Perché l'ascolto attivo è importante sul posto di lavoro?

Una buona comunicazione in un team è la base per un uso efficace delle risorse e per creare un'atmosfera amichevole sul posto di lavoro. Secondo le statistiche, ben l'86% dei dipendenti indica la mancanza di comunicazione e cooperazione come principale causa di fallimento. Quali misure dovrebbero essere prese per evitare questo? In che modo l'ascolto attivo sul posto di lavoro può aumentare la produttività del team? Continua a leggere per saperne di più.

Perché l'ascolto attivo è importante sul posto di lavoro? - sommario:

1. Cos'è l'ascolto attivo?
2. Segni di ascolto attivo
3. Ascolto attivo sul posto di lavoro
4. Ascolto attivo in un ambiente remoto
5. Riepilogo

Cos'è l'ascolto attivo?

L'ascolto attivo ha luogo quando ci concentriamo consapevolmente su ciò che l'altra persona sta dicendo. Contrariamente all'ascolto passivo, prestiamo attenzione alle parole dell'altra persona, invece di concentrarci su ciò che ci circonda o sui nostri pensieri.

La definizione di questo termine può essere trovata nella pubblicazione del 1987 intitolata "Ascolto attivo". Gli autori Carl R. Rogers e Richard E. Farson danno la seguente spiegazione del concetto:

“L'ascolto attivo è un modo importante per apportare cambiamenti nelle persone. Nonostante l'idea popolare che l'ascolto sia un approccio passivo, le prove cliniche e di ricerca mostrano chiaramente che l'ascolto sensibile è un agente molto efficace per il cambiamento della personalità individuale e lo sviluppo del gruppo. L'ascolto provoca cambiamenti negli atteggiamenti delle persone verso se stessi e verso gli altri; porta anche cambiamenti nei loro valori di base e nella filosofia personale. Le persone che sono state ascoltate in questo modo nuovo e speciale diventano più emotivamente mature, più aperte alle loro esperienze, meno difensive, più democratiche e meno autoritarie”.

Secondo questa definizione, l'ascolto attivo migliora la comunicazione. L'altra persona si sente ascoltata, il che costruisce una relazione migliore e crea un senso di fiducia e apprezzamento. Inoltre, l'ascolto attivo ti consente di sfruttare al massimo la conversazione. Concentrandoci sulle parole dell'altra persona, possiamo ricordare più informazioni ed evitare distrazioni.

Segni di ascolto attivo

Come farà l'altra persona a sapere che stai ascoltando attivamente ciò che sta dicendo? Leggeranno i tuoi segnali verbali e non verbali. I segni verbali di ascolto attivo includono:

• Fare le domande giuste : ponendo domande aperte, incoraggiamo l'altra persona a continuare la conversazione e dimostriamo che stiamo davvero ascoltando quello che sta dicendo. Tuttavia, è importante non sollevare questioni che non sono rilevanti per l'argomento dato o per le quali è già stata fornita una risposta, altrimenti negheremo solo di essere ascoltatori attivi.
• Parafrasare e riassumere – l'interlocutore si accorgerà del tuo coinvolgimento se parafrasi le sue parole, cioè riformuli quanto detto dall'interlocutore, oppure se decidi di riassumere l'argomento in alcuni punti chiave.

Altri segni verbali di ascolto attivo includono l'interposizione di brevi frasi, come "sì", "hai ragione". Tuttavia, non è consigliabile usarli troppo spesso, poiché le nostre reazioni dovrebbero essere naturali, non forzate.

Mentre ascolti attivamente, non interrompere l'oratore, non cambiare argomento o giudicare e mettere in discussione le sue affermazioni: questo li scoraggerà da ulteriori discussioni e li farà sentire non apprezzati.

Naturalmente, le opinioni di entrambe le parti possono differire, quindi mantenere una mente aperta e cercare di comprendere la prospettiva dell'altra persona è essenziale. Si consiglia inoltre di disattivare l'audio del telefono prima della conversazione e di ricordare il nome della persona con cui parlerai.

I segnali non verbali a volte sono più facili da mostrare e includono:

• Contatto visivo : evitare il contatto visivo con l'altra persona può confonderlo e fargli chiedere se stai effettivamente ascoltando. Invece, prova a guardarli in modo amichevole e prova a creare un legame con loro.
• Annuendo e sorridendo : stabilire un contatto visivo da soli può essere un po' imbarazzante e fonte di distrazione per l'altra parte. Quindi vale anche la pena sorridere e annuire: queste sono reazioni naturali e non forzate che indicano che siamo soddisfatti della conversazione. In questo modo dimostriamo di volere che l'altra persona continui a parlare.
• Postura : il modo in cui ti comporti durante una conversazione dice molto sul tuo impegno. Stare fermi o agitarsi eccessivamente può suggerire che sei annoiato. D'altra parte, inclinarsi leggermente verso la persona mostra che sei concentrato su ciò che sta dicendo.

Ascolto attivo sul posto di lavoro

Una comunicazione efficace può aumentare la produttività del team fino al 25%. L'ascolto attivo sul posto di lavoro può portare anche altri vantaggi, come:

• Costruire la fiducia : è più probabile che i dipendenti condividano le loro idee, osservazioni o problemi con una persona che li ascolti e non giudichi o interrompa ciò che stanno dicendo. La fiducia si traduce anche in rispetto reciproco e relazioni migliori. Lavorare in un ambiente di questo tipo fa sentire i dipendenti più motivati ​​e consapevoli dei propri obiettivi.
• Comprensione delle esigenze aziendali : ascoltare i dipendenti e comprendere le loro esigenze aiuterà la direzione ad apportare le modifiche necessarie e identificare le aree di miglioramento, che si tradurranno in una maggiore produttività del team e crescita aziendale. A volte saranno esigenze organizzative ea volte riguarderanno un dipendente specifico (ad esempio, la loro ulteriore formazione in un'area selezionata).
• Evitare fraintendimenti : l'ascolto attivo richiede l'apertura agli altri, anche se hanno opinioni o punti di vista diversi. Questo ci aiuterà a evitare di fraintendere le intenzioni dell'altra persona o di dire qualcosa che in realtà non intendevamo. Un quadro completo della situazione ti consentirà di prendere decisioni intelligenti.

Ascolto attivo in un ambiente remoto

Far parte di un team virtuale non è più sorprendente. Il lavoro remoto e ibrido domina nell'ambiente aziendale, con cui devono fare i conti non solo i dipartimenti delle risorse umane e i project manager, ma anche i dipendenti stessi. Una grande comodità sono le piattaforme dedicate, come Firmbee, che consentono di tenere traccia dell'avanzamento del progetto, assegnare compiti ai singoli membri del team, controllare le entrate e le spese e archiviare la documentazione necessaria in un unico posto.

Tuttavia, delegare compiti da sola non è sufficiente per far sentire i dipendenti parte dell'azienda. È necessario garantire una buona comunicazione, che spesso manca in un ambiente virtuale. Pertanto, dovresti cogliere ogni opportunità per sfruttare i vantaggi dell'ascolto attivo. Come farlo?

• Pianifica riunioni video : chiedi a tutti di avere la webcam accesa durante la riunione in modo che i partecipanti possano guardare i segnali non verbali dei colleghi.
• Riduci le distrazioni : chiedi ai partecipanti di disattivare l'audio dei dispositivi che potrebbero interrompere la conversazione e di non rispondere ai messaggi (e-mail, SMS, ecc.) durante la riunione.
• Chiedi di non essere interrotto mentre parli : interrompere qualcuno può non solo implicare una mancanza di rispetto per l'altra persona, ma anche, soprattutto nelle riunioni online, creare confusione. Per evitare ciò, chiedi ai colleghi di astenersi dal fare commenti finché il partecipante non ha finito di parlare.
• Fai un breve riepilogo : riassumi tutto ciò che hai imparato dai tuoi colleghi. In questo modo dimostrerai di averli ascoltati attivamente, di essere aperto alle loro idee, ai loro suggerimenti e pronto ad aiutarli per qualsiasi problema.

Riepilogo

L'ascolto attivo sul posto di lavoro è molto importante in quanto favorisce il rispetto reciproco e crea fiducia. Tale atmosfera incoraggia i dipendenti a essere più impegnati nei loro compiti e più produttivi. L'ascolto attivo ha un impatto diretto sulla creazione di una migliore comunicazione, grazie alla quale è più facile individuare rischi, problemi e prendere decisioni migliori.

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Autore: Piotr Pawlowski

Product Owner con oltre 15 anni di esperienza nel marketing su Internet ampiamente compreso. Senza il minimo problema può gestire un progetto e tutto è in un unico posto. Appassionato di growth hacking, le sue aree di interesse includono project management, business development e content marketing. È anche un grande appassionato di risorse umane.

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