Perché utilizzare un software di gestione dei progetti? | # 10 Iniziare con la gestione dei progetti

L'implementazione di ogni progetto richiede l'utilizzo di software? Presumibilmente no. Tuttavia, vale la pena eseguire calcoli complicati nella tua memoria con una calcolatrice a portata di mano, quando il tempo e l'accuratezza del risultato sono importanti? Vale la pena venire a una riunione con un raccoglitore pieno di appunti quando i partecipanti vogliono leggere una presentazione interessante e concisa?

Perché utilizzare un software di gestione dei progetti? - sommario:

1. introduzione
2. Risparmio di tempo
3. Monitorare lo stato del progetto
4. Rendere disponibili le informazioni
5. Garantire la continuità del progetto
6. Riepilogo

Perché utilizzare un software di gestione dei progetti? introduzione

È probabile che nessuno abbia bisogno di essere convinto per utilizzare il software di gestione dei progetti. Soprattutto se parliamo di progetti grandi e complessi che semplicemente non possono essere eseguiti su carta. Tuttavia, vale la pena chiarire quali sono i vantaggi dell'utilizzo del software di gestione dei progetti . Innanzitutto considera se nella nostra pratica PM abbiamo tutte queste aree sotto controllo. In secondo luogo, possiamo scegliere il software più adatto alle specificità dei nostri progetti e al lavoro di squadra.

Vorremmo evidenziare quattro aree il cui miglioramento è cruciale per gli utenti del software di gestione dei progetti. Questi sono:

• risparmio di tempo
• monitorare lo stato del progetto
• sancire la disponibilità delle informazioni
• garantire la continuità del progetto

Li esamineremo uno per uno di seguito, seguito da una discussione sulle funzionalità software degne di nota, nonché da uno sguardo ad alcune delle soluzioni più popolari disponibili sul mercato.

Risparmio di tempo

I vantaggi in termini di risparmio di tempo del software risiedono principalmente nella migliore organizzazione del progetto. Questo perché significa una pianificazione semplice e uno schizzo flessibile della struttura del progetto. Preparare un project charter o un diagramma di Gantt è molto più semplice e pratico quando viene fatto subito nel programma che utilizzeremo in seguito per gestire il progetto.

Infatti, invece di utilizzare strumenti esterni, i piani possono essere integrati man mano che il progetto avanza con attività dettagliate pubblicate su bacheche Kanban o nel backlog del progetto. Ciò fornirà una misurazione del tutto realistica del tempo dedicato a compiti specifici dai membri concreti del team di progetto.

Tuttavia, quando si tratta di gestione del tempo di progetto, la scelta del software stesso e se è già familiare al team è di notevole importanza. Dopotutto, i programmi di gestione dei progetti variano in modo significativo in termini di complessità e la curva di apprendimento può diventare difficile da percorrere. Mentre Firmbee è un ambiente trasparente contenente tutti gli strumenti necessari per gestire un progetto, Jira è uno strumento colossale e molto complesso che consente l'automazione di attività e integrazioni con programmi esterni.

Monitorare lo stato del progetto

La seconda area di interesse per il software di gestione dei progetti è il monitoraggio in tempo reale dello stato del progetto. Ogni programma include strumenti analitici per la visualizzazione delle statistiche. Mostrano, tra l'altro:

• lo stato attuale dell'implementazione dei compiti – quanti compiti sono stati completati e a che ora, chi ha completato quali compiti,
• confrontare i risultati reali con le ipotesi , ad esempio utilizzando un grafico che confronta il tempo medio di un'attività con il suo corso reale,
• lo stato di esecuzione del bilancio, nonché
• strumenti predittivi per valutare se le cose stanno andando nella giusta direzione.

Rendere disponibili le informazioni

Un altro problema che il software aiuta a risolvere è la disponibilità in tempo reale delle informazioni sul progetto per il team e le parti interessate. I principali vantaggi del software di gestione dei progetti sono la possibilità di accedere in qualsiasi momento, nonché la differenziazione delle autorizzazioni, ad esempio per modificare le attività o visualizzare le statistiche sulle prestazioni dei singoli membri del team. Ad esempio, a un cliente può essere fornita la possibilità di visualizzare le attività completate in una determinata settimana, ma non l'autorità di modificare l'elenco delle attività da completare nei giorni successivi.

In una parola, la terza area importante è facilitare il mantenimento dell'ordine corretto nel progetto, nonché la trasparenza della comunicazione. Ultimo ma non meno importante, l'uso di un documento di progetto collaborativo modificato al volo aiuta a creare un senso di appartenenza al team e responsabilità per il completamento delle attività assegnate che contribuiscono all'obiettivo del progetto.

Garantire la continuità del progetto

Un vantaggio importante, ma spesso trascurato, dell'utilizzo di un software di gestione dei progetti è che mantiene la continuità in caso di cambiamenti di personale. Questi possono interessare sia il Project Manager che gli altri membri del team. Grazie alla disponibilità di dati storici di progetto e strumenti analitici, una nuova persona può farsi un'idea della situazione in modo relativamente semplice ed essere rapidamente introdotta a nuovi compiti. Senza esaminare l'intera documentazione del progetto, può anche scoprire, tra le altre cose, cosa è già stato fatto, quali attività stanno causando difficoltà al team e se il progetto viene implementato secondo la pianificazione e il budget.

Riepilogo

Il software di gestione dei progetti riduce il tempo necessario per completare i progetti. Dalla pianificazione alla delega dei compiti, al controllo del loro completamento da parte dei membri del team, che non deve essere registrato ogni volta dal Project Manager. Tutti questi passaggi vengono eseguiti in modo più efficiente. Quindi vale la pena investire tempo nell'apprendimento del programma giusto.

Facilita inoltre il monitoraggio della situazione attuale e garantisce che tutte le parti interessate abbiano accesso in qualsiasi momento alle informazioni relative al progetto che le riguardano. A questo dobbiamo aggiungere la notevole comodità di avere tutti i dati raccolti in un unico posto, dove è facile controllarli. Queste caratteristiche consentono inoltre di garantire più facilmente la continuità del progetto, anche in caso di radicali cambiamenti di personale.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Iniziare con la gestione del progetto:

1. Cos'è un progetto?
2. Cos'è la gestione del progetto?
3. Come gestire i progetti?
4. Metodi di gestione del progetto
5. Tipi di progetti
6. 4 esempi di progetti
7. Priorità dei progetti
8. Aree di attività del progetto
9. Definizione di successo nella gestione dei progetti
10. Perché utilizzare un software di gestione dei progetti?