ビジネスプロセスは、会社が顧客またはクライアントに製品またはサービスを提供することで終了する一連の関連タスクです。 非効率的なプロセスは、不幸なクライアント、不満を持った労働者、さらには納期を逃す可能性さえあります。

非効率的なプロセスに対処する最善の方法は、それらを改善することです。

効率的なビジネスプロセスが重要である理由

効率的なプロセスにより、作業負荷が軽減され、製品またはサービスの提供が合理化されます。 プロセスには、比較的単純なタスクを含めることもできます。 たとえば、顧客への請求方法などの単純な財務プロセスはプロセスです。

ビジネスがプロセスの改善と合理化に失敗すると、市場で遅れを取り、競合他社に顧客を失うリスクがあります。 プロセスの改善は、複雑なタスクを完了するための方法論を持っている、またはチームの他のメンバーにそのタスクを分散させるのと同じくらい簡単です。

ビジネスプロセスを改善するための7つのステップ

この説明で説明したように、ビジネスプロセスの改善は段階的なプロセスです。 会社に起こった変更は、短期的にはすぐには何にも影響しません。 時間の経過に伴うビジネスの効率の潜在的な変化は、プロセス改善チームが焦点を当てるべきものです。

1.プロセス定義

ビジネスプロセス改善戦略の最初のステップは、会社が改善したいプロセスを正確に定義することです。 通常、プロセスの改善に取り組んでいるチームは、フローチャートやスイムレーン図などの図を利用します。 Lucid Chartが報告しているように、スイムレーン図は一般的なフローチャートの機能を実行しますが、特定の個人または部門に責任を割り当てます。

プロセスのスイムレーン図の例

プロセスを定義することは、プロセスを毎日扱う人々からの入力を使用することを意味する場合があります。 インタビューとディスカッションは、すぐには明らかにならない可能性のあるサブステップをプロセス改善チームに通知するのに役立ちます。

2.関連する機会を探る

プロセス定義のインタビューの中で、そのプロセスを定期的に利用する人々は、システムに利益をもたらす可能性のある潜在的な改善についての洞察を提供する可能性があります。 これらの関連する機会は、システムの効率をさらに高める場合は、調査する価値があるかもしれません。

詳細な問題ステートメントの作成により、プロセス改善チームは、操作の変更が発生する可能性があり、発生する必要がある場所を把握できます。 さらに、チームは、目的を果たさないと思われる場合、プロセス内の無関係なステップとサブステップを特定して削除できます。

3.プロセス分析

このステップでは、プロセス改善チームはスイムレーン図を見て、システム内のどこでボトルネックが発生しているかを把握できます。 Kiss Flowが指摘しているように、適切な分析手順がないと、チームはその場で問題を探すために時間とリソースを浪費する可能性があります。

一般に、分析ステップは、次のようないくつかの適切な質問をすることによって分解できます。

• ビジネスのコストの大部分はどこで発生しますか？
• 何かのステップがボトルネックになっているように見えますか？
• プロセスのどの部分が顧客またはチームメンバーを最も苛立たせますか？
• 遅延の大部分はどこで発生していますか？
• プロセスのどのステップまたはサブステップが完了するのに最も時間がかかりますか？
  
  

根本原因分析や原因と結果の分析などの分析方法は、チームが問題を引き起こす根本的な問題を解決するのに役立ちます。 問題自体を解決することは、問題の症状のみを扱います。これは後で再び表面化し、チームが再度対処する必要があります。

4.システムの再設計

チームがプロセスに影響を与える根本的な問題を強調した後、それらの問題を排除するためにプロセスの再設計を開始します。 最初のブレーンストーミングセッションでは、アイデアが表に出てきます。 チームが十分な数のソリューションのリストを生成すると、費用効果が高くない、または実装に時間がかかりすぎるソリューションを絞り込み始めることができます。

選択したソリューションをリスク分析と影響分析にさらして、チームが提案するソリューションの全範囲と、このソリューションを実装するための潜在的なフォールアウトを確認する必要があります。

5.利用可能なリソースを探す

システムを再設計するための計画を完成させた後、チームは再設計を実装するために利用できるリソースを見つける必要があります。 これらのリソースは、人的リソースからソフトウェア、ハードウェア、およびインフラストラクチャにまで及ぶ可能性があります。

人事部門、IT、およびその他の利害関係者とのコミュニケーションは、チームがシステムの再設計がどのように行われるかを理解し、プロセスの完了に影響を与える可能性のある内部の問題を通知するのに役立ちます。

6.機関の変更と利害関係者への通知

ビジネスプロセスの改善は段階的に行うことができますが、大規模な変更が時々発生し、ビジネスをその中心に揺るがします。 改善には、チーム、インフラストラクチャ、さらにはハードウェアおよびソフトウェアシステムの交換が必要になる場合があります。 この変更を有効にするには、プロジェクト全体を管理する必要がある場合があります。

プロセス改善が直面するもう1つの重要な問題は、多くの人々が変化を受け入れることができないことです。 これに対処するために、チームはコッターの8ステップ変更モデルなどの理論モデルを利用する場合があります。 Educational Business Articlesが言及しているように、このモデルは、チームワーク、透明性、およびコミュニケーションをプロセス改善方法論に実装するための単純な方法です。

7.プロセスレビュー

最初に述べたように、プロセスの改善は段階的なプロセスです。 世界は予測不可能な場所であるため、新しく改良されたプロセスでさえ期待どおりに機能しません。 プロセスの次の反復の提案を提供するには、継続的なレビューのシステムが必要です。

カイゼンなどの方法論は、各反復でプロセス効率を確実に向上させるのに役立ちます。 カイゼン研究所によって定義されているカイゼンは、企業の長期的な競争戦略に適用される継続的な改善のシステムです。

すぐには何も起こりません

ペースの速いデジタルの世界では、私たちが行うすべてのことですぐに結果が得られることを期待するようになりました。 これは、ビジネスプロセスの改善に関しては非現実的な期待です。

代わりに、ビジネスプロセスの改善に専念するチームは、時間を一連のサイクルと見なし、各ステップが完全な効率の達成に近づいています。 組織内で発生する変更、特に会社の日常業務に影響を与える変更は、徐々に発生します。 ビジネスプロセス改善チームを持つことで、企業は生産または配送プロセスを絶えず合理化することで競争力を維持できます。

サマンサウォーレスは、いくつかの電子商取引会社で働いてきたベテランのテクニカルライター兼編集者です。 彼女は5年以上オンラインでテクノロジーを扱ってきました。

彼女はGreenwingTechnology.comのコンテンツ支持者です。