ITプロジェクトの実施にはコストがかかる可能性があります。 多くの事業主やプロジェクトマネージャーは常にプロジェクトを時間通りに予算内で完了することを目指していますが、その過程で予期しない問題が発生し、費用が膨らむ可能性があります。 これを回避するための賢明なアプローチは、最初から予算をスリムに保つことです。 これは簡単に思えるかもしれませんが、実装するのははるかに困難です。

インターネット上に存在するアドバイスのほとんどは、安価なルートを選択することを示しています。つまり、より安価な消耗品、より安価なソフトウェア、およびより安価なインフラストラクチャです。 これにより明らかにコストが削減されますが、特にITプロジェクトの競争力と最先端を維持したい場合は、あまり役立つアドバイスではないことがわかりました。

では、標準以下の材料を使用することに耐えることなく、ITコストを削減する他の方法はありますか？

次のITプロジェクトのコストを最小限に抑える方法

これは、私が何年にもわたって効果的であるとテストしたいくつかの実用的なヒントです。

1.欲求よりも欲求を優先する

最も先進的で、最も美しく、または最もハイテクな製品を世に送り出すのは人間の本性です。 車、洗濯機、または次のITプロジェクト用のソフトウェアを購入するかどうかにかかわらず、余裕のある最高の仕様のモデルを選択する傾向があります。 特に経験豊富な営業担当者に直面している場合は、すべてのベルやホイッスルに目がくらむのは簡単です。 私はすでにこれらの罠の犠牲者になっており、これらのアドオンを入手することで自分のお金の価値を手に入れていると思っています。

しかし、私が気付いたのは、これらの追加された技術革新には多額の費用がかかり、プロジェクトの最後には使用されなくなってしまうということです。 それがあなたの予算を下回っているからといって、あなたが実際にそれを必要としないならばあなたがそれのために行くべきであるということを必ずしも意味しません。 良い練習は、あなた自身とあなたのチームメンバーにあなたが本当に何かが必要かどうかを少なくとも3回尋ねることです。 高価な機器の調達依頼を受けた場合は、具体的にどのようにプロジェクトに役立つかを慎重に評価してください。

2.柔軟なクラウドテクノロジーの使用

データの一部またはすべてをクラウドに移動することは、コストを削減しようとする場合のもう1つの明らかな移動です。 クラウドテクノロジーの使用は、プロジェクト用の物理サーバーやその他のハードウェアを取得するよりもはるかに実用的です。 このため、クラウドコンピューティングにより、ITプロジェクトに関して中小企業の競争力を高めることができました。

さまざまなクラウドサービスプロバイダーを試した後、私が得た貴重な教訓の1つは、これらの企業が提供する柔軟なストレージオプションを利用することです。 「お金を節約するために」年間契約や固定ストレージプランにサインアップすることは避けてください。これは、プロジェクトの進行中に不利になる可能性があるためです。

ITプロジェクトは非常に動的であり、要件は一瞬で変わる可能性があることに注意してください。 あなたがもう必要のない計画で立ち往生しているとき、これはあなたがより多くを失う原因になります。 代わりに、もう少し費用がかかる可能性があるが、金銭的な影響がほとんどない状態でプランをアップグレード、ダウングレード、またはキャンセルするためのより多くの余裕を提供する柔軟なプランを選択してください。

3.不要なコストを最小限に抑える

数年前、私のチームは私たちのWebサイトの1つのアップグレードに取り組んでいました。 すべてが順調に進んでおり、プロジェクトは締め切りに間に合いました。 プロジェクト後の評価で、印刷や紙のコストに多額の費用がかかっていることに驚きました。 ログを確認したところ、私のスタッフは、プロジェクト全体の予算にすでに影響を与えていることに気付かずに、プロジェクトの更新、電子メール、および印刷可能なものをすべて印刷していたことがわかりました。

ほとんどの場合、従業員は、オフィスにあるという理由だけで、これは彼らが利用できる無料のサービスであると考えて、無意識にドキュメントを印刷します。 従業員が紙に印刷するのに何も費用はかかりませんが、これらのタイプの費用は事業主にとって合計になる可能性があります。 スタッフがデジタルツールを使用して共同作業することを奨励することにより、これらの不要なコストを最小限に抑えます。 コストを節約するだけでなく、紙の使用量を減らすことは、森林破壊や気候変動などの環境問題に取り組むのにも役立ちます。 これは、あなたのビジネスが参加できる重要な企業の社会的擁護です。

4.スペシャリストのアウトソーシング

技術専門家の採用には非常に費用がかかる場合があります。 これにより、多くのプロジェクトマネージャーは、一流の技術支援の給与の期待に応える余裕がないため、平凡な従業員を受け入れることを余儀なくされます。 何年も前に、私は経験の浅いスタッフを雇うという間違いを犯しましたが、プロジェクトには本来の2倍の時間がかかったため、結局後悔しました。 しかし、何度もそれをやらないように自分に言い聞かせても、私はそれでも私が余裕があるよりも多くの回数これをすることになりました。

私が別のアプローチを発見したのは、たまたま技術の天才だった元従業員の1人に出くわしたときでした。 この従業員は、私のプロジェクトの1つにサービスを提供しました。 彼をフルタイムの従業員として雇う代わりに、彼はプロジェクトの雇い人でした。 私はサードパーティのサプライヤーを雇っていたように、プロジェクトごとに彼を雇いました。 一見、もっと高額に思えるかもしれませんが、私が下した最良の決断の1つであることがわかりました。 現在、特定のタスクを処理するスペシャリストが必要な場合は、トレーニングと雇用の費用を節約できるため、アウトソーシングルートを使用します。 最も重要なことは、必要な結果が得られることです。

5.リモートスタッフを雇う

リモートスタッフの採用を検討すれば、オフィススペースのレンタル、光熱費、および社内従業員に関連するその他のサポートインフラストラクチャなどの諸経費を最小限に抑えることができます。 テクノロジーは、人々が地球のさまざまな場所にいる場合でも、一緒に働くことを可能にしました。 現在、このタイプのセットアップをサポートできる多くのプロジェクト管理ツールとイノベーションがあり、チームメンバーは、全員が1つの部屋にいなくてもコミュニケーションをとることができます。

遠隔地の従業員を雇うことはまた、オフィスの政治やドラマに対処する可能性を減らし、あなたが手元の仕事に専念することを可能にします。 これはあなたの時間と資源のより良い使用を意味します。 もう1つの利点は、お住まいの地域で利用可能な従業員に制限されないことです。 選択できるフィールドがはるかに大きくなります。

6.セキュリティが重要

ITプロジェクトで発生する可能性のある最悪の事態の1つは、ランサムウェア、悪意のあるハッキング、およびその他のセキュリティ問題のために貴重な作業を失うことです。 この記事では、基本的な要件のみを適用し、不要なコストを最小限に抑えることについて繰り返し言及しましたが、セキュリティは決して軽視してはならないものです。 「後悔するより安全である」という古い決まり文句は、大小を問わず、ITプロジェクトを実行するときに常に心に留めておくべきことです。

小さな会社であっても、プロジェクトにセキュリティ対策を実装することは非常に重要です。 ある調査によると、中小企業の所有者の82％は、サイバー攻撃のリスクはないと考えています。 多くの人が気付いていないのは、サイバー犯罪者はセキュリティプロトコルが緩いため、中小企業を標的にすることが多いということです。

ITプロジェクトを安くするのではなく、賢くする

ITプロジェクトのコストを削減しようとする場合、より安価なルートを選択することが常に最良の選択肢であるとは限りません。 この記事で説明したようなよりスマートな戦略を採用すると、プロジェクトの出力の品質を犠牲にすることなく、経費を削減するのに役立ちます。

Richard Kaoは、英国を拠点とするオフィスおよびテクノロジーソリューションプロバイダーであるCOSSalesのセールスディレクターです。 彼の日常業務には、クライアントアカウントの管理、顧客のクエリの支援、および最高の結果を保証するようにチームに指示することが含まれます。 彼はB2Bの世界で豊富な経験を持ち、その結果として共有すべき多くの知識を持っています。 彼はTwitter@cos_salesで見つけることができます。