作業組織: 作業組織をマスターするための 10 のヒント
公開: 2023-02-16仕事で成功する人々の秘訣は何だろうか。 当然のことながら、これは完全に個人的な問題であることがすぐにわかります。各従業員は、固有の一連のハードおよびソフト スキル、個性、または性格特性を持っているからです。 ただし、毎日のタスクのパフォーマンスを向上させ、期待される結果の達成を後押しするために注意できる要素が 1 つあります。 どうやって？ 以下に、それを実現するための 10 の組織のヒントのリストを示します。
作業構成 – 目次:
- 仕事を計画する
- 一度に 1 つの目標 (およびタスク) に集中する
- 定期的な休憩を忘れずに
- 優先順位を設定する
- 時間の見積もりと制御
- 個々の生産性サイクルを確立する
- 気を散らすものを取り除く
- かんばんボードの操作
- ツールを使用して作業を合理化する
- 同僚の境界を設定する
- 仕事のより良い組織化 – 何をすべきかがわかった
仕事を計画する
スケジュールは、特別なオンライン ツール、オンライン ノート、従来は紙 (自分に最適な方法) で整理できます。組織の改善に関心がある場合は、仕事の計画を立てることを忘れないでください。 特定の日または週のすべての To Do 業務を書き出すことは、前述の次のステップの基礎となります。 ただし、勤務時間の 80% だけを計画することを忘れないでください。残りの時間は、不測の事態に備える必要があります。
一度に 1 つの目標 (およびタスク) に集中する
前日の午後に計画したすべてのタスクを完了することができないのと同じように、自分で設定したすべてをすぐに達成することはできません. 現時点で最も重要なことに集中すると、良い結果が得られます。
定期的な休憩を忘れずに
毎日同じ時間帯に休憩を計画するのが最善です (もちろん、可能な限り)。これにより、体が特定の作業リズムに入り、目標を達成しやすくなります。
優先順位を設定する
どのタスクが重要かつ緊急で、どれを元に戻す必要がありますか? 作業の計画を立てたら、さまざまな責任を実行する順序を決定する必要があります (アイゼンハワー マトリックスが役立ちます)。 このようにして、何をすべきか、あるタスクから次のタスクにスムーズに移行する方法を正確に知ることができます。
時間の見積もりと制御
作業時間を最適に管理するには、特定のタスクを完了するのにかかる時間を見積もる必要があります。 このようにして、それを完了するためのモチベーションを高めながら、時間をかけてコントロールできるようになります. 職務のペースを常にチェックすることで、ボトルネックを予測し、将来の教訓を学ぶことができます(たとえば、特定の種類のタスクでは締め切りを延長する必要があるという事実に関して)。 これら 2 つのアクションにより、作業組織が大幅に改善されます。
個々の生産性サイクルを確立する
あなたは何時間働きますか？ 朝、昼、または午後のどの時間帯がより生産的であるか (そして、この事実が職場での食事とどのように相関しているか) を発見することは、毎日の仕事をよりよく整理するための出発点です。 結局のところ、最も困難なタスクは、生産性が最も高いときに自分自身に任せて、少なくとももう少し簡単に完了するようにするのが最善です. 一方、生産性が最も低い時期には、あまりコミットメントを必要としない自動で反復的なタスクを実行する必要があります。 このアプローチは、仕事での無駄な時間の感覚を取り除くのに役立ちます.
気を散らすものを取り除く
ソーシャル メディアをチェックしたり、同僚を訪問したり、メールを確認したりするなど、あらゆる種類の気晴らしに絶えず屈することほど、日常業務を遂行するのに悪いことはありません。 なぜ？ 目の前のタスクに集中するには時間がかかり、気を散らすたびに集中力が低下し、ゼロから始めなければならないからです. このため、作業中は特定のサイトをブロックするか、ポモドーロ テクニック (周期的な作業をサポートする) を使用して、注意散漫にならないようにすることをお勧めします。
この点で、オフィスでも自宅で仕事をしていても気を散らすものに遭遇することにも注意してください。仕事から最も頻繁に気を散らすものを特定し、これらの問題を排除してワークフローを改善してください.
かんばんボードの操作
かんばんボード (列分割は do-doing-done) で To Do タスクを視覚化すると、ワークフローの制御が向上します。 さらに、他の人は、現在あなたのリソースを使用できるかどうか、または重要なタスクに集中していて、支援するスペースが見つからないかどうかを確認できます。
ツールを使用して作業を合理化する
チームで作業していて、個々のチームメンバー間のコミュニケーションを改善する必要があると感じている場合は、このタイプのソフトウェア (Firmbee プロジェクト管理ソフトウェアなど) について考えてみてください。 実行中のプロセスに関するすべての必要な情報を 1 か所に保存できるソリューションは、関係者の作業の編成を非常に迅速かつ効果的に改善することができます。 ただし、(問題の原因となっている領域を分析して) チームのニーズに合わせて適切に選択することを忘れないでください。
同僚の境界を設定する
最後のアドバイスは、「役に立たない友人」というレッテルを貼られる可能性があると考えられているため、ほとんどの人が受け入れたくないものです。 それにもかかわらず、他の人を強制的にサポートし、後でタスクの遅れに直面するよりも、現時点では彼らを助けないことを同僚に伝える方が良い場合があります。組織（締め切りに間に合わなかったために）。
作業組織の改善 – 何をすべきかがわかった
上記のヒントは「些細なこと」であり、仕事の雑然としたものを片付けるのに十分ではないと思うかもしれません. ただし、日常の活動にいくつか取り入れてみると、結果が予想をはるかに超えることにすぐに気付くでしょう. もちろん、上記のすべてのヒントがあなたの状況で正確に機能するわけではありません (これまでの作業を整理する際にどのような問題が発生したかによって異なります)。変化し、実行し、結果を楽しむ。
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作者: キャロライン・ベッカー
プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。