ビジネス成長の次の段階への ERP 導入の 9 つのステップ

公開: 2022-12-20

ERP の導入が煩わしい雑用になった組織の中に行きたくない場合、どのような ERP 導入手順に従う必要がありますか? 新しいシステムの実装のための適切な戦略は、ERP 展開のリスクを最小限に抑え、クラスターを成功させるのに役立ちます。たとえば、SAP ERP の実装手順は Odoo や Oracle などの手順とほぼ同じであるため、提案するワークフローはどのシステムにも関連します。

この記事では、当社のシニアビジネスアナリストが、ビジネスプロセスの可視性と管理への最短かつスムーズな道筋を作成すると同時に、途中での痛い間違いを回避する方法の秘訣を明らかにしました。

ERP の実装方法: ビッグバン、段階的、および並列アプローチ

ERP システムを段階的に実装する方法を特定することは、システムの採用を成功させるためのバックボーンです。しかし、このプロセスは、スタートアップの場合も、30 年間、複数のオンプレミスのレガシーシステムで実行している組織の場合も同じでしょうか?

驚いたことに、はい！組織の規模やタスクの複雑さに関係なく、ERP を効果的に実装するための手順は似ています。ただし、ERP の実装過程を具体的にするのは、従う展開方法です。ビッグバン、段階的ロールアウト、並行など、さまざまなアプローチから選択できます。

ビッグバン方式。 これは ERP を実装する最速の方法ですが、従業員のトレーニング、稼働、バグへの対処をすべて同時に処理する必要があるため、最も困難な方法でもあります。したがって、このアプローチは、新しいシステムで 1 ～ 2 個のモジュールのみを求める組織に適しています。
段階的アプローチ。 この方法は、新しいモジュールまたはビジネスユニットを 1 つずつ展開するため、ビッグバンよりもリスクが低くなります。 ERP 実装のすべてのステップを完了するには時間がかかりますが、プロセスを制御し、問題が発生したときに対処する方が簡単です。このようなアプローチは、中規模の会社で、新しい ERP で多くのモジュールを使用することが予想される場合に適しています。
並行展開。 最も危険性の少ない方法です。レガシーシステムをすぐに放棄するのではなく、それらと並行して新しい ERP を実行して、継続的に動作する必要がある機能を保護するため、重要な機能はすべて保護されたままになります。並行採用は最も時間のかかる方法であるため、ゆっくりと、しかし確実に進めていきます。

まず第一に、お客様がレガシーシステムから使い慣れた機能を実装するというアプローチをお勧めします。 そして、以前は使用していなかったが期待している関数とモジュールを追加します。

— Volha Homza、ビジネスアナリスト、*instinctools

スムーズで効率的な ERP 導入のために従うべき必須の手順

ERP を実装する際にデジタル戦略ガイダンスを活用している組織は 27% にすぎません。ただし、戦略的計画は、結果指向のソフトウェア展開のバックボーンです。 ERP 開発とコンサルティングサービスの両方を組み合わせた会社として、ERP 導入を成功させるための手順を詳細に確認しました。

1. 要件の確立

ERP 実装の最も重要なステップの 1 つは、初期要件を適切に決定することです。ただし、ビジネスのニーズと制限を明らかにすることは、落胆とは言わないまでも、非常に困難な場合があります。したがって、このアクティビティは、あなたの期待とプロジェクトの結果とのギャップを最小限に抑えることができるプロのビジネスアナリストに任せたほうがよいでしょう。

顧客のニーズの最も一般的な例は、すべてのビジネスプロセスを 1 か所で確認できる機能です。 1 つは会計用、もう 1 つは販売監視用、もう 1 つは在庫管理用など、さまざまなシステムを扱うことは、切望されているこの可視性を妨げています。

大量のドキュメントを処理することは、もう 1 つの一般的な要件です。 とりわけ、日常的に処理する必要があるデータの量によって、選択する ERP が決まります。

制限については、たとえば、オンプレミスソリューションのみを使用し、地域の規制に準拠し続けることが含まれます。

— Volha Homza、ビジネスアナリスト、*instinctools

顧客の要件は、通常、すぐに使用できるソリューションの構成とカスタマイズにも言及しています。これを念頭に置いて、新しい ERP 機能、接続性、およびパフォーマンスに対する期待を規定することが重要です。これは、システムの選択に影響を与えるためです。

2. ERP 導入プロジェクトに取り組むチームを編成する

強力でよく調整されたチームを構築することの重要性を過小評価しないでください。 ERP 導入ライフサイクルのすべてのステップを実行するために、あなたのそばに誰が必要ですか? どのようなソフトウェア開発プロジェクトでも、プロジェクトマネージャー、ビジネスアナリスト、UX/UI デザイナー、開発者、QA など、特定のコアチームメンバーが必要になる可能性があります。

また、プロジェクトに参加することでプロジェクトをより安全で堅牢なものにするのに役立つ望ましい専門家もいます。 ERP はあらゆるビジネスにとってミッションクリティカルなシステムの 1 つであるため、そのダウンタイムは、その実装から得たメリットのほとんどを無効にする可能性があります。したがって、システムの俊敏性と安定性を担当する DevOps エンジニアでコアチームを強化できます。コードのデプロイが定期的に行われると、SDLC の早い段階で欠陥を見つけて修復し、ビジネスの変更をより迅速に実装することができます。

プロジェクトチームのもう 1 つの望ましいメンバーは、規制コンサルタントです。この担当者は、ERP システムが組織が所在する国の法的要件に準拠していることを保証します。

ERP コンプライアンスは、ビジネスアナリストによって処理されることもあります。 私たちは常に、お客様の要件や制限だけでなく、お客様がビジネスを行っている国の法律も考慮に入れています。

— Volha Homza、ビジネスアナリスト、*instinctools

これに加えて、C レベルの関与を確保して、一般従業員に新しいシステムの採用の重要性を伝え、変更に対する抵抗を弱め、ロールアウトの成功を確実にします。

3. ビジネスのニーズと制約に適合する ERP を特定する

次の ERP ソフトウェア実装ステップは、利用可能なソリューションを分析し、どれがニーズをそのままカバーするか、またはニーズに合わせてカスタマイズできるかを判断することです。ユーザー数、システム内での役割、およびドキュメントフローを決定して、1 日あたりの操作量を把握し、適切なパフォーマンスを持つ ERP を選択する必要があります。

ここまでで、すでに自分の限界について考え、どの ERP がうまくいかないかを知っています。たとえば、データプライバシー要件によってオンプレミスソフトウェアの必要性が決まる場合、クラウドまたはオンプレミス ERP に関する疑問は生じません。

同様の例は、さまざまなシステムが許可するカスタマイズのレベルを示しています。ビジネスプロセスが標準的なプロセスに適合しない場合は、カスタマイズに関して柔軟な ERP が必要になります。 SAP を特定の価格に合わせてカスタマイズするのに 7 年を費やした組織である Lidl の足跡をたどりたいと思う人は誰もいません。それでも、プロジェクトは最終的に失敗し、会社は 5 億ユーロを無駄にしました。

制限に加えて、ERP の選択は顧客のニーズによって決まります。 私たちの実務では、複数の法人を持つ組織がありました。 また、顧客がすべての会社を 1 つのシステムで確認し、再ログインすることなくシームレスに切り替えることができる ERP を見つけることが不可欠でした。 いくつかの ERP を比較した結果、顧客が要求した機能の実装を可能にするマルチカンパニー機能を備えている Odoo を提案しました。

— Volha Homza、ビジネスアナリスト、*instinctools

市場には、SAP などの 50 年近くの歴史を持つ巨大企業から、Odoo や Salesforce などの革新的な新参者まで、多数の ERP プレイヤーがいます。 Odoo と SAP ERP の違いについては、すでにビジネスアナリストおよび ERP チームの主任開発者と詳細に話し合っています。そして、私たちは間違いなく読む価値があると思います!

4. ERP システムを構成またはカスタマイズする

既製のソリューションに完全に満足できる企業はわずか 3.6% です。残りの 96.4% は、プロセスに合わせてカスタマイズするか、少なくともシステム構成を行う必要があります。

最初に、すぐに使用できる ERP を構成して、お客様のニーズと要件に可能な限り対応します。 十分ではなく、必要な機能が既製のソリューションで利用できない場合は、カスタマイズを提供します。

たとえば、特定の日付の在庫残高に関するレポートが必要だとします。 または、連絡先や販売などの既定の列に加えて、請求書のステータスを含む列が必要です。 これらは、カスタマイズが必要なものです。

— Volha Homza、ビジネスアナリスト、*instinctools

ERP 実装のこのステップでは、必要なサービスとの統合にも注意を払う必要があります。これらには、PayPal や DHL などの支払いおよび配送サービス、および Power BI や Tableau などのビジネスインテリジェンスサービスが含まれる場合があります。

また、ERPをお持ちのシステムと統合します。 たとえば、税務レポート、借方および貸方が生成される会計システムを使用している場合や、ニーズを完全にカバーするセットアップされた販売ファネルを備えた CRM を既に実行している場合などです。その場合、これらのシステムをゼロから調整する必要がある新しいシステムに置き換えるよりも、これらのシステムと統合する方が理にかなっています。

— Volha Homza、ビジネスアナリスト、*instinctools

5. データを移行する

Oracle は、データ移行はプロジェクトコスト全体の 10 ～ 25% を占める可能性があると述べており、ERP 実装における最も重要なステップとなっています。

すべての履歴データを移行することはできません。ビッグデータの時代、組織は整理されておらず、構造化されておらず、不完全なデータの海に溺れています。したがって、この段階では、データ品質に注意することが最優先事項です。移行を開始する前に、意味のあるデータを特定し、重複やエラーがないか確認してください。

私たちのプロジェクトの 1 つでは、データ移行が非常に大規模であったため、それに対処するための専任チームを割り当てる必要がありました。 データが更新された後、古いシステムのエンティティを新しい ERP の対応するエンティティにマッピングしました。

たとえば、古いシステムでは、エンティティは「クライアント」と呼ばれ、コード内に特定の値があります。 しかし、新しいシステムでは「連絡先」と呼ばれ、コード内の値が異なります。 したがって、私たちの目的は、それらを一致させる方法を正確に記述することです。 これは常にタスクの手動部分ですが、データ移行自体は自動化できます。

— Volha Homza、ビジネスアナリスト、*instinctools

データをクリーニングしてマッピングしたら、リリース前にシステムをテストする必要があります。たとえば、実際のデータ量を処理するときにパフォーマンスが変わるかどうかを確認する必要があります。

本番環境の実際のデータの量は、テストベンチのテストデータよりもはるかに多い場合があります。 したがって、出力データ (レポートなど) または単純なデータベースクエリは、実際の環境ではテストサーバーよりも遅くなる場合があります。 システムの負荷をチェックする際には、この側面を考慮に入れます。

— Volha Homza、ビジネスアナリスト、*instinctools

6. テストを実行する

パフォーマンステストは、ソフトウェアを実装する上で必須の手順です。リリース後に重大な欠陥を発見し、それらを処理するために 6 倍または 7 倍の費用を支払いたい場合を除きます。

SDLC の問題を早期に発見すればするほど、修正コストが低くなります。したがって、堅牢な ERP システムを確実に構築するために実行する必要がある上位 3 つのパフォーマンステストを以下に示します。

回帰試験。 コードレベルで作業して変更を加える場合、既存の機能に悪影響を与えていないことを確認することが重要です。
健全性テスト。 このタイプは、システムの合理性を検証することを目的としています。技術的に言えば、システムが 2+2=5 を示している場合、他のテストに進んでも意味がありません。
スモークテスト。 これは、ソフトウェアが安定しているかどうかを確認するために実施され、深刻な重大な欠陥や障害の検出に役立ちます。

すべてのタイプのテストを自動化して、タスクを簡素化および高速化できます。

7.エンドユーザーをトレーニングする

マッキンゼーの調査によると、ソフトウェア導入プロジェクトの 70% は、従業員が新しいシステムを受け入れることに抵抗するために失敗しています。このような落胆する状況は、スタッフに適切なトレーニングを提供することで回避できます。これが、ERP 実装ロードマップでさまざまなユーザーグループのトレーニングを無視できない理由です。 2 つの形式で開催できますが、従業員の変化への抵抗を最小限に抑えるために、両方を提案します。

エンドユーザーにユーザーガイドを提供します。 ERP 導入パートナーは、さまざまな部門の従業員向けに詳細なユーザーマニュアルを用意しています。ビジネスアナリストは、何を、どのように、どこで、いつ行うべきかを段階的に説明します。このアプローチにより、エンドユーザーは、ロールアウトの初日から新しいシステムで快適に作業できます。
対面または e ラーニングトレーニングの実施。 新しいテクノロジーを採用することは、「これまでどおり」というアプローチに固執する従業員にとって常にストレスになります。新しいシステムへの切り替えに強い抵抗がある場合、幹部の関与がスタッフの考え方のパラダイムシフトの鍵となります。特に、ERP の実装がテクノロジー対応のビジネス変革段階の 1 つである場合。

トレーニングの主な目的は、新しいシステムの使用方法に関する 100% の知識を提供し、従業員を反対者から現在のソフトウェアの支持者に変えることです。

新しいシステムを稼働させる前に、この ERP プロジェクトの実装手順を実行する必要があるのはなぜですか?

導入後に研修を行うと、新制度での働き方がわからない不満の波が押し寄せるリスクが高いです。 緊急のリリース後の問題を解決しなければならないときにスタッフをトレーニングすることは、私は誰にも任せたくない仕事です。

— Volha Homza、ビジネスアナリスト、*instinctools

8. 稼働開始アクティビティを計画して開始する

ERP 実装のこの段階では、チーム全体がシステムのパフォーマンスを監視し、バグを解決し、微調整しています。

ERP の展開は経理部門の新しい期間を意味するため、システムの展開の日付は常に顧客によって承認されます。 1 月 1 日にすべてをゼロから開始することは不可能です。信頼性を確保するために、お客様は最初の 1 か月または 2 か月間、新しいシステムと古いシステムを並行して実行します。

— Volha Homza、ビジネスアナリスト、*instinctools

また、エンドユーザーが新しいシステムを完全に採用できるように、ライブ後のフォローアップを行うこともお勧めします。

9. 確立された要件に従って成功を評価する

プロジェクトの開始時に設定した目標に戻り、それらを達成したかどうかを確認します。売上を増やしたいと考えていて、新しい ERP システムが 1 日あたりの売上を増やすと想定されていた場合、実際にそれを行うことができますか?

実際の例: 顧客の 1 人は、要求の処理時間を 20 分から少なくとも 15 分に短縮するという目標を設定しました。したがって、この KPI に対する新しいシステムの適合性は、プロジェクトの成功を評価するための基準の 1 つでした。 5 分で報告できるシステムを構築しましたが、これは明らかな成功でした。 期待を超えること、それが私たちの前進への原動力です。

— Volha Homza、ビジネスアナリスト、*instinctools

スマートな実装戦略に従うことで、ERP はあらゆる価値のあるものになります

ERP の実装は、データをクリーンで 1 か所に整理し、成長を簡素化するために行うべき投資の 1 つです。しかし、ポケットを空にすることなくこの目標を達成するにはどうすればよいでしょうか? 2022 年には、ERP 導入プロジェクトの 41.4% が予算を超過しました。予算超過の主な問題は、組織、データ、および技術的な問題に関連していました。野心には、慎重な戦略的計画が必要です。組織は、多くの場合、将来の ERP の俊敏性と、そのおかげで得られるメリットに夢中になりすぎて、ERP の実装に関連するすべての手順を適切に実行することを見落としています。経験豊富なエンタープライズソフトウェア開発およびコンサルティングパートナーとして、*instinctools は、ERP 展開を通じて組織をナビゲートし、時間とお金を大幅に節約し、不幸なミスを回避するのに役立ちます。

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