Lavora da casa con Zoho One

Molti dipendenti sono passati al lavoro a distanza e, con questo, anche alcune parti delle aziende sono diventate molto più difficili. È diventato ancora più difficile rimanere in contatto con i colleghi poiché le persone vengono lasciate fuori dal giro e anche i compiti semplici possono richiedere molto più tempo del solito.

Alcuni problemi sono del tutto comprensibili, ma sono anche quelli che puoi risolvere se usi gli strumenti giusti. Molte aziende ora si rendono conto che il passaggio al lavoro a distanza/Lavoro da casa è un'opzione facile.

Con l' implementazione di Zoho One , un'organizzazione ottiene gli strumenti che consentono una comunicazione adeguata per andare in remoto e raggiungere gli obiettivi aziendali. Zoho One aiuta a collaborare e comunicare in modo efficace all'interno di un'organizzazione. Aiuta anche a integrare l'archiviazione di file e vari strumenti di gestione dei progetti.

In questo blog parleremo di come Zoho One aiuta nel lavoro a distanza.

File centralizzati

È molto importante centralizzare i file in tutti gli scenari. Tuttavia, questo diventa ancora più importante quando le persone lavorano da luoghi diversi. Ci sono così tante possibilità che i file vadano persi e le e-mail vengano inviate avanti e indietro prima che qualcuno possa trovare qualcosa. In questo modo si perde tempo importante.

Zoho One è un sistema operativo per le aziende che garantisce che i file rimangano sicuri e facilmente disponibili quando sono più richiesti. Funziona come un repository cloud centralizzato che un'azienda crea e con cui interagisce.

Gli utenti possono creare facilmente questi documenti dalla suite per ufficio Zoho e da Zoho WorkDrive supportando i tipi di file comuni con cui potresti aver lavorato. È anche facile lavorare con i file online e salvarli sul disco rigido utilizzando la sincronizzazione desktop.

Quando l'archiviazione dei file viene trasferita a Zoho WorkDrive, diventa più facile risolvere i problemi di duplicazione dei documenti e ridurre il tempo perso nella ricerca dei file. I documenti possono essere archiviati nel WorkDrive e condivisi a livello di team o a livello di organizzazione.

Zoho One viene fornito con molte cartelle del team che sono essenzialmente cartelle condivise su cui i team possono collaborare e persino cartelle dell'organizzazione che possono essere utilizzate per la distribuzione di documenti a tutti in un'organizzazione.

Inoltre, WorkDrive offre il controllo assoluto su chi può accedere a cosa e un controllo minuto sui livelli di accesso che tutti hanno. Ad esempio, una persona può vedere un'intera cartella del team ma non modificarla mai, mentre un'altra persona può modificare ma non eliminare mai alcun file del team.

Con il controllo avanzato che Zoho WorkDrive ti offre sui file, si presume che tutti abbiano accesso solo a ciò di cui hanno bisogno. Oltre alla condivisione con i compagni di squadra, gli utenti possono condividere in sicurezza i file esternamente con l'aiuto di collegamenti personalizzati per parti interessate esterne, password che proteggono tali collegamenti, revocarli in qualsiasi momento, monitoraggio dell'utilizzo, ecc.

È possibile esaminare facilmente aspetti importanti della gestione dei file, come l'accessibilità e la sicurezza. È inoltre possibile eseguire il backup dei documenti e renderli disponibili solo alle persone che ne hanno bisogno. Detto questo, saranno anche disponibili per tutti il ​​più rapidamente possibile e da luoghi diversi.

Comunicazione

La comunicazione è tutto. Le organizzazioni che capiscono abbastanza bene questo fatto e, quindi, utilizzano anche gli strumenti giusti che sono considerati importanti per le comunicazioni del team.

Altre volte, alcune organizzazioni non pensano che questo sia un grosso problema finché non finiscono in confusione e quando la comunicazione diventa difficile da navigare. Zoho One viene fornito con molti strumenti di comunicazione che hanno lo strumento migliore per tutti i tipi di comunicazione.

Di seguito menzioneremo come i diversi strumenti aiutano nelle varie comunicazioni. Questo aiuterà a capire perché Zoho One è una piattaforma di gestione aziendale che aiuta in una comunicazione efficace.

Chat unificata

Anche le conversazioni in corso devono essere rapide e la chat è spesso l'opzione migliore per assicurarsi che ciò accada. Può diventare difficile gestire le e-mail poiché richiede molto più tempo per ottenere una risposta.

Inoltre, una casella di posta elettronica completa può anche sembrare scoraggiante rispetto a una serie di messaggi. Per risolvere questo problema, Zoho Cliq aiuta a semplificare la comunicazione in quanto viene fornito con un servizio di chat flessibile che lo rende utilizzabile da qualsiasi altra app Zoho utilizzata.

È semplice reagire rapidamente ai messaggi e persino rimanere in contatto con il team ovunque tu voglia. Inoltre, puoi anche usarlo per rimanere in contatto con i clienti e altri al di fuori di un'organizzazione impostando una chat ospite.

Strumenti di comunicazione video

La comunicazione video è importante e funziona meglio per un paio di conversazioni. Lo spettacolo e l'incontro offrono strumenti di comunicazione video che hanno obiettivi leggermente diversi.

L'opzione Riunione si concentra maggiormente sulle riunioni video e Showtime si concentra maggiormente sull'istruzione e sulle presentazioni. Quando hai quello che preferisci, diventa facile trovare tutti gli strumenti necessari.

Le opzioni Meeting e Showtime sono dotate di strumenti webinar, ma la conferenza Web è un'opzione supportata solo da Meeting. Puoi registrare webinar in Meeting o Showtime, ma è solo Showtime che offre webinar su richiesta in cui gli spettatori possono registrarsi per vedere un video preregistrato.

Si tratta principalmente di scegliere ciò che rende la comunicazione facile ed efficace per te e il tuo team. Gli strumenti di comunicazione video dotati di funzionalità mirate dovrebbero essere preferiti da te e dal tuo team.

Email più intelligente

L'uso della posta elettronica è altamente funzionale in molti modi, ma tende a essere abusato quando le organizzazioni non creano vie adeguate per diversi tipi di comunicazione.

Tuttavia, non si può ignorare il fatto che la posta elettronica è una delle parti più importanti della comunicazione digitale. Non importa se desideri eseguire la tua e-mail tramite Zoho Mail o uno strumento di terze parti come Gmail o Outlook. Dovrebbe essere pulito, facile da usare e integrato con il software.

Zoho One è una piattaforma aziendale integrata che aiuta nella comunicazione tramite e-mail. Offre Zoho Mail che non è solo un servizio di posta intuitivo, ma si integra facilmente anche con Zoho One.

Puoi configurare la posta con Zoho One, il che significa anche aggiungere attività a un progetto, estrarre informazioni sui clienti dal CRM e anche salvare documenti importanti su WorkDrive. Ciò garantirà che le e-mail non vengano mai dimenticate iniziando a chattare dalle e-mail e programmando riunioni.

Integrazioni di terze parti

L'abitudine di utilizzare applicazioni disconnesse può creare un problema nel processo, ma la verità è che non deve essere così. Se scegli un servizio di posta elettronica di terze parti, puoi integrarlo con le app Zoho per mantenere connesse le applicazioni aziendali.

WorkDrive include anche integrazioni di Gmail e Microsoft che possono essere utilizzate per integrare i servizi di posta elettronica come CRM, Sprint, Progetti e altro.

Migliore cultura aziendale

Dopo aver creato diverse vie di comunicazione, c'è anche la necessità di creare uno spazio che possa mantenere florida la cultura aziendale. Connect è una delle applicazioni Zoho One che ti consente di facilitare le conversazioni tra i team e i dipendenti.

Invece di avere una conversazione troppo lunga, gli utenti possono creare in modo efficace post sul forum e portare avanti discussioni rendendoli accessibili a quasi tutti coloro che vogliono leggerli dopo il fatto. Questo è uno dei modi migliori per promuovere una cultura aziendale amichevole.

Gestione del progetto adattabile

L'idea del lavoro a distanza influisce su molti aspetti della comunicazione e della collaborazione insieme alla produttività. La risoluzione di questo problema può essere gestita cercando un sistema di gestione dei progetti che consenta di lavorare in modo efficiente per un team.

Le persone tendono a cercare un approccio generale alla gestione dei progetti, ma il fatto è che approcci diversi funzionano per persone diverse ed è sempre meglio abbracciarlo. Uno dei passaggi principali nella valutazione del software di gestione dei progetti è la comunicazione del team.

Persone diverse hanno stili di gestione dei progetti diversi e il fatto è che questi stili sono stati utilizzati per così tanti anni. Alcune persone desiderano anche organizzare il proprio lavoro tramite e-mail o bacheche insieme a un foglio di calcolo dettagliato o un'applicazione che includa tutte le informazioni in un unico posto.

Durante la valutazione di quale strumento di gestione del progetto è corretto, è importante considerare ciò di cui hai bisogno. Verifica se il tuo team ha bisogno di uno strumento di gestione dei progetti condiviso o di una bacheca o è meglio che ognuno scelga il proprio strumento?

Gli strumenti come Zoho Projects nelle applicazioni Zoho One semplificano la centralizzazione dei dati per un progetto e consentono a tutti di utilizzare gli strumenti che sanno funzioneranno per loro. Utilizzando questo strumento, un project manager può utilizzare il progetto per avere una panoramica di quasi tutto. Il manager può anche assegnare e aggiungere attività dalle e-mail insieme a dati che rimangono coerenti.

Zoho Projects è anche estremamente efficace nel mantenere una sequenza temporale in linea, aiutandoti a gestire i ritardi imprevisti e offrendo rapporti in modo da sapere esattamente dove ti trovi. Puoi integrarti con altre applicazioni Zoho one ed essere flessibile in modo che diventi facile gestire il tempo e utilizzare Zoho Projects in modo efficace.

Quando gestisci i progetti in Zoho Projects, puoi facilmente dare accesso agli strumenti necessari per rimanere in pista quando si tratta di scegliere il meglio. Zoho Projects è una delle applicazioni di gestione dei progetti meglio integrate che sfruttano diverse applicazioni di comunicazione per semplificare il processo.

Il passaggio principale è garantire che ogni implementazione del progetto abbia una solida base e ciò può essere ottenuto impostando le informazioni per il monitoraggio man mano che diverse attività vengono inserite nel progetto, inclusi un budget, una ripartizione dello stato delle attività e le date di scadenza delle attività.

Al termine, è possibile creare un modello in modo che i progetti e i report possano essere eseguiti automaticamente quando si immettono le ore e si chiudono le attività. Nel caso in cui tu abbia lavorato su un grande foglio di calcolo o un'applicazione di gestione dei progetti, potresti avere dati che ti preoccupi di perdere.

Passare a un nuovo strumento può essere un processo faticoso, ma può essere reso molto più semplice. Puoi importare in modo efficace i file CSV in modo da lavorare in Progetti e riprendere subito quando hai lasciato nel sistema precedente.

Utilizzo degli strumenti di Zoho al loro potenziale

Nel caso in cui sei stato stressato dall'utilizzo di Zoho Projects e desideri utilizzarlo anche un giorno, può essere utilizzato per funzionare bene per qualsiasi esigenza. Zoho Projects ti consente di disattivare tutti i moduli che non sono necessari semplicemente utilizzando il modulo delle attività e facendo un'idea di come funzionano i progetti prima di impegnarti completamente.

Inoltre, puoi anche utilizzare Zoho Sprints. Sprints è altamente agile per la gestione dei progetti e può essere ampiamente utilizzato per progetti di progettazione e sviluppo. Zoho Sprints è utile anche per i progetti se stai cercando un metodo semplice per navigare quando non hai una tabella di marcia del progetto. Se stai cercando di sviluppare un nuovo progetto o progettare qualcosa come UX, Zoho Sprints può aiutarti. L'uso del modulo backlog e sprint può rendere molto più gestibile anche un elenco di cose da fare sparso.

Durante la gestione delle attività di gestione del progetto, è importante assicurarsi che tutti utilizzino lo strumento che risolva bene le proprie esigenze. Zoho Projects offre flessibilità nel modo in cui gli utenti interagiscono con il progetto in modo che possa essere estremamente mirato.

Puoi chiedere al tuo team di utilizzare Zoho Sprints quando tutti i membri di un team desiderano utilizzare uno strumento di gestione del progetto simile controllandolo regolarmente e affrontando un progetto quando non è chiaro come raggiungere l'obiettivo finale. È meglio vedere le esigenze, controllare il funzionamento di ogni strumento e comunicare con il team per comprendere l'opzione migliore.

Conclusione

Andare a distanza non è solo possibile, ma può anche girare a tuo favore. Tante aziende si sono rese conto che il passaggio al lavoro a distanza può funzionare bene per loro. Zoho One può essere utilizzato dalle organizzazioni per ottenere gli strumenti che consentono una comunicazione adeguata per andare a distanza e raggiungere anche gli obiettivi aziendali.

Puoi metterti in contatto con consulenti Zoho esperti e implementare i passaggi necessari per passare da remoto con l'implementazione di Zoho One.