Automazione del flusso di lavoro: definizione, importanza, strumenti e come utilizzarlo

Ogni azienda o organizzazione ha un flusso di lavoro che i dipendenti devono seguire. Tuttavia, a volte queste attività possono richiedere molto tempo e sono soggette a errori.

Sebbene oggi le aziende utilizzino strumenti di gestione dei progetti ed Excel per affrontare compiti ridondanti, ciò non è ancora sufficiente. Per semplificare queste attività noiose, siamo stati introdotti agli strumenti di automazione del flusso di lavoro.

Ma cos’è esattamente l’automazione del flusso di lavoro e in che modo aiuta le aziende? In questo blog ne esamineremo la definizione, l'importanza e gli strumenti principali che puoi utilizzare. Inoltre, parleremo anche di alcuni casi d’uso. Quindi iniziamo.

Cos'è l'automazione del flusso di lavoro?

In termini semplici, l'automazione del flusso di lavoro è definita come la tecnica che automatizza le attività ripetitive per rendere il flusso di lavoro più fluido e veloce. Quando imposti le regole, il software di automazione può pianificare attività, inviare e-mail, avviare campagne di marketing e altro ancora, senza alcuna supervisione regolare.

Inoltre, l’automazione del flusso di lavoro è un modo di lavorare che rende le cose più efficienti, fa risparmiare tempo, riduce gli errori e rende le persone più produttive. Capiamolo meglio attraverso degli esempi.

Esempi di automazione del flusso di lavoro

Ecco un esempio di come funziona l'automazione del flusso di lavoro per le agenzie di marketing.

Supponiamo che tu lavori presso un'agenzia di marketing e invii report giornalieri ai clienti. Invece di compilare manualmente i dati da più fonti, puoi utilizzare una piattaforma di flusso di lavoro per creare una configurazione che estrae automaticamente i dettagli necessari, li formatta in un report e pianifica l'invio della posta quotidianamente.

Ciò non solo farà risparmiare tempo e ridurrà gli errori, ma garantirà anche che i tuoi clienti ricevano i loro report tempestivamente ogni giorno. Inoltre, il software del flusso di lavoro può aiutarti con quanto segue:

• Automatizza l'acquisizione di lead per identificare potenziali clienti
• Pianifica e pubblica post sui social media su più piattaforme
• Automatizza le attività di creazione di contenuti
• Genera e invia automaticamente report sulle prestazioni
• Invia e-mail di benvenuto e organizza riunioni iniziali.
• Raccogli il feedback dei clienti e invia comunicazioni di follow-up

I 5 migliori strumenti per l'automazione del flusso di lavoro

Ora che hai capito cos'è l'automazione e la sua importanza, scopriamo alcuni dei migliori esempi di software di automazione del flusso di lavoro.

• Fare clic su
• Jira
• Zapier
• Microsoft Power automatizza
• Kissflow

1. Fare clic su

ClickUp è uno strumento di gestione dei progetti tutto in uno basato su cloud che include varie funzionalità di automazione del flusso di lavoro. Ti aiuta a creare e automatizzare facilmente le attività di routine utilizzando modelli di processo. Può assegnare automaticamente il lavoro, fornire recensioni, tenere traccia degli stati e molto altro. ClickUp si integra anche con altri strumenti come Slack, Dropbox, GitHub, Bugsnag, ecc.

Caratteristiche di ClickUp

• Personalizzazione senza codice
• Offre diagrammi di Gantt, Kanban e librerie di flussi di lavoro
• Collaborazione e comunicazione del team senza soluzione di continuità
• Reporting in tempo reale con elementi visivi
• Funzionalità di gestione del tempo e delle attività

Prezzo di Clickup:-

ClickUp offre un piano gratuito e tre piani a pagamento.

• Gratuito: piano gratuito per sempre con 100 MB di spazio di archiviazione e attività illimitate
• Illimitato: a partire da $ 10 al mese
• Affari: a partire da $ 19 al mese
• Azienda: disponibile su richiesta

2.Jira

Jira è un costruttore di automazione senza codice che rappresenta una soluzione ideale per i team non tecnici per semplificare le proprie attività. È utile nella gestione di progetti e attività e consente ai team di assegnare, monitorare e creare attività in modo efficiente. Il software offre inoltre flussi di lavoro personalizzabili, consentendo alle aziende di modificarlo in base alle proprie esigenze.

Funzionalità del software Jira Workflow Automation

• Funzionalità di assegnazione automatica e sincronizzazione automatica.
• Integra con i tuoi strumenti preferiti.
• Centinaia di modelli di automazione
• Lavagna Scrum per organizzare le attività.
• Report e dashboard approfonditi.
• Trascina e rilascia il generatore di automazione.

Prezzo di Jira:-

• Gratuito: piano gratuito con un massimo di 10 utenti e 2 GB di spazio di archiviazione.
• Standard: a partire da $ 8,15 al mese
• Premium: a partire da $ 16 al mese
• Azienda: disponibile su richiesta

3. Zapier

Proprio come Jira, anche Zapier è un software per la creazione di processi di trascinamento della selezione senza codice. Puoi automatizzare qualsiasi cosa, dalle attività semplici ai flussi di lavoro complessi. Inoltre, ciò che distingue Zapier è che si connette con oltre 5.000 app diverse. Sia che utilizzi Gmail, Slack, Trello o Stripe, Zapier può aiutarti ad automatizzare le attività per tutti i tuoi processi aziendali.

Caratteristiche di Zapier

• Zap in più passaggi per automatizzare le attività
• Crea percorsi con diverse azioni basate sulla logica
• Opzione di filtro per trovare determinate attività e condizioni
• Pianifica il tuo flusso di lavoro
• Converti valuta, date, testo, ecc. nel formato desiderato
• Ricevi e invia dati utilizzando webhook

Prezzi Zapier

Zapier offre cinque tipi di piani: -

• Gratuito: piano gratuito con 100 attività al mese
• Inizio: a partire da $ 20 al mese (circa)
• Professionale: a partire da $ 49 al mese (circa)
• Team: a partire da $ 70 al mese (circa)
• Azienda: Disponibile su richiesta

4. Microsoft Power automatizza

Microsoft Power Automate è uno dei noti strumenti di automazione dei processi aziendali che aiuta gli utenti ad automatizzare le attività tra diverse app e servizi. Può automatizzare app desktop e siti Web con l'intelligenza artificiale e l'automazione dei processi digitali e robotici. Puoi sincronizzare, raccogliere dati, ricevere notifiche e automatizzare i messaggi di posta elettronica o le richieste di approvazione con Power Automate.

Funzionalità di Microsoft Power Automate

• Elaborazione e generazione dell'intelligenza artificiale
• Automazione del desktop
• Estrazione di attività e processi
• Reporting e analisi
• Automazione aziendale basata sui dati

Prezzi di Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate offre 3 tipi di piani: -

• Gratuito: utilizzo gratuito con funzionalità premium per 30 giorni
• Power Automate Premium: a partire da $ 12 al mese
• Processo di Power Automate: a partire da $ 123 al mese

5. Kissflow

Kissflow è uno dei migliori software di gestione del flusso di lavoro che ti consente di automatizzare i processi e creare app con approcci sia low-code che no-code. Può essere utilizzato per l'automazione del marketing, la gestione dei progetti e la gestione del flusso di lavoro. Ti offre un dashboard di analisi con un'interfaccia facile da usare. Puoi controllare semplici report con metriche di base per vedere come sta andando il tuo sistema di automazione oppure puoi creare report personalizzati.

Caratteristiche di Kissflow

• Cooperazione interfunzionale
• Cruscotto ordinato e ordinato
• Sicurezza e controlli degli accessi
• Integrazione dell'API
• Personalizza e definisci i flussi di lavoro

Prezzi Kissflow

Kissflow offre due piani:

• Base: a partire da $ 1500 al mese
• Azienda: disponibile su richiesta

Tabella comparativa degli strumenti di automazione del flusso di lavoro

Importanza dell'automazione del flusso di lavoro e perché dovresti sceglierla?

Gli strumenti di automazione del flusso di lavoro sono diventati un software indispensabile per le aziende di tutte le dimensioni. Infatti, un recente studio di Zapier ha affermato che oltre il 66% delle PMI si affida a strumenti di automazione per rendere la propria attività più efficiente.

Questi strumenti aiutano le aziende a gestire attività noiose, ridurre gli errori umani, migliorare la produttività e altro ancora. Ecco alcuni dei motivi per cui l'automazione del flusso di lavoro è importante e perché dovresti prenderla in considerazione.

Maggiore efficienza e produttività

Se le operazioni aziendali di routine sono automatizzate, i tuoi dipendenti non saranno più tenuti a sprecare il loro tempo in attività o compiti ripetuti. Ciò aiuterà le organizzazioni a semplificare il processo lavorativo, a gestire il proprio tempo, a migliorare le prestazioni e la produttività dei dipendenti.

Errori ridotti e precisione migliorata

Gli esseri umani sono soggetti a errori ed è naturale riscontrare problemi mentre si lavora manualmente, soprattutto con una grande quantità di dati. Con l'automazione del flusso di lavoro, ci saranno meno punti di contatto umani e una portata minima di errori che possono aiutare le aziende a ridurre gli errori e migliorare la precisione.

Collaborazione e comunicazione migliorate

Quando lavori in un ambiente remoto, probabilmente hai a che fare con molte e-mail e messaggi che possono diventare travolgenti. Ma l’automazione del flusso di lavoro può aiutarti tenendo traccia delle tue interazioni e organizzandole in modo ordinato.

Gli strumenti di automazione possono essere personalizzati in base al flusso di lavoro aziendale, rendendolo orientato agli obiettivi. Ciò significa che tutti in azienda possono lavorare insieme per una migliore collaborazione e comunicazione.

Risparmio sui costi e ottimizzazione delle risorse

L'automazione del flusso di lavoro può far risparmiare sui costi riducendo i costi della manodopera e migliorando l'efficienza. Ad esempio, l’automazione delle attività di routine può consentire ai dipendenti di concentrarsi su compiti più importanti, riducendo la necessità di personale aggiuntivo o di retribuzione degli straordinari.

Scalabilità e adattabilità alle mutevoli esigenze

I flussi di lavoro automatizzati sono naturalmente scalabili e adattabili. Man mano che le aziende crescono ed evolvono, l'automazione del flusso di lavoro può gestire facilmente qualsiasi cambiamento nel volume o nella complessità del lavoro. Questa scalabilità garantisce che il sistema rimanga efficace ed efficiente per le esigenze in evoluzione dell'organizzazione.

Promuove la responsabilità

Se le cose vengono eseguite manualmente, spesso non esiste alcuna registrazione e i manager potrebbero incontrare difficoltà nel monitorarle. Gli strumenti di automazione per la gestione del flusso di lavoro ti consentono di creare attività, assegnarle ai dipendenti e stabilire priorità. Questo aiuta a riconoscere il ruolo di ciascun dipendente e rende tutto chiaro.

Come implementare l'automazione del flusso di lavoro?

È possibile implementare l'automazione del flusso di lavoro identificando attività ripetitive, analizzando le fasi del flusso di lavoro, testando l'automazione e monitorando i risultati. Ecco una guida passo passo su come implementare l'automazione del flusso di lavoro:

Identificare attività e flussi di lavoro ripetitivi

Il primo passo nell'implementazione dell'automazione del flusso di lavoro è identificare le attività e i flussi di lavoro ripetitivi. Controlla quali attività sono adatte all'automazione, ovvero quelle che sono attività manuali ripetitive. Inoltre, considera le attività che sono più soggette a errori umani.

Analizza i passaggi del flusso di lavoro e identifica i trigger e le azioni

Una volta scoperte le attività per l'automazione, suddividi il flusso di lavoro in passaggi dettagliati per comprendere chiaramente il processo. Quindi identificare i trigger che possono avviare azioni specifiche all'interno del flusso di lavoro. Ad esempio, se stai automatizzando il processo di assunzione, l'automazione del flusso di lavoro può attivarsi quando qualcuno ha fatto domanda per un lavoro o ha inviato il proprio curriculum.

Scegli lo strumento appropriato e imposta le regole di automazione

Seleziona il miglior software di automazione del flusso di lavoro in base alle esigenze aziendali e alla complessità delle attività. Controlla tutte le regole di automazione all'interno dello strumento scelto e mappa il tuo trigger di conseguenza.

Testare e perfezionare il processo di automazione per ottenere prestazioni ottimali

Ora esegui test approfonditi del flusso di lavoro automatizzato nel software scelto. Identificare e risolvere eventuali problemi, errori o inefficienze durante la fase di test. Inoltre, raccogli feedback dagli utenti coinvolti nel flusso di lavoro per perfezionare e migliorare l'automazione.

Monitorare e misurare i risultati

Dopo aver testato con successo il tuo flusso di lavoro, monitora e misura i risultati per tenere traccia dei progressi e identificare le aree di miglioramento. Analizzare regolarmente i risultati e identificare le aree di miglioramento.

Casi d'uso di automazione del flusso di lavoro

Il software di automazione del flusso di lavoro viene utilizzato principalmente per lo sviluppo di software nei settori IT. Di seguito sono riportati alcuni casi d'uso dell'automazione del flusso di lavoro:

Vendite e marketing

• Consegna della fattura
• Generazione di lead
• Pubblicazione sui social media
• Marketing via email
• Onboarding e follow-up dei clienti

Bancario

• Generazione di rapporti
• KYC (Conosci i tuoi clienti)
• Richiesta di carta di credito
• Elaborazione del prestito
• Apertura e chiusura del conto

Risorse umane

• Processo di onboarding automatizzato
• ATS
• Elaborazione buste paga
• Revisioni delle prestazioni

Legale

• Monitoraggio dei casi
• Nuova assunzione di casi
• Documentazione
• Archiviazione del rapporto
• Fatturazione

Assistenza sanitaria

• Accettazione e dimissione del paziente
• Pianificazione degli appuntamenti
• Fatturazione automatizzata
• Rapporti dei pazienti

Conclusione

Alla fine, l’automazione con regole e logica è un ottimo modo per semplificare il tuo lavoro. Aiuta a organizzare e personalizzare le tue attività e a ridurre gli errori. L'automazione del flusso di lavoro rende inoltre le cose più affidabili, ti aiuta a completare le attività in modo rapido e semplice, rende i dipendenti più responsabili, fa risparmiare denaro, riduce gli errori e altro ancora.

Ogni organizzazione ha il proprio modo di semplificare le attività in base alle necessità. Ma il software per il flusso di lavoro è qualcosa che ogni organizzazione dovrebbe considerare.

Man mano che la tua organizzazione diventa più grande, avrai più cose da fare. L’automazione può aiutare in questo. Quindi, se desideri risultati migliori con un team più efficiente, l’automazione del flusso di lavoro è la strada da percorrere.

Domande frequenti