Sette modi per lavorare in modo più intelligente, non più difficile

Lo sentiamo sempre, uno degli adagi dell'imprenditorialità: lavorare in modo più intelligente, non più difficile. Ma cosa si traduce nella nostra vita quotidiana? Lavora meno a lungo, ma ottieni di più. Ma come lo realizzi? Come molte cose, in astratto questa idea sembra difficile da realizzare, ma una volta scomposta mostra che ci sono molti modi per migliorare il tuo stile di lavoro. Prova a mettere in pratica almeno una o due di queste idee ogni giorno e alla fine diventerai il padrone della tua qualità di lavoro.

Evita le distrazioni

Pensa alla tua tipica giornata di lavoro. Ti concedi lunghi periodi di tempo in cui puoi davvero affondare i denti in un compito o tendi a lavorare solo in piccoli frammenti di tempo tra un'interruzione dopo l'altra? Scorri costantemente avanti e indietro tra i progetti e le tue e-mail o siti di social media? I tuoi dipendenti vengono spesso per fare domande o per consigli? Fallo smettere!

Lo sapevi che una persona media impiega 15 minuti per riprendersi da una distrazione ? Ciò significa che per un quarto d'ora stai arrancando, cercando di riportare la tua mente dov'era prima dell'interruzione – e poi probabilmente verrai interrotto di nuovo! Ecco alcune idee per ridurre al minimo le distrazioni in ufficio:

• Lascia che le chiamate vadano alla segreteria telefonica, quindi rispondi in un blocco.
• Avere uno o due momenti dedicati per controllare e rispondere alle e-mail durante il giorno, invece di controllarle quando arrivano.
• Disattiva gli avvisi per e-mail, messaggi o notifiche in arrivo dai siti social. Sì, questo potrebbe significare anche spegnere il telefono.
• Se il tuo ufficio utilizza la messaggistica istantanea, spegnilo o impostati su "assente" mentre stai cercando di concentrarti.
• Chiudi la porta del tuo ufficio, appendi un cartello sul tuo cubicolo chiedendo di non essere interrotto, o se sei davvero disperato, indossa delle cuffie grandi o fai finta di essere al telefono.

Tante distrazioni che possono danneggiare la nostra produttività

Organizza e assegna priorità

Troppe persone si precipitano nella giornata senza un chiaro piano d'azione, e ciò porta a frustrazione e perdita di tempo quando capisci dove concentrare prima i tuoi sforzi. Quali sono i tuoi obiettivi della giornata? Cosa devi assolutamente fare, con cosa hai bisogno per fare progressi e cosa può stare in secondo piano per una pausa? Dedica un po' di tempo alla fine della giornata lavorativa per strutturare la giornata successiva. Per alcune persone, questo significa implementare sofisticati software di gestione dei progetti; per altri questo significa scrivere una lunga lista di cose da fare e spargere i post-it sulla scrivania. Alcuni potrebbero anche preferire un semplice diagramma di Gantt per una guida visiva. Qualunque sia la tua preferenza, se hai intenzione di saltare qualsiasi parte della tua giornata, sicuramente non saltare i dieci o quindici minuti che dedichi a organizzare e dare priorità alla tua giornata.

Non multitasking: lavora in parallelo

Nonostante quello che potresti credere, affrontalo: non puoi multitasking. Chiunque abbia mai provato a parlare al telefono mentre rispondeva alle e-mail lo capisce. Quello che chiamiamo “multitasking” non è fare veramente due (o più – vergognati!) cose contemporaneamente; è solo il tuo cervello che passa rapidamente tra due cose più e più volte. Non solo questo è dannoso per la tua concentrazione, ricordi come ci vogliono 15 minuti per riprendersi da una distrazione? – ma logora anche il tuo cervello, facendoti stancare più velocemente.

Quindi, cosa puoi fare se non multitasking? Invece, prova a lavorare in parallelo. Questa tecnica è già ampiamente utilizzata da team di persone che lavorano sullo stesso materiale – pensa a team di progettazione o programmatori – ma puoi anche trarne vantaggio. Alcuni dei tuoi progetti vengono mandati avanti e indietro? Prima fai quei progetti e, mentre aspetti che gli altri li rimandino, lavora su altre cose. Ciò significa meno tempo di attesa frustrato per te e i tuoi colleghi e più tempo per portare a termine le cose. In alternativa puoi provare la collaborazione in tempo reale con il tuo team o colleghi, un altro modo per lavorare in modo più intelligente e risparmiare tempo.

Scopri quanto tempo richiedono le attività

Dopo aver eliminato o controllato le tue distrazioni, impara a conoscere il tuo programma e il tuo modo di lavorare. Nel tempo, dovresti vedere emergere dei modelli: ti occorrono sempre almeno tre ore per completare questo tipo di report, mentre un altro progetto lo puoi realizzare in trenta minuti. Come lo sapresti se non avessi preso il lazo in quelle interruzioni? Questo è utile non solo per bloccare un programma per te stesso, ma anche per sapere quando devi dire di no a un lavoro o un progetto.

Delegato: un'abilità indispensabile per lavorare in modo più intelligente

Tutti sanno che la delega è importante, ma per qualche motivo troppe persone si aggrappano a svolgere compiti che altri potrebbero completare in modo più efficiente o semplicemente meglio. Pensa al motivo per cui svolgi determinati compiti: se la risposta è semplicemente "perché l'ho sempre fatto", devi pensare attentamente se quel compito dovrebbe davvero appartenere a te. Certi compiti, specialmente quelli noiosi o quelli che qualcun altro potrebbe essere facilmente addestrato a svolgere, non sono un gioco da ragazzi.

Migliora costantemente i tuoi processi

Il cambiamento è positivo, soprattutto quando si traduce in fare le cose con più efficienza, più opportunità o meno costi. L'ultima azienda con cui ho lavorato per i miglioramenti dei processi premiati. Anche se il tuo non lo fa, dovresti sempre essere alla ricerca di modi per fare le cose meglio: potrebbe significare che hai più tempo a gestire la tua giornata lavorativa o potresti persino ottenere un aumento.

Riconoscere il punto di rendimento decrescente

Questo è forse il punto più importante dietro l'adagio "lavora in modo più intelligente, non più difficile" - c'è un punto in cui lavorare di più non significa che stai facendo di più. La produttività diminuisce e può essere sempre più frustrante raggiungere gli stessi obiettivi che prima raggiungevi con facilità. Questo non significa che stai facendo un cattivo lavoro: potrebbe semplicemente significare che devi concentrarti su una nuova strategia, o anche fare una pausa e tornare al compito fresco. Se riconosci che esiste un punto del genere, affronterai meno frustrazione sul lavoro.

Sopra sono elencate alcune cose pratiche che puoi fare per lavorare in modo più intelligente invece che più difficile. Hai altri fantastici suggerimenti? Condividili nei commenti e se è davvero fantastico lo aggiungeremo all'articolo.

Adrienne Erin è una blogger e scrittrice. Quando non sta scrivendo sul blog di tecnologia e social media, potresti trovarla a praticare il suo francese, a inventare alcune ricette che ha trovato su Pinterest o ad essere ossessionata da cartoline e francobolli vintage.