プロジェクトの価値を最大化するための 5 つのステップ

公開: 2024-07-30

すべての中小企業に共通しているのは、成長への願望と夢を達成するための意欲です。しかし、成功への道は必ずしも明確であるとは限りません。この記事では、成長のためにプロジェクトベースのアプローチを採用することで、プロジェクトの価値を最大化し、ビジネスに迅速に利益をもたらすことができる方法について説明します。

1. フォーカシング

成長が始まると、中小企業のオーナーは日常業務に追われたり、一度にあまりにも多くのプロジェクトを熱心に立ち上げたりするのが一般的です。しかし、これらのアプローチはいずれも持続可能な成長を促進しません。

ビジネスを持続的に成長させることは階段を登るようなもので、意図的に一歩ずつ前進する必要があります。まずは、利用できるさまざまなプロジェクトオプションのリストを作成します。次に、各プロジェクトを次の 3 つの点について注意深く調べます。

このプロジェクトは私のビジネスにとってどれくらい重要ですか?
このプロジェクトはどの程度実現可能ですか?
このプロジェクトを実行しなかったら、どのような結果が生じますか?

リストの一番上に、最も実現可能性が高く、重要で、実行しなければ最大の影響をもたらすプロジェクトを配置します。そうすれば、進むべき道が明確になります。

2. 理解

プロジェクトを有意義なものにするためには、それが組織にどのように価値をもたらすのかを理解する必要があります。したがって、プロジェクトを調整するためのビジネス目標を設定することから始めます。目標の作成には数回の反復が必要になる場合があるため、次のようなステートメントから始めてみてください。

私たちは目的xを達成し、リスクyを回避するためにこのプロジェクトに取り組んでいます。
私たちはxの値を提供するためにこのプロジェクトに取り組んでいます。これにより組織がzに向けて位置付けられるからです。
私たちがこのプロジェクトに取り組むのは、そうしなければ、 X の結果が起こるからです。
私たちは組織のこの部分を改善し、 zを実行できるようにするためにこのプロジェクトに取り組んでいます。

プロジェクトの指針となる適切なビジネス目標を確立すると、成功を測定する方法を決定するのに役立ちます。目標を達成したかどうかを判断するためにどの結果を測定できるかを検討してください。プロジェクトは、チームがその価値と成功または失敗の影響を理解しているときに最も強力になります。これらのプロジェクトは、プロジェクトの成功に向けてより強いコミットメントを持った、やる気のあるチームが背後にいる可能性が高くなります。

3. 計画

プロジェクトとその目的について興奮しやすいのは、特に自分でプロジェクトを実行している場合、または小規模なチームで実行している場合です。このため、できるだけ早く始めたくなるのが非常に魅力的です。

計画を作成するのは時間の無駄のように思えるかもしれませんが、このステップを無視することは重大な間違いです。実際には、よく構造化された計画は、後でプロジェクトのパフォーマンスを評価するための重要なデータを提供します。プロジェクト経験が限られた若い組織では、プロジェクトの実施を継続的に改善するためにこのデータが重要です。また、プロジェクトが価値に結びつくと、価値を実現する能力も高まります。

計画は、プロジェクトが順調に進んでいるかどうかを評価し、その実現と成功に影響を与える可能性のあるリスクを特定するためにも不可欠です。

プロジェクト計画に含めるべき重要な事項

予算 –あなたのビジネスがプロジェクトにどのような投資を投入できるかを把握し、それを期待される収益と比較します。プロジェクト実現のスケジュールに影響を与える可能性があるため、投資を回収するのにどれくらいの時間がかかるかを考慮してください。
タイムライン –プロジェクトを実現するために必要な主要なマイルストーンを特定し、いつ達成するかの目標を設定します。プロジェクトがいつ成功するかを決定する市場状況やその他のビジネスニーズを分析します。マイルストーンのスケジュールが長期的なビジネスニーズと一致しているかどうかを検討し、これらの洞察を使用してタイムラインを調整します。
リスク分析 –次の質問についてプロジェクトチームと話し合い、プロジェクトの進行に合わせて再検討してください。
- 何が問題になる可能性がありますか?
- これらの問題が発生する可能性はどのくらいですか?
- 潜在的な影響は何ですか?
- これらのリスクを軽減するにはどのような措置を講じることができるでしょうか?
- これらの手順のいずれかをすぐに実行する必要がありますか?
コミュニケーション –プロジェクト全体を通して効果的なコミュニケーションを確保するために、次の質問を自問してください。
- このプロジェクトについて誰が知る必要があるでしょうか?
- 彼らにとって重要な情報は何でしょうか?
- どれくらいの頻度でアップデートが必要ですか?
- この情報を配信する最も効果的な方法は何ですか?
- こうしたコミュニケーションのニーズを最大限にサポートするにはどうすればよいでしょうか?
範囲 –ビジネス目標を達成するために必要な最小限のタスクリストを決定します。スコープはいくつかの方法で文書化できますが、多くの場合、プロジェクトの意図する結果を説明する短い段落であるスコープステートメントから始まります。この後には、範囲に含まれないもののリストが続く必要があります。スコープは次を使用して定義することもできます。
- バックログ –プロジェクトを完了するために必要なすべてのタスクの優先順位付きリスト。
- 作業分解構造 –完了順に並べられたタスクの連続マトリックス。

4. 実行

プロジェクトを成功させるために必要な専門知識の種類と、それを誰が提供できるかを検討します。次に、できるだけ多様性のあるチームを作ることを目指します。多様性は、適切なサポートとオープンな議論やディスカッションを促進する環境と組み合わせることで、パフォーマンスの高いチームを生み出します。

プロジェクトリソースはこのプロジェクトに専念されますか? それとも他の任務もありますか? 他の任務がある場合は、タイムラインに次のような緊急事態が含まれていることを確認してください。

プロジェクトチームはどのくらいの頻度で会議を行う必要がありますか?
行われている作業の管理にテクノロジーを活用してみませんか?
仕事が完了していることをどうやって知ることができますか?
プロジェクトの責任者は誰ですか?

5. 学習

価値をもたらすプロジェクトは、貴重な学習の機会も提供します。したがって、チームメンバーや関係者の多様なグループとともに、プロジェクトの振り返りまたは事後分析を必ず実施してください。何がうまくいったかを評価し、改善の余地がある領域を特定し、チームの成果を認識し、プロジェクトの指標を確認します。

調査結果をレポートにまとめ、将来参照できるように簡単にアクセスできるようにしておきます。このステップは、組織がプロジェクトから得られる価値を最大化するために重要です。学んだ教訓に基づいて継続的に改善することで、将来のプロジェクトの投資収益率を加速できます。

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