò significa che i tuoi rappresentanti di vendita devono impegnarsi di più nella conversione di quei lead di fascia alta per assicurarti di raggiungere i tuoi obiettivi di vendita entro la fine del periodo specificato. Ciò diventa possibile con il rapporto Migliori offerte in cantiere. Aiuta a identificare le prime 10 o le prime 20 offerte di valore più alto che sono attualmente presenti nella tua pipeline in modo che tu possa prestare loro sufficiente attenzione.

Ci sono molte cose diverse che puoi controllare usando i poteri dei rapporti sulle vendite. Inizia in piccolo, ma inizia!