Cos'è l'approvvigionamento: definizione, come trovare fornitori e acquistare prodotti

Una strategia di approvvigionamento ben sviluppata può fare un'enorme differenza nei profitti.

Per semplificare le cose, questo post analizzerà tutto ciò che riguarda l'approvvigionamento: dalla ricerca di prodotti alla ricerca delle persone migliori da cui acquistare quei prodotti ai tipi di consegna coinvolti dal fornitore di provenienza al cliente.

La creazione di una pipeline senza soluzione di continuità per l'approvvigionamento e la consegna di questi prodotti ai consumatori manterrà efficiente il processo di vendita.

Immergiamoci subito!

Cos'è l'approvvigionamento?

Nella gestione dell'inventario, l'approvvigionamento si riferisce all'identificazione, alla valutazione e all'instaurazione di una relazione con fornitori o produttori che possono fornire i beni o le materie prime necessari per un'azienda.

Ciò include la determinazione delle fonti più convenienti e affidabili per questi articoli, la negoziazione di termini e prezzi e la gestione del processo di ordinazione e consegna per garantire un flusso di inventario coerente ed efficiente per soddisfare le esigenze aziendali.

Cos'è l'approvvigionamento e cosa ha a che fare con l'approvvigionamento?

L'approvvigionamento è l'ottenimento di beni e servizi di cui un'azienda ha bisogno per svolgere le proprie operazioni.

Implica attività come l'identificazione delle esigenze, l'approvvigionamento di fornitori, la negoziazione dei prezzi, l'accordo sui contratti e la gestione delle relazioni con i fornitori per garantire la consegna tempestiva di beni e servizi di qualità.

D'altra parte, l'approvvigionamento è una componente del processo di approvvigionamento che si concentra specificamente sull'identificazione di fornitori o venditori idonei che possono fornire i beni o servizi necessari e stabilire relazioni con questi fornitori.

L'approvvigionamento e l'approvvigionamento sono strettamente interconnessi e cruciali per un'efficace gestione della catena di approvvigionamento.

Perché l'approvvigionamento è importante?

Le catene di approvvigionamento non esisterebbero senza l'approvvigionamento. Come puoi vendere ciò che non hai?

A parte questo punto ovvio, ecco alcuni motivi per cui l'approvvigionamento è essenziale.

Gestione dei costi

L'approvvigionamento strategico offre vantaggi sia per gli acquirenti che per i fornitori. Gli acquirenti possono in genere negoziare prezzi unitari inferiori per acquisti di volumi elevati.

Ciò riduce i costi delle merci e mantiene competitivi i prezzi al dettaglio. I fornitori ne traggono vantaggio perché hanno uno sbocco costante per le loro merci, rendendo la pianificazione e il flusso di cassa più affidabili.

Stabilità

Quando trovi la fonte giusta per i tuoi prodotti, diventa davvero una partnership. Entrambe le aziende fanno affidamento l'una sull'altra per mantenere intatta la catena di fornitura.

Lo sviluppo di una stretta relazione può portare a una maggiore qualità (ed efficienza) poiché fornitori e clienti lavorano insieme per identificare e ridurre al minimo le cause alla radice dei difetti che danneggiano sia l'acquirente che il venditore.

Gestione del rischio

Oltre a identificare e risolvere i problemi, una solida relazione basata sulla fiducia può aiutare a mitigare il rischio. Quando entrambe le parti sanno che possono dipendere l'una dall'altra, si apre la porta a una conversazione onesta.

Ad esempio, se una parte ha problemi temporanei di flusso di cassa, può essere discussa apertamente. Ciò riduce il rischio per entrambe le parti.

Come iniziare con l'approvvigionamento

Se le aziende gestiscono da sole l'approvvigionamento, non ci sono scorciatoie. La scelta di un fornitore richiede un'adeguata ricerca e strategia.

Selezione di un fornitore

Selezionare un fornitore come fonte per i tuoi prodotti significa investire il tempo e gli sforzi per conoscerli e porre le domande difficili.

Dopotutto, consegnerai questi prodotti ai tuoi clienti: è in gioco la reputazione della tua azienda. Le aziende devono fare affari con i fornitori per garantire che i loro prodotti offrano i migliori risultati.

COSA CERCARE NELLA SCELTA DI UN FORNITORE

Ecco alcune caratteristiche da cercare quando si seleziona un fornitore:

• Anni di esperienza
• Flessibilità nei tempi di ordine modificati
• Ampia gamma di prodotti e/o servizi disponibili
• Prezzi trattabili
• Recensioni dei clienti
• Tempi di consegna puntuali
• Accogliente servizio clienti
• Stabilità finanziaria

È importante ricordare che quando si sceglie un fornitore, si sceglie un partner commerciale. Questo deve essere qualcuno di cui ti puoi fidare e qualcuno su cui puoi fare affidamento ora e in futuro.

I fornitori hanno un impatto enorme sulla tua attività, quindi scegli con saggezza.

Garantire un fornitore

Se puoi visitare un fornitore di persona, le tue possibilità di assicurarti quel fornitore crescono in modo esponenziale.

Che si tratti di una possibilità o meno, ecco alcuni dei passaggi critici da considerare durante la ricerca e l'assicurazione di un fornitore:

FAI LA TUA RICERCA

Inizia facendo ricerche online sulla reputazione del fornitore. Puoi controllare il Better Business Bureau, le camere di commercio locali nelle aree in cui operano e i motori di ricerca online per i reclami dei clienti.

Questi possono fornire indizi importanti e fornire aree da sondare.

Controllare gli account dei social media dei fornitori può essere illuminante. I clienti non sono timidi nel lasciare commenti negativi online.

Assicurati di verificare le registrazioni, le licenze commerciali e tutte le certificazioni richieste. Ci sono molti operatori loschi là fuori e vuoi assicurarti di non scottarti.

NEGOZIA UN AFFARE EQUO

La negoziazione con il fornitore va oltre la contrattazione dei prezzi e richiede di bilanciare le tue esigenze con quelle del fornitore.

Ricerca il tuo mercato, budget e valore del prodotto per rafforzare la tua posizione negoziale.

Promuovi la trasparenza discutendo in anticipo le tue esigenze, i volumi, le tempistiche e le aspettative di qualità. Comprendi i vincoli del fornitore come quantità minime di ordine o tempi di consegna e lavora insieme per una soluzione.

Una buona trattativa costituisce la base di un rapporto con il fornitore che avvantaggia la tua attività a lungo termine.

SPECIFICARE LE ASPETTATIVE DI CONSEGNA

L'importanza di un solido rapporto fornitore-azienda vale anche per i tempi di consegna. A seconda della struttura aziendale e delle esigenze, ci sono varie opzioni.

Nel negoziare un accordo, discuti pienamente delle tue esigenze. Potresti scoprire che il fornitore non è in grado di soddisfare le tue esigenze.

Potresti anche essere in grado di negoziare prezzi o termini migliori adattando le tue aspettative di consegna al modo in cui il fornitore preferisce. Se disponi di flessibilità nella catena di approvvigionamento o nella tempistica, potresti essere in grado di concludere un affare migliore.

Gestire il tuo inventario in modo efficace aiuta a ridurre i costi di gestione e a bloccare il capitale che potrebbe essere utilizzato altrove nella tua attività.

Sia che tu scelga il rifornimento continuo, l'inventario just-in-time o la consegna su richiesta, tutti richiedono la collaborazione di aziende e fornitori affidabili.

Comprendere i modelli di consegna dei fornitori

MODELLO A RIFORNIMENTO CONTINUO

Nel modello di rifornimento continuo, i fornitori effettuano consegne al di fuori di un programma prestabilito, spesso in brevi periodi, in base ai dati di inventario di un'azienda e/o alla domanda in tempo reale.

Quando le aziende impiegano il rifornimento continuo, incoraggiano livelli di inventario ridotti perché ordinano in piccoli lotti piuttosto che in grandi lotti, che sono più costosi e riducono la flessibilità dei fornitori.

A seconda del fornitore, possono essere preferibili consegne più frequenti ma coerenti. Per altri, potrebbero essere più costosi e aumentare il prezzo.

MODELLO DI CONSEGNA JUST-IN-TIME

In base a un modello di consegna just-in-time, le aziende ricevono le forniture in base alle necessità. In tal modo, riducono i livelli di inventario ei costi perché consegnano just in time solo ciò che è necessario per aumentare l'efficienza e ridurre gli sprechi in eccesso.

Con l'aiuto del software di gestione dell'inventario, puoi prevedere meglio la domanda di inventario con strumenti di previsione per avere la giusta quantità di merci.

MODELLO DI CONSEGNA SU RICHIESTA

In un modello di consegna su richiesta, i fornitori consegnano le merci quando il cliente lo richiede. Questo ti dà la flessibilità di aspettare per prendere in consegna - e attivare il pagamento - fino a quando il tuo stock raggiunge il livello in cui è il momento di riordinare.

In questo modello, è particolarmente importante scegliere un fornitore con abbondanza di prodotti e flessibilità quando i tempi degli ordini cambiano rapidamente.

Se un'azienda lo richiede, il fornitore deve essere pronto e tempestivo con pronta consegna.

Crea un contratto

Dopo aver negoziato i termini, è il momento di redigere un contratto. Non lesinare su un avvocato. Se commetti un errore o lo lasci al fornitore, puoi limitare il tuo ricorso se qualcosa va storto.

Accordi verbali o fatture lasciano spazio a errori. Sebbene possano avere una certa applicabilità, dimostrarlo potrebbe essere costoso e richiedere molto tempo se hai bisogno di un'azione legale.

Scrivi un contratto scritto che includa tutte le parti coinvolte, stabilisci i termini di pagamento e impegnati a rispettare tutti i dettagli importanti, come la consegna tempestiva.

Un contratto standard dovrebbe coprire ciò che ci si aspetta e cosa succede quando una delle parti non rispetta l'accordo.

COSA INCLUDERE NEL CONTRATTO

Un contratto con un fornitore dovrebbe coprire quanto segue:

• Dettagli del lavoro che il fornitore si impegna a fornire
• La qualità dei beni forniti o dei servizi forniti
• Durata del contratto
• Termini di pagamento
• Indennizzo, in caso di danno derivante da negligenza
• Quali azioni possono essere intraprese in caso di violazione

Un contratto è giuridicamente vincolante solo dopo che sia il cliente che il fornitore lo hanno firmato, dimostrando un accordo per rispettarne i termini e le condizioni. Oltre alle ragioni legali, è importante anche instaurare un rapporto costruito sulle aspettative reciproche.

In genere, il cliente include una dichiarazione all'interno dell'accordo che descrive la qualità e la quantità delle merci. I pagamenti effettuati al fornitore si basano sull'avvenuto adempimento di questa dichiarazione.

Domande comuni sull'approvvigionamento e sulla gestione della catena di approvvigionamento

Ecco le risposte ad alcune domande comuni quando inizi a procurarti.

Qual è un buon modo per trovare fornitori di qualità nel processo di approvvigionamento?

Esistono diversi modi per avviare il processo di approvvigionamento. Alcune aziende guarderanno prima alle aziende che hanno una buona reputazione nel loro particolare settore e vedranno come usano come fornitori.

Sollecitano anche rinvii da altri nel settore. Controlla le pubblicazioni del settore, le organizzazioni commerciali del settore e le fiere per le fonti.

Di solito puoi contare sui fornitori leader del settore per essere collaudati, ma potresti anche pagare per un nome. Indipendentemente da chi ti procuri, fai la dovuta diligenza per assicurarti che siano chi dicono di essere.

E ricorda il detto: se sembra troppo bello per essere vero, probabilmente lo è.

Cos'è l'approvvigionamento tattico?

L'approvvigionamento tattico , o acquisto spot, è una strategia di approvvigionamento incentrata su acquisti transazionali a breve termine per soddisfare esigenze specifiche.

A differenza dell'approvvigionamento strategico , che implica relazioni e contratti a lungo termine con i fornitori, l'approvvigionamento tattico viene spesso utilizzato per acquisti una tantum o quando sorgono esigenze immediate.

Implica l'identificazione rapida e il coinvolgimento di fornitori in grado di soddisfare la domanda, la negoziazione dei termini e l'esecuzione dell'acquisto.

Sebbene l'approvvigionamento tattico possa soddisfare in modo efficiente esigenze immediate o articoli con una spesa ridotta, potrebbe non fornire lo stesso livello di controllo dei costi, gestione delle relazioni con i fornitori o valore complessivo dell'approvvigionamento strategico.

Tuttavia, è importante notare che l'approvvigionamento strategico e tattico ha i propri vantaggi e dovrebbe essere utilizzato in base alle esigenze e alle situazioni specifiche di un'azienda.

Cos'è un team di approvvigionamento?

Un team di approvvigionamento è un gruppo di professionisti all'interno di un'organizzazione responsabile dell'acquisizione o dell'approvvigionamento dei beni e dei servizi necessari per raggiungere gli obiettivi aziendali.

I dipartimenti di approvvigionamento sono fondamentali nella gestione e nell'ottimizzazione del processo di acquisto, che comprende la selezione dei fornitori, la negoziazione, la gestione dei contratti e la gestione della supply chain.

I ruoli e le responsabilità specifici all'interno di un team di approvvigionamento possono variare a seconda delle dimensioni e della natura dell'azienda.

Ad esempio, le piccole imprese potrebbero avere una sola persona o un piccolo team che gestisce gli appalti insieme ad altri compiti.

Nelle organizzazioni più grandi, il reparto acquisti potrebbe includere specialisti responsabili di diverse parti del processo come l'approvvigionamento strategico, la gestione dei contratti, la gestione delle relazioni con i fornitori e la gestione del rischio.

Come faccio a sapere se ho bisogno di un team di approvvigionamento e approvvigionamento?

La necessità o meno di un team di approvvigionamento dipende dalle dimensioni, dalla complessità e dai requisiti operativi della tua azienda. Ecco alcune cose da considerare:

1. Dimensioni e complessità : le aziende più grandi o quelle con un alto grado di complessità nelle loro operazioni o linee di prodotti spesso traggono vantaggio dall'avere un team di approvvigionamento dedicato. Possono aiutare a gestire un'ampia rete di fornitori, gestire contratti complessi e affrontare le sfide logistiche.
2. Efficienza dei costi : un team di approvvigionamento può portare significativi risparmi sui costi alla tua azienda negoziando condizioni migliori con i fornitori, riducendo gli sprechi e identificando opportunità per acquisti all'ingrosso o contratti a lungo termine.
3. Gestione del rischio : i professionisti dell'approvvigionamento possono anche aiutare a gestire rischi come interruzioni della catena di fornitura, problemi di non conformità e volatilità dei prezzi, che potrebbero avere un impatto significativo sulla tua attività.
4. Approvvigionamento strategico : un team dedicato può concentrarsi sull'approvvigionamento strategico, assicurando che la tua azienda lavori con i migliori fornitori possibili per qualità, prezzo e affidabilità. Possono anche costruire solide relazioni con questi fornitori, il che può essere vantaggioso a lungo termine.

Devo chiedere referenze?

SÌ. Puoi imparare molto sui potenziali fornitori dai loro clienti.

Mentre puoi aspettarti che qualsiasi riferimento che ti danno probabilmente dirà cose positive su di loro, ti consente di discutere con una parte neutrale per vedere se la fonte è adatta per il tuo modo di fare affari.

Dovresti anche chiedere campioni di prodotto. Questo ti dà un modo per vedere in prima persona come un'azienda evade un ordine, la qualità del prodotto che fornisce e il modo in cui è confezionato.

Quali sono le altre parti del processo della supply chain?

Il processo della supply chain è una rete complessa che include molte attività, persone, entità e risorse, che devono lavorare tutte in armonia per portare un prodotto o un servizio dal fornitore al cliente.

Dopo l'approvvigionamento, che è la fase iniziale, i seguenti componenti formano parte integrante del processo di gestione della catena di approvvigionamento:

1. Approvvigionamento : dopo l'approvvigionamento, l'approvvigionamento è il processo di acquisto dei beni e dei servizi acquistati. Implica la negoziazione di contratti, l'emissione di ordini di acquisto e la garanzia di pagamenti puntuali.
2. Gestione dell'inventario : ciò comporta tenere traccia dei prodotti a portata di mano e capire quanto velocemente girano. Una gestione efficace dell'inventario aiuta a ridurre al minimo i costi e garantisce che siano disponibili prodotti sufficienti per soddisfare la domanda, ma non così tanti da occupare troppo spazio o risorse.
3. Magazzinaggio e stoccaggio : questa fase prevede l'immagazzinamento sicuro e organizzato delle merci acquistate, assicurando che siano facilmente accessibili e recuperabili quando necessario.
4. Pianificazione e previsione della domanda : questo processo predittivo aiuta le aziende ad anticipare la domanda dei propri prodotti e a pianificare di conseguenza. Utilizza dati storici e approfondimenti di mercato per stimare la domanda futura.
5. Adempimento dell'ordine : questo processo include la ricezione, l'elaborazione e la consegna degli ordini dei clienti. Richiede il coordinamento tra il magazzino, i corrieri e il servizio clienti.
6. Logistica e distribuzione : in questa fase, le merci vengono trasportate dal magazzino ai punti vendita o direttamente ai consumatori. Può comportare un coordinamento complesso di varie modalità e percorsi di trasporto.
7. Gestione dei resi : nota anche come logistica inversa, comporta la gestione dei prodotti restituiti, la determinazione della loro disposizione (come rifornimento, riciclaggio o smaltimento) e la gestione di rimborsi o cambi.
8. Servizio clienti : questo componente finale comporta la risoluzione delle domande dei clienti, la gestione dei reclami e la garanzia della soddisfazione del cliente dopo la vendita.

Ognuna di queste fasi del processo è correlata e può influenzare in modo significativo il successo di un'azienda e la soddisfazione del cliente.

Ci sono diversi tipi di approvvigionamento?

A seconda dei prodotti che stai cercando di acquistare, puoi lavorare direttamente con i produttori, procurarti dai distributori o utilizzare i grossisti. Ecco alcuni esempi di approvvigionamento di come potrebbero funzionare queste relazioni:

• Lavorare direttamente con le aziende manifatturiere elimina l'intermediario e può consentire di ottenere prodotti al prezzo più conveniente. Tuttavia, non tutti i produttori lavoreranno direttamente con tutti i fornitori o potrebbero avere MOQ che superano le tue capacità.
• Lavorare con un grossista può consentirti di ottenere prodotti da più fornitori. In questo modo, se un determinato produttore non è in grado di fornirti ciò di cui hai bisogno, può comunque evadere il tuo ordine passando a un altro fornitore. Pagherai un ricarico sulle merci per lavorare tramite un grossista, ma otterrai anche prezzi migliori rispetto al mercato aperto, a meno che tu non possa acquistare direttamente.
• Alcuni produttori vendono solo tramite distributori . In tal caso, chiedi al produttore un elenco di distributori consigliati per assicurarti di poterti fidare della catena di fornitura.

Quali sono alcune best practice per l'approvvigionamento globale?

L'approvvigionamento globale è la pratica di procurarsi beni e servizi oltre i confini geopolitici. È un modo efficace per ottenere vantaggi competitivi, come la riduzione dei costi, l'accesso ai talenti globali e il miglioramento dei processi.

Tuttavia, presenta anche sfide, tra cui barriere linguistiche, differenze culturali e problemi logistici. Ecco alcune best practice per un approvvigionamento globale di successo:

1. Comprendere il mercato : comprendere i mercati internazionali da cui ti rifornisci è fondamentale. Ciò include la conoscenza delle usanze commerciali locali, dei tassi di cambio delle valute e della stabilità economica.
2. Garantire la conformità alle normative : la conformità alle leggi e ai regolamenti internazionali è essenziale nell'approvvigionamento globale. Ogni paese ha il proprio insieme di regole in materia di importazioni, esportazioni e operazioni commerciali. La non conformità può comportare multe salate, azioni legali e danni alla reputazione aziendale. Assumere assistenza legale o consultare uno specialista è consigliabile per assicurarsi di soddisfare tutti i requisiti di conformità normativa.
3. Stabilire una comunicazione chiara : una comunicazione chiara è fondamentale a causa delle potenziali barriere linguistiche e culturali. Garantire che tutte le aspettative, comprese le specifiche del prodotto, i programmi di consegna e gli standard di qualità, siano chiaramente definite e comprese da entrambe le parti.
4. Sviluppa solide relazioni con i fornitori : costruire solide relazioni con i tuoi fornitori può portare a un migliore potere negoziale, una migliore qualità e programmi di consegna affidabili.
5. Gestione del rischio : comprendere i potenziali rischi coinvolti nell'approvvigionamento internazionale e attuare una strategia di mitigazione. Ciò potrebbe comportare la diversificazione della base di fornitori o l'adozione di piani di riserva in caso di interruzioni della catena di approvvigionamento.
6. Utilizzare la tecnologia : il software di approvvigionamento può aiutare a semplificare il processo di approvvigionamento, migliorare la comunicazione e fornire preziose informazioni sulle prestazioni dei fornitori.
7. Approvvigionamento sostenibile : considera l'impatto sociale e ambientale delle tue decisioni di approvvigionamento. La scelta di fornitori sostenibili può migliorare la reputazione del marchio e la fedeltà dei clienti.

Un approvvigionamento globale di successo è molto più che trovare il costo più basso. Implica un'attenta pianificazione, una solida costruzione di relazioni e il rigoroso rispetto degli standard di qualità e della conformità normativa.

Cos'altro dovrei sapere?

Mantenere i tuoi scaffali riforniti con il giusto numero di prodotti è l'obiettivo. Se hai troppi prodotti nel tuo magazzino, aumenti i costi di mantenimento e rischi di rimanere bloccato con prodotti che non si vendono. Troppi pochi prodotti sugli scaffali possono portare a esaurimento scorte e clienti frustrati.

Creare una solida catena di approvvigionamento significa gestire i fornitori esistenti e potenziali, oltre al proprio inventario. L'utilizzo di software di approvvigionamento come SkuVault ti consente di accedere a informazioni in tempo reale per gestire il tuo stock in modo accurato.

Puoi tenere traccia dei tuoi fornitori e automatizzare il riordino quando i livelli delle scorte scendono ai limiti prestabiliti. Puoi gestire le scorte di sicurezza che devi mantenere fino all'arrivo dei prodotti sostitutivi. E puoi utilizzare i report, come il report di riapprovvigionamento, per prendere decisioni aziendali migliori.

Pensieri finali

L'approvvigionamento di fornitori idonei richiederà un investimento anticipato, ma è la chiave per creare una catena di approvvigionamento efficiente.

Pensaci in questo modo: non dovresti precipitarti in una relazione impegnata a lungo termine (né personalmente né professionalmente). La stessa logica si applica ai rapporti con i fornitori.

Prenditi il ​​tuo tempo, considera la tua strategia di approvvigionamento e i processi aziendali e dai la priorità ai partner di approvvigionamento sostenibili, non alle relazioni una tantum.

Lo sviluppo di un processo di approvvigionamento strategico è fondamentale per la supply chain di qualsiasi organizzazione.

È solo l'inizio della catena di approvvigionamento, poiché fissi i fornitori in grado di fornire la qualità dei prodotti di cui hai bisogno a un prezzo che funzioni per la tua attività.

Abbiamo visto tutti cosa succede quando la catena di approvvigionamento si interrompe. Porta a mancate vendite, clienti infelici e può danneggiare la reputazione di un'azienda.

Prenditi il ​​tempo per esaminare a fondo i fornitori nel tuo processo di approvvigionamento. Pagherà a lungo termine, e forse anche a breve termine.

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