Una panoramica completa di Zoho Sign

In un mondo in cui tutto sta diventando sempre più digitale, le nostre vite hanno iniziato a dipendere sempre più da metodi digitalizzati. Pensa a uno strumento che consenta alle aziende di concludere rapidamente le trattative e di eseguire il processo di firma nel cloud senza alcun tipo di problema. Un software che consente ai dipendenti delle organizzazioni di lasciar andare tutte le preoccupazioni derivanti dalla scansione, dalla stampa e dall'invio di fax dei documenti. Sembra senza soluzione di continuità, giusto?

Bene, il software di firma elettronica di Zoho Sign fa esattamente questo. Fondamentalmente determina la firma del contratto che può essere sempre, ovunque e su qualsiasi dispositivo. L'implementazione di Zoho Sign è di grande importanza per le organizzazioni di qualsiasi dimensione, che si tratti di immobili, assistenza sanitaria, edilizia, produzione o altro. È comodo, accessibile e facile da usare.

Inoltre, con l'uso diffuso di COVID-19, un numero crescente di persone che passa al lavoro da casa e tutto diventa completamente senza carta, l'implementazione del segno di Zoho è diventata più importante che mai.

In questo blog, offriremo una panoramica completa di Zoho Sign. Tuttavia, inizieremo prima a capire in dettaglio cos'è Zoho Sign .

Cos'è il segno di Zoho?

Zoho Sign è uno strumento di firma digitale progettato per consentire alle aziende di concludere accordi in pochi minuti e allo stesso tempo di eseguire senza problemi il processo di firma nel cloud. È un servizio che elimina tutta la tensione, il tempo e il denaro extra consumati nel trasporto e nella scansione di documenti cartacei consentendo agli utenti e ai loro clienti di firmare digitalmente e verificando documenti legalmente vincolanti.

L'uso di Zoho Sign aiuta a ottimizzare il processo di firma dei contratti in movimento da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo. Questo per far avanzare le offerte grazie all'integrazione dell'app con una varietà di app Zoho e altre app di terze parti come OneDrive, DropBox, Google Drive e altri. Ciò rende Zoho Sign una soluzione preziosa per le PMI e le grandi imprese in una vasta gamma di settori, tra cui quello immobiliare, manifatturiero, sanitario ed edilizio.

Con l' accesso a Zoho Sign è possibile sperimentare un livello di sicurezza per la privacy e la riservatezza dei documenti. Utilizza audit trail, codici di accesso e verifica a più fattori per la protezione dei documenti. Inoltre, garantisce anche che i documenti firmati digitalmente nell'app Zoho Sign abbiano una gestione legale simile proprio come le firme autografe secondo gli atti legali.

L'uso di Zoho Sign supporta vari file come pdf, doc, docx, txt, jpeg, png, ecc. Oltre a questo, può essere utilizzato anche in vari browser Web popolari come Google Chrome, Mozilla Firefox, ecc. Questo rende Zoho Sign una soluzione comoda e accessibile per tutti gli utenti. Quello che bisogna ricordare è che non è necessario un account per firmare un documento. È solo necessaria un'e-mail contenente un collegamento univoco per consentire al destinatario di accedere e firmare il documento.

Zoho Sign: firma, invio e gestione dei documenti

Zoho Sign offre un modo rapido per firmare, inviare e gestire i documenti. Puoi scoprire quanto sia facile firmare, inviare e gestire digitalmente documenti legalmente vincolanti nei passaggi indicati di seguito.

Invio di un documento

Utilizzando Zoho Sign, puoi inviare un documento ai destinatari in un batter d'occhio. Seguire i passaggi indicati di seguito per inviare il documento.

• Carica: vai avanti e carica i documenti dall'unità locale del tuo dispositivo o importali dal tuo servizio di archiviazione cloud preferito.
• Aggiungi destinatari: ora aggiungi i destinatari, definisci i ruoli e imposta un ordine di firma per un documento.
• Invia: Infine, posiziona i campi del modulo per ogni firmatario e premi il pulsante di invio.

Firmare un documento

L'implementazione di uno strumento di firma digitale come Zoho Sign consente agli utenti di firmare facilmente i documenti. Segui i passaggi indicati di seguito per firmare i documenti ovunque desideri.

• Apri il collegamento : puoi iniziare il processo di firma facendo clic sul collegamento inviato alla tua e-mail.
• Inserisci il codice di autenticazione : vai avanti e inserisci il codice di autenticazione quando viene applicato e avvia il processo di firma.
• Compila i valori dei campi: compila tutti i campi per terminare il processo di firma in modo completo ed efficiente.

Gestione dei documenti

Con l'uso di Zoho Sign, puoi gestire i documenti senza problemi. Seguire i passaggi indicati di seguito per gestire i documenti.

• Verifica lo stato del documento: per cominciare, controlla lo stato del documento durante l'esecuzione e intraprendi azioni rapide in base allo stato.
• Finisci gli audit trail: puoi ottenere una cronologia completa di tutte le azioni eseguite su un documento insieme a una certificazione di completamento per i documenti finiti.
• Personalizza i modelli: avvia il processo di creazione di modelli personalizzabili e usali in qualsiasi momento ogni volta che è necessario.

Vantaggi di Zoho Sign

Zoho Sign è in realtà una soluzione estremamente conveniente e affidabile per tutte le aziende che hanno la necessità di gestire la firma di documenti e contratti legalmente vincolanti online. Viene fornito con vari vantaggi che aiutano enormemente a semplificare il processo di firma elettronica. Alcuni dei vantaggi di Zoho Sign includono:

1. Processo di firma dei documenti personalizzato

Zoho Sign ti consente di firmare e inviare diversi tipi di documenti che vanno da proposte, regole e politiche aziendali, contratti indipendenti, accordi di riservatezza, contratti di noleggio, ordini di acquisto, ecc. Con questo, l'applicazione offre gli strumenti che aiutano nella personalizzazione o adattare i documenti ufficiali inviati in base alle diverse esigenze.

Una persona può creare un modello personalizzato una volta e salvarlo per riutilizzarlo in futuro. Inoltre, i documenti possono anche essere marchiati con e-mail e loghi aziendali per incorporare l'immagine del marchio. Per risparmiare tempo, è possibile inviare più documenti in una volta sola facendoli firmare tutti in una volta.

Inoltre, Zoho Sign consente anche di impostare una data di scadenza per i documenti. Invia notifiche quando si avvicina la scadenza per garantire che i documenti riservati non vengano né trascurati né lasciati indietro.

2. Tracciamento dei documenti ufficiali

L' implementazione di un software di firma elettronica come Zoho Sign aiuta a rimanere sempre aggiornato sui documenti assicurandosi di avere accesso, panoramica e controllo completi dei documenti ufficiali. Per assicurarti di rimanere completamente allineato con destinatari singoli o diversi, puoi anche lasciare una nota su qualsiasi documento ufficiale o comunicare utilizzando i messaggi privati ​​e di gruppo dell'applicazione.

Ogni volta che un destinatario interagisce con un documento ufficiale, il mittente verrà avvisato. Tutte le azioni, inclusa la visualizzazione, la firma e il completamento del processo di firma, saranno note a un firmatario. Poiché è molto importante assicurarsi che il documento non venga trascurato in alcun modo, le notifiche vengono inviate anche al destinatario come promemoria ogni volta che è necessario firmare un documento.

3. Documenti sicuri e legalmente conformi

Il fondamentale su cui viene creato lo strumento di firma digitale di Zoho Sign si basa proprio sulla crittografia a chiave pubblica che garantisce la sicurezza e la conformità legale delle firme digitali. Lo strumento utilizza un'elevata sicurezza nella crittografia e protezione dei documenti perché si basa su un'infrastruttura a chiave pubblica.

Zoho Sign è protetto con crittografia AES-256 e in transito; la crittografia SSL protegge anche i tuoi file. Inoltre, viene fornito con l'accesso basato sui ruoli che aiuta a impostare le autorizzazioni e definire i ruoli degli utenti. Ciò offre un controllo immenso su chi è concesso o negato l'accesso a un documento.

In sostanza, il processo di autenticazione è così avanzato da consegnare immediatamente un'e-mail al firmatario per garantire che il destinatario o i destinatari giusti abbiano ricevuto il documento. Viene fornito con audit trail che aiutano a monitorare il processo di firma e le modifiche del documento.

4. Ottimizzazione dei flussi di lavoro di firma

Con l'assistenza dei partner di implementazione di Zoho per l'adozione di Zoho Sign, le aziende possono semplificare i processi manuali che aiutano a risparmiare tempo ed errori. Ad esempio, il software è tale da consentire di aggiungere più destinatari per un documento accelerando i tempi di risposta.

Quando c'è un ordine che devi seguire nell'invio di documenti da firmare, è possibile impostare un ordine di firma per i destinatari. Con l'aiuto di un visualizzatore di documenti, è possibile controllare facilmente i documenti prima di inviarli.

Il processo di anteprima consente di aggiungere destinatari ed e-mail. Oltre a questo, puoi anche scegliere di stampare il documento e quindi scaricarlo. Fondamentalmente, il processo di interazione con i documenti ti consente di passare a una pagina particolare e spostarti nei campi con l'aiuto dell'opzione trascina e rilascia.

5. Collaborazione remota

L'uso di Zoho Sign offre la collaborazione remota sotto forma di diverse funzionalità. È possibile che il mittente aggiunga una nota pubblica o privata che elabori le informazioni sul documento e riduca l'invio dei documenti avanti e indietro per maggiore chiarezza.

Puoi anche impostare promemoria tempestivi che aiutano a tenere traccia dello stato del documento e inviare promemoria in modo che il processo di firma possa accelerare tempestivamente. Inoltre, se il mittente commette un errore nel documento o invia il documento alla persona sbagliata, non c'è bisogno di preoccuparsi perché si può semplicemente richiamare il documento e annullare il processo di firma.

In sostanza, esiste un controllo completo che consente al mittente di approvare, rifiutare o rifiutare i documenti proprio come desidera. L'implementazione di Zoho Sign rende molto semplice rispondere in qualsiasi modo una persona potrebbe aver bisogno.

Conclusione

Zoho Sign è fondamentalmente tutto ciò di cui un'organizzazione può aver bisogno per completare il processo di firma senza carta. È possibile firmare, inviare e gestire documenti praticamente ovunque e in qualsiasi momento.

Se gestisci un'azienda, puoi semplificare il processo di conclusione di accordi, invio, firma e gestione dei documenti entrando in contatto con partner esperti di implementazione di Zoho come Encaptechno. Implementa oggi lo straordinario Zoho Sign per garantire una firma dei documenti semplice, sicura e conforme alla legge.