10 errori comuni di Zoho CRM e come evitarli?

I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti hanno aiutato molte aziende a crescere snellendo l'intero processo di vendita. Tuttavia, il requisito più importante per il buon funzionamento della struttura CRM è una corretta implementazione del sistema. Ci sono molti fattori che contribuiscono all'efficacia del sistema CRM online . Includono la garanzia che tutte le funzionalità siano incluse, l'implementazione orientata al processo e le corrette integrazioni di terze parti.

Non importa quanto prima si focalizzi l'attenzione sul non commettere errori durante l'implementazione del CRM, qualcosa o l'altro va storto facilmente. Quando i sistemi CRM sono stati introdotti all'inizio, hanno offerto alle aziende una strategia a lungo termine per coinvolgere e gestire tempestivamente le relazioni con i clienti, concludere più affari e automatizzare qualsiasi tipo di attività ricorrente.

Un malinteso comune che viene fornito con un'implementazione di Zoho CRM è che sia visto come un evento occasionale. Le persone commettono l'errore di pensare che dopo l'implementazione di Zoho, tutti i lead persi, i metodi di vendita non funzionanti e la mancanza di follow-up verranno riparati. Anche se è vero che il sistema Zoho CRM è progettato per supportare il processo di vendita in tutto e per tutto, va anche ricordato che il sistema da solo non farà crescere l'attività.

Pertanto, è necessario considerare l'implementazione del CRM come un importante processo a lungo termine e a livello aziendale anziché un evento occasionale. Spesso i manager hanno le migliori intenzioni, ma le loro strategie finiscono per colpire il terreno duro durante la fase di implementazione. In questo blog, vedremo perché questo è guardando i 10 errori comuni di Zoho CRM e come evitarli .

1. Incapacità di sottolineare un problema

In qualche modo, questo tende a essere uno degli errori più comuni durante il processo di implementazione di Zoho CRM . Capire che hai un problema è il passaggio principale. Potresti anche averlo sentito prima, ma esaminiamo questo punto in riferimento al ciclo di vendita.

Devi capire che la strategia CRM inizia a svilupparsi proprio quando stai deliberando sulla scelta di un sistema CRM. È molto probabile che tu non abbia nemmeno un problema. Devi sapere come gestire tutti i punti di contatto che un potenziale cliente può eventualmente avere con la tua attività.

Fattori come sapere come passare al setaccio le e-mail, i punti importanti nel tuo blocco note, la gestione dei record delle chiamate, i clienti che sono presenti nella tua pipeline di vendita e le entrate che puoi aspettarti il ​​mese prossimo sono tutti importanti. Se ritieni che uno di questi fattori non sia comprensibile o noto da te, allora ci sono buone probabilità che ci sia un problema nel tuo ciclo di vendita.

Quando conoscerai tutti i problemi, sarai in grado di utilizzare le funzionalità offerte dal sistema CRM in un modo molto migliore. Dopotutto, i sistemi CRM sono lì per supportarti e semplificare la gestione della tua vita lavorativa. Quindi devi vedere il problema per quello che è e possederlo perché la buona notizia è che c'è sempre una soluzione.

2. Mancato acquisto del valore di CRM

Devi ricordare che la comunicazione è fondamentale in questa situazione. In qualità di manager, dovresti comprendere il valore che un sistema CRM è in grado di apportare alla tua attività. Una volta compreso correttamente questo valore, sarai in grado di dare un senso migliore al quadro generale e al valore che il CRM può apportare alla tua organizzazione.

Tutti i dipendenti sono come pezzi di un puzzle che si inseriscono in un quadro più ampio della crescita della tua attività. Ottenere un contesto migliore su come il CRM può supportare questi ruoli può aiutare i dipendenti ad accettare la strategia CRM. Puoi aiutare il tuo team a ottenere il massimo dal valore del CRM considerando fattori come la strategia di crescita aziendale del CRM, il valore fornito dal CRM a ogni momento e organizzazione e il contesto di un processo CRM esistente.

In tutto questo, la parte importante è tenere a mente che il team di vendita ha bisogno di maggiore attenzione durante il cambiamento. Non vorresti che il team di vendita pensasse che stai aggiungendo un compito banale alla loro giornata impegnativa già esistente. Puoi ottenere il consenso del professionista delle vendite esperto offrendo un contesto di come il sistema CRM è progettato per lavorare su attività e problemi noiosi in modo che l'attenzione possa essere concentrata sulla conclusione di accordi.

3. Mancata comunicazione degli obiettivi

Qualsiasi cambiamento può aprire una porta a incomprensioni, perdita di motivazione e frustrazione. Essendo un manager puoi impostare aspettative fin dall'inizio. Non importa se i tuoi obiettivi non sono chiari al momento, puoi dare al tuo team un'idea di dove vuoi andare e come il sistema CRM online aiuterà a raggiungerlo.

Deve essere chiaro che un CRM è come una strategia coerentemente funzionale che aiuta un team a concludere più affari in modo che l'azienda possa crescere. Puoi mantenere il tuo team motivato rispondendo a domande come qual è la necessità di implementare un sistema CRM, in che modo il sistema CRM supporterà i singoli ruoli e in che modo un sistema CRM può offrire un contesto migliore su questi processi?

4. Nessun supporto esecutivo in corso

Evita di essere il professionista che ha un incontro con lo staff per poi scomparire in seguito. È necessario essere presenti e coinvolti nel processo di integrazione. In questo modo, non solo darai ai tuoi dipendenti un nuovo processo, ma integrerai anche un sistema in un processo già esistente.

I tuoi dipendenti dovrebbero potersi fidare di te e quando sei proattivo mantenendo il tuo team responsabile dell'integrazione del processo, l' implementazione e la funzione del CRM online diventano facili. L'obiettivo dovrebbe essere quello di mantenere il team informato facilitando la comunicazione regolare su come i dipendenti stanno integrando il CRM nel processo.

Oltre a questo, devi anche essere in grado di programmare incontri individuali con i dipendenti e chiedere il loro contributo speciale sul miglioramento dei processi all'interno del sistema CRM. Inoltre, dovresti anche essere in grado di ritenere i leader del team responsabili del supporto di una strategia a lungo termine con l'integrazione del sistema CRM.

5. Nessuna strategia in vigore

È facile sapere che abbiamo bisogno di un sistema CRM, ma è molto più difficile implementare e utilizzare il sistema CRM in modo adeguato. È possibile che tu abbia distribuito il tuo sistema CRM per controllare tutti gli elementi importanti. Avresti anche potuto creare ruoli e profili, migrare i dati corretti, impostare l'automazione del flusso di lavoro, inserire moduli web sul tuo sito Web, pianificare i rapporti sulle pipeline di vendita e impostare le assegnazioni di lead.

Tuttavia, le sfide principali arrivano quando fai in modo che i tuoi team utilizzino tutto. Devi tenere in debita considerazione questa parte in modo che il lavoro possa avere successo. La configurazione del sistema CRM online e la sua implementazione sono una piccola parte dell'intera strategia CRM. L'implementazione del sistema CRM in realtà continua anche dopo l'implementazione. Questa è una strategia a lungo termine.

Puoi considerare fattori come il modo in cui il tuo team utilizzerà il CRM, come il team supporterà le vendite, il marketing e l'assistenza clienti, come il team sarà ritenuto responsabile dell'aggiornamento costante dei dati, come verranno formati i dipendenti e quali la formazione CRM online ti metterà a disposizione del tuo team.

Un'efficace strategia di implementazione di Zoho CRM includerà lo sviluppo di una cultura aziendale in cui i clienti sono al centro di un'attività. Devi essere dedicato e coerente con i tuoi obiettivi e la tua strategia in modo che il sistema CRM possa supportare la crescita del tuo business nel modo giusto.

6. Prendere più funzioni del necessario

Un errore comune durante la scelta e l'implementazione del sistema CRM è essere attratti da molteplici funzionalità senza capire davvero se la tua azienda le richiede o meno. Ci sono molti utenti che finiscono per non utilizzare correttamente le funzionalità del CRM.

Non è necessario scegliere gli usi più avanzati e ricchi di funzionalità. Piuttosto, ha senso determinare le funzionalità più adatte a te in base alle tue esigenze aziendali. Assicurati che tutto sia in linea con il tuo budget e le tue priorità.

Prima dell'implementazione, fai un elenco di tutte le funzionalità che desideri utilizzare. Sarà anche utile se finirai per ottenere i contributi dei tuoi utenti finali mentre chiedi loro i punti deboli del flusso di lavoro che desiderano risolvere.

7. Non allenare la squadra

La scelta e l'implementazione di una struttura CRM è solo l'inizio di una lunga battaglia. Un solido sistema CRM online non significherà nulla se nessuno capisce come usarlo. Pertanto, è importante una corretta implementazione e formazione degli utenti finali su come utilizzare il sistema CRM.

In questo modo, aiuterai il tuo team a comprendere la necessità e i vantaggi dell'utilizzo del sistema e lo incoraggerai anche a integrare il CRM nelle attività quotidiane. Questo ti aiuterà ad avere un basso tasso di adozione. Le aziende hanno molta strada da fare per quanto riguarda l'adozione del CRM.

Le aziende devono rendersi conto dell'importanza che il sistema CRM è in grado di portare aumentando le prestazioni di vendita. Il modo migliore per evitare questo errore è avere un programma di formazione adeguato nel posto giusto in modo che gli utenti finali possano avere la possibilità di esplorare il sistema prima di adottarlo ufficialmente nelle attività quotidiane.

Il supporto di un consulente Zoho può aiutarti a formare il team per l'utilizzo di CRM. Puoi scoprire i suggerimenti per la formazione come la pianificazione, l'utilizzo delle risorse, la determinazione delle migliori pratiche e la creazione di moduli di formazione per ottenere il massimo da un investimento CRM.

8. Non utilizzando Mobile CRM

Il vantaggio più importante dell'accesso a un CRM con un dispositivo mobile è che puoi farlo sempre e ovunque. Questo è uno degli errori CRM comuni commessi da molte aziende. Devi renderti conto che il CRM mobile ti tiene al passo con le tue attività senza dover essere sempre davanti al computer.

Non utilizzare correttamente l'app CRM mobile può rallentare i tempi di risposta ai clienti e aumentare la possibilità di perdere importanti aggiornamenti dei clienti. La maggior parte dei venditori che utilizzano i telefoni cellulari sono in grado di soddisfare le proprie quote di vendita rispetto a quelli che non lo fanno.

La maggior parte dei team che utilizzano i CRM mobili finiscono anche per migliorare la propria produttività complessiva. Puoi scegliere un sistema CRM con un'eccellente app CRM mobile e assicurarti che il team di vendita lo scarichi e lo utilizzi.

9. Mancata conservazione dei dati puliti e accurati

I dati dei clienti sono più simili alla linfa vitale di un sistema CRM. È necessario assicurarsi di migrare e mantenere i dati dei clienti corretti e aggiornati nel sistema CRM online .

Nonostante ne comprendano l'importanza, molte aziende cadono nella trappola di mantenere dati errati che si traducono in previsioni di vendita imprecise e informazioni sui clienti obsolete. Tutti i dati mancanti, obsoleti e incompleti finiscono per costare molto alle aziende.

Per assicurarsi che ciò non accada, le organizzazioni possono creare una pratica standard sull'immissione dei dati che il team deve seguire. Ad esempio, il processo di identificazione dei campi obbligatori da compilare durante la creazione di un nuovo profilo cliente in modo da rimuovere le duplicazioni.

Questo può includere il nome completo, il nome dell'azienda, i dettagli di contatto, i dettagli di rete fissa e mobile, l'indirizzo e i profili dei social media. Oltre a questo, puoi anche programmare impostazioni periodiche per pulire il sistema di manutenzione. In questo modo è possibile visualizzare informazioni duplicate o mancanti, dopodiché è possibile eseguire immediatamente i passaggi per correggere le cose quando il processo viene eseguito regolarmente.

10. Mancanza di integrazione

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di uno strumento aziendale e di più applicazioni software è la capacità di integrare gli strumenti tra loro. Qualsiasi errore nel fare lo stesso finirà per ridurre il livello di produttività in quanto costringerà gli utenti a utilizzare vari sistemi e passare da uno strumento aziendale all'altro.

Di conseguenza, aumenteranno le possibilità di duplicazione dei dati e di conoscenze aziendali sparse. La maggior parte delle persone comprende che la mancanza di integrazioni aziendali con altri strumenti è una delle maggiori sfide dell'utilizzo della struttura CRM .

Prima dell'implementazione del CRM, fai un elenco dettagliato di tutti gli strumenti aziendali e verifica se sono compatibili tra loro o meno. I fornitori di CRM devono disporre di un elenco di integrazioni native e di terze parti disponibili per utilizzare il sistema. Se hai un sistema CRM e stai pianificando di abbonarti ad altri strumenti, puoi fare lo stesso controllando se il CRM si integra o meno con questi strumenti.

Nel caso in cui scoprissi che il CRM non si integra con uno strumento aziendale, puoi anche consultare un consulente Zoho . Il consulente introdurrà uno strumento di automazione in grado di connettere app e servizi. Due o più applicazioni saranno facilmente collegate per automatizzare tutte le attività ripetitive senza bisogno di codificare o dipendere dagli sviluppatori per l'integrazione.

Conclusione

Fare errori nel CRM può essere costoso. Non includono solo gli impatti finanziari, ma portano anche a una perdita di tempo prezioso e alla gestione dei dati chiave dei clienti. Il bello è che una ricerca attenta su aspetti importanti come conoscere le giuste funzionalità, integrarle opportunamente e seguire il processo di implementazione può evitare i comuni errori del CRM .

Puoi considerare tutti gli errori sopra menzionati in modo che possano essere evitati oppure puoi fare un lavoro migliore e avvalerti del supporto di un consulente Zoho . In questo modo, alla tua attività verrà impedito di creare potenziali intoppi lungo la strada.