Strategie di lavoro da casa: come rimanere produttivi, equilibrati e connessi

Di recente ci è stato chiesto molti consigli sulle strategie di lavoro da casa e siamo fiduciosi di darli. PMG è stata un'agenzia di marketing virtuale al 100% sin dalla nostra fondazione nel 2002.

Quindi il mese scorso, quando le aziende si stavano affrettando a passare al lavoro a distanza, il nostro team è stato in grado di continuare le normali routine di lavoro. (Beh, per quanto normale possa essere la routine di lavoro durante una pandemia.)

Una delle nostre colleghe ci ha chiesto di offrire una formazione sulle strategie di lavoro da casa per aiutare il suo team ad adattarsi alla nuova normalità. Ha condiviso che sfide come le distrazioni, l'isolamento e la definizione dei confini stavano incidendo sulla produttività e sulla tranquillità. Tutti ostacoli molto comuni quando si lavora da casa, e tutti gestibili con il giusto approccio.

Ecco un riassunto della nostra presentazione al suo team. Ci auguriamo che possa aiutare te e il tuo team a essere il più efficaci possibile quando lavorate da casa, sia ora che in futuro.

Lavorare da casa: il fisico

1. Designare uno spazio di lavoro.

Idealmente, puoi identificare una stanza - con una porta che puoi chiudere - dove ti concentrerai sul tuo lavoro . Ricordo di aver partecipato a una presentazione tenuta da un leader di Trello/Atlassian, un'altra azienda virtuale al 100%, in cui ha condiviso che una stanza dedicata con una porta è un requisito per l'occupazione.

Se non puoi dedicare una stanza al tuo lavoro, trova uno spazio dedicato nella tua casa e assicurati che non sia un divano! Per tante ragioni, principalmente per il tuo benessere fisico, il divano è un posto terribile in cui lavorare.

Installa una scrivania in un angolo del tuo soggiorno o camera familiare, se possibile, utilizzando piante o uno schermo per creare un confine visivamente accattivante. Oppure puoi creare uno spazio al tavolo della cucina o della sala da pranzo dove lavori ogni giorno. Avrai solo voglia di ripulirlo e mettere da parte il lavoro quando sei pronto per la pausa per la giornata. Altro sulle pause più tardi!

Le camere da letto non sono l'ideale . Cerca di mantenere la tua camera da letto un luogo per rilassarsi e dormire, non per la stimolazione di una scadenza di progetto o di chiamate Zoom. Parlando di Zoom e altre videochiamate, tieni a mente il tuo background quando le prendi. La vista di un letto o di un bagno sullo sfondo può sembrare troppo casuale.

2. Osserva la tua postura.

Se provieni da un ambiente d'ufficio in cui avevi tutti i campanelli e i fischietti ergonomici, può essere un adattamento sorprendente e scomodo lavorare da casa.

Fai del tuo meglio per creare uno spazio di lavoro che non solo ti aiuti a portare a termine il tuo lavoro, ma che protegga anche il tuo corpo. Ciò può significare investire in una sedia da ufficio, una scrivania in piedi e un'illuminazione adeguata. Il tuo datore di lavoro potrebbe essere disposto a offrire un rimborso totale o parziale per questi articoli, non fa mai male chiedere.

3. Internet ad alta velocità di cui ti puoi fidare

Ti sei mai sentito frustrato durante una videochiamata o una chiamata web e il tuo capo, collega o cliente ha ritardato o riprodotto l'audio o un video bloccato durante la chiamata? Fai del tuo meglio per assicurarti di non essere il colpevole in queste situazioni assicurandoti di disporre di Internet ad alta velocità affidabile.

Connettiti con il team tecnico della tua azienda per avere indicazioni su come essere sicuro di avere un servizio Internet stabile, sicuro e veloce quando lavori da casa.

4. Strumenti tecnologici pronti

Anche il tuo lavoro dallo stack tecnologico di casa è importante. In PMG, facciamo molto affidamento su Slack, FunctionPoint, la nostra Google Suite e Zoom per mantenere il nostro team connesso e collaborativo. Ma questi strumenti, tra gli altri, sono validi solo quanto la strategia impiegata per utilizzarli.

Pensa ai modi migliori in cui il tuo team può fare brainstorming, fornire e ricevere aggiornamenti e portare a termine il lavoro. Gli strumenti disponibili non mancano, ma è importante impegnarsi a utilizzare quelli che si scelgono in modo da non sprecare risorse per la tecnologia inutilizzata.

5. Vestiti!

Quando arriva quel piovoso lunedì mattina, può essere molto allettante rimanere in pigiama, prendere il laptop e strisciare nel letto per lavorare. Evita questo scenario se puoi. Vestirsi e prepararsi ti farà sentire meglio e, in definitiva, lavorerai meglio.

E mentre puoi sicuramente essere più disinvolto di quanto dovresti essere se vai in ufficio, vuoi comunque apparire presentabile e professionale per le videochiamate. C'è una ragione per cui WalMart sta segnalando di vendere più camicie che pantaloni durante questi giorni di lavoro da casa.

Lavorare da casa: il mentale

Se sei abituato a lavorare in ufficio, può essere difficile rimanere concentrato e gestire le nuove e diverse distrazioni che si verificano naturalmente a casa. Per ottenere i migliori risultati e una migliore concentrazione, prova a creare una tipica giornata d'ufficio nello spazio di lavoro di casa.

6. Fai pause frequenti.

Senza il ritmo naturale del pendolarismo, le ore di pranzo in ufficio e la veloce pausa caffè con i compagni di cubo, può essere facile rimanere incatenati al computer tutto il giorno, alzando lo sguardo per rendersi conto che sono le 15 e che non hai ancora pranzato.

Anche se devi impostare una sveglia, impegnati ad alzarti e spostarti (all'aperto se possibile), a pranzare e spuntini sani e a prenderti una pausa mentale. Trovo che gli allungamenti di 90 minuti funzionino bene ma ci sono molte altre strategie, inclusa la tecnica del pomodoro.

7. Stabilisci gli orari d'ufficio e rispettali.

Ironia della sorte, una delle sfide più grandi che il nostro team deve affrontare non è rallentare ma lavorare troppo. Impostando un programma e impegnandoti ad esso, ti assicurerai di essere mentalmente acuto sul lavoro e ben equilibrato nella tua vita in generale.

8. Disattiva avvisi e notifiche.

È difficile concentrarsi su un'attività, un progetto o una telefonata quando si vedono e si sentono segnali acustici e si vedono avvisi da Slack, e-mail e social media. Incoraggiamo il nostro team a disabilitare le notifiche Slack e via e-mail quando stanno cercando di fare un lavoro approfondito.

È altrettanto importante per la tua salute mentale disattivare questi avvisi quando non lavori, quindi il tuo telefono non è un promemoria 24 ore su 24, 7 giorni su 7 di ciò che ti sta aspettando al lavoro.

9. Usa o perdi la musica per concentrarti sulla mente.

Alcuni membri del nostro team amano la musica quando lavorano, altri hanno bisogno del silenzio. Mi piace la musica classica o l'app Coffitivity quando cerco di concentrarmi.

10. Sfrutta il potere della vita all'aria aperta.

Uno studio straordinario ha dimostrato che trascorrere solo cinque minuti nella natura può migliorare il tuo umore . E la natura non deve essere un remoto sentiero escursionistico. Una panchina nel parco in città o una sedia in veranda funzionano altrettanto bene.  

Esci il più spesso possibile durante la giornata lavorativa per migliorare la salute mentale.

Lavorare da casa: l'emotivo

Lavorare da casa può essere solo, soprattutto se sei abituato a essere circondato dai tuoi colleghi tutto il giorno. Il nostro team è composto da individui che prosperano in solitudine e individui che ottengono la loro energia stando con gli altri.

I team virtuali di maggior successo si impegnano a garantire che, insieme agli eventi del team completo richiesti, offrano opportunità sociali per coloro che ne hanno bisogno e il permesso di non partecipare per coloro che non lo fanno.

11. Controlli e aggiornamenti regolari.

La pianificazione di check-in regolari, in coppia, in team, mantiene le persone connesse e coinvolte nell'azienda nel suo insieme. Il nostro team organizza giovedì premurosi ogni settimana per corsi di formazione a livello di agenzia e aggiornamenti aziendali. Questa è un'opportunità per l'intero team di stare insieme e mettersi sulla stessa pagina.

12. Fai pratica con l'ascolto dei dipendenti.

Se supervisioni i lavoratori virtuali, crea modi in cui puoi tenere il dito sul polso di come si sentono e come si comportano nel loro lavoro. Il nostro cliente ha scritto un ottimo pezzo su come mantenere il lavoro da casa dipendenti impegnati durante COVID-19.

Chiediamo al nostro team di inviarci via email i loro massimi e minimi mensili per rimanere in contatto. Queste e-mail ci aiutano a vedere tendenze, bandiere rosse e cose da festeggiare regolarmente. I sondaggi NPS dei dipendenti sono anche un ottimo strumento per ascoltare il tuo team. Questi possono essere eseguiti con un semplice modulo Google o uno strumento Survey Monkey. Abbiamo preso in prestito le nostre domande NPS da HubSpot, che chiede a tutti i dipendenti, su una scala da 1 a 10, (1) Quanto sei felice di lavorare in HubSpot? e (2) Con quale probabilità indicherai qualcuno per fare domanda per lavorare in HubSpot?

13. Usa il video il più possibile.

Scegli il video sull'audio solo il più spesso possibile quando lavori da casa. Che tu stia ospitando o partecipando a una chiamata di un cliente o a un fuori orario virtuale con i colleghi, accendi la videocamera. È il modo più semplice ed efficace per essere in contatto con gli altri. Ricorda solo il consiglio per vestirti sopra!

14. Designa un canale Slack divertente.

La creazione di uno spazio online o di un thread di posta elettronica in cui il tuo team può condividere buffonate del venerdì o sciocchezze casuali fa miracoli per il rapporto. In PMG, abbiamo i canali #Random, #Ricette e #FridayFunny Slack che sono molto apprezzati dal nostro team e ci fanno ridere e restare connessi durante la settimana.

15. Riunisciti di persona quando puoi.

Anche se siamo sempre stati virtuali al 100%, apprezziamo il potere del lavoro di persona e programmiamo giornate di coworking regolari affinché i membri del team che vivono vicini possano lavorare nello stesso posto. Abbiamo anche un ritiro del team di 3 giorni a maggio e ottobre per lo sviluppo professionale e il team building. Niente potrà mai sostituire l'energia e le buone vibrazioni dello stare fisicamente insieme.

Considerazioni finali sulle strategie per il lavoro a distanza

Vale la pena notare che lavorare da casa in questo momento sta accadendo in tempi straordinariamente insoliti. Le persone si sentono ansiose per la loro salute e per i loro cari, sopraffatte dai bambini piccoli a casa a tempo pieno e incerte riguardo alle finanze e al loro futuro.

Capire che nessuno di noi è al meglio fisicamente, mentalmente o emotivamente aiuterà te e il tuo team a lavorare da casa con più successo. E quando questo tempo sarà finito e le circostanze si normalizzeranno un po', potresti scoprire che mentre in passato hai resistito al lavoro da casa, puoi vedere i reali benefici e l'equilibrio che può portare.

Infine, non sorprende che negli ultimi giorni siano stati pubblicati molti contenuti sulle strategie di lavoro da casa.

Eccone alcuni buoni che abbiamo incontrato:

• 8 consigli per lavorare da casa per te
• 32 Suggerimenti WFH che puoi fare in questo momento
• 20 consigli per lavorare da casa
• Come concentrarsi tra le distrazioni
• Blog Trello – Ottima risorsa come datore di lavoro virtuale
• Dove sedersi quando si lavora da casa

Cerchi di più? Vai al nostro Centro risorse COVID-19 per ulteriori consigli, suggerimenti e risorse aziendali.

E, se sei curioso, guarda come il team PMG ha trascorso la quarantena.