よくある請求書の 5 つの間違い

公開: 2022-05-02

間違いは避けられません。 請求書を発行するとき、それらはたまに発生する傾向があります。 最も一般的な請求ミスはどれですか? 請求ミスを防ぐには？ それらはどのような結果をもたらす可能性がありますか? これらの質問に対する答えを知りたい場合は、5 つのよくある請求書の間違いに関する記事をお読みください。

請求書作成でよくある 5 つの間違い – 目次

請求書番号の間違い
取引先データが正しくない
支払い方法についての情報はありません
商品またはサービスの誤った説明
請求エラー
概要

請求書番号の間違い

すべての請求書には一意の番号が必要です。 これは明らかなことですが、状況によっては、これらの請求ミスを犯しやすい場合があります。これは、請求書の発行に Word や Excel、または同等のプログラムを使用している場合に特に当てはまります。一見すると、これにより請求業務が簡単になるように見えるかもしれません。このようなプログラムでは、既製の請求書テンプレートを準備できます。このテンプレートでは、後続の伝票を発行するときにデータを変更するだけで済みます。しかし、このソリューションには 1 つの大きな欠点があります。

後続のファイルを上書きすると、ナンバリングに迷う可能性があります。また、請求書を Word 文書の連続ページまたは Excel の連続シートとして保存すると、不正確になる可能性があります。

請求書の番号付けで最も一般的な請求書の間違いは何ですか? 請求書番号が重複している場合と番号がずれている場合の 2 種類があります。 これらの請求ミスはいずれも、税務当局がチェックしたときに不快な結果をもたらす可能性があります。ギャップを含む番号付けは、発行されたすべての請求書が税計算に含まれているわけではないことを示している可能性があります。番号付けのギャップは、それが偶然であり、税務当局に誤解を与えることを意図していない場合でも、重大な疑念を引き起こします。

2 番目のタイプのエラー、つまり番号が同じで内容が異なる 2 つ以上の請求書も、税金を回避するために意図的にそのように発行されたことを示唆している可能性があります。この場合、このような請求書の転記にも問題がある可能性があります。会計ソフトウェアでは、同じ番号の 2 つ以上のドキュメントを入力できない場合があるためです。

そのような見落としを修正することは容易ではないかもしれません。特に、そのような誤った請求書を顧客にすでに送信しており、後になって番号付けが間違っていることに気付いた場合はなおさらです。請負業者は請求書の正しい番号付けをチェックしないため、請負業者にとってはあまり重要ではありません。したがって、彼らは問題なくそのような請求書を支払うことができます。しかし、税務調査の場合、あなたはそれに対して罰せられるかもしれません。そのため、たとえば、番号が自動的に割り当てられる請求プログラムまたはアプリを使用して、それらを防止することをお勧めします。 このようにして、請求書の間違いを回避し、間違った番号の請求書を発行していないことを確認できます。

取引先データが正しくない

私たちはただの人間であり、失敗は時々私たち全員に起こります。 請求書を発行した会社の名前のタイプミスか、顧客の名前のスペルミスである可能性があります。 典型的なものは、請負業者の間違った住所でもあります。 このような場合、さまざまなエラーが発生する可能性があります。建物番号の誤り、郵便番号の誤り、通りの名前の誤り、さらには会社の本社の市区町村の綴りの誤りなどです。また、請求書に顧客の納税者番号を間違って記入する場合もあります。

これらはほんの些細なことのようです。しかし、自分の名前や苗字につづりの誤りが含まれていると、誰も好まないでしょう。さらに、それらは税金の結果につながる可能性があります。請負業者のデータが間違っていると、請負業者はそのような請求書を事業費として認識できなくなる可能性があります。このような場合は、データを修正する必要があります。これにより、このような請求書の支払いを待つ時間が長くなります。これは、顧客が正しいデータを含むドキュメントを受け取るまで支払いを保留する可能性があるためです。

もう 1 つのタイプの欠陥は、まったく異なる受信者のデータに対して請求書を発行することです。 これは特に、請求書がファイル内のデータを上書きして手動で作成された場合に発生する可能性があります。この場合、販売された商品またはサービスの正確な数量が請求書に含まれていますが、受取人データは以前の請求書から残っています。

この失効により、請求書に記載されているアイテムを購入していない間違った受信者に請求書が送信される可能性があります。購入した業者に送ることもできますが、その請求書の受取人の情報が間違っています。それらを修正するまで、そのような請求書に対する支払いを確実に受け取ることは期待できません。

それらを回避する方法は？ ここで、請求プログラムが役に立ちます。これを使用して、顧客のデータベースを作成できます。一度データを確認するだけでよいので、後で問題なく請求できます。一部のプログラムでは、政府の記録から会社のデータをダウンロードできるため、請求書を発行する際にこれらのエラーを回避できます。

支払い方法についての情報はありません

誰もが自分の口座に入金されるのが好きです。しかし、支払い方法に関する情報が不足していると、請求書の支払いができなくなる可能性があります。

これは、銀行口座番号を持っていないことから、間違った口座番号、いつ、どのように請求書を支払うべきかわからないことまで、さまざまなエラーが発生する可能性がある場所です. ここでの不正確さは、さまざまな結果をもたらす可能性があります。期日を守らないと、顧客は法的な期限内に請求書の代金を支払うことになる可能性があります。しかし、口座番号が間違っていたり、番号がなかったりすると、請負業者はあなたに支払うことができなくなります。このデータを修正または完了した場合にのみ、請求書の支払いを期待できます。

商品またはサービスの誤った説明

請求書には、販売された商品およびサービスの正確な説明が含まれている必要があります。 商品の間違いはそれほど一般的ではありませんが、サービスの適切な説明は多くの問題を引き起こす可能性があります。顧客は、注文したものに対して支払っていることを疑ってはなりません。そのため、請求書のデータは注文のデータと一致する必要があります。

請負業者の手順によっては、提供するサービスの詳細な説明が必要な場合もあれば、そうでない場合もあります。ただし、後で支払いを受け取る際に問題が発生しないように、正確性を確保することをお勧めします。誤った説明は修正する必要がありますが、これにはおそらく時間がかかります。その結果、そのような請求書の支払いを予想よりも遅れて受け取る場合があります。この問題の解決策は、販売された商品のカタログと個々のサービスの正確な説明を作成することです。このようにして、請求書にオファーの明確で読みやすい説明を常に含めることができます。

請求エラー

請求書に会計エラーが含まれていてはなりませんが、このような状況が発生する可能性があります。彼らが最も頻繁に現れる場所がいくつかあります。これらには、支払われる合計金額が含まれます。 誤って合計され、請求書が過小評価または過大評価される可能性があります。これらのオプションはどちらも有益ではありません。なんで？請求書を発行した人に悪い影響を与えるからです。

あなたが発行した文書に会計上の誤りが含まれていないかどうかを顧客が慎重にチェックせず、そのような請求書の支払いを行わない場合があります。しかし、その結果、受け取る金額が少なすぎたり多すぎたりする可能性があります。最初のケースでは、顧客に追加料金を支払うように依頼する必要があり、これはあなたに悪い光を当てる可能性があります. 2 番目のケースでは、顧客が過払い金の返金を要求する可能性があり、これは会社の評判に悪影響を及ぼす可能性があります。どちらの場合も、そのような請求書は税務調査によって異議を唱えられる可能性があるため、避けたほうがよいでしょう。

請求書で会計エラーが発生する別の場所は、販売された商品の値の計算です。 この場合、商品の個数と1個あたりの価格の掛け算に誤差が生じる場合がございます。これは、計算が手動で行われる場合に最もよく発生します。 VAT の値を計算するときにもエラーが発生する可能性があります。請求プログラムを使用すると、計算が自動的に行われるため、このような請求ミスを回避するのに役立ちます。

請求ミス – まとめ

請求ミスは誰にでもあります。ただし、法的な結果が生じる可能性があることに注意してください。 請求書の間違いは支払いの遅延にもつながり、会社の信頼性に悪影響を及ぼす可能性があります。解決策の 1 つは、多くのプロセスを自動化すると同時に基本的なエラーを回避できる専用の請求プラットフォームを使用することです。

また読む: 請求書には何を含めるべきですか? – 12の必須要素

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作者: アンディ・ニコルズ
5 つの異なるレベルと無限のモチベーションを持つ問題解決者。これにより、彼は完璧なビジネスオーナー兼マネージャーになります。従業員やパートナーを探すとき、彼が最も重視する資質は、世界に対する開放性と好奇心です。
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