Zoho Workdrive 3.0: tutto ciò che devi sapere

Aziende e professionisti di tutto il mondo hanno iniziato ad abbracciare il modello di lavoro ibrido. Questo è il motivo per cui così tanti processi aziendali si sono già spostati su Internet. È possibile accedere rapidamente agli strumenti che migliorano un'azienda ed è anche facile collaborare con i team distribuiti come priorità assoluta.

Quindi, Zoho ha creato l'ultima versione di Zoho WorkDrive che aiuta ad accedere ai file e collaborare con un team da qualsiasi posizione. È un sistema di gestione dei file online che aiuta gli utenti a sfruttare al meglio le funzionalità per una migliore concentrazione del team sugli obiettivi e per guidare una forza lavoro produttiva.

Zoho si rende conto che nel bel mezzo di una transizione, accessibilità ai dati e collaborazione sui contenuti, ci sono alcune sfide di archiviazione di file online che molte organizzazioni devono affrontare. Da qui l'introduzione di Zoho WorkDrive 3.0 per l'accesso, la collaborazione e l'ottimizzazione dei dati ovunque ci si trovi.

In questo blog, capiremo tutto su Zoho WorkDrive 3.0 in dettaglio.

Creazione di API WorkDrive

WorkDrive 3.0 si integra facilmente con le app aziendali e ottimizza anche il flusso di dati all'interno di un'azienda. È un sistema di collaborazione file basato su cloud che può essere facilmente integrato con altre applicazioni o strumenti di terze parti. Viene fornito con le caratteristiche sotto menzionate.

1. Ottimizza le cartelle del team

Le cartelle del team sono come uno spazio di lavoro virtuale in cui è possibile creare, condividere e persino collaborare su file. Con Zoho WorkDrive 3.0, ora è possibile aiutare i tuoi team ad accedere e lavorare sui documenti in modo efficace con alcuni nuovi miglioramenti.

• Aggiungi una cartella: il numero complessivo di cartelle del team create in un'azienda può essere un numero importante. Con queste cartelle, può essere piuttosto difficile trovare i dati quando sono necessari.
  Se stai effettuando una chiamata con i tuoi clienti ma non riesci a trovare la cartella con i dettagli del progetto per quel cliente, potrebbe esserci un problema. La funzione Aggiungi consente agli utenti di individuare le cartelle del team bloccandole in cima all'elenco.

• Migliore interfaccia : Zoho WorkDrive 3.0 è una piattaforma di collaborazione sui contenuti che include una vista dettagliata delle cartelle del team in modo da poter trovare i dati giusti al momento giusto. Puoi trovare le cartelle del team che hai bloccato e anche quelle a cui dovresti unirti.
  In questo aggiornamento, c'è anche una funzione per aggiungere un'abilità che aiuta a determinare quali cartelle del team devono essere visualizzate sul pannello di sinistra. Inoltre, è anche possibile mostrare tutte le cartelle del team, solo quelle bloccate e talvolta nessuna.

• Duplica la cartella del team : uno spazio condiviso creato per un team o per uno scopo fisso è chiamato cartella del team. Pensa a un ospedale che dovrebbe condividere gli stessi piani di cura del paziente con infermieri o medici diversi.
  Le nuove funzionalità di Zoho consentono agli utenti di copiare l'intera cartella del team per la condivisione e la collaborazione con un diverso insieme di membri.

2. Migliore visibilità dei contenuti

Era una cosa del passato scorrere su e giù per trovare i documenti giusti. Zoho WorkDrive 3.0 aiuta a visualizzare più elementi in una cartella utilizzando la modalità di visualizzazione compatta di WorkDrive.
I membri del team possono controllare facilmente il contenuto di una cartella e prendere nota del fatto che WorkDrive 3.0 offre una migliore visibilità del contenuto.

3. Lavora in movimento

Nel mondo attuale, la maggior parte dei dispositivi mobili si è trasformata in un'estensione dei dispositivi per ufficio. Zoho WorkDrive 3.0 offre gli ultimi miglioramenti delle app mobili. Alcuni di loro sono menzionati di seguito.

• Cartelle di accesso : l'intero processo per consentire l'accesso offline a ciascun file può richiedere molto tempo. Zoho WorkDrive 3.0 ti consente di rendere disponibile offline una cartella completa per l'accesso ai file di lavoro in movimento. Questo è anche senza una connessione Internet funzionante.
• Creatività migliorata : indipendentemente dal fatto che tu stia lavorando su un piano di progettazione o stai creando un personaggio, è possibile creare e caricare su WorkDrive utilizzando Scribble. Puoi usare la matita, lo schizzo, la tavolozza dei colori e la gomma per dare vita alle tue idee.
• Widget : se sei stanco di accedere ogni volta a un'applicazione mobile per trovare un file o caricare un documento, i widget possono essere utilizzati per caricare immagini e cercare WorkDrive direttamente dalla schermata iniziale.

4. WorkDrive Genie (Beta) per Mac

Ci sono state molte richieste per l'aggiornamento di WorkDrive da quando è stato lanciato. Zoho ha introdotto il nuovo WorkDrive Genie (Beta) per Mac nel nuovo Zoho WorkDrive 3.0.
Gli utenti Windows e Mac possono modificare facilmente i file archiviati in WorkDrive utilizzando un'applicazione compatibile dal desktop.

5. Formato del documento standardizzato

Dalla documentazione legale ai registri dei clienti e ai record dei dipendenti, i modelli aiutano a creare file con un'impostazione del documento coerente. La nuova versione di Zoho WorkDrive 3.0 include due importanti miglioramenti.

• Categorizza i modelli : la maggior parte delle aziende nel mondo attuale richiede l'utilizzo di modelli per molti scopi. Questo può spesso rendere difficile trovare e persino gestire i documenti in un solo posto.
  La nuova versione è dotata di categorie. Con la creazione di categorie, diventa facile raggruppare i modelli nel modo che preferisci.

• Cerca modelli : cercare un nuovo modello non è più un compito impegnativo. Si può trovare il modello desiderato utilizzando la barra di ricerca integrata. Tutto quello che devi fare è conoscere il nome, l'autore e la parola chiave nel contenuto in modo da poter cercare direttamente da questa barra.
  Nel nuovo miglioramento, puoi utilizzare la ricerca globale per trovare un modello dalla galleria senza bisogno di esaminare manualmente i modelli.

6. Miglioramenti dell'anteprima

La nuova versione di Zoho WorkDrive 3.0 ti consente di visualizzare in anteprima i PDF e persino le immagini in un'ampia gamma di dimensioni.
La nuova funzionalità dei miglioramenti dell'anteprima aiuta a ingrandire e rimpicciolire facilmente, a reimpostare lo zoom per adattare le dimensioni di una finestra e a passare a qualsiasi pagina.

7. Integrità dei dati

Lo scopo dei modelli di dati è classificare e organizzare la maggior parte dei file a livello di team. Con il nuovo aggiornamento del sistema di collaborazione file basato su cloud introdotto da Zoho WorkDrive 3.0, è possibile aiutare gli utenti ad associare automaticamente un Data Template.
Inoltre, è anche possibile aggiungere automaticamente le proprietà personalizzate a ciascun file o cartella. Questo è il modo in cui la maggior parte degli utenti può cercare e individuare istantaneamente il file richiesto.

8. Gestisci i file raccolti

Zoho WorkDrive aiuta a ricevere documenti da utenti interni ed esterni. Viene fornito con funzionalità migliorate per la gestione del processo di raccolta.

• Categorizza file : l'archiviazione di tutti i file in un unico posto ha reso difficile l'accesso ai dati giusti al momento giusto. La nuova versione di Zoho WorkDrive 3.0 consente agli utenti di creare una cartella per ciascun utente in base al proprio nome, numero di telefono e indirizzo e-mail.
• Rapporto di raccolta : è necessario ricevere i file in modo sicuro ma è importante conoscere i dettagli dell'invio. Queste raccolte potrebbero richiedere del tempo ed essere specifiche dell'utente. Puoi ottenere un registro dettagliato di tutti coloro che hanno inviato i file e a che ora creando un rapporto di raccolta.

9. Annotazioni PDF e immagini

Le annotazioni sono chiamate note che vengono aggiunte a un testo oa un diagramma per fornire informazioni aggiuntive. La nuova versione di Zoho WorkDrive 3.0 include funzionalità di annotazione di immagini e PDF.

• Annotazione PDF : i PDF sono ampiamente utilizzati in un'organizzazione e molte volte potresti anche voler lavorare con un cliente o un membro del team su un portfolio. Utilizzando Zoho WorkDrive 3.0, puoi facilmente utilizzare l'annotazione e collaborare con il team. La maggior parte degli utenti può anche accedere a una pagina e aggiungere commenti a un testo oa un'area della pagina.
• Annotazione immagine : supponiamo che tu abbia lavorato su una creatività con il tuo designer e desideri fornire suggerimenti quando invia il design. Usando l'annotazione dell'immagine, puoi facilmente aggiungere commenti su qualsiasi parte specifica di un'immagine e anche lavorare con il tuo designer.

10. Esperienza video migliorata

I video possono essere utilizzati nella maggior parte delle organizzazioni per aumentare la copertura, il coinvolgimento e persino le vendite. Zoho comprende l'importanza dei video e offre tre caratteristiche principali.

• Annotazione video : immagina che il team stia lavorando a un video di marketing e che debba essere inviato al team del prodotto per la revisione. Una volta inviato il video al team di prodotto, questi annoterà i frame che devono essere modificati e lo comunicherà in anticipo al team di marketing.
  Utilizzando le annotazioni video, il team può andare su qualsiasi fotogramma e aggiungere commenti con un timestamp. In questo modo il team può condividere direttamente le proprie aspettative e il team di marketing sarà in grado di lavorare sul video in modo efficiente.

• Immagine di copertina del video : Zoho WorkDrive 3.0 aggiunge molta più visibilità e valore a un video utilizzando l'opzione dell'immagine di copertina di WorkDrive. Hai anche un'eccellente opzione per modificare l'immagine di copertina predefinita generata dal sistema.
  WorkDrive viene fornito con un'opzione per cambiare le immagini predefinite in un'immagine di copertina personalizzata mentre mostra solo ciò che c'è nel video. Le immagini appena aggiornate ora possono essere visualizzate in tutte le anteprime, nelle viste incorporate e come miniatura nell'elenco.

• Capitoli video : la maggior parte dei video tende a essere noiosa. Questo è il motivo per cui Zoho WorkDrive 3.0 include capitoli per navigare facilmente tra le sezioni.
  I capitoli del video aiutano anche a suddividere un video in sezioni in modo da poter vedere cosa è trattato nel video e passare all'argomento che ti interessa.

11. Migliore sicurezza

La condivisione consente alla maggior parte delle aziende di inviare file importanti a clienti, partner commerciali e parti interessate. Questa è una nuova funzionalità che include due miglioramenti per rendere i collegamenti esterni molto più sicuri.

• Password: le organizzazioni condividono file sensibili con i loro partner commerciali e, quindi, è importante condividere il contenuto in modo sicuro perché potrebbe uscire dall'azienda.
  Zoho WorkDrive aiuta a obbligare tutti gli utenti a impostare le password quando si tratta di creare collegamenti di condivisione esterni. Aiuta anche a impostare una politica di password forte, se necessario, rendendo i collegamenti più sicuri.

• Periodo di scadenza : ci sono momenti in cui molte aziende devono condividere accordi ufficiali, note legali e lettere di offerta. Zoho WorkDrive 3.0 viene fornito con un miglioramento che consente agli utenti di impostare un periodo di scadenza predefinito per i collegamenti di condivisione esterni e i collegamenti di download per limitare qualsiasi accesso indesiderato.
  Il periodo di scadenza predefinito può anche essere applicato automaticamente. Inoltre, gli utenti possono scegliere di modificare manualmente e persino disabilitare la data di scadenza, se necessario.

12. Modalità di notifica

Infine, Zoho WorkDrive 3.0 aiuta anche gli utenti a decidere la modalità di notifica in modo che sia facile sapere cosa sta succedendo a un file aziendale mentre vengono aggiornati sulle attività e sui progetti del team.
Zoho WorkDrive ti aiuta a scegliere l'elenco di notifiche di cui hai bisogno insieme al tipo di supporto necessario per ricevere le notifiche.

Conclusione

Non è mai necessario preoccuparsi del trasferimento dei dati aziendali quando si tratta di scegliere WorkDrive. Utilizzando Zoho WorkDrive 3.0, puoi spostare facilmente i file da un desktop o da altri servizi cloud.

La cosa importante da ricordare è che tutte le aziende utilizzano i dati indipendentemente dal settore in cui si trovano. L'obiettivo principale è offrire agli utenti uno strumento di gestione dei dati efficiente per condividere, archiviare e lavorare insieme sui documenti.

Pertanto, i miglioramenti di Zoho WorkDrive vengono rilasciati ogni anno per migliorare la gestione dei file online. Nel prossimo futuro, tutti gli utenti potranno attendere con impazienza i nuovi entusiasmanti aggiornamenti di Zoho con molte nuove funzionalità.