Struttura di suddivisione del lavoro: come delegare efficacemente il lavoro in un progetto? | # 30 Iniziare con la gestione dei progetti

Pubblicato: 2023-01-26

Durante la pianificazione del progetto, il Project Manager decide come assegnare gli obiettivi, quali attività completare, quando e quali specialisti includere. In tal modo, crea la Work Breakdown Structure (WBS).

Struttura di suddivisione del lavoro – sommario:

introduzione
Struttura di suddivisione del lavoro
Responsabilità nel team (Team/Proprietà collettiva)
Riepilogo

introduzione

Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) adeguatamente concepita si traduce in un flusso di lavoro regolare del team. Ogni persona coinvolta conoscerà lo scopo di svolgere determinati compiti, da chi riceverà incarichi ea chi dovrebbe trasmetterli. Faciliterà l'individuazione di chi è gravato da troppo lavoro, perché, ad esempio, tre membri del team hanno bisogno dell'aiuto di una persona contemporaneamente. Pertanto, WBS consente di ottimizzare il processo del flusso di lavoro già in fase di pianificazione. Ciò fornisce un aspetto molto importante del lavoro di progetto: la responsabilità del team per il completamento dell'attività. Ma come pianificare la migliore struttura di lavoro per il progetto?

Struttura di suddivisione del lavoro

La struttura della divisione del lavoro viene solitamente visualizzata utilizzando un albero, sul quale sono segnate le fasi del ciclo di vita del progetto suddivise in obiettivi sempre più dettagliati. In questo modo è più semplice pianificare la durata delle attività e il costo per completarle, nonché distribuire adeguatamente le responsabilità tra i membri del team.

Nel fare ciò, ricorda che la WBS specifica cosa implementare, ma non risponde alla domanda "come". Vale anche la pena notare il principio di limitare il livello di dettaglio. Dipende dal tipo e dai requisiti formali del progetto. Un diverso livello di pianificazione è richiesto per la produzione di attrezzature mediche o reagenti chimici e un altro per l'organizzazione di eventi o campagne di marketing.

La struttura di scomposizione del lavoro è definita nel PMBOK come segue:

"Una scomposizione gerarchica dell'ambito totale del lavoro da eseguire da parte del team di progetto per raggiungere gli obiettivi del progetto e creare i risultati richiesti."

La parola "totale" è molto importante qui e la "regola del 100%" è correlata ad essa. Questo perché una WBS ben strutturata tiene conto di tutti gli obiettivi del progetto: esattamente tutto da realizzare. Compresa la stessa gestione del progetto. In altre parole, leggendo i compiti dal livello più basso dell'albero, elenchiamo tutti i componenti del livello superiore. Questo è un principio molto difficile da seguire nella pratica. Tuttavia, è spesso citato come uno strumento efficace per prevenire il cosiddetto Scope creep. Specificare tutto da realizzare preclude l'aggiunta di nuove attività che non rientrano negli obiettivi di progetto predefiniti.

Responsabilità nel team

I compiti svolti dal team fanno parte di un obiettivo finale creato da uno sforzo congiunto. Tuttavia, in molte aziende e progetti, la visibilità o addirittura l'esistenza di questo obiettivo non è ovvia. Pertanto, una struttura delle attività ben pianificata e un flusso di lavoro chiaro al team di progetto è la base per costruire la responsabilità collettiva.

Costruire un senso di proprietà del team (proprietà del team/collettiva) consente ai membri del team di comprendere meglio gli obiettivi del progetto e in che modo il lavoro svolto contribuisce al raggiungimento di tali obiettivi. Ciò aumenta la motivazione e l'impegno e migliora le prestazioni del team. L'impegno per il progetto più ampio e il suo completamento con successo si traduce anche nella lealtà dei dipendenti nei confronti dell'azienda e in una buona atmosfera. In altre parole, un senso di responsabilità all'interno del team può contribuire a migliori risultati di business per l'azienda nel suo complesso.

Riepilogo

L'attività di delega in un progetto è un'attività per un Project Manager quando pianifica di raggiungere efficacemente gli obiettivi. In primo luogo, WBS aiuta a organizzare l'ambito del progetto: isolare gruppi di compiti simili, notare le dipendenze tra di loro, che determineranno l'ordine in cui saranno completati, e anche costruire la responsabilità del team per i compiti svolti da presentandoli nel contesto di piccoli e grandi obiettivi perseguiti dall'azienda.

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Le domande più importanti

Come determinare la profondità appropriata della suddivisione del lavoro in un progetto utilizzando l'albero WBS?
La profondità della WBS dipende da: la scala, la complessità e lo scopo del progetto, nonché la preferenza e l'esperienza del Project Manager - se ha già implementato un progetto simile, la profondità della pianificazione sarà probabilmente inferiore. La WBS dovrebbe essere sufficientemente dettagliata per consentire la gestione dei vari elementi del progetto e facilitare la pianificazione e il monitoraggio dello stato di avanzamento dei lavori. Allo stesso tempo, non dovrebbe essere troppo elaborato, in quanto sarà di scarsa utilità. Troppi dettagli ne ridurranno la leggibilità e potrebbero rendere difficile per i membri del team comprendere il progetto complessivo. Tipicamente, una WBS dovrebbe essere composta da 4–8 livelli, ma la profondità finale dipende dalle specificità del progetto e dalle esigenze del team.

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