非同期通信で仕事を最大限に活用する8つの方法

なぜ非同期通信をめぐる誇大宣伝なのか？ RingCentralのPattyYanが、なぜそれがより効果的であるかを説明し、あなたもあなたのビジネスでそれをどのように使用できるかを示します。

仕事のパターンは、オフィスでの典型的な9から5から離れました。 代わりに、従業員の生活に合ったハイブリッドな作業時間と柔軟な時間に置き換えられました。

私たちがこれに適応するとき、特定の課題が私たちの労働力に直面します。 これらの1つは、効果的なコミュニケーションの管理です。 これは、非生産的なオンライン会議に長い日数を費やし、仕事を引き渡すのが困難になり、誤解を招く可能性があります。

非同期通信はこれらの問題を解決できます。

それは従業員が常に利用可能であるというプレッシャーを取り除き、彼らが彼らの仕事に取り掛かる自由を可能にします。 これにより、ビジネスの生産性を高めることができます。 同じ情報の繰り返しを減らし、従業員に勤務時間中の自律性を与えます。

ハイブリッド作業の時代では、生産性を最大化し、時間を節約するために非同期通信も不可欠です。

非同期通信とは何ですか？

ほとんどの企業は、ビジネスコミュニケーション内ですでに非同期メソッドを使用しています。 これは、スタッフが即座の応答を期待せずにメッセージを送信し、受信者が自分の時間に到達できるように情報を残す場所です。

非同期通信の例には、電子メール、メッセージボード、プロジェクト管理ツール、およびドキュメント共有ポータルが含まれます。

これは、即時応答を必要とする同期通信方法とは異なります。 これらには、オンラインコール、ビデオ会議、およびインスタントメッセージングが含まれます。 これらは適度に有益な場合がありますが、使いすぎると、ワークフローから従業員の注意をそらし、タスクに集中できなくなります。

一方、非同期通信とは、従業員がスケジュールに合ったメッセージに応答でき、中断がないことを意味します。

非同期通信の例とベストプラクティス：生産性を最大化する8つの方法

非同期通信を優先すると、生産性が向上する可能性があります。 これも：

• チームの柔軟性の向上
• すべての情報を一度に提供するより包括的なコミュニケーション
• 実行されたステップを有機的に追跡するプロジェクトの管理が容易になります。

これらすべてが、就業日を最大限に活用するのに役立ちます。 また、計画された自発的な会議の数が制限されるため、あなたとあなたのチームはあなたの仕事に取り掛かることができます。

毎日の出力を最大化するのに役立つ8つの非同期通信の例を次に示します。

＃1。 チーム管理ツール

チームカレンダーまたは代替のチーム管理ツールを使用すると、従業員はお互いのスケジュールを回避するのに役立ちます。 スタッフに、即時応答と同期通信が可能な時間帯をブロックして、営業時間のスロットを作成するように促します。

これらの時間外に、チームは何かを見逃したり、中断を予期したりすることなく、作業を続けることができます。

チーム管理ツールは、柔軟な作業スケジュールをマッピングできます。 いつ仕事をしなくなったかを知ることで、従業員は24時間体制で仕事をしたり、勤務時間外のコミュニケーションに対応したりする必要を感じなくなります。

これにより、チームの他のメンバーは、一定の可用性を必要とせずに、いつ応答を期待できるかを確実に知ることができます。 また、従業員が仕事と生活のバランスを維持し、全体的な生産性を向上させるのにも役立ちます。

＃2。 Googleドキュメント

ドキュメントのライブフィードバックに依存するのではなく、Googleドキュメントに注釈を付けて、コラボレーションを非同期で実行できるようにすることができます。

在庫システムについて報告する場合でも、プロジェクトの概要を承認できるようにする場合でも、注釈を付けることで、従業員は自分のスケジュールに合った時間にタスクを完了することができます。 彼らはあなたや他のチームメンバーが後で返信できるようにメモを残すことができます。

これは、従業員が異なるタイムゾーンで作業しているビジネスに特に役立ちます。 同期会議の手配は難しい場合があり、その結果、スタッフは必要なフィードバックを得るために余分な時間を費やすことになります。

注釈は、プロジェクトが動き続けるのに役立ち、引き継ぎ会議を待つために無駄になる時間を削減します。 代わりに、世界中のチームが一緒にファイルを作成できます。 さらに、彼らはポリシーを順守し、スケジュールに沿って（周りではなく）作業しながら高品質の基準を維持することができます。

＃3。 ナレッジベース

ビジネスにおける同期通信の量を減らすことの一部は、従業員が自分で答えや情報を見つけられるようにすることです。

ナレッジベースまたは一元化された情報ボードを作成することは、すべての従業員が、作業中のプロジェクトに関連するIVRの意味またはドキュメントを見つけることができることを意味します。 これにより、情報がサイロ化されたり、チームの特定のメンバーに制限されたりするのを防ぎます。

この情報をトピックまたはプロジェクトごとに分類し、従業員が必要なものすべてを1か所で見つけられるようにします。 これにより、スタッフが知識ベースをナビゲートしやすくなり、威圧感が減ります。つまり、知識ベースを定期的に使用する可能性が高くなります。

他の関連情報ページまたはドキュメントにリンクして、情報を最新かつ関連性のあるものに保ちます。 これにより、他のチームメンバーの邪魔をする前に、まずビジネスナレッジベースをチェックする文化が生まれます。

＃4。 チャットスレッド

非同期通信を取り巻く懸念の1つは、明確にするために迅速なメッセージを送信する機会が減ることです。 これにより、従業員がほんの一瞬の回答を待っているため、プロジェクトが遅れる可能性があります。

ただし、チームが特定のトピックにチャットスレッドを使用する習慣を身に付けることで、情報が明確に配置され、チームが推測できるようになることはありません。

チームメンバーが持つ可能性のあるすべての質問を予測することで、コミュニケーションをはるかに効果的にすることができます。 これにより、従業員はフォローアップメッセージや説明に頼ることができなくなります。 代わりに、必要なすべての情報をすぐに入手できます。

これらのチャットスレッドをトピック別に分類すると、チャットスレッドをナビゲートし、目的の情報を簡単に見つけることができます。 したがって、スタッフが他の人の邪魔をすることなく完全な説明を見つけることができます。

＃5。 メール

これらは優れたビジネスコミュニケーションの形態ですが、電子メールには注意する必要があります。 誰もが同じ目的でそれらを使用するわけではありません。 決定の迅速な確認のためにそれらを使用するものもあります。 他の人は、電子メールがより有益で、応答時間が長いことを期待しています。

電子メールが伝えるべきメッセージの種類と予想される応答時間を明確にすることで、チームがイライラしたり混乱したりするのを防ぎます。 これにより、メッセージが繰り返され、時間が無駄になる可能性があります。

他のチャネルは、より時間に敏感な応答に適していますが、電子メールは、情報の受け渡しや期待の設定に適しています。 電子メールには、不要な電子メールチェーンがすべての人の気を散らすのを防ぐために、送信者が受信者に応答する方法（あるとしても）を含める必要があります。

＃6。 クラウドファイル共有

コミュニケーションのさまざまなチャネルは、ビジネス内のさまざまな目的と役割に役立ちます。 ハイブリッドチームと連絡を取り合うための電子メール、電話、およびオンライン会議プラットフォームがすでにある場合は、ファイルを共有および保存できるチャネルもあることを確認してください。

これらは簡単にアクセスでき、従業員は自信を持って使用できる必要があり、他の人に尋ねることなくファイルの可用性を高めることができます。

クラウドファイル共有を使用すると、場所やデバイスに関係なく、特定のドキュメントや一般的に使用されるファイルをチームで利用できるようになります。 これは、チームのさまざまなメンバーが、コピーを要求することなく、同じドキュメントで非同期に作業できることを意味します。

また、主要なビジネスファイルを誰でも検索して情報を取得できるため、同期通信の必要性が少なくなります。

＃7。 録音された通信

完全に非同期の通信が望ましい場合もありますが、それが法案に合わない状況もあります。 チームワークはリアルタイムコラボレーションのレベルに依存しており、従業員の管理には会議と1対1の会議が必要になる場合があります。

ただし、これらの会議や通話は記録できるため、同様の将来の状況で、それらがカバーする情報に再度アクセスできます。

これにより、従業員がアクセスできる保存された情報に追加しながら、必要な場合に同期通信を最大限に活用できます。 これらの録音を保存することで、同様の質問やディスカッションを何度も繰り返す必要がなくなります。

このアプローチは、自発的な電話や会議の数を制限し、同僚に割り込む前に従業員が使用できるリソースを整理するのに役立ちます。

＃8。 教育ビデオ

他のチームメンバーとコミュニケーションをとるときは、彼らがあなたの意味を完全に理解していることを確認してください。 全員が同じページにいるという仮定を避け、あなたの意図を詳しく説明してください。 教育用ビデオを使用することは、これを確実にするための優れた方法です。 適切な応答の例やタスクの実行方法を示すこともできます。

したがって、説明ビデオでは明確な指示を使用してください。 したがって、フォローアップの説明の必要性を最小限に抑え、視聴者が想定どおりに行動するようにします。 これにより、関係者全員の時間が節約され、リアルタイムの会話が不要になります。

代わりに、チームのメンバーは、チームの他のメンバーにタスクを通じて話しかけることなく、必要なときに教育ビデオを利用できます。

通信を非同期にする

ビジネスワークフローをより非同期に適応させることで、従業員の生産性を向上させ、柔軟な作業スケジュール全体でチームワークに対応することができます。

これらの方法により、効果的なコミュニケーションが可能になり、情報や期待を完全に説明し、必要な説明やインスタントメッセージへの衝動を減らすことができます。 このようにして、従業員が電子メール管理などに費やす時間を削減し、中断することなく作業できるようにします。

非同期通信への移行は一夜にして起こりません。 これは労働文化の変化であり、新しいチャネルと相互作用の方法を導入することを意味します。 インスタント応答や会話への依存を減らすために意図的に着手するには、慣れるまでにある程度の練習が必要です。

ただし、これらの非同期の通信方法は、長期的にはチームにメリットをもたらします。 ハイブリッドな労働力を管理する場合でも、さまざまなスケジュールで作業する場合でも、より効果的にコミュニケーションを取りたい場合でも、それは勝利の戦略です。

著者： Patty Yanは、クラウド通信ソリューションと仮想PBX電話システムのリーダーであるRingCentralOfficeのEMEA製品マーケティングマネージャーです。 Pattyは、価値と差別化を生み出し、顧客とパートナーにより良い体験を提供することに情熱を注いでいます。 彼女は、さまざまなハイテクSaaS全体で、国際的な製品マーケティング、製品管理、GTM、および市場開発の豊富な経験を積みました。 彼女はUCに不慣れではなく、Tandberg、次にCiscoで始まり、ビデオコラボレーションとサービスの立ち上げを推進し、EnghouseはホストされたCCaaSのグローバルな責任を負っています。