2023年のビジネスに最適な11のファイル追跡システムソフトウェア

概要:ユーザーは、ファイル追跡ソフトウェアを介して、許可されたユーザーがアクセスするデジタル ファイルのアーカイブを追跡および維持できます。 デジタルファイルを追跡および管理するのに最適なソフトウェアは何ですか? 下記のとおりです！

すべてのファイルとドキュメントの物理リポジトリを維持することは、簡単に失われたり、データが盗まれたりする可能性があるため困難です。 さらに、定期的に取得して保存する必要がある大量のデータセットがあります。 そのため、これらのデータ セットを手動で入力するのは大変で、時間がかかる場合があります。

ただし、ファイル追跡ソフトウェアを使用すると、これらの問題をすべて解決できます。 ファイルの共有と追跡、データの取得、紙のファイルのデジタル化のプロセスを簡素化します。

それに加えて、ファイルを安全に保ち、不正アクセスを防ぐためのパスワード保護などのさまざまなセキュリティ プロトコルが付属しています。 したがって、ファイル追跡ソフトウェアへの投資は価値のある投資です。

ファイル追跡ソリューションで他に得られるものは何ですか?また、最有力候補は何ですか? ファイル追跡ソフトウェアの詳細については、以下をご覧ください。

ファイル追跡システムとは?

ファイル追跡システムは、ユーザーが重要なデータ ファイルを追跡、維持、および保存するのに役立ちます。 このソフトウェアは、ファイルにアクセスした人、編集した人、何かを削除した人を追跡するタスクを簡素化します。 このシステムにより、ユーザーはデータ、ドキュメント、レコードなどを含む個人およびビジネス ファイルを管理することもできます。これにより、ユーザーはさまざまなユーザーとリアルタイムで複数のファイルを操作できます。

中小企業向けの 11 の無料ファイル追跡システム ソフトウェア

• ドキュメントセンド
• CMWトラッカー
• ドキュウェア
• プルーフハブ
• グーグルドライブ
• アルフレスコ
• M-ファイル
• ONLYOFFICE ドキュメント
• 論理ドキュメント
• ドクミー
• ハイテール

デジタル ファイルの保存と追跡に使用できる最も人気のある無料のファイル追跡システム ソフトウェアのリストを次に示します。

• DocSend

DocSend は、リンクを介して共有されたドキュメントの共有と追跡に役立つファイル追跡ソフトウェアです。 これらのリンクを通じて、ユーザーはファイル アクティビティをリアルタイムで追跡したり、署名可能なファイルを生成して共有したり、ファイルを共有するためのデータ ルームを作成したりできます。

DocSend の全体的な機能

• リアルタイムのファイル コラボレーション
• ファイルにきめ細かいアクセス許可を設定する
• zip およびオーディオ ファイルの共有のサポート
• ファイルへのユーザー アクセスを制限する

DocSend の長所と短所

価格:無料プランは利用できません | 有料プランは INR 819.54/ユーザー/月から

• CMWトラッカー

CMW Tracker を使用すると、ユーザーはすべてのデジタル ドキュメントを共有、維持、および安全に保存できます。 文書管理から法務ファイル管理、ファイル検証まで、このソフトウェアは企業の文書管理全般を支援します。

CMW トラッカーの全体的な機能

• プロセスとドキュメントのリアルタイム変更
• 高度なワークフロー追跡
• 書類の照合と検証
• 自動文書処理

CMWトラッカーの長所と短所

価格:ユーザー ライセンスの数に応じてカスタマイズされた価格プラン

• ドキュウェア

DocuWare は、ドキュメントを管理および共有するために設計されたドキュメント管理ソフトウェアです。 データをキャプチャして処理し、ユーザーが安全なファイルを介してデータを共有できるようにします。

DocuWareの総合機能

• ドキュメントの暗号化と分離
• AI 主導のインテリジェントなインデックス作成
• ドキュメントのバージョン管理
• ワークフローの自動化
• 書類の電子化

DocuWareの長所と短所

価格:価格は、DocuWare Web サイトでリクエストに応じて入手できます。

• プルーフハブ

プロジェクト管理ソフトウェアであるProofHubを使用すると、ユーザーはファイルをリアルタイムで送信、共有、または共同作業できます。 リアルタイムのファイル共有オプションを使用して、企業がプロジェクトで共同作業を行うことが容易になりました。 さらに、ProofHub を介してチーム メンバーと同時にファイルに注釈を付けることもできます。

ProofHub の全体的な機能

• タスク履歴管理
• プロジェクトレポート
• ホワイトラベリング
• ファイルやドキュメントを見つけるためのブックマークの作成
• プロジェクトのエクスポート
• ファイルのバージョン管理

ProofHub の長所と短所

価格:無料プランなし | 有料プランは、月額 INR 3,708.07 から始まります。

• グーグルドライブ

Google ドライブを使用すると、ユーザーはデータ ファイルを保存、共有、共同編集できます。 マルウェア攻撃に対する保護を提供することで、保存されているすべてのファイルを安全に保つのに役立ちます。 リアルタイムのコラボレーション機能により、ユーザーはファイルとドキュメントを同時に簡単に操作できます。

Google ドライブの全体的な機能

• 履歴のバージョン管理のサポート
• 100 以上の追加ドキュメントを保存および編集
• 複数のファイル形式をサポート
• 大きな添付ファイルを Gmail に簡単に保存

Google ドライブの長所と短所

価格：無料プランあり | 有料プランは月額 INR 130 から

• アルフレスコ

Alfresco のドキュメント管理ソフトウェアは、企業がコンテンツとファイルを管理および共有するのに役立ちます。 これにより、ユーザーはすべてのドキュメント レコードを自動的に維持し、プラットフォーム全体でコンテンツを管理し、ファイルをグループ化し、ドキュメントをスキャンしてキャプチャし、関連するフィルターを使用してコンテンツを検索できます。

Alfrescoの全体的な機能

• ファイルのフィルタリング
• ファイルフォルダ管理
• 文書のレビューと承認
• 反復タスクの自動化されたワークフロー
• データ保護のためのエンタープライズ グレードのセキュリティ

屋外の長所と短所

価格:無料のコミュニティ プランあり| 有料プランのリクエストに応じた価格

• M-ファイル

M-Files は、ドキュメント管理とオンライン ファイル追跡のための多くの高度な機能を備えた包括的なスイートです。 ドキュメントやファイルを分類、保存、検索するための AI ベースのソフトウェアです。 これにより、ユーザーは添付ファイルまたは URL を介してファイルを共有したり、ファイルのプレビューを取得したり、ファイルのバージョンを管理したり、各ファイルの権限を管理したり、重複ファイルを検出したりできます。

M-ファイルの全体的な特徴

• AI を利用したメタデータの提案
• 複数の形式でのファイル変換
• ファイルの共同編集
• 高度なドキュメント レンダリング

M ファイルの長所と短所

価格:価格はリクエストに応じて入手可能です

• ONLYOFFICE ドキュメント

ONLYOFFICE Docs は、テキスト ドキュメント、プレゼンテーション、フォームなどを編集するためのオンライン エディターです。また、ファイルのコラボレーション、共同編集、変更の追跡、ファイルのバージョン履歴、ドキュメントの比較などに加えて、ファイル追跡機能も備えています。 さらに、PDFをさまざまな形式に変換するためのPDFリーダーとコンバーターが付属しています。

ONLYOFFICE Docs の全体的な機能

• リアルタイムでコメントできる組み込みのチャット
• 公開文書の共有
• ファイルの権限管理
• WordPress コンテンツ公開のサポート

ONLYOFFICE ドキュメントの長所と短所

価格:無料プランなし | 有料プランは INR 659.68/ユーザー/月から

• 論理ドキュメント

LogicalDoc は、ファイルまたはドキュメントを管理、共有、共同作業、およびエクスポートするためのドキュメント管理ソフトウェアです。 ファイルを電子メールで送信したり、ドキュメントを CSV にエクスポートしたり、ドキュメントのバージョン管理を管理したり、コンテンツの特定のメタ タグを生成したりできます。また、他のユーザーとファイルをシームレスに共有するためのさまざまな統合も提供します。

LogicalDoc の全体的な機能

• ドキュメントのブックマーク
• さまざまな形式のファイル変換
• デジタル署名のサポート
• ZIP アーカイブからのファイルのインポート
• リアルタイムのドキュメント注釈

LogicalDoc の長所と短所

料金：コミュニティプランは無料 | その他のプランについては、LogicalDoc 公式サイトでお問い合わせください。

• ドクミー

Dokmee の ECM ソフトウェアは、ファイル共有、ドキュメントのキャプチャと保存、ファイルの取得など、さまざまな目的のために設計されています。ファイルをグローバルに共有し、カスタマイズされたワークフローを作成し、ファイルのアクセス許可を管理し、これらを暗号化するための優れたコンテンツ管理およびファイル追跡ソフトウェアです。ファイル。

DokmeeのECMソフトウェアの全体的な機能

• 自動文書スタンプ
• ファイル履歴の追跡
• 複数のファイル形式をサポート
• 電子署名の作成
• キーワードによるファイル検索

Dokmee の ECM ソフトウェアの長所と短所

価格: Dokmee の ECM の価格はリクエストに応じて入手可能です

• ハイテール

Hightailは、ビッグ データ ファイルを簡単に共有し、ファイル配信と送信追跡を通じてコン​​テンツのアクセシビリティを確認するためのオンライン ファイル追跡システムです。 それに加えて、ファイルのプレビュー、クラウド プラットフォームとのドキュメントの同期、リンクによるファイルの共有、パスワードによるファイルの保護などに使用できます。

ハイテールの全体的な特徴

• ファイルのバージョン管理
• 高度なタスク管理
• リアルタイムのドキュメント コラボレーション
• メール通知のカスタマイズ

ハイテールの長所と短所

価格：無料プランあり | 有料プランは月額 INR 991.01 から

ファイル追跡システムの利点

ファイル追跡システムを使用すると、次のようないくつかの点で有利になる可能性があります。

• ファイルの保存と取得手順を改善
• アクセス許可を制御することで、不正なファイルの使用を防止できます。
• すべてのファイルの追跡を維持することにより、情報が失われるリスクを排除します。
• すべてのファイルのバージョン履歴を管理するのに役立ちます。
• パスワード保護によるファイル セキュリティの向上を支援します。
• 共有ファイル リンクの有効期限を簡単に設定できます。

ファイル追跡システムの主な機能

ファイル追跡ソリューションには、ファイルを安全に保存、共有、または追跡するための複数の機能が付属しています。 一般的な機能には、ファイルの共有とバージョン管理、リンクの有効期限の設定、ファイルの保護などがあります。ファイル追跡ソフトウェアのその他の主な機能は次のとおりです。

• ファイルのバージョン管理:ほとんどのファイル追跡システムには、編集されたすべてのバージョンのファイルを保存するファイル バージョン管理機能が付属しています。 したがって、変更の追跡が容易になります。
• ファイル共有:このソフトウェアを使用すると、ユーザーはリンクを介して組織内外で単一または複数のファイルを共有できます。 このリンクは、ファイルへのアクセスを制限するためにも使用できます。
• リアルタイム ファイル トラッキング:ファイル トラッキング システムにより、ユーザーはファイルをリアルタイムで追跡し、作業中の人や変更を確認できます。
• データ ルームの作成:このソフトウェアを使用すると、企業は複数のデータ ルームを作成して、さまざまなファイルを共有および共同作業できます。
• ファイル フォルダー管理:ファイル フォルダーを作成して、ファイルを分類、並べ替え、または管理できます。
• ファイル権限管理:ファイルやドキュメントにアクセスするための役割と権限をユーザーに簡単に割り当てます。
• データ セキュリティ:このソフトウェアを使用すると、ユーザーは複数のセキュリティ方法を使用して、ファイルに存在するすべてのデータを安全かつ確実に保つことができます。

関連カテゴリー: 高速ファイル転送ソフトウェア | ETL ツール | 暗号化ソフトウェア | 電子データ収集 (EDC) | データ管理ソフトウェア | データ サイエンス プラットフォーム | クラウド セキュリティ サービス

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