Perché non puoi prendere sul serio la produttività a meno che non ottimizzi il modo in cui le tue persone usano il tuo spazio
Pubblicato: 2019-08-04L'ambiente del tuo spazio di lavoro determina la tua produttività.
La produttività si esaurisce quando manca lo spazio per riunioni.
Le startup hanno optato sempre più per spazi condivisi come WeWork.
Finanzio le startup per vivere e prima ancora ho gestito due startup di software che ho fondato. Ho passato innumerevoli ore a guardare le finanze storiche, i budget, le previsioni e le proiezioni future. Con una startup tecnologica standard posso dirti nel sonno che i tuoi due maggiori costi di gran lunga sono le persone (tra il 60 e il 75% dei costi totali) e lo spazio (10–20% dei costi totali). L'unico altro elemento di costo significativo che vedo in alcune startup in fase iniziale è l'inventario (per società di hardware o eCommerce).
Nelle prime fasi di un'azienda, una startup spesso stipare quante più persone possibile in stanze piccole per risparmiare sui costi dell'ufficio. Quando un'azienda raccoglie il capitale inizia inevitabilmente a cercare uno spazio ufficio per aumentare la produttività e la felicità dei lavoratori. Poiché è difficile prevedere quanto spazio ti servirà man mano che espandi (o, inghiotte, ribassi) le startup si sono sempre più rivolte a spazi condivisi come WeWork, che agiscono un po' come l'hosting cloud in quanto ti consentono di aumentare o diminuire in base a come la tua attività si espande o rallenta.
Chiunque abbia passato del tempo con le startup può dirti che ci sono un sacco di perdite di produttività che possono provenire da questi ambienti:
- Mancanza di spazio per riunioni per avere discussioni
- Incapacità di concentrazione a causa dell'essere circondati da "chiacchieroni"
- Enormi file in attesa ai controlli di sicurezza condivisi, agli ascensori o alle file per il pranzo
Conoscere i problemi della "gestione delle persone negli spazi" è stato uno dei motivi principali per cui ho sostenuto l'azienda Density, che ha costruito un "sensore di profondità" che si trova sopra le porte e traccia in modo anonimo gli spazi come si vede nella GIF qui sotto.
La tecnologia è ora implementata in molti clienti tra cui LinkedIn, NYU, Dropbox, Envoy e molti altri, quindi abbiamo imparato molto su come le persone utilizzano soluzioni come Density per aumentare la produttività, migliorare la sicurezza fisica e abbinare meglio lo spazio alle persone. Di seguito sono riportati alcuni ottimi esempi di problemi e soluzioni comuni che abbiamo visto:
La sala riunioni camper / la sala riunioni squatter/fantasma
Gartner stima che il dipendente medio trascorra 27 ore all'anno alla ricerca di spazi disponibili per incontrarsi, questo accade raramente perché le aziende non hanno abbastanza spazio. Molto spesso, è perché non hanno il giusto mix di spazio di lavoro piccolo/grande/flessibile e, di conseguenza, le persone tendono a monopolizzare lo spazio quando è disponibile.
Una volta che le organizzazioni si ridimensionano, inevitabilmente implementano sistemi per rendere la prenotazione degli spazi condivisi più snella e solitamente più democratica: la procedura generale è che si "prenota una sala riunioni" a ore tramite un sistema di pianificazione. Abbiamo tutti sperimentato lo "squatter" che entra in una sala riunioni e le startup che stanno lavorando prendono una riunione 1-1 in una stanza costruita per 12 e non si preoccupano di prenotarla. Alcune persone prendono la strada opposta e prenotano ore e ore in modo da poter "campare" in una sala riunioni per svolgere lunghi periodi di lavoro tranquillo o svolgere riunioni 1–1 a scapito delle esigenze del gruppo.
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Altrettanto problematico è il “fantasma” che prenota per ore la sala riunioni per bloccare la sala, utilizzandola solo periodicamente. Ho visto questo tipo di comportamento anche 20 anni fa, quando ho lavorato in Accenture, dove il personale era per lo più presso i siti dei clienti, ma quando sono tornati in ufficio c'è stata una corsa a prenotare fantasma delle sale riunioni limitate.
In Density, abbiamo collaborato con i clienti per l'integrazione nel loro sistema Outlook in modo che la gestione potesse valutare meglio quando i team hanno prenotato lo spazio della sala riunioni e quindi confrontarli con i dati del sensore di densità per vedere quando la sala è stata effettivamente utilizzata. Può confrontare le ore prenotate rispetto a quelle utilizzate, nonché il numero di persone prenotate rispetto a quelle frequentate con l'obiettivo di aiutare l'azienda a gestire meglio le sue risorse di spazio limitato.
L'enigma del pranzo
Un'altra importante perdita di produttività quando le aziende si ridimensionano (o quando gli spazi di lavoro condivisi si riempiono) sono le file per il pranzo. Abbiamo assistito all'aumento delle aziende che utilizzano Density per tracciare meglio il flusso di persone attraverso i commissari a colazione, pranzo e cena. Lo hanno integrato con i sistemi interni su Slack o Facebook Messenger per consentire ai dipendenti di controllare i tempi di attesa in tempo reale e pianificare le loro giornate di conseguenza. Ciò ha anche aiutato la direzione a capire come aumentare il personale del ristorante nelle ore di punta. Abbiamo anche visto alcune compagnie aeree e compagnie di viaggio lungimiranti utilizzare questi sensori per monitorare meglio i livelli di personale delle lounge durante il giorno.
Il portellone
La maggior parte degli uffici utilizza la sicurezza fisica per proteggere sia i beni che la sicurezza, ma tutti abbiamo assistito al "tailgater" che aspetta che qualcun altro scansioni la sua carta e poi cammina rapidamente dietro di loro e ottiene l'accesso. Questo è molto più difficile da fare in grattacieli con sufficienti guardie di sicurezza, ma anche lì persistono problemi fuori orario. Come vedrai nel video qui sotto, Dropbox ha utilizzato Density abbinato al suo sistema di controllo degli accessi per segnalare la sicurezza ogni volta che c'è un tailgater. Nel video mostrano una situazione di vita reale (volti sfocati) in cui un tailgater si atteggia a un altro impiegato che guarda il suo smartphone che poi ha fatto irruzione e ha rubato diversi laptop. Questo problema è ancora più pronunciato nei campus dove gli edifici hanno più punti di ingresso e uscita. Dropbox ha avuto più di 100 eventi di tailgating alla settimana e, sebbene la maggior parte di questi non sia probabilmente nefasta, avere dipendenti consapevoli del problema è la prima linea di difesa.
Lo spazio sprecato / le sale riunioni di grandi dimensioni
Forse il gruppo che apprezza maggiormente la capacità di sapere come le persone usano gli spazi sono i gruppi di gestione delle strutture responsabili della pianificazione dello spazio. Man mano che le aziende si espandono, troverai naturalmente sale riunioni costruite per 12 ma utilizzate principalmente per 2-4 persone alla volta che sarebbero più efficacemente costruite in 2 sale riunioni. Vediamo aziende che fanno grandi acquisizioni e devono capire come consolidare aziende e personale. Durante un progetto pilota per un cliente, un'azienda Fortune 1000 ha scoperto che una sala conferenze da 8 persone è stata utilizzata da 3 o meno persone per il 78% di tutte le ore lavorative; è stato utilizzato da 8 persone (la sua capacità prevista) solo il 3% delle volte. Espandendo lo studio e dimensionando correttamente il mix di sale conferenze, è probabile che questa azienda risolva il problema della sala riunioni e risparmierà decine di milioni di dollari in costi di espansione immobiliare evitati.
Il rischio assicurativo
Hai mai notato quando entri in un bar, in una sala da concerto, in uno stadio o in un luogo simile e c'è una persona con un bancone che scatta quando entri? Quasi sicuramente quello che stanno facendo è monitorare manualmente le dimensioni della folla a fini assicurativi (e in definitiva per la sicurezza).
Ora abbiamo sedi che utilizzano Density per controllare le dimensioni della folla e garantire che non stiano violando le loro polizze assicurative. Un bar con cui lavoriamo riceveva più multe di $ 1.000 dai vigili del fuoco ogni mese per eccesso di capacità, nonostante il personale fosse a disposizione per contare manualmente. Dopo aver installato Density, il maresciallo dei vigili del fuoco ha esaminato il conteggio sull'iPhone del manager del bar e ha detto: "È davvero fantastico". Quindi li ha lasciati soli perché potevano dimostrare di essere conformi al codice.
Casi d'uso non previsti
Ormai ne abbiamo viste tante! Dalle persone che vogliono che Density tenga traccia del fatto che i malati di Alzheimer non si stanno spostando al di fuori di uno spazio prestabilito, alle società di gig-economy che vogliono essere in grado di monitorare in modo anonimo se i loro lavoratori o se i loro clienti stanno iniziando un contatto fisico indesiderato. Le persone spesso mi chiedono "perché non usano solo le fotocamere?" Ovviamente ci sono alcuni buoni usi per le telecamere in campi come la sorveglianza, ma nel mondo moderno ci sono molti posti in cui vogliamo tracciare il flusso delle persone (l'uso del bagno, solo un esempio!) ma non vogliamo registrare le persone. Inoltre, la capacità di interpretare i dati e gestire i volumi di informazioni è molto più conveniente quando si tratta di "poligoni" (forme di un laser) rispetto a riprese video complete.
[Questo articolo è apparso per la prima volta su entrambi i lati della tabella ed è stato riprodotto con il permesso.]