Zohoの契約について知っておくべきことすべて

契約は、ビジネスに出入りするほぼすべてのペニーを管理する法的文書です。 企業がそれらを管理するための適切な契約管理ソフトウェアを備えている場合、それらは契約を静的ドキュメントから戦略的資産に変換することができます。 テクノロジーの進化に伴って急速に変化するビジネス環境では、規制措置が頻繁に発生しています。

さらに、グローバルなサプライチェーンは複雑になりつつあり、マーケティングおよび販売モデルはますます多様化しています。 これは、簡単にアクセスして修正できるデジタル契約の必要性につながった状態です。 契約を管理して最大限に活用できる強力なCLMプラットフォームに対する需要が高まっています。

強力な契約ライフサイクル管理ソフトウェアを使用すると、契約プロセスを自動化および合理化し、その中の真の可能性を解き放つことができます。 Zoho ContractsなどのCLMを使用すると、法務チームはかなりの時間を節約でき、価値の高いタスクに投資できます。

このブログでは、Zohoコントラクトとこのソフトウェアが提供する機能について詳しく説明します。

Zoho契約とは何ですか？

Zoho Contractsは、すべての契約上の課題に対するシンプルなソリューションです。 機能豊富なプラットフォームで契約ライフサイクル管理プロセスを効率的に合理化すると同時に、コストを削減して大規模なコンプライアンスを実現するのに役立ちます。

Zoho ContractsのようなCLMプラットフォームの実装により、契約サイクル時間を短縮し、ビジネスリスクを軽減し、契約ガバナンスを改善することができます。 これは、複数のアプリケーションの必要性を排除する完全な契約ソリューションです。

すべてのビジネスオーナーは、どこに行ってもビジネス契約を常に把握できます。 Zoho Contractsアプリケーションは、主要な契約指標への洞察を提供するパーソナライズされたモバイルダッシュボードを作成します。 このアプリケーションには、デスクから離れているときに必要な機能も付属しています。

Zoho Contractsソフトウェアは、法務業務の効率化を提供する以外に、より良いビジネス成果を促進します。 これは、法的業務の以下の側面に対処します。

契約ライフサイクルの合理化

Zoho Contractsが処理する契約ライフサイクルには5つの段階があり、以下に説明します。

• オーサリング：Zoho Contractsには、事前定義された契約テンプレートの広範なライブラリと、契約のオーサリングを簡単にするZohoContractsでカスタムテンプレートを作成する機能が付属しています。 契約タイプテンプレートとZohoContractsの条項ライブラリは、契約の作成に体系的なアプローチをもたらします。 すべての契約で言語の一貫性を確保しながら、オーサリング段階で多くの時間を節約するのに役立ちます。 ドキュメントエディタには、高度なドキュメントアセンブリ機能、協調編集機能、入力可能なフィールド機能、コンテキストコメントなどが付属しています。
• 承認：すべての契約は法的拘束力のある文書であるため、契約に含まれる内容は明確、簡潔、正確でなければなりません。 契約の承認プロセスは、契約が実行される前に利害関係者が契約の範囲を認識していることを確認することにより、コンプライアンスを改善し、リスクを軽減することができます。 管理者はZoho契約を使用して、順次および並列の両方の承認ワークフローを設定し、それらを契約タイプに関連付けることができます。 承認者は、ドキュメントにコンテキストコメントを追加し、それらを承認または却下することもできます。
• 交渉：契約書を電子メールの添付ファイルとして送受信する従来のアプローチとは対照的に、Zoho Contractsは、パスワードで保護されたリンクを使用して、相手方の連絡先へのアクセスを制御するのに役立ちます。 カウンターパーティの連絡先は、リアルタイムで相互に協力し、ドキュメントに加える必要のある関連する変更を提案し、状況に応じたコメントを作成し、可視性を設定できます。 このネゴシエーション履歴の追跡と変更の比較機能は、さまざまなネゴシエーションラウンドがある場合に非常に役立ちます。
• 実行： Zoho Contractsは、 Zoho Signと呼ばれる電子署名ソフトウェアが事前に統合されたCLMシステムであり、契約ライフサイクルのこの重要なステップを非常に迅速かつ簡単にします。 電子メール、印刷、署名、およびファックスのサイクルの所要時間を大幅に短縮または短縮できます。 法的拘束力のある電子署名に数分以内に署名して保護することができます。 署名者グループ、組織の署名者、カウンターパーティの署名者、その他の代表者などにまたがる署名順序を指定することもできます。
• 実行後の管理： Zoho契約の使用は、修正、延長、終了、および更新とともに、実行後の段階もサポートします。 ソフトウェアには、これらの各段階でカスタマイズ可能な事前定義されたレターテンプレートが組み込まれています。 従来のテンプレートは、すべてのメンバーがコンテキストでコンテンツを編集して完成させることができるドキュメントの骨格構造のみを提供します。 一方、Zoho Contractsを使用すると、生成される修正レターが現在の変更と契約履歴全体を自動的にキャプチャするため、ユーザーは契約を変更することで契約を修正できます。 ドキュメント生成への手動介入がこのように極端に削減されるため、実行後の契約のライフサイクル管理が非常にシンプルで簡単になります。

リスクプルーフ契約の作成

Zoho Contractsは、NDAやMSAなどの一般的に使用される契約の事前定義されたテンプレートにアクセスするのに役立つ優れた契約管理ソフトウェアです。 テンプレートは、契約作成者のガイドレールとして機能できます。 契約書の作成中に、必要に応じて詳細を変更できます。 独自のテンプレートを作成することもできます。

Zoho Contractsを使用すると、契約とカウンターパーティの情報をフォームに追加するだけで、適切な詳細がすべて揃った契約を生成できるため、即時の契約作成も可能になります。 コントラクトは、すべてのメンバーがコントラクトを作成できるようにするテンプレートに基づいて作成できます。また、すべてのコントラクト間で言語の一貫性が確保されます。

Zoho Contractには、ZohoWriterと呼ばれる強力なワードプロセッサのすべての機能を備えたドキュメントエディタが組み込まれています。 クラウドオファリングを使用すると、どこにいても契約を作成できます。 最後に、高度な条項ピッカーを使用すると、契約作成者は契約内の条項を簡単に検索して挿入できます。 追加したものを含む事前定義されたテンプレートのすべての句は、句ライブラリで使用できます。

契約データをビジネスインサイトに変えることができます

ダッシュボードの機能を使用すると、情報に基づいた意思決定をすばやく行いながら、ビジネスの概要を一目で把握できます。 あなたはあなたの指先であなたのビジネスの健全性と成長に関するKPIを見ることができます。

ダッシュボード機能の他に、レポート機能は、契約管理システムのすべての側面にわたって実用的な洞察を得るのにも役立ちます。 マイルストーン、条項、義務、カウンターパーティ、パフォーマンス、およびその他の一般的な契約属性などを確認できます。

ガバナンスの強化

Zoho Contractsは、管理者が幅広い契約データから収集した実用的なビジネスの洞察に到達することにより、十分な情報に基づいた意思決定を行えるようにする高度な契約管理ソフトウェアです。 契約管理のさまざまな側面にわたる30を超える標準レポートが付属しています。 また、パーソナライズされたダッシュボードは、ビジネス契約の概要を一目で確認できます。

さらに、Zoho Contractsでは、契約レベル、ユーザーレベル、ステージレベル（承認、交渉、署名）を含む3つの異なるレベルでのアクティビティ追跡も可能です。 これらのレベルでユーザーが実行するすべての種類のアクティビティは、時系列で追跡されます。 ステージレベルの追跡は、このステージに関係する人々が電子メール通知を受信し、ドキュメントを表示し、タイムスタンプとともに目的のアクションを実行したかどうかに関する情報を契約所有者に提示します。

管理者は、条項ライブラリ、契約レターテンプレート、契約タイプテンプレート、および契約タイプの承認ワークフローを構成することにより、契約ライフサイクルプロセス全体を構築できます。 アクティビティ、アクセス、および監査ログにより、組織全体のアクティビティの可視性が向上します。

ビジネスリスクの軽減

責任の制限や補償などの適切な条項を追加することで、個々の契約レベルですべてのリスクを排除でき、リスク軽減を念頭に置いて設計された全体的な契約管理プロセスのみが、ビジネスを真にリスクに対応させることができます。 Zoho契約の使用には、関係するほとんどすべての利害関係者に契約項目の透明性を高めるピアレビューおよび承認ワークフロー機能が付属しています。 法的に承認された言語と契約作成者のガイドレールとして機能する契約タイプのテンプレートを使用して、条項ライブラリを設定できます。 ガバナンス設定により、管理者は契約プロセスをより適切に制御できると同時に、コンプライアンスも向上します。

ビジネスの重大なリスク要因は、契約上の義務を果たさないことです。 義務を順守しなかった場合、規制上および財務上の悪影響が生じ、組織のビジネス関係が損なわれる可能性があります。 Zoho ContractsなどのCLMシステムにより、契約に関連するすべての義務を契約義務セクションから追跡および管理できるようになります。 契約所有者は、それぞれの事業主に義務を割り当て、それらにリマインダーを設定することができます。 管理者は、義務ベースのレポートを利用して、これらの義務を常に把握することもできます。

部門の枠を超えた統合の促進

契約は、ビジネスのすべての部分に影響を与える動的なドキュメントと見なされます。 契約の役割の重要性がますます高まっているため、部門間の可視性と契約間のコラボレーションが必要になります。 Zoho CRMの統合により、営業担当者はCRMの取引レコードの関連セクションから契約を開始し、CRMから契約のステータスを追跡できます。

ほとんどの事業開発の専門家は、契約プロセスの非効率性が収益認識の遅れにつながると報告しています。 これの主な原因は、営業チームと法務チームが一緒にではなくサイロで作業していることです。 落札されて成立した取引は、販売契約が締結された後に完了としてマークされることがよくあります。これは、組織の契約ライフサイクル管理プロセスの非効率性が収益の成長に影響を与えることを意味します。

透明性の欠如や営業チームと法務チーム間のコミュニケーションの難しさにより、契約サイクル時間が長くなり、場合によっては取引が失われることもあります。 Zoho CRMとの統合により、サイクルタイムを大幅に改善しながら、販売プロセスと契約プロセスの間にある種の透明性を確立できます。

統合により、ZohoCRM内の営業担当者に関連するZoho契約の重要な機能面を作成できます。 Zoho CRMが提供する販売サイクル管理と、 Zoho Contractsが提供する契約ライフサイクル管理は、販売チームにとって最良の契約プロセスとして連携して機能します。

はるかに優れた制御とコンプライアンス

Zoho Contractsは、契約がアクティブになる前に、承認者として追加することにより、すべての利害関係者が契約の潜在的なリスクと機会を認識できるようにする、非常に機能的な契約ライフサイクル管理ソフトウェアです。 シーケンシャルとパラレルの両方で独自の承認ワークフローを設計できます。 承認者は、コメントセクションを介して共同作業することもできます。

すべての契約を保存できる中央リポジトリがあります。 可視性とアクセシビリティを大幅に向上させる検索オプションとフィルターオプションもあります。 ZohoContractsのCRMプラットフォームですべてのユーザーアクティビティを把握できます。 すべての進捗状況、変更、提案の履歴を1か所で簡単に確認できます。

バージョン管理を使用すると、契約のすべてのバージョンを時系列で表示できます。 バージョンを比較して、古いバージョンを同時に復元することもできます。 カレンダービューには、すべての契約スケジュールとリマインダーの月表示カレンダー表示を提供する別の機能があります。

リマインダーアラートの助けを借りて、更新の義務や機会を逃すことは決してありません。 最後に、ユーザーの役割と権限を使用して、組織内のユーザーに役割を割り当てることができます。 役割ごとに異なるアクセス許可があり、契約ライフサイクル管理ソフトウェアをより適切に制御できます。

結論

Zoho Contractsは、その印象的な自動化されたワークフローにより、組織や個人が契約をより適切に管理できるようにします。 製品の幅広いポートフォリオとシームレスな統合により、ワークフローの管理が非常に簡単になります。

認定された経験豊富なZohoコンサルタントからのわずかなサポートで、Zoho契約をすばやく設定できます。 専門家は、主要な契約をインポートしながら、すべての機能を紹介することができます。 Encaptechnoと連絡を取り、ライフサイクル全体を通じて契約を常に把握してください。