Le tue domande più frequenti sul software, risposte

Parliamo con molte persone ogni giorno di quale software sia adatto alla loro attività, il che significa che noi di Software Advice comprendiamo i problemi che le piccole e medie imprese devono affrontare.

Sia che si tratti di capire come portare rapidamente online la tua attività per salvare l'azienda lattiero-casearia a conduzione familiare o di aiutarti a trovare un software di pianificazione per assicurarti che i tuoi appuntamenti siano più organizzati, siamo qui per offrire consigli. Indipendentemente dalle circostanze, probabilmente abbiamo parlato con qualcuno in una situazione simile alla tua.

Secondo un sondaggio condotto da Capterra, solo il 27% dei proprietari di piccole imprese trova software che soddisfi o superi le loro aspettative senza compromessi. Questa statistica potrebbe sembrare scoraggiante, ma con una pianificazione adeguata e alcuni consigli di esperti, puoi assicurarti di ottenere il software migliore per la tua attività.

Ecco perché abbiamo risposto ad alcune delle domande più frequenti che riceviamo sul software:

1. "Quando acquisti un software, come ti assicuri di ottenere il servizio di cui hai bisogno e non l'olio di serpente?"
2. "Qual è l'impatto di prendere la decisione sbagliata sul software?"
3. "Le piccole imprese riducono i costi adottando nuovi software?"

Ti lasceremo anche con alcune risorse aggiuntive che possono aiutarti a prendere la migliore decisione possibile, sia che si tratti di capire come funziona il software, il suo prezzo o come negoziare il miglior contratto.

Domanda n. 1: "Quando acquisti un software, come ti assicuri di ricevere il servizio di cui hai bisogno e non l'olio di serpente?"

Stai prendendo un'enorme decisione di acquisto che potrebbe fare la differenza tra successo e fallimento per la tua azienda. È stressante, quindi è importante essere sicuri di prendere la decisione giusta. Esistono due modi per assicurarti di ottenere una soluzione che aiuti a scalare la tua attività e non vendere qualcosa che non può fornire.

Utilizza le funzioni di revisione avanzate per trovare recensioni più pertinenti da parte di persone nel tuo settore

Utilizza le recensioni dei tuoi colleghi. È improbabile che i rappresentanti di vendita offrano volontariamente qualcosa di negativo sul loro prodotto. Ecco perché è fondamentale ottenere un'opinione da persone reali che hanno utilizzato il prodotto.

Che sia su Software Advice o da qualche altra parte, ti consigliamo di fare alcune cose per assicurarti di ottenere il massimo dalle recensioni che stai leggendo:

• Filtra per settore
• Filtra per dimensione aziendale
• Leggi prima le recensioni più recenti
• Se disponibile, filtra per facilità d'uso, rapporto qualità-prezzo, assistenza clienti o funzionalità

Filtrando, ti assicuri di vedere l'opinione di persone in una situazione simile alla tua. Puoi scoprire come ha funzionato per loro e se le funzionalità che contano per te hanno successo o meno.

Leggere le recensioni più recenti è importante anche perché il software viene aggiornato regolarmente. Una recensione che ha anche due anni potrebbe essere obsoleta a causa del miglioramento delle funzionalità o del calo della qualità.

Fai in modo che i fornitori esaminino il tuo caso d'uso in una demo

Una volta che sei nella fase in cui sei pronto per parlare con i fornitori di software del loro prodotto, è il momento di organizzare alcune dimostrazioni. È importante venire preparati.

Dedicando del tempo alla dimostrazione degli strumenti che stai prendendo in considerazione, ti assicurerai che la tua selezione si adatti meglio alla tua attività. L'ultima cosa che vuoi è scegliere il software, usarlo per un paio di mesi, quindi ripetere l'intero processo da capo.

Questa è la tua occasione per porre domande specifiche sulle sfide della tua azienda e quali funzionalità del software sono più adatte per affrontare tali sfide.

Ecco alcuni suggerimenti e trucchi per aiutarti durante il processo demo:

• Richiedi due demo. Uno per il tuo gruppo dirigente e uno per il tuo rappresentante IT, se ne hai uno.
• Personalizza le demo. Fornire da due a tre casi d'uso realistici che si desidera realizzare con il software, richiedere una procedura dettagliata dal punto di vista del cliente, se applicabile, e chiedere cosa può essere personalizzato in base alle proprie esigenze specifiche.
• Rivedi i punti di forza. Chiedi ai fornitori di mostrare le loro caratteristiche più popolari. È anche una buona idea chiedere informazioni su eventuali funzionalità imminenti che hanno pianificato.
• Chiedi informazioni sui loro utenti di maggior successo: scopri cosa fanno i loro clienti di maggior successo per assicurarsi che ottengano il massimo dal software. Se sembra che sia necessario un team IT a tempo pieno per funzionare in modo ottimale e non lo hai, è bene saperlo prima piuttosto che dopo.

Dai un'occhiata a "Come superare il passo delle vendite nelle demo di software" se vuoi saperne di più su come navigare al meglio parlando con i fornitori di software.

Domanda n. 2: "Qual è l'impatto di prendere la decisione sbagliata sul software?"

Il 2020 e la prima metà del 2021 hanno visto una necessità senza precedenti per le aziende di collegarsi rapidamente online per sopravvivere. Se sei il proprietario di un ristorante che potrebbe avere solo tre settimane di contanti a disposizione, non puoi permetterti di implementare nuovi software più volte. Prendere la decisione sbagliata potrebbe fare la differenza tra la tua attività che rimane aperta e prospera o la chiusura.

Sprecherai denaro quando scegli in modo errato, ma ci sono anche impatti di secondo e terzo ordine da considerare. Immagina questo: hai acquistato il software sbagliato e, certo, potrebbe non essere stato poi così costoso dal punto di vista dei costi, ma devi anche considerare il tempo perso nella ricerca, selezione, negoziazione, implementazione e formazione. E dovrai rifare tutto di nuovo una volta scaduto il contratto per la tua soluzione software fallita.

La linea di fondo è che il costo opportunità di sbagliare è in genere maggiore del costo effettivo del software.

Inoltre, la formazione e il consenso dei dipendenti è uno degli aspetti più spesso trascurati dell'implementazione di un nuovo software. Non importa quanto bene il software si adatti alla tua attività se il tuo personale non lo sta utilizzando correttamente o non lo sta utilizzando affatto.

All'altro capo dello spettro, potresti avere uno scenario in cui i tuoi dipendenti hanno adottato il software e lo stanno utilizzando al massimo delle sue potenzialità, ma è necessario cambiare software per qualche motivo non correlato. Quando si passa a un nuovo software, si rischia di ridurre la fiducia dei dipendenti nel processo decisionale. È molto più difficile ottenere il consenso la seconda, terza o quarta volta che richiedi al tuo personale di apprendere un nuovo software.

Anche se il software che hai implementato era relativamente poco costoso, o addirittura gratuito, stai perdendo tempo, denaro e adesione da parte del tuo personale.

Per ottenere un maggiore consenso dal tuo personale, leggi "3 modi per raccogliere feedback dai dipendenti per la selezione del software".

Domanda n. 3: "Le piccole imprese riducono i costi adottando un nuovo software?"

Sì, ma se stai solo pensando alla riduzione dei costi. stai perdendo molti dei vantaggi. La riduzione dei costi ne fa parte, ma un software eccellente dovrebbe essere un moltiplicatore di forza che ti aiuta a migliorare e scalare riducendo anche i costi.

Non è magia, però. Non otterrai un nuovo software e improvvisamente i tuoi costi diminuiranno. Potresti effettivamente avere un aumento dei costi nel breve termine perché devi pagare le tasse di installazione, le tasse di licenza e formare il tuo personale, ma devi pensare a una riduzione dei costi a lungo termine.

Ad esempio, supponiamo che tu sia una piccola impresa e hai scoperto che la gestione delle buste paga richiede tempo, fatica e denaro, quindi decidi di acquistare un software per le buste paga. Il tempo extra che risparmi con il software significa che il tuo personale del libro paga ha più tempo per svolgere lavori di ordine superiore.

Infatti, secondo il rapporto In(Sight) 2020 di WorkMarket, il 53% dei dipendenti afferma di poter risparmiare fino a due ore di lavoro al giorno grazie all'automazione e il 78% dei leader aziendali afferma che l'automazione può liberare fino a tre ore di lavoro al giorno. Il semplice fatto è che l'automazione offerta dal software consente alla tua azienda di essere più efficiente e produttiva.

Hai avviato un'attività perché hai visto un bisogno nella tua comunità. Hai avviato un'attività perché hai una passione per qualcosa. Se stai scoprendo che stai trascorrendo ore alla settimana in attività manuali e ripetitive che non sono legate alla tua passione, probabilmente ti esaurirai.

Con il software, hai essenzialmente esternalizzato queste attività e puoi concentrarti su ciò che ti appassiona.

Quell'efficienza e la capacità di scalare vanno in tutta la tua azienda. Una volta che avrai liberato il tuo personale per concentrarsi su problemi di ordine superiore, sarai in grado di fare di più con meno. Vuoi sempre far crescere la tua attività più velocemente di quanto il tuo personale debba crescere e trovare il software giusto è un ottimo modo per farlo.

Per un'introduzione su tutti i modi in cui puoi risparmiare denaro quando acquisti un software, controlla "Risparmia denaro sul software con questi segreti di acquisto".

Scegliere il software giusto per la tua azienda non deve essere difficile

L'acquisto di software può essere schiacciante e, sebbene il costo di una decisione sbagliata possa essere devastante, la scelta del software giusto può essere un punto di svolta per la tua azienda.

Scopri alcune risorse aggiuntive sulla scelta del software!