Cos'è il sistema 5S? In che modo questo metodo può cambiare l'atmosfera sul posto di lavoro?

Il sistema 5S permette di mantenere l'ordine e organizzare gli spazi di lavoro per una maggiore efficienza. Viene utilizzato principalmente negli impianti di produzione, dove i dipendenti utilizzano molti strumenti. Il metodo è molto universale e può essere utilizzato con successo da diversi settori e filiali, anche uffici e fornitori di servizi. L'obiettivo principale del metodo snello 5S è la prevenzione degli sprechi. Rifiuti significano cose diverse nei diversi luoghi di lavoro, ma l'effetto della riduzione dei rifiuti dovrebbe essere lo stesso. Il metodo del sistema 5S aumenta l'efficacia dei dipendenti e porta migliori risultati di lavoro. Il metodo 5S è direttamente connesso al Lean Management ed è percepito come uno dei metodi chiave utilizzati per una corretta organizzazione dell'ambiente di lavoro.

Cos'è il sistema 5S? - sommario:

1. Cosa significa l'abbreviazione 5S?
2. Ordinare
3. Metti in ordine
4. Splendore
5. Standardizzare
6. Sostenere
7. Vantaggi del sistema 5S

Cosa significa l'abbreviazione 5S?

Il sistema 5S è stato utilizzato in Giappone per decenni, ma ha guadagnato popolarità all'inizio degli anni '80 nel XX secolo. È stato diffuso da Takashi Osada. Il nome del sistema deriva dalle cinque attività, che creano un ambiente di lavoro efficiente quando vengono eseguite consecutivamente. Il nome iniziale del sistema è stato coniato in giapponese e successivamente tradotto in inglese. Ha i seguenti elementi:

• Seiri – ordina
• Seiton – messo in ordine
• Seiso – risplendi
• Seiketsu : standardizzare
• Shitsuke – sostenere

È molto importante eseguire tutti i passaggi del sistema in un certo ordine. Ogni fase è direttamente collegata alla successiva e creano un certo tipo di processo. Durante la selezione, prepariamo lo spazio per mettere in ordine gli strumenti, rimuoviamo tutti gli strumenti che non sono necessari. Il prossimo passo è brillare: pulire lo spazio di lavoro scelto. Dopo tutti e tre i passaggi, c'è un momento di standardizzazione dei processi per mostrare a tutti come eseguire tutti i passaggi. La sostenibilità del passo successivo significa che l'intera procedura deve essere ripetibile.

Ordinare

La prima fase è la rimozione di tutti gli elementi non necessari dalla workstation. Il fattore principale nella selezione è l'utilità dell'oggetto. In alcuni casi, in questa fase, è necessario creare uno spazio aggiuntivo per il deposito temporaneo di strumenti non classificati e che potrebbero essere utili. Tali strumenti devono essere firmati con apposita etichetta e conservati per un certo tempo. Se dopo un tempo prestabilito tali oggetti non verranno utilizzati, devono essere rimossi dall'area di lavoro. Sul posto di lavoro devono essere conservati solo gli strumenti utili e necessari.

Cosa fare con strumenti classificati come inutili?

Alcuni degli strumenti che in fase di selezione vengono classificati come non necessari devono essere rimossi dal luogo di lavoro, ma non devono essere gettati via. Alcuni degli oggetti dovrebbero essere mantenuti in una posizione diversa, mentre l'identificazione del posto giusto per quegli oggetti potrebbe essere difficile. Il modo migliore per affrontare questo problema è il metodo delle 5 etichette rosse. All'oggetto deve essere allegata un'etichetta con le informazioni sul luogo in cui l'oggetto è stato trovato. Tutti gli oggetti con le etichette rosse attaccate devono essere conservati in un luogo preimpostato che fungerà da area di attesa.

Cosa fare con gli oggetti lasciati nell'area di attesa?

L'approccio popolare prevede di lasciare l'oggetto con l'etichetta rossa per 30 giorni nell'area di attesa. Trascorso tale tempo, se l'oggetto rimane inutilizzato, possiamo presumere che non sia necessario in questa posizione di lavoro principale e sia espandibile. In questo momento, è necessario considerare se potrebbe esserci bisogno dell'oggetto in futuro, se la risposta è sì, l'oggetto dovrebbe essere archiviato e conservato nel deposito. In caso contrario, dovrebbe essere venduto, riciclato o gettato via. Gli oggetti non essenziali non dovrebbero essere conservati "per ogni evenienza" perché portano al caos.

Qual è il vantaggio dello smistamento?

Il principale vantaggio dello smistamento è l' eliminazione dei problemi legati all'eccessivo accumulo di oggetti non necessari sul posto di lavoro. I problemi sembrano non essere essenziali, ma è la ragione principale dello spreco di tempo e risorse nelle aziende. Una quantità eccessiva di strumenti tenuti nello spazio di lavoro rende più difficile reperire gli strumenti necessari, allunga il tempo necessario per l'attività e aumenta i costi per l'azienda.

Metti in ordine

Questo passaggio riguarda la ricerca del posto giusto per ogni oggetto rimasto nell'area di lavoro. La cosa più importante è mettere a disposizione ogni utensile nella quantità necessaria per un determinato tempo. Tutti gli elementi necessari dovrebbero essere facilmente accessibili. Le posizioni dell'oggetto dovrebbero essere ben, visibilmente contrassegnate. Grazie a ciò anche la persona che normalmente non lavora in questa particolare area di lavoro potrà pulire lo spazio facilmente. La chiarezza dovrebbe essere la regola principale nell'organizzazione dell'assegnazione dei posti degli strumenti.

Per ottenere la massima chiarezza vengono utilizzati diversi tipi di contrassegni visivi. Tali contrassegni consentono una rapida identificazione del luogo in cui è conservato l'oggetto. A seconda del tipo di azienda, possono essere etichette, campi, colori o simboli. Più semplice è il sistema, meglio è. Negli impianti di produzione, le tabelle delle ombre vengono utilizzate frequentemente. Questo metodo richiede di tracciare tracce visibili degli utensili sull'apposito tavolo. Grazie a questo metodo, rimettere a posto le cose non richiede molto tempo e può essere fatto di riflesso.

Quali sono i vantaggi di mettere le cose in ordine?

Impostare le voci in ordine aiuta a eliminare rapidamente gli sprechi in azienda. Esistono molti tipi di rifiuti come:

• Movimenti inutili necessari durante la ricerca degli utensili
• Mancanza di salute e sicurezza causata dal caos negli spazi di lavoro
• Errori ed errori

Splendore

Dopo aver liberato lo spazio da elementi non necessari e aver trovato loro le giuste posizioni per riporlo, c'è un momento per risplendere dello spazio. Nella terza fase, miriamo a stabilire uno standard per la pulizia del nuovo spazio di lavoro. In questa fase, è necessario allocare l'area di pulizia allo spazio di lavoro indicato. La lucentezza dell'area di lavoro diventerà parte dei doveri quotidiani del dipendente in una determinata posizione. D'ora in poi la lucidatura dell'area di lavoro sarà eseguita direttamente da questo dipendente assegnato.

La fase di lucidatura consente di verificare se tutti i passaggi precedenti sono stati eseguiti correttamente. Nell'approccio 5S, brillare significa mantenere la pulizia non pulire da zero. I problemi con la pulizia dovrebbero essere ricercati per valutare quale potrebbe essere la ragione per loro: il dipendente o la cattiva implementazione dell'approccio 5S.

Perché ogni dipendente dovrebbe pulire personalmente il proprio posto di lavoro?

Assegnare l'area di pulizia a ciascun dipendente ha un significato più profondo. La pulizia quotidiana del luogo di lavoro ci permette di conoscerlo meglio. Durante la pulizia è possibile riscontrare problemi con l'attrezzatura e gli strumenti. Questo dà speranza per una riparazione più rapida.

Per incoraggiare i dipendenti a prendersi cura della propria postazione di lavoro potremmo fornire loro nuovi strumenti. Ci prendiamo cura delle cose nuove con più entusiasmo, inoltre, questo passaggio aiuta a generare un senso di proprietà del luogo.

Standardizzare

La standardizzazione collega tutte le fasi del metodo 5S in un processo costante. Durante la fase di standardizzazione, l'intera attività deve essere descritta in dettaglio e adattata a determinati standard. In questa fase è necessario creare istruzioni chiare e trasparenti, che dovrebbero aiutare a eseguire tutte le attività con grande dettaglio. L'istruzione dovrebbe contenere anche l'ambito delle funzioni di ciascun dipendente. Grazie a istruzioni ben scritte il dipendente dovrebbe essere in grado di prendere in consegna la postazione e farsi strada.

Sostenere

Passare attraverso tutti i passaggi dà molta soddisfazione ai dipendenti. Gli effetti sono chiaramente e rapidamente visibili poiché il luogo è pulito e ordinato. Senza autodisciplina, alcune cattive abitudini potrebbero ricomparire. Questo elemento è particolarmente importante perché lo sviluppo di nuove buone abitudini richiede tempo. In questo momento è particolarmente importante sensibilizzare i dipendenti che il sistema 5S non è un'azione singolare, ma un metodo che ha un senso solo se visto come un processo.

Strumenti a supporto dell'autodisciplina

L'ultima fase del processo è la più difficile da raggiungere perché prescrive un cambiamento nella cultura organizzativa dell'azienda. Anche ogni dipendente deve cambiare. È particolarmente importante utilizzare strumenti di supporto per aumentare e rafforzare la disciplina. Lo strumento più utilizzato è l'audit del luogo di lavoro. L'audit effettuato regolarmente consente di individuare rapidamente irregolarità e problemi. Tutte le irregolarità possono essere eliminate rapidamente.

Per supportare l'autodisciplina vengono utilizzati anche altri metodi:

• Rappresentazione visiva delle postazioni di lavoro che mostrano lo spazio prima e dopo l'introduzione del sistema 5S
• Visitare altri dipartimenti per fare confronti
• Supporto fornito dal personale direttivo
• Valutazione della produttività, la tabella dei risultati

Il sistema 5S è un processo quindi dopo l'ultimo passaggio dovremmo tornare al primo. Dobbiamo ricordare che regole e regolamenti una volta stabiliti possono cambiare nel tempo. Lo sviluppo costante e il miglioramento continuo sono alla base del Lean Management.

Vantaggi del sistema 5S

Sicuramente ogni azienda otterrà vantaggi diversi dall'implementazione del sistema 5S. Allo stesso modo, le ragioni per l'introduzione del sistema 5S sono diverse per ogni organizzazione. Ma alcuni vantaggi sono ovunque gli stessi e quelli sono:

• Migliore organizzazione degli spazi di lavoro
• Migliore utilizzo del tempo da parte dei dipendenti
• Aumenta gli standard di sicurezza
• Migliore identificazione dei dipendenti all'interno dell'azienda
• Aumento della qualità dei prodotti (servizi)
• Riduzione degli sprechi
• Stimola la creatività dei dipendenti

Riepilogo

Le 5S sono uno strumento che porta molti vantaggi non solo per l'azienda ma anche per il dipendente. Questo metodo consente un aumento della stabilità del lavoro e cambia l'atmosfera sul posto di lavoro. I dipendenti possono concentrarsi sulle proprie mansioni invece di occuparsi dei problemi organizzativi che ostacolano i loro sforzi. Il sistema 5S può essere visto come una grande opportunità per l'azienda di migliorare i processi senza utilizzare molte risorse. Il più importante è la motivazione e il coinvolgimento di tutti i dipendenti.

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Autore: Caroline Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto pressione la rendono la persona migliore per trasformare in realtà progetti complicati.

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