ベストプラクティス: 応募者のエクスペリエンスを優先する

専門知識を高め、プラットフォームを最大限に活用し、最終的にプログラムを改善するのに役立つ毎月のシリーズ。

この投稿はもともと 2024 年 5 月に公開されました

今月は、応募者の体験談についてお話します。 当社は、応募者との強力な関係を構築し維持することが、ほとんどの Submittable 顧客にとって最優先事項であることを認識しており、応募者のエクスペリエンスをますます向上させるためのツールを提供することに尽力しています。

そこで今月は、応募者向けに特別に作られたいくつかの最も人気のあるツールに最近導入した重要な機能をいくつか紹介したいと思います。途中で、応募者が応募者に応募するためにどのようなアクションを実行する必要があるかについて、いくつかの重要な注意事項を示したいと思います。応募者がすぐに利用できるようになります。 バックルを締めてください…これは大きな問題です!

応募者の素晴らしい体験を実際に見てみたいと思いませんか? このメールの一番下にドロップダウンして、Capital Impact パートナーが Submittable を使用して公平でアクセスしやすいアプリケーション エクスペリエンスを構築する方法をご覧ください。

Submittable で応募者を第一に考えましょう

主要な申請者の機能に対して最近リリースされたこれらのアップデートを確認し、それらを今すぐ独自のプログラム内に実装する方法を確認してください。

自動保存と下書き提出

• 応募者向けの機能: Submittable の自動保存機能により、応募者は途中で作業内容が失われるリスクがなく、自分のペースで最初の応募を簡単に完了できます。 ドラフトでは、応募者がリマインダーやヒントを含むメッセージを受け取ることもできます。
• 応募者にとっての新機能:応募者はプロジェクトの有効期限が切れた後でも下書きにアクセスできるようになったので、作業内容が失われることはありません。 また、対象を絞った支援や、申請書を完成させるために提供されるパーソナライズされたテンプレートの恩恵を受けることもできます。
• 利用可能にする: Submittable の上部ナビゲーションから、[詳細] > [ドラフト提出] を選択して、ドラフトを確認したり、潜在的な応募者とやり取りしたりできます。 自動保存と下書き提出の詳細については、こちらをご覧ください。

組織プロフィール + 検索

• 申請者向け:組織を代表して申請する申請者は、対応する一意のエンティティ ID を使用して組織を検索し、時間を節約し、データ入力エラーを最小限に抑えることができます。 その後、申請書は組織プロフィールにリンクされ、団体と助成者との過去の関係や、Candid および SAM.gov との直接統合から得られたデータが取得されます。
• 申請者向けの新機能:昨年、一意の識別子として UEI を追加し、申請がどの組織を代表して提出されたかを視覚的に表示しました (これは、申請エクスペリエンス全体を通じて、および申請者ポータル内から確認できるようになります)。提出可能）。
• 利用可能にする:管理者は、プログラムのプロジェクト レベルの設定にアクセスして、この「組織検索」機能を有効にすることができます。 [組織検索を許可する] を選択すると、管理者は応募者に代理送信を要求するデータ ソースを選択するか、オプションにすることができます。 プロジェクトがアプリケーションを収集すると、管理者は、[送信リスト] ビューまたは [送信詳細] ビューからリンクされた CRM のようなダッシュボードをチェックアウトすることで、関連する組織プロファイルを表示できるようになります。 組織プロファイルと検索ワークフローの詳細については、こちらをご覧ください。

資金追跡

• 応募者向けの内容:応募者は、自分の賞品と支払いを表示および追跡し、Submittable を通じてあなたから応募者に関する連絡を受け取ることができます。
• 応募者向けの新機能: [受賞と支払い] タブが新しくなり、応募者専用の各取引のメモを含めることができるようになりました。
• 利用可能にする:管理者は、プロジェクト レベルの設定で、申請者が Submittable の申請者ポータルの [受賞と支払い] タブにアクセスできるように、[受賞と支払いの表示] 設定をオンにする必要があります。 資金追跡の使用について詳しくは、こちらをご覧ください。

リクエストフォームとコラボレーション

• 応募者向けの機能:リクエスト フォームを使用すると、応募者と受賞者は、進捗レポートから延長期限まで、ニーズとタイムラインに応じて、すべての承認ニーズに合わせて Submittable 内からプログラム管理者にリクエストを迅速に送信できます。 一方、コラボレーションにより、応募者は記入中のフォームで同僚や他の人とリアルタイムで作業することができます。
• 申請者向けの新機能:リクエスト フォームを初めてリリースして以来、申請者が他の人と協力してリクエストを処理できるようにコラボレーションが追加されました。 また、共同作業を行う場合、申請者は Submittable 内から招待された共同作業者にメールを送信して、コンテキストを提供し、共同作業者に所有させたいフォームの部分を指定することができます。
• 利用可能にする: まず、管理者は、プロジェクトの [一般設定] > [コラボレーションを有効にする] に移動して、コラボレーションをオンにすることを選択できます。 これは、いつでもオフにして再びオンに戻すことができます。 管理者は、署名のドラッグ アンド ドロップ フォーム ビルダーを使用して、プラットフォームの [フォーム] タブからプログラムを構築したり、特定のリクエスト フォームをステージングしたりできます。 プロジェクトに追加すると、管理者は、フォームが応募者に利用可能になったときにトリガーされる利用可能性基準 (タイムライン ベース、送信ステータス ベース、またはラベル ベース) を選択できます。 この機能の詳細については、このブログを参照してください。または、この機能をプログラムに実装する方法については、こちらをご覧ください。

ボーナス: 今四半期、組織プロファイルと検索に関する詳細なトレーニングを受けるための Submittable 製品マーケティング チームへの招待をお待ちしています。

Submittable の新しい AI ツール

私たちは、Microsoft との戦略的パートナーシップの一環として開発された、最初の AI を活用した機能の開発に熱心に取り組んできました。 最近リリースされたこれらの応募者中心の機能を確認したり、Web サイトの Submittable で AI について詳しく学んだり、今後のウェビナーでの会話に参加したりできます。

スマートインポート

• 応募者向けの機能:スマート インポート フォーム フィールドを使用すると、応募者は、W-2 または 1099-NEC の情報を要求するフォーム フィールドに簡単に自動的に入力できます (さらに多くの情報が追加される予定です)。 フォーム フィールドでは、申請者に文書をアップロードするよう求められ、情報が自動的にフォーム フィールドに抽出されます。 この機能は、申請者の負担を軽減するだけでなく、管理者が検証、レビュー、レポート作成に効率的なデータを提供できるように支援します。
• 利用可能にする:初期フォーム、追加フォーム、またはリクエスト フォームを作成するときに、スマート インポート フォーム フィールドをフォームにドラッグ アンド ドロップします。 公開されると、申請者は要求されたドキュメントをアップロードするよう求められ、その後、送信する前に解析された情報を確認する機会が与えられます。 [提出の詳細] および [レポート] ツールを使用して、提出された文書と情報を確認する機会が与えられます。 この素晴らしい機能について詳しくは、こちらをご覧ください。

フォームの自動入力

• 申請者向け:頻繁にフォームに記入する申請者向けに特別に構築されたフォーム自動入力ツールは、一般的な補助金申請プロンプトに対するユーザーの応答を保存する Chrome ブラウザ拡張機能です。 保存された回答はフォーム フィールドの自動入力に使用できるため、回答を繰り返し入力する必要がなくなります。 さらに良いことに、この Chrome 拡張機能の保存された応答は、独自のプログラムの外でも、あらゆるアプリケーションで使用できます。
• 利用可能にする:必要に応じて、このリソースが利用可能であることを応募者に通知できます。 Chrome ストアから拡張機能をダウンロードする必要があります。 このリソースをプログラム ガイドラインにリンクすることを検討してください。

迅速かつフレンドリーな応募者向けテクニカルサポート

私たちはあなたの応募者をいつでもサポートします！ 「投稿の編集をリクエストするにはどうすればよいですか」から「パスワードを忘れました」などの質問まで、当社の素晴らしいサポート チームがお手伝いします。 これらのリソースはプログラム ガイドライン内でいつでも簡単にアクセスできるようにリンクできることに注意してください。

• Submittable は、応募者向けに特別に設計されたヘルプ記事が満載の専用ハブを提供します。 これは 24 時間年中無休でアクセスできます。 それをチェックしてください
• 応募者はテクニカル サポート チームに質問を送信することを選択でき、24 営業時間以内に回答が得られます。 それをチェックしてください。

応募者の影響力のある実際の体験

常に公平な視点でプログラムに取り組んでいる Capital Impact Partners は、時間を節約し、アクセシビリティを確保し、最終的に影響力を高めるために Submittable の使用を選択しました。 Capital Impact は、助成金や教育プログラムに統一の申請および審査プロセスを導入することを選択することで、各申請者が申請プロセスにかかる時間を 30 分以上節約できることに気づきました。
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このストーリーを読んで、彼らがどのようにして社会正義への効率的な道を切り開いたか、そして Submittable がどのようにして彼らが思い描いたとおりにプログラムを管理するテクノロジーを彼らに提供したかを確認してください。