La tua guida definitiva alla scelta di un webinar Zoom rispetto a una riunione [Come padroneggiarli entrambi!]

Gli studi dimostrano che le aziende statunitensi perdono circa 37 miliardi di dollari all'anno a causa di riunioni non necessarie! L'incontro giusto (o sbagliato) può avere un grande impatto sul successo della tua azienda.

Ecco perché conoscere le migliori pratiche di un webinar Zoom rispetto a una riunione può creare o distruggere i tuoi obiettivi settimanali. Se ti stai chiedendo quale sia la differenza tra un webinar Zoom e un meeting, allora sei nel posto giusto!

Diamo un'occhiata a ciascuno di essi e impariamo come utilizzarli per raggiungere i tuoi obiettivi.

Zoom Webinar vs Meeting: qual è la differenza?

Se ti stai preparando per organizzare un evento virtuale, allora ti starai chiedendo se dovresti farne un webinar o una riunione. Una volta determinate le differenze chiave, è molto più facile capire cosa è meglio per te.

Zoom Webinar

Usa un webinar su Zoom quando vuoi ospitare un evento virtuale . Questo è quando presenti informazioni o inviti un gruppo di relatori e relatori a condividere le loro conoscenze. Potresti avere un colloquio individuale con un ospite speciale o utilizzare una presentazione PowerPoint.

I webinar Zoom in genere limitano i partecipanti alla modalità "solo visualizzazione", proprio come una lezione o una lezione. Potrebbero interagire tramite domande e risposte, chat o rispondere a domande di sondaggi, ma non possono parlare durante la presentazione.

Alcuni webinar consentono agli spettatori di porre domande alla fine del webinar. Ma per la maggior parte, gli spettatori di un webinar su Zoom non hanno il permesso di fare cose come rinominare se stessi o interrompere l'oratore.

Zoom incontro

Lo scopo di una riunione Zoom è replicare una riunione di persona ma ospitarla virtualmente. Per questo motivo sono molto più piccoli dei webinar Zoom in modo che tutti possano prendervi parte.

Quando pensi a una riunione regolare, potrebbe esserci un oratore principale mentre gli altri partecipanti sono in grado di condividere i loro pensieri, opinioni e approfondimenti. Le riunioni Zoom accolgono favorevolmente la collaborazione e la comunicazione one-to-one.

Di solito sono disponibili anche le autorizzazioni per i partecipanti in modo che tutti possano attivare e disattivare i microfoni e i video a loro piacimento. Tutti hanno anche la possibilità di condividere il proprio schermo e vedere chi altro sta partecipando.

Come scegliere tra un Webinar Zoom e una riunione

Alcune delle principali differenze tra una riunione Zoom e un webinar sono le caratteristiche di ciascuno. Determinare le funzionalità di cui hai bisogno per il tuo evento online può aiutarti a decidere il formato virtuale giusto per te.

1. Ruoli dei partecipanti

Secondo Zoom, ci sono diversi ruoli dei partecipanti per ogni tipo di evento virtuale. Ad esempio, hai un host e un co-host, nonché i partecipanti per le riunioni Zoom. Considerando che un webinar Zoom ha un host, un co-host, nonché relatori e partecipanti.

In una riunione Zoom, l'organizzatore può disattivare l'audio dei partecipanti all'ingresso per consentire ai partecipanti di controllare quando sono pronti a parlare. Durante un webinar, è meno probabile che i partecipanti dispongano di una di queste autorizzazioni poiché principalmente non dovrebbero prendere parte alla presentazione.

Suggerimento per professionisti: per le riunioni Zoom, assicurati di aver disabilitato l'opzione di condivisione dello schermo per tutti i partecipanti prima dell'inizio della riunione. Questo per evitare lo "Zoombombing", quando i troll non invitati si intromettono nella tua riunione.

2. Dimensione della riunione rispetto al webinar

Quando si ospita una riunione rispetto a un webinar su Zoom, una differenza fondamentale è la dimensione degli eventi virtuali. Le riunioni Zoom con una licenza gratuita possono includere fino a 100 partecipanti. Puoi invitarne fino a 1.000 a seconda del tuo piano Zoom e dei componenti aggiuntivi per le riunioni che offrono.

Tieni presente che più grande è il gruppo, più difficile potrebbe essere avere una riunione efficace. La dimensione della tua riunione dipende da qual è il tuo obiettivo e da come pensi di rimanere in pista.

Per i webinar Zoom, puoi aspettarti un pubblico molto più ampio. Il tuo webinar può avere tra 500 e 50.000 partecipanti. Il numero di persone consentite può dipendere dalla licenza che hai acquistato con Zoom. Quindi assicurati di avere la disponibilità se prevedi che il tuo webinar decolli.

3. Autorizzazioni della chat

Il modo in cui interagisci durante l'evento Zoom online può variare a seconda che tu stia ospitando un webinar o una riunione. Questo può aiutarti ulteriormente a determinare quale tipo di evento è giusto per te.

Zoom chat nelle riunioni

Un'altra considerazione riguarda le differenze nella comunicazione via chat durante l'evento online. Per le riunioni, puoi consentire ai partecipanti di utilizzare la chat interna alla riunione. Ciò consente a tutti di inviare messaggi direttamente a qualcuno e tenere conversazioni durante la riunione.

I messaggi della chat privata non vengono salvati o visibili all'host. Tuttavia, l'host può salvare e scaricare la chat di gruppo per riferimento futuro.

Zoom Chat nei webinar

Una delle principali differenze tra i due eventi online su Zoom è che i webinar non consentono ai partecipanti di chattare in privato. Invece, possono utilizzare la chat webinar di Zoom.

Questa chat può essere limitata in modo che solo l'host possa vedere cosa pubblicano le persone. Oppure puoi consentire a tutti i partecipanti di visualizzare i commenti.

Suggerimento per professionisti: è una buona idea avere qualcuno che monitori la tua chat webinar se sei l'host. Se il tuo webinar è a tempo indeterminato e chiunque può partecipare, potresti dover controllare la tua chat e rimuovere le persone che stanno causando problemi.

È anche fantastico avere qualcuno che risponda alle domande di base e aiuti i partecipanti con preoccupazioni comuni. Puoi anche utilizzare la funzione chat per incoraggiare i partecipanti ad agire, condividere collegamenti e affrontare problemi tecnici.

4. Determina i tuoi obiettivi

La prima domanda da porsi è: "Qual è il tuo obiettivo per la creazione di questo evento virtuale?" Condividerai informazioni, insegnerai o ospiterai relatori? Ti aspetti che i partecipanti abbiano una discussione e contribuiscano?

È meglio pensare a una riunione Zoom nello stesso modo in cui ti avvicini a una riunione di persona. Usa le riunioni per un incontro individuale con un cliente o un gruppo di colleghi che collaborano a un progetto. Per una riunione, ti aspetti che tutti parlino e condividano approfondimenti.

Pensa a un webinar come a un seminario online. Proprio come una lezione in classe, i partecipanti sono seduti tra il pubblico desiderosi di imparare dai relatori o dall'ospite. Potrebbero avere l'opportunità di alzare la mano e porre una domanda alla fine. Ma per la maggior parte del seminario, si siedono in silenzio e ascoltano.

Migliori pratiche per il tuo webinar o riunione Zoom

Ora che hai compreso le differenze e i loro numerosi vantaggi. Esaminiamo alcune altre best practice che possono aiutarti a organizzare un webinar o una riunione di successo su Zoom.

Test per problemi tecnici

Dopo aver impostato la tua riunione online o webinar Zoom, assicurati che la tua attrezzatura funzioni. Vuoi testare la tua connessione Internet e assicurarti anche di avere la giusta licenza Zoom, altrimenti il ​​tuo evento potrebbe essere disattivato a metà!

Ricontrolla lo sfondo accendendo la fotocamera prima di iniziare. Questo ti aiuta a regolare l'illuminazione e conferma anche se tutto nel frame è appropriato e professionale. Non dimenticare di testare il microfono e la qualità del suono.

Segui la corretta etichetta

Prima di iniziare la riunione o il webinar, assicurati che tutti i partecipanti o i partecipanti siano presenti. Potrebbe essere necessario attendere alcuni minuti prima che le persone siano in grado di accedere. Preparati a chiacchierare con le persone che sono presenti mentre aspetti.

Anticipa le difficoltà tecniche e offri assistenza se puoi. Avere qualcuno dietro le quinte che può aiutare in caso di problemi tecnici.

Non devi essere perfetto

È bello essere preparati, ma se succede qualcosa di inaspettato, va bene. I partecipanti e i partecipanti capiscono che la riunione o il webinar è in diretta. Fai sapere a tutti cosa sta succedendo e fai del tuo meglio per risolverlo.

Prepara una lista di cose da dire e da fare (come un record di successo!) prima di iniziare. Ciò ti assicura di non dimenticare un passaggio importante per assicurarti che tutto funzioni senza intoppi.

7 migliori pratiche per un webinar online

I webinar stanno diventando sempre più popolari. Oggi puoi imparare qualsiasi cosa da esperti di tutto il mondo. Che si tratti di capacità di leadership, dropshipping di Amazon, salute mentale o yoga, ce n'è per tutti i gusti!

Zoom è la piattaforma di videochiamata più popolare con 300 milioni di partecipanti alle riunioni giornaliere in tutto il mondo! È un ottimo punto di partenza quando crei il tuo webinar online.

Suggerimento per professionisti: se ti stai chiedendo come registrare un webinar, Zoom offre anche un modo semplice. Basta fare clic sul pulsante di registrazione del cerchio direttamente sotto la finestra del video.

Al termine della riunione, il video, l'audio e la trascrizione vengono scaricati automaticamente in modo da poterli salvare immediatamente.

I webinar online hanno ampliato le nostre capacità di apprendere segreti nascosti da professionisti che eccellono nel loro settore. Se sei interessato a mostrare le tue abilità per creare un webinar, dovresti iniziare facendo ricerche nel tuo campo.

Se desideri vendere il tuo webinar o utilizzarlo per indirizzare il traffico verso il tuo sito web o la tua attività, assicurati di scegliere l'argomento giusto. Fallo ricercando il tuo settore.

1. Ricerca a fondo

Cosa sta cercando il tuo cliente ideale? Quali sono i loro principali punti deboli? Se riesci a determinare esattamente cosa stanno cercando, puoi creare un webinar per essere una risorsa per loro.

Non indovinare a cosa pensi che il tuo pubblico di destinazione sia interessato. Puoi combinare la ricerca di parole chiave SEO, forum di discussione/forum sui social media e consultare il tuo team di vendita per approfondimenti sulle principali difficoltà del tuo pubblico di destinazione . Se riesci a portare il tuo pubblico ideale al telefono per porre loro domande direttamente, ancora meglio!

Assicurati di intervistare un gran numero di persone per avere un'idea più precisa dei punti in comune tra di loro.

2. Decidi se è un webinar sempreverde

Uno dei vantaggi di un webinar è che puoi renderlo evergreen! Ciò significa che puoi registrarlo e utilizzarlo sul tuo sito Web o su una pagina di destinazione come risorsa permanente di informazioni. Da lì puoi condividerlo in campagne di email marketing , pubblicità o social media.

Le riunioni Zoom possono anche essere registrate, ma è meno probabile che vengano utilizzate come contenuti di valore per potenziali clienti. Un webinar evergreen è un ottimo modo per indirizzare il traffico o educare il tuo pubblico di destinazione sulla tua area di competenza.

Pensalo come il dono che continua a dare. Non devi spendere un'ora o più ogni volta che vuoi presentare le informazioni. Ora hai una parte permanente di contenuto premium da condividere con il minimo sforzo.

3. Non uscire con te stesso

Quando consideri quali contenuti farebbero un buon webinar evergreen, ricorda che non vuoi parlare di qualcosa che ha una scadenza o che sarà obsoleto tra pochi mesi o anni. Argomenti più ampi che contengono concetti e strategie duraturi sono la soluzione migliore.

4. Racconta la tua storia

Per attirare l'attenzione del tuo pubblico fin dall'inizio, presentati usando una storia. Non vuoi leggere una lunga biografia. Spiega invece perché sei la persona migliore per condividere queste informazioni.

Questo di solito inizia con il tuo punto dolente (lo stesso del tuo pubblico), come l'hai superato e come sei stato in grado di perfezionarlo e diventare la persona di successo che sei oggi.

Assicurati di sorridere per tutta la tua storia. Non solo ti fa sembrare accogliente, ma eleva anche la tua voce in modo da sembrare entusiasta. Questo ispirerà i tuoi ascoltatori e creerà fiducia.

5. Tienili impegnati

Ora che hai raccontato la tua storia straordinaria, devi coinvolgere il tuo pubblico durante il webinar.

Alcuni semplici modi per farlo sono mantenere le diapositive brevi e visivamente accattivanti. Ricorda che le riunioni online sono ancora più difficili da coinvolgere il pubblico perché i computer offrono molte distrazioni come notifiche sui social media, SMS ed e-mail.

Prova a fornire un mix di diapositive, domande interattive, quiz e mini-sfide o attività, insieme a video, musica, gif e immagini entusiasmanti.

6. Esercitati nel modo in cui parli

Il tuo tono e il modo in cui parli sono una parte essenziale di un webinar di successo. Fai finta di parlare con un amico o un collega e mantieni la conversazione. È meglio rivolgerti ai tuoi ascoltatori chiamandoli "tu" in modo che abbiano la sensazione che tu stia parlando direttamente con loro.

Esercitati con l'intero webinar più volte prima di andare in diretta. Se non ti senti a tuo agio con il materiale, il tuo pubblico lo saprà e può fargli perdere la fiducia in te. Usare umorismo leggero durante la presentazione va bene purché non sia offensivo.

7. Invita ospiti speciali

Un modo per assicurarti di non far addormentare il tuo pubblico è invitare un esperto o un leader di pensiero a presentare. Questo aiuta a confondere la presentazione e ti dà anche una pausa.

Puoi avere più di un oratore e incoraggiare una discussione tra di loro usando domande pre-pianificate. Questo rende un webinar ancora più interessante e attira l'attenzione dei partecipanti.

Avere esperti può anche aumentare la tua partecipazione al webinar perché portano con sé il loro pubblico fedele. Assicurati che tu e i tuoi ospiti speciali combiniate gli sforzi per promuovere il webinar in anticipo sulle vostre piattaforme di social media.

7 migliori pratiche per una riunione Zoom di successo

Se hai deciso che una riunione Zoom è la soluzione giusta per il tuo prossimo evento online, allora ci sono alcune best practice da tenere a mente.

1. Etichetta della fotocamera corretta

In passato, si credeva che tenere accesa la fotocamera e richiedere a tutti gli altri di farlo garantisse una maggiore produttività e coinvolgimento. Tuttavia, nuovi studi sfatano questo processo di pensiero obsoleto.

In effetti, avere la possibilità di spegnere la fotocamera porta a riunioni più produttive. Questo perché i ricercatori hanno scoperto che le persone tendono a trascorrere del tempo durante le riunioni concentrandosi sui propri volti e diventando consapevoli di se stesse.

Lo spegnimento della fotocamera consente loro di concentrarsi maggiormente sul contenuto della riunione. La migliore pratica è consentire ai partecipanti di scegliere se vogliono essere o meno davanti alla telecamera. Se sei l'ospite o il presentatore, è meglio che tu sia davanti alla telecamera quando parli.

Ci sono comprensibili eccezioni all'essere davanti alla telecamera per qualsiasi riunione, comprese le pause per il bagno, le emergenze familiari o altre interruzioni. In questo caso, il partecipante spegnerebbe il video e l'audio per affrontare la situazione.

L'affaticamento dello schermo è reale ! Consenti ai partecipanti di spegnere la fotocamera e fare una pausa. Ciò può portare a una riunione ancora più produttiva alla fine.

2. Disattiva l'audio a meno che non parli

Se non stai parlando, dovresti disattivare l'audio. Una delle maggiori interruzioni durante le riunioni sono le persone con forti rumori di sottofondo. Questo può distrarre e far deragliare completamente la tua riunione.

Stabilisci delle linee guida all'inizio della tua riunione in modo che tutti conoscano il protocollo. Puoi anche far sapere ai partecipanti che possono tenere premuta la barra spaziatrice durante le riunioni Zoom per parlare. Funziona come un walkie-talkie ed è un modo semplice per attivare e disattivare rapidamente l'audio.

3. Segui un'agenda

Non puoi rimanere in pista durante la tua riunione senza un'agenda chiara. Assicurati di essere d'accordo sugli obiettivi e gli obiettivi della tua riunione prima di immergerti. Fallo inviando l'agenda della riunione a tutti i partecipanti in anticipo in modo che possano prepararsi.

È importante non allontanarsi troppo dall'agenda pre-pianificata. Se sorgono altri problemi, puoi sempre pianificare un altro incontro per affrontarli in un secondo momento. Oppure puoi seguire questi argomenti dopo la riunione via e-mail.

4. Avere una strategia di chat

Un modo per mantenere la riunione in attività ed evitare interruzioni è chiedere ai partecipanti di porre domande o risposte nella chat di gruppo. In questo modo l'oratore può completare i propri pensieri e affrontare le preoccupazioni individuali quando ne hanno la possibilità.

Puoi anche richiedere che le chat private vengano inviate alla persona appropriata quando le domande non rientrano nell'agenda della riunione. Questi possono essere salvati e scaricati in un secondo momento, quindi anche se non ci riesci durante la riunione, hai comunque la conversazione a cui fare riferimento.

5. Attieniti alla tua sequenza temporale

È importante attenersi alla sequenza temporale e non superare l'orario di riunione assegnato. I tuoi partecipanti hanno solo tanta disponibilità e hanno i loro progetti a cui tornare. Se lasci che le riunioni vadano avanti nel tempo, ti toglie la produttività che costa denaro!

Inoltre, le riunioni virtuali causano affaticamento proprio come quelle di persona. Spingere le persone oltre i propri limiti provoca esaurimento e non è il miglior uso del tempo di nessuno. In effetti, sebbene sembri un compito semplice partecipare a una riunione online, il tuo cervello sta effettivamente lavorando troppo.

Ciò è in parte dovuto all'affaticamento degli occhi causato dagli schermi dei computer nel tempo. Ma anche perché le chat video limitano la nostra capacità di interpretare le espressioni facciali e altri segnali sottili. Questo è stancante per il cervello che deve lavorare di più e causa più stress. Questo è noto come "Esaurimento dello zoom".

6. Condividi il tuo schermo

Prepara una sorta di presentazione visiva durante la tua riunione Zoom per evitare il "burnout dello zoom". Questo interrompe l'incontro e dà a tutti qualcosa su cui concentrarsi oltre ai segnali non verbali. È un modo semplice per concentrare tutti e rimanere sul compito.

Usa diapositive e immagini colorate per mantenere le cose interessanti. Aggiungi video e gif in tutto, che attirino l'attenzione delle persone e siano rilevanti per l'agenda.

7. Mantieni tutti coinvolti

Come con qualsiasi riunione, ma soprattutto virtuale, è facile per i partecipanti distrarsi. Puoi usare alcune tecniche per coinvolgere tutti.

Innanzitutto, assicurati di variare il tono della tua voce. Non dovresti urlare contro la tua squadra, ma cercare di non parlare con voce monotona. Questo fa sì che le persone si allontanino e smettano di ascoltare.

Dovresti anche fare il check-in con tutti i partecipanti alla riunione. Dedica qualche minuto all'inizio della riunione per vedere come stanno tutti. Se la tua squadra è per lo più remota, potresti voler dedicare più tempo per recuperare.

Nel complesso, cerca di mantenere le tue riunioni virtuali più brevi rispetto alle riunioni regolari. Le riunioni online tendono a essere più noiose delle riunioni di persona, quindi è più difficile coinvolgere le persone.

Crea la tua migliore riunione o webinar Zoom

Ci auguriamo che tu abbia trovato utili questi suggerimenti nella scelta tra un webinar Zoom e una riunione. Ora che hai una migliore comprensione di entrambi, sei pronto per creare la tua migliore riunione Zoom o webinar per il tuo evento online!

Sappiamo che può essere difficile stare al passo con il panorama virtuale in continua evoluzione. Se hai bisogno di assistenza e supporto per il tuo prossimo progetto di marketing online, non esitare a contattare i nostri esperti .

Domande frequenti su un Webinar Zoom e su una riunione

D: Qual è la differenza tra un Webinar Zoom e una riunione?

R: La differenza tra una riunione Zoom e un webinar dipende dall'obiettivo e dalle caratteristiche dell'evento. Le riunioni sono per eventi online altamente interattivi in ​​cui tutti possono partecipare e discutere progetti, aggiornamenti, report, ecc.

I webinar Zoom sono anche ospitati online, ma vengono utilizzati per video dal vivo in cui gli esperti sono in grado di condividere informazioni privilegiate sul loro settore. I partecipanti guardano il webinar per trarre vantaggio dalla lezione, proprio come un seminario di persona.

D: Che cos'è un Webinar Zoom?

R: Un webinar Zoom è un evento virtuale simile a un seminario o a un'aula, tranne che online. Ci sono host, co-conduttori, relatori ospiti speciali e partecipanti.

I webinar possono avere dimensioni comprese tra 500 e 50.000 partecipanti. Tendono ad essere più grandi perché la maggior parte dei partecipanti si sintonizza in silenzio per guardare e imparare dall'ospite e dai relatori.

D: Che cos'è una riunione Zoom?

Una riunione Zoom è una videoconferenza virtuale in cui puoi chattare con un gruppo di persone che sono state invitate all'evento. Proprio come le riunioni di persona, queste includono un host, un'agenda, un orario stabilito e una discussione tra i partecipanti.

Una riunione Zoom può variare da due a 1.000 persone. La licenza gratuita di Zoom consente solo fino a 100 partecipanti alle riunioni Zoom.

D: Come registrare un webinar?

La registrazione di un webinar è facile quando si ospita un webinar Zoom. Una volta iniziata la riunione, puoi premere il pulsante di registrazione della cerchia. Quindi senti una voce automatizzata che dice "Registrazione iniziata". Se si fa nuovamente clic sul pulsante, la registrazione si interrompe e si sente "Registrazione interrotta".

Puoi anche utilizzare uno screen recorder come Movavi Screen Capture per Windows, Screen Capture o Loom. Queste sono ottime opzioni se vuoi registrare un webinar che stai guardando ma non ospitante.

D: Che cos'è un webinar evergreen?

Un webinar evergreen è un webinar online preregistrato che viene utilizzato come contenuto on-demand. Puoi utilizzare la registrazione del tuo webinar dal vivo o caricare file multimediali su una piattaforma webinar.

Ciò ti consente di condividere il tuo webinar e utilizzarlo come materiale promozionale. Puoi anche vendere il tuo webinar preregistrato come un funnel di vendita automatizzato.