エージェンシー自動化システム: このエージェンシー オーナーがテクノロジーを使用して 5 人の従業員を抱える 500 人のクライアントを管理する方法
公開: 2018-12-06Zack Spear は、自動化と効率化の技術を習得したカナダのマーケティング エージェンシーである ICS Creative Agency の共同所有者です。
ほとんどのエージェンシーは、クライアントと従業員の比率が1:100になることを夢見ることしかできませんでした。 しかし、ICS は、5 人の従業員と数人のお気に入りの頼りになるフリーランサーの助けを借りて、クライアントに結果を提供することに成功しています。 いつでも、クライアントのビジネスに取り組んでいるのは、所有者を含めて 12 人以下です。
彼らのビジネス モデルは、1 回限りのサービスと定期的な作業を組み合わせて、一貫した収益を生み出しています。 彼らの顧客の多くは、新しいウェブサイトを求めて彼らのところに来て、それが完成したらホスティング プランを購入します。 ウェブサイトが専門ですが、ICS Creative Agency はウェブサイトを構築するだけではありません。検索エンジンの最適化、マーケティングの自動化、ソーシャル メディアの管理、インバウンド マーケティングについてもクライアントと協力しています。
このような比較的小さなチームで、どのようにして多くのニッチをカバーするのでしょうか? Zack 氏によると、重要なのは自動化と才能です。
この記事では、ICS が採用にどのようにアプローチしているかを紹介し、Zack が同じ時間でより多くのことをしたいと考えているエージェンシーに推奨する特定のツールについて説明します。
ボーナス アクション リスト: [sg_popup id="216" event="click"]使用できるアクション アイテムの3ページの PDF サマリー[/sg_popup] を取得します ザックのアドバイスに基づいて、代理店のプロセスを自動化します。
人材紹介会社の従業員: ICS Creative Agency からの 4 つのヒント
ICS Creative Agency を動かしているテクノロジーについて詳しく説明する前に、まず、有能な従業員を引き付けて維持するために ICS Creative Agency が行っていることを見てみましょう。
Zack は、採用に関して主に 4 つのアドバイスを提供しています。
1. 多才な人材を雇う
小規模なチームの場合、各メンバーは「さまざまな帽子をかぶることができる必要があります」と Zack は説明しました。 過去に ICS Creative Agency は、自社のビジネスの 1 つの分野だけに長けた人材を採用しましたが、それは会社にとって良い戦略ではないことに気付きました。 「彼らがその 1 つのことに本当に優れていない限り、それはうまくいきません」 彼が説明しました。
当然のことながら、同社のコミュニケーション マネージャーは、ソーシャル メディアの管理とコンテンツの作成も行っています。 同社の事業開発マネージャーは販売に重点を置いており、マーケティングに関する深い知識を持っています。 彼らのクリエイティブ ディレクターは、受賞歴のあるグラフィック デザイナーですが、専門のビデオグラファー、編集者、写真家でもあります。
オーナー自身の働き方を反映したポリシーです。 Zack はデジタル マーケティングを専門とする前に開発を始めましたが、必要に応じてグラフィック デザインに参加することができます。 彼のパートナーである Mike Capson は、デザイン、ビデオ、写真の経験も持つ開発者です。
多才な従業員を雇っていなかったら、そして彼ら自身も多才だったなら、同じ量の仕事をこなすにはもっと大きなチームが必要だったでしょう。
2. 営業担当者を雇う
公平を期すために言うと、ザックとマイクは、2010 年にコミッションのみで働くことを申し出た個人から連絡を受けるまで、営業担当者を雇うことさえ考えていませんでした。 彼らは彼の売り込みを聞いたとき、それが彼らの代理店を助けるだけであることに気づきました.
営業担当者が成功しなくても、数字には影響しません。 彼が成功した場合、彼らの唯一の課題は、作業指示のペースについていくことです。 ザックの考えでは、これは挑戦する価値のあるものでした。
売上が急速に伸びたとき、彼らはフリーランサーを雇って仕事を手伝ってもらい、最終的には社内雇用も増やしました。
3. 紹介を優先する
Zack の最高の従業員の何人かは、彼が知っていて信頼できる人からの紹介でした。 他の人は、以前一緒に働いていたフリーランサーで、サラリーマンに移行する準備ができていました。
紹介された人だけを雇うべきだと言っているわけではありませんが、あなたのエージェンシーに人材を紹介できるかどうか、同僚に尋ねる価値があります。
4. 遅い応答時間 (およびその他の危険信号) に注意する
後から考えると、Zack は、採用候補者と面接する際に注意すべき簡単な兆候がいくつかあることに気付きました。 彼らはあなたのメールにどれくらい早く反応しますか? メールの返信の文法やスペルはどうなっていますか? Google カレンダーの招待状を送った場合、彼らはそれを受け入れますか?
候補者が回答するまでに数日以上かかる場合、Zack は危険信号と見なします。 そして、彼らがあなたとのミーティングをスケジュールする方法を理解できない場合、それは有望ではありません.
より多くのチームメンバーを雇うにつれて、誰かがあなたの代理店にふさわしくない場合の手がかりとして機能する他の小さな行動上のチックを見つけるかもしれません.
ICS クリエイティブ エージェンシーをスケジュールどおりに運営するためのツール
ICS クリエイティブ エージェンシーを運営し続ける才能あるマルチタスク チーム メンバーは、エージェンシーの成功の鍵です。 残念ながら、彼らにも他の人と同じ制限があります: 1 日は非常に多くの時間しかありません。
ICS Creative Agency が大きな成功を収めているのは、テクノロジーを使用して 1 日に達成できることを大幅に増やしたからです。 ここでは、彼らのお気に入りのテクノロジーと、それを使用して非常に多くのクライアントを効率的に処理する方法を見てみましょう.
クリックアップ: 組織
代理店の業務を行っている人なら誰でも、次のことがいかに難しいかを知っています。
- 全員が同じプロジェクト管理ソフトウェアを使用できるようにする
- 代理店のワークフローに最適なソフトウェアを見つけてください。
「これまでに作成されたすべてのプロジェクト管理ツールを正直に使用してきました」とZack 氏は言います。 その検索により、彼は ClickUp という比較的新しいツールにたどり着きました。 このツールは、4 つの異なるダッシュボード スタイルと、さまざまなユース ケースに対応する 130 を超える機能を提供します。これは、まったく異なる役割のユーザーが共同作業を行う場合に便利です。
「事前に作成されたテンプレートが気に入っています。 新しい Web サイトがあるとします。ClickUp に移動し、 (client name) という名前のスペースを作成し、プロジェクトのタイプ (この場合は新しい Web サイト開発) を選択するだけです。 次に、誰が何をしているか、期日はいつで、どれくらいの時間がかかるかなど、フレームワーク全体を構築します」と彼は言いました.
Zack は、製品の改善の速さが気に入っています。 「彼らには約 50 人の開発者がいて、ほぼ毎週新しい製品や機能をリリースしています。 統合は素晴らしいです」と彼は言いました。 彼のお気に入りの統合は、Slack との統合です。 「Slack で直接タスクを作成し、ClickUp で見ることができます」と彼は付け加えました。
ClickUp は、最大 100 MB のストレージを無料で利用できます。 その後、無制限のストレージ、無制限の統合、および高度なレポートに対して、ユーザーあたり月額 5 ドルを請求します。
ReportGarden: キャンペーン レポート
キャンペーン データを確認するためにクライアントと会うのは時間がかかります。 質問に答えたり、必要に応じて会議のスケジュールを設定したりすることは喜んでいますが、Zack は単に数字を確認するためだけに毎月の会議を行うのが好きではありません。
そのため、彼はReportGardenを使用して、関連する顧客向けのカスタム ダッシュボードを設定しています。 キャンペーンの成果を知りたい場合は、ポータルにログインし、Zack が設定したダッシュボードを表示します。 データを表示した後、代理店の誰かと話したい場合は、リンクをクリックして、彼のカレンダーでスペースをスケジュールできます。
一部のクライアントはレポートを好みますが、彼のクライアントのほとんどはダッシュボード機能を最も楽しんでいます。 「より熱心なクライアントは、カスタム ダッシュボードやリアルタイム データを確認できることを気に入っています。 彼らは入って「ああ、大丈夫だ」と考えることができるのが好きです。 これは、1 か月の数字を示すレポートと比較して、今日のヒット数です」と彼は言いました。
また、ReportGarden の使いやすさと解釈のしやすさも気に入っています。 「私は他のレポートツールを見てきましたが、それらは非常に複雑に見えますが、これはマーケティング担当者ではない平均的な人には当てはまります」と彼は言いました. ReportGarden のおかげで、彼はレポートを簡単にカスタマイズでき、クライアントはマーケティング活動の成果を簡単に理解できるようになりました。
ReportGarden の価格は月額 149 ドルからです。
HubSpot: ワークフローの自動化
マーケティング担当者に聞いてみると、HubSpot はマーケティングの自動化で知られていると言うでしょう。 しかし、Zack と彼のチームは、ワークフローの自動化に HubSpot を使用しています。
最初は、CRM に HubSpot を使用し始めました。 「私たちはクライアントに HubSpot CRM について話していることに気付きました。それがどのように機能するかを尋ねるようになりました。 それに時間を費やすつもりなら、明らかに料金を請求する必要があることに気付きました」と彼は言いました。
そこで彼は、その知識がクライアントにとって非常に役立つことを知って、腰を据えて多くの HubSpot 認定を取得することを余儀なくされました。 その間、彼はそれを内部プロセスに使用できることに気付きました。
「当社が提供するあらゆる種類のサービスがフォルダーに入っています。 パーソナライズされたトークンを使用して、そのプロジェクト中に送信するすべての電子メールを書き出しました」と彼は言いました。 キックオフ メール、一緒に作業するチーム メンバーを説明するメール、特定の週に作業する内容を文書化したメール、ホームページ デザインの準備ができたことを通知するメールなどを自動的に送信できます。レビュー用など。
ワークフロー全体のメールは、彼らが構築したファネルを下っていきます。 「基本的にすべて同じスケルトンであるため、これらのメールの作成に最初は多くの時間を費やしました。 同じプロジェクトや同じ種類の仕事をしている場合は、再利用してパーソナライズすることができます」と彼は言いました。
HubSpot はフリーミアム モデルで動作し、月額 3200 ドルまで上げることができます。
Slack: コミュニケーション
Zack と彼のチームが Slack を好んで使う理由はたくさんあります。 「これは便利です。スマートフォンでもデスクトップでも使用できます。 すべてに歴史があります。 すべてのファイルを 1 つの領域に保持します。 すべてのクライアントを 1 つの領域に留めます」と彼はインスタント メッセージング プラットフォームについて語っています。
現在、彼らはアプリケーションを内部通信とクライアント通信の両方に使用しています。 チームにはクライアント固有のチャネルが社内にありますが、クライアントごとに「サポート チャネル」も維持しています。 「会話がずっと簡単になります。 「ねえ、エリックにメールを送ったんだけど、彼から返事が来ないんだけど、答えを知ってる？」ということはもうありません。 誰もが同じページにいます。 メールはやめたほうがいいと思います。 それはすべてを非常に透明に保ちます」と彼は言いました。
彼は従業員とオフィス スペースを共有していますが、実際に会うよりも Slack で話すことが多いです。 「オープン コンセプトのオフィスですが、まだ 1 日中 Slack で話しています」と彼は笑いました。
Slack はほとんどのユーザーにとって無料です。 プレミアム機能は $6.67/アクティブ ユーザー/月から始まります。
PandaDoc: 提案
Zack は、販売プロセスでの法的文書の作成に、提案ツールである PandaDoc を使用しています。 また、クライアントが記入するアンケートを作成するためにも使用します。 「私たちが最初に実現したワークフローの 1 つは、クライアントがメールでアンケートを受け取るところです。 サイトをどのようにしたいのか、主な競合相手は誰なのか、彼らのサイトについて何をして何を気に入らないのか、会社のキャッチフレーズがあるかどうかがすべてです...できるだけ多くの情報を取得するだけです」とザックは説明しました.
会議ですべての情報を入手する代わりに、時間を浪費します (つまり、クリエイティブ ディレクターがその情報を間接的に入手することになります)。 代わりに、アンケートに記入するのはクライアントの責任です。
「クライアントがためらいを感じている場合、そのクライアントはおそらく適切ではありません。 彼らがアンケートに 5 分も費やさない場合、プロジェクト中に必要な情報が増えるため、危険信号です」と Zack 氏は付け加えました。
いくつかのテンプレートが作成されたので、ツールはほとんどドラッグ アンド ドロップで契約を移動できます。 クライアントとのやり取りから何かを学ぶたびに、PandaDoc に戻ってテンプレートを微調整します。
PandaDoc のチーム プランは 49 ドル/月/ユーザーです。
Marvel アプリ: プロトタイプとモックアップ
「私たちはデザイン プロセスで Marvel アプリを使用しています。 誰かにホームページの長い .png を送信する代わりに、それを使用して、デスクトップとモバイルで実際にどのように表示されるかを示します」と Zack 氏は述べています。
彼らは Marvel アプリを使い始める前に、Web ページが非常に長い PNG ファイルのようには見えないことを顧客に説明するのに多くの時間を費やしました。
「また、クライアントがデザインについて直接フィードバックを得る方法も提供します。 彼らはそれが何であれクリックして、「これは気に入らない」または「これをあれに変更する」と言うことができます。 推測の余地はありません」と彼は言いました。
フィードバックを得る能力と、デザインに関するすべてのコミュニケーションが 1 つの場所 (Marvel アプリ) に保存されているという事実を組み合わせると、クライアントとのやり取りにかかる時間を節約できるプロトタイプ ツールが手に入ります。
Marvel アプリのチーム プランは、月額 $42 からです。
QuickBooks: 会計
会社の番号を計算するためのスプレッドシートの時代は終わりました。 フルタイムの会計士にお金を払わずに多くの時間と正気を取り戻したい代理店の所有者は、ソフトウェア ソリューションを必要としています。
QuickBooks はクラウドで動作するため、ICS Creative Agency は支払い処理業者の 1 つである PLOOTO に接続できます。 PLOOTO では、電子送金と定期的な支払いが可能です。 Quickbooks Online の請求書と関連付けられ、支払いが完了すると支払い済みとしてマークされます。
Zack は Quickbooks を使用して代理店の経理を管理し、クライアントに請求書を自動的に送信します。 つまり、クライアントの支払いが遅れた場合のフォローアップに彼が関与することはめったにありません。
Quickbooks の価格は、選択したバージョンとセール中に購入したかどうかによって大きく異なります。
結論
テクノロジーは、ICS Creative Agency がビジネスを行う方法を変えました。 彼らのプロセスの多くは自動化されているため、重要な活動に人間の労働力を割り当てることができます。
Zack 氏は、彼らが使用するツールについて次のように述べています。 「すべてが透明です。 誰が何をしているかがわかります。 何が行われているかを推測する必要はありません。 そのおかげで、私はすべての実践的なことを行うよりも、ビジネスの成長に集中することができます。」
一方、雇用コストを抑えることは、収益が増えることを意味します。 現在、彼らはそれらの利益をビジネスに再投資しています。
「私たちが得たものはすべて、ビジネスと従業員に還元されました。 私たちは定期的に昇給を行い、定期的な福利厚生を行い、良い文化にするために多くのチームビルディング活動を行っています. そして明らかに、私たちはこれらのソフトウェア製品に投資していますが、これは安くはありません。 しかし、それは今後のすべてをより良くします。」
ボーナス アクション リスト: [sg_popup id=”216″ event=”click”] Zack のアドバイスに基づいて、代理店のプロセスを自動化するために使用できるアクション アイテムの 3ページの PDF 要約[/sg_popup] を入手してください。