中小企業の所有者がパフォーマンスを向上させるための7つの生産性のヒント

公開: 2019-09-10

事業を営むのは難しい。完了する必要のあるタスクの終わりのないリストがあります。残念ながら、1日は非常に多くの時間しかありません。すべてをやろうとすると圧倒されるので、それは大きな問題です。

出力を最大化する必要があります。

幸いなことに、ビジネスの生産性を大幅に向上させる簡単な方法がいくつかあります。これは、すぐに試すことができる生産性のヒントの便利なセットであり、あなたとあなたのチームの仕事関連のタスクのより良い制御と計画を提供します。

始めましょう。

1.一度に1つのタスク

競合する作業、期限、およびプロジェクトで自分自身と従業員の両方に過負荷をかけることは、だれにも何の役にも立たず、高レベルのストレスと混乱につながります。

マルチタスクが可能であると自慢する人もいますが、科学は彼らの主張を裏付けません。クリーブランドクリニックが実施した生産性に関するある調査によると、効果的にマルチタスクを実行できるのは2.5％に過ぎず、非常に少数派でした。マルチタスクは、パフォーマンスを向上させるのではなく妨げ、従業員の効率を低下させる可能性もあります。

チームにマルチタスクを行わせる代わりに、やることリストを作成するようにチームにアドバイスしてみてください。重要なタスクを最初に優先しますが、すべてが自分の時間内に完了するようにします。次のタスクに進む前に、1つのタスクを適切に完了することの重要性を強調します。

生産性のヒントは、労働者をより効率的な方向に導き、中小企業の運営に利益をもたらすはずです。しかし、もちろん、中小企業を後押ししたいのであれば、生産性のヒントは氷山の一角にすぎません。

2.チーム内のコラボレーションを改善する

彼らが言うように、チームワークは夢を機能させます！これを念頭に置いて、すべての人の利益のために、小さなチームの共有およびコラボレーションプロセスを合理化することは常に良い考えです。

この強化されたレベルのコラボレーションを実行する簡単な方法の1つは、多くのハードワークを実行するソフトウェアに投資することです。例としては、インスタントメッセージングソフトウェア（Microsoft Teamsには優れた「チャット」機能があります）や、リアルタイムで編集できるドキュメント（GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなど）への信頼性の高いアクセスがあります。また、リモートワーカーや自己隔離スタッフ向けに信頼性の高いビデオ会議ソフトウェアを展開することもできます（MS Teams、Google Meet、Zoomはすべてうまく機能します）。

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コラボレーションは生産性レベルを向上させるだけではありません。また、スタッフの満足度も向上します。シャーロットのクイーンズ大学の調査によると、雇用主の75％がチームワークとコラボレーションを「非常に重要」と評価しましたが、業績評価中にコミュニケーション評価を受けるのは従業員の18％にすぎません。

後者の統計にならないで、チームに適した技術に投資してください。たとえば、コラボレーションが可能な限りスムーズなプロセスであることを保証しながら、リモートワーカー向けのシステムを導入します。これらの生産性のヒントは、短期、中期、および長期的に中小企業に利益をもたらし、 SMARTビジネス目標を設定するための全体的な計画のほんの一部です。

3.自動化を試してください

多くの人は、自動化とは従業員全体をロボットに置き換えることを意味すると考えているようです。代わりに、今日では、従業員がリード生成などの重要な作業に取り掛かっている間に、面倒な作業をすべて実行できる優れた自動化ツールがいくつかあります。

ソーシャルメディアマーケティングの投稿のスケジュールと経費報告書の照合は、特定のソフトウェアが簡単に処理できるタスクの例です。 AsanaやSlackなどの労働力管理システムを使用すると、ジョブのスケジュールを簡単に設定でき、プロジェクトに必要なタイムテーブルと必要なファイルを使用して、全員を同じページに保つことができます。

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テクノロジーは素晴らしいものになる可能性があり、適切な方法で使用すると、いくつかの簡単な手順でビジネスの生産性を変えることができます。

4.気を散らすものを避けます

人間として、私たちは一度に何時間もタスクに集中するのはそれほど得意ではありません。繰り返される研究は、ほとんどの人が長期間会議に集中するのにどれだけ苦労しているのかを明らかにしています。

これを念頭に置いて、あなたのチームが仕事を成し遂げることを妨げるために職場で気を散らすことを許すのはとても簡単です。部屋に労働力を閉じ込めるなどの厳格な対策を実施する必要があると言っているわけではありませんが、生産性に関するいくつかのヒントが違いを生みます。

たとえば、最初や最後など、1日の特定の時間帯にのみメールを送信するように制限してみてください。こうすることで、誰もが就業時間の途中でメールを忘れることができます。同様に、ソーシャルメディアへのアクセスを制限すると、違いが生じ、無意味なチーム会議の数が減る可能性があります。

すべての人に関係のない会議は、一部の労働者が集中力を失い、集中力のスパンに関して悪い習慣に陥る可能性があります。したがって、代わりに、1日に1回だけ会議を行うようにしてください。このようにして、重要な詳細が整理され、残りの時間は個々のタスクに割り当てられます。

UdemyとTolunaが行った調査によると、オフィスで最も気が散るのはおしゃべりな同僚でした。チームの騒がしいメンバーの何人かと話をして、これを回避する方法を考えてください。別の部屋に配置することもできます。

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オフィスの騒音を減らすことも重要な考慮事項です。誰もが特定の期間静かに働くことに同意する「静かな時間」にスケジュールしてみませんか。それらが正しく守られていれば、このようなフォーカスセッションは1日の中で最も生産的な時間になる可能性があります。

いくつかの異なるアイデアを試して、特定のチームに最適な生産性のヒントを確認してください。

5.時間をうまく管理する

時間管理は、どの分野の作業に携わっていても、タスクを効果的に完了するための鍵です。Asanaなどのワークフローソフトウェアを使用すると、会社で人々が行う必要のあるタスクを合理化できます。ただし、これらのツールを最大限に活用するために、チーム内に実装できる生産性のベストプラクティスがあります。

たとえば、職場でポモドーロテクニックを使用できます。イタリアのフランチェスコ・チリッロによって1980年代に最初に作成された効果的な時間管理システムであるポモドーロテクニック（トマトのイタリア語にちなんで名付けられました）は、6つの簡単なステップで実行できます。

完了する必要のある作業プロジェクトを選択します。
タイマーを25分から30分に設定し、作業を開始します。
タイマーが鳴ったら、2〜3分の休憩を取ります。
手順2と3を繰り返します。
4回のセッションの後、さらに長い休憩を取ります。
最後に、完了した各作業セッションを、チェックマークまたはチェックマークを付けてリスト形式で記録します。

この手法は、書き込みやコーディングなどの特定のタスクや、集中力が急速に低下する可能性のある退屈で反復的なタスクに最適です。

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ポモドーロテクニックは、規律、定期的な休憩を取ることの重要性、そして時間を効果的に管理するためのより包括的な理解を教えてくれます。研究者のジョナサン・スクーラーは、2007年に、平均的な心が15〜20％の確率でさまよっていることを発見しました。そのため、定期的な休憩を義務付けることがこれに役立ちます。

同僚と一緒にポモドーロテクニックを1か月ほどの試用期間で実装し、その結果を生産性レベルと時間管理に記録することを検討してください。さまざまな作業パターンを試すこともできます。たとえば、回転するふるい分けパターンは、生産性レベルを高めることができる1つのアプローチです。

6.好ましいワークスペースを作成します

乱雑で不快なワークステーションは、不幸な労働者になります。一方、作業者は仕事を効果的に遂行するために効率的な作業スペースを必要とするため、各作業者とその特定の要件に適した機器への投資を検討してください。

多くの人物（簿記係など）を扱うスタッフの場合、2台目のモニターを使用すると、スプレッドシートの生産性が向上します。デジタルマーケターのようなリモートワーカーは、強力なインターネット接続と、ビデオ通話用のWebカメラを備えたコンピューターにアクセスする必要があります。一方、グラフィックデザイナーには、スタイラスなどの専門的な描画ソフトウェアとツールが必要です。

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各従業員と一緒に座って、生産性を高めるために何が必要かを尋ね、求めている予算を立てて、それらの手順を実行できるかどうかを確認してください。

7.現実的な目標を設定する

あなたとあなたのチームを中小企業として現実的な目標に設定することが不可欠です。従業員を圧倒するタスクで従業員を攻撃するのではなく、大きな仕事を達成可能な毎日のチャンクに分割します。このように、全員が同じページにいて、圧倒されるのではなく、望ましい結果に向かって着実に取り組んでいるように感じます。

仕事の望ましい結果を設定することから始めて、それから逆方向に働き、結果を最終目標に向かって貢献する小さくて達成可能な仕事に分解します。

このアプローチにより、誰もが何をいつ行う必要があるかを認識し、大きな仕事を時間どおりに完了するためのスムーズなプロセスを保証します。特に大企業が持っているのと同じリソースにアクセスできない可能性がある中小企業では、計画がすべてです。

最後に

パフォーマンスの向上は、あらゆるビジネスの継続的な成功と成長にとって重要です。ただし、中小企業であるからといって、大企業よりも難しいとは限りません。

調査によると、中小企業は大企業よりも機知に富み、効率的である可能性があるため、現実的な目標を設定する際には、小規模企業を活用してください。

これらの生産性のヒントを考慮に入れて試してみて、パフォーマンスの向上と従業員の全体的な幸福によって結果を測定してください。

私たちはあなたがあなたの中小企業の未来に幸運を祈っています！