適切なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するための総合ガイド

公開: 2023-01-31

マネージャーは、プロジェクトを管理するために Microsoft Excel を使用する必要がありますが、Excel の問題は、自動化とカスタマイズが欠けており、コラボレーション チームワークをサポートしていないことです。 プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの計画、リソースの割り当て、および時間の管理のさまざまな機能を合理化するのに役立ちます。

プロジェクトのロード マッピング、スケジューリング、リソースの割り当て、および品質管理に使用できます。 さまざまな種類のビジネス プロセスにまたがって作業するプロジェクト マネージャーに対して、すべてのソフトウェアで何ができるかを見てみましょう。

目次

プロジェクト管理ソフトウェアの概要

プロジェクト管理ソフトウェアは、マネージャーやチームがプロジェクトの目標を計画、追跡、調整、および達成するために使用します。 このソフトウェアは、さまざまな利害関係者間のコミュニケーションとコラボレーションにも使用されます。 マネージャーやプロジェクト監督者が期限を守り、コストを管理するのに役立ちます。 さらに、チームのワークフローを追跡するのに役立ち、この情報を使用して、適切な変更を加えたり、チームに役立つ情報を提供したりできます。

プロジェクト管理ソフトウェアで実行できる機能は何ですか?

プロジェクトをうまく管理するには、さまざまな支援活動に関するすべての情報を管理する必要があります。 プロジェクト関係者のためにリアルタイムで情報を照合、同化、解釈する必要があります。 利害関係者とプロジェクトチームが異なる地域にいる場合、それはより困難になります。

したがって、プロジェクト管理ツールは、チームが初期段階から最終段階までのすべてのプロセスを管理できるようにする、あらゆるビジネスの重要な側面になっています。 プロジェクト管理ツールの重要な機能をいくつか見てみましょう。

  • チームメンバー間のコラボレーション

このソフトウェアにより、さまざまなチームや部門間のコラボレーションが可能になります。 お互いに情報を簡単に更新および共有できます。 さらに、アクセス共有機能により、すべての利害関係者がプロジェクトの統一されたビューを持つことができます。

  • プロジェクトのスケジューリング

さまざまな人のためにタスクをスケジュールすることは、プロジェクトの最も重要な側面の 1 つです。 プロジェクト管理ツールには、マネージャーがすべてのタスクにフローを追加し、特定の人に割り当て、プロジェクトに開始日と終了日を与え、詳細なプロジェクト スケジュールを作成できるスケジュール機能が付属しています。

  • プロジェクト関連ドキュメントの管理

プロジェクトに取り組んでいる間、チームはスコープ ドキュメント、要件ドキュメント、リスク ドキュメント、見積もりドキュメントなど、さまざまなプロジェクト ドキュメントを作成します。 プロジェクト管理ソリューションを使用すると、これらすべてのドキュメントを完璧に管理し、要件に従って変更することができます。

  • リソースの管理

プロジェクト管理ソフトウェアの次の重要な機能は、利用可能なリソースの管理です。 リソースの割り当て、追跡、最適なレベルでの活用に役立ちます。 さらに、ソフトウェアはすべての資産の詳細なレポートも保持します。

  • 原価管理

これにより、タスク レベルで原価要素を割り当てることができます。 ほとんどのソフトウェア システムでは、コスト分析と獲得価値分析を行うこともできます。

  • プロジェクト計画

PMS ソフトウェアを使用する主な理由は、何をする必要があるかを把握することです。 多くの場合、カレンダーやガント チャートの形式で決定されます。この機能を使用すると、プロジェクトの断片をまとめて、作業を正しい軌道に乗せることができます。 このツールを使用すると、タスクを個人に割り当て、さまざまなプロジェクトの目標、目的、期日を設定できます。

  • タスク管理

誰が何を担当しているかを書き留めるために手書きの手書きパッドを手元に置いていた時代は終わりました。 このソフトウェアを使用すると、チームの進捗状況を追跡し、正常に完了するための追加の入力を提供できます。 また、チームの調整を促進し、チーム メンバー間の透明性を高めます。

  • 時間追跡

プロジェクト計画やタスク管理と同様に、タイム トラッキング機能も非常に効率的なプロジェクト管理に不可欠です。 特に、チームが厳しい予算で作業している場合。 時間追跡機能を使用すると、タスクを慎重に計画して、最小限の労力で短期間で最高の仕事を確実に行うことができます。

  • コミュニケーションとコラボレーション

チームや他部門とのシームレスなコミュニケーションを促進するために不可欠な機能です。 プロジェクトの重要なポイントについて話し合ったり、必要に応じて同僚から助けや提案を得たりするのに役立ちます。 この機能により、現在のシナリオでのプロジェクトの立ち位置を明確にし、要件に応じて期限を調整できます。

プロジェクト管理ソフトウェアのユースケース

複数のプロジェクトやタスクを管理することは、思ったほど簡単ではありません。 ビジネスのあらゆる側面を処理するには、多くの計画、ハードワーク、献身が必要です。 しかし、賢明な管理者は、プロジェクトを冷静に管理するための適切なプロジェクト管理ツールのみを必要とします。

包括的なソフトウェアの助けを借りて、重大な問題を簡単に見つけて解決し、重要なタスクに優先順位を付けることができます。 進行中のプロジェクトに関するリアルタイムの更新を取得し、重要な更新をチームと共有できます。 さらに、詳細なプロジェクトの概要は、進捗状況を分析し、要件に従って変更を加えるのに役立ちます。

  • 中小企業にとってのPMSの重要性と例

中小企業を経営している場合、プロジェクト管理は恐ろしい言葉です。 複数のプロジェクト、人、およびタスクをジャグリングする必要があります。 ただし、プロジェクト管理ソフトウェアは、すべてを事前に計画し、すべてのプロジェクトを収益性の高い方法で実行するのに役立ちます。 多くの時間を節約し、過度のストレスなしに短期間でプロジェクトを完了することができます.

次のいくつかの段落では、プロジェクト管理ソフトウェアがどのようにあなたの生活を楽にし、ビジネスを次のレベルに引き上げるかの例を挙げて、5 つの重要な方法をリストします。

  1. スケジュールと予算を守る

中小企業ではエラーの余地がないことを知っているため、目標を達成し、予測された予算を維持することが重要です。 プロジェクト管理ツールを使用することで、ロードマップを作成し、完成まで完璧に管理できます。

例:プロジェクトの計画段階で、Rahul は機器のレンタル費用が今後数か月で 30% 増加することに気付きました。 彼は新しいプロジェクトの真っ最中で、予測によって他の分野でお金を節約することができました。 さらに、彼は予算の予想外の増加も回避しました。

  1. プロジェクトを完全に制御

混乱したプロジェクトは、組織の構造に悪影響を与える可能性があり、他の重要なタスクに影響を与える可能性もあります。 従業員が最小限の場合は、問題を解決するために散らばってもらうことができます。 ただし、これは絶え間ない中断中は困難です。 したがって、継続的な問題を解決するには、ビジネスにプロジェクト管理ソフトウェアを実装する必要があります。

例:ジェイコブは複数のプロジェクトを処理し、締め切りに間に合わせるために懸命に働いていました。 あらゆる努力にもかかわらず、彼は、彼のチームが現在のプロジェクトで予算を超えていることを知りました。 さらに困ったことに、彼にはこの問題に取り組むためのプラン B さえありませんでした。 しかし、彼はなんとか状況を処理することができましたが、上層部から叱責されました.

将来このような問題を回避するために、彼はプロジェクト管理ソフトウェアを使用して、今後の問題を明確に示し、すべてのプロジェクトの計画を作成し、細心の注意を払ってロードマップを作成することにしました。 次の数か月で、彼は効率、最終結果、コスト、および全体的なプロセスにおいて刺激的な改善が見られました。

  1. 成功の可能性を高める

プロジェクトの成功と失敗の主な違いは、プロジェクト マネージャーの管理プロセスにあります。 詳細なプロジェクト スケジュールの起草に時間を費やさず、すべての目標が時間どおりに達成されるように実行段階を綿密に追跡しなければ、目的を達成できない可能性が高くなります。

例: Esha は新しいオフィスでセールス マネージャーとして 18 日目だったので、チームのパフォーマンス分析を行うことにしました。 彼女は、営業チームが 1 週間で予定されていたほど多くの売り上げを上げていないことに気付きました。

あらゆる側面を注意深く分析した後、彼女は自分のチームが明確なロードマップと事前に定義された目標を持っていないことに気付きました。 その後、彼女は PMS ツールを使用して作業を合理化し、目標を定義し、生産性と作業の全体的な品質を向上させました。 数週間後、彼女は販売数とチームのパフォーマンスが大幅に改善されたことに気付きました。

  1. 明確な役割を定義する

中小企業を経営していて、役割が明確に定義されていない場合でも、説明責任の問題に直面することがよくあります。 プロジェクトが遅れ、重要なタスクを時間通りに完了できなくなります。 しかし、プロジェクト管理ツールを使用すると、タスクを適切な人に割り当てることができ、指定された期間内に作業を完了する責任を彼らに負わせることができます。

例:プロジェクト管理ツールの助けを借りて、David は複数のタスクをさまざまな個人に割り当て、最終目標に関して彼らに何を期待するかを明確に定義しました。 誰もが目の前の仕事を認識しており、すべての作業は指定されたタイムライン内で完了しました。

  1. 実用的な洞察を得る

優れたプロジェクト管理には、効果的なプロジェクト計画、リソースの割り当て、データの蓄積、およびコミュニケーションが含まれます。 プロジェクトが完了したら、プロジェクトを振り返り、パフォーマンスを評価し、何が最もうまく機能し、何が機能しなかったかを調べることができます。 そのような設備がなければ、同じ過ちを繰り返すだけでなく、次のプロジェクトで最善を尽くすこともできません。

例: Sanchit は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用して、プロジェクトのステータス レポートを調べました。 彼は、4 つのタスクが保留中であり、チームは割り当てられた予算を超えていることに気付きました。

4 つの近日中のプロジェクトと 4 つの保留中のタスクがあるため、彼はチームの全員に靴下を引き上げて時間通りに作業を完了するよう最善を尽くすように依頼しました。 プロジェクト管理ソフトウェアにより、保留中の作業により多くのリソースを割り当て、新しいプロジェクトの準備を整えることができました。

  • 大企業にとっての PMS の重要性と例

組織の規模に関係なく、プロジェクトの管理は誰にとっても常に難しい作業です。 プロジェクト管理ツールを使用すると、プロジェクトを最初から最後まで管理するプレッシャーを軽減し、ビジネス目標を管理し続けることができます。 次の数行では、ビジネスにプロジェクト管理ソフトウェアが必要な 3 つの主な理由について説明します。

  1. 大企業には、世界中にさまざまな部門やオフィスがあります。 プロジェクト管理ツールの助けを借りて、すべてのチーム間で一貫した情報の流れを確保し、締め切りを逃さないようにすることができます。

例: Rakshay は多国籍企業のプロジェクト リーダーであり、プロジェクトに関する重要な情報をオンショアおよびオフショア チームとすぐに共有したいと考えていました。 彼は、すべてのスタッフ メンバーが受信トレイをチェックするかどうか確信が持てなかったため、プロジェクト管理ソフトウェアを介して情報を共有しました。 数秒以内に、誰もがソフトウェア ダッシュボードにポップアップ通知を受け取り、全員が共有情報に細心の注意を払いました。

  1. プロジェクトに遅れがある場合、大規模な組織はしばしば計画よりも多くの費用を費やします。 他のプロジェクトに影響を与え、資金が枯渇する可能性があります。 大企業は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用してコストを計画し、予算を管理できます。

例: Rohan は、プロジェクト管理ソリューションを使用して、進行中のプロジェクトの財務状態を明らかにすることにしました。 彼は、ソフトウェアの財務計画機能が彼のチームが予算超過を回避するのに役立ったことを知って喜んでいました. さらに、彼は次のプロジェクトの財務目標を設定することができました。

  1. 特定の割り当てに対するチームの説明責任を改善し、チームのコラボレーションも促進します。 チームの全会一致のワークフローにより、プロジェクトがタイムリーに完了し、損失のリスクが軽減されます。

例:ダニエルは、Microsoft Excel と手動の方法を使用してチーム メンバーに作業を割り当てていましたが、定期的に締め切りに間に合わないことがありました。 一定期間後、彼はプロジェクト管理ソリューションをしばらく試してみることにしました。 驚いたことに、このツールはチームにとって非常に有益であることがわかりました。プロジェクトの期限を設定し、進捗状況を追跡し、タスクが期限切れになったときに通知を送信できるからです。

チームに説明責任の感覚を植え付け、生産性を高めるのに役立ちました。 さらに、彼はすべてを文書化し、それを全員と共有することができたので、彼らは今どこにいて、何を期待されているかを知ることができました.

プロジェクト管理ソフトウェアの種類

プロジェクト管理ソフトウェアには、次の 3 種類があります。

  • 個々のソフトウェア:このソフトウェアは、プロジェクトを管理するためのシンプルで軽量なアプリケーションが必要な 1 人に最適です。 機能が少なく、基本的な機能のみがユーザーに提供されます。
  • 統合ソフトウェア:統合ソフトウェアは、主に複数のプロジェクトに同時に取り組む企業によって使用されます。 この PMS には、すべてのチーム メンバーが簡単にアクセスできる情報の一元化されたデータベースがあります。
  • 共同ソフトウェア:共同ソフトウェアは、すべてのチーム メンバーがプロジェクトを表示、アクセス、および共同作業し、特定のビジネス上の問題を解決できるため、大規模なチームにとって理想的なオプションです。

無料のオープン ソース プロジェクト ツールの例

ビジネスを管理するのに最適な 5 つのオープンソース ソフトウェア ソリューションのリストを次に示します。

  1. RationalPlan

RatioPlan は、プロジェクト マネージャーがタスクを整理し、リソースを割り当て、進捗状況を追跡し、要件に従ってワークロードを管理するのに役立つように設計された強力なプロジェクト管理ソリューションです。

  1. オレンジスクラム

OrangeScrum は、効果的なタスクの実行、チーム コラボレーション、およびレポート生成のためにスクラム ボードとカンバン ワークフローを採​​用するクラウドベースのプラットフォームです。

  1. プロジェクトを開く

これは、プロジェクト計画、問題追跡、コスト レポート、および時間管理のためのカスタマイズされた機能を備えたオープン ソースのプロジェクト管理ソリューションです。 シームレスなワークフローを確保するために、アジャイルおよびスクラム管理プラットフォームが付属しています。

  1. タイガ

Taiga は、スクラムとアジャイルの管理プラットフォームを顧客に提供する、オープンソースで無料のプロジェクト計画です。 300 MB のストレージを提供し、最大 3 人のユーザーがプライベート プロジェクトで作業できます。

  1. オドゥー

Odoo ソフトウェアは、ユーザー フレンドリーなインターフェイスと、ピボット テーブル、カンバン ボード、ファイル管理などの便利な管理機能で知られています。 さらに、在庫管理、人事、経理、販売、製造のための幅広いツールも提供します。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用している業界/プロジェクト管理ツールを使用できる人

プロジェクト管理ソフトウェアは、あらゆる業界に役立つさまざまな機能で構成されています。 これにより、リーダーはプロジェクトの先頭に立つことが容易になり、チームは困難なプロジェクトや厳しい締め切りに対処できるようになります。 以下は、PM ソフトウェアを有利に使用する業界のリストです。

  • ソフトウェア開発プロジェクト管理ソフトウェア

プロジェクト管理システムは、ソフトウェア開発で使用され、目標と要件の明確な理解を促進します。 チームを同じページに保ち、整理します。

  • 建設プロジェクト管理ソフトウェア

建設業界では、このソフトウェアは、プロセスをより速く、扱いやすく、シームレスで効率的にするすべての機能を提供します。 したがって、収益性の向上と時間の短縮につながります。

  • 製造プロジェクト管理ソフトウェア

製造業は、製品のコスト、原材料、および品質に関連するいくつかの課題に対処する必要があります。 プロジェクト管理ソフトウェアは、これらの課題の一部を最小限に抑えるのに役立ち、メーカーが最小限のコストで最高品質の製品を生産できるようにします。

  • IT プロジェクト管理ソフトウェア

IT 部門の目標は、チームの全員が同じ認識を持つようにすることで効率を高めることです。 カンバン ボード、ガント チャート、および詳細なレポートは、IT プロジェクトを成功裏に完了するために必要な重要な機能を提供します。

  • 教育プロジェクト管理ソフトウェア

大学、研究所、単科大学、総合大学で日常の活動を管理し、すべてのプロセスを整理するために使用されています。 さらに、生徒と教師の両方が生産性を向上させるために使用しています。

  • 製薬プロジェクト管理ソフトウェア

製薬業界は、消費者に対してかなりの責任を負っており、医薬品の需要を管理し、業務全体を組織的に維持する必要があります。 医薬品向けのプロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトを効果的に管理し、リソースを追跡し、正確なレポートを提供し、請求を処理し、プロセス全体を迅速化するように設計されています。

  • 不動産プロジェクト管理ソフトウェア

不動産セクターでは、ありふれたタスクの自動化、リストと見込み顧客の追跡、さまざまな地域とプロパティにわたるパフォーマンスの分析に役立ちます。

  • クリエイティブエージェンシーのプロジェクト管理ソフトウェア

チームのパフォーマンスを追跡しながら、ワークフローを稼働させ続けます。 チーム メンバー間のコラボレーションを促進し、レポート機能は障害を特定するのに役立ちます。

  • 政府プロジェクト管理ソフトウェア

初期化から計画、実施まで、プロジェクトのすべての段階で政府機関をサポートします。 プロジェクト管理のガント チャートは、特定のプロジェクトに費やされたワークフローと費用に関する詳細なレポートを提供します。

プロジェクト管理ソフトウェアを選択するためのいくつかの基準は何ですか?

プロジェクト管理ツールは、すべてのビジネスにとって重要になっています。 このソフトウェアは、チームの処理とタスクの実行をより簡単かつ効率的にするように特別に設計されています。 これは、プロジェクト マネージャーに恩恵をもたらすことが証明されており、プロジェクト計画、リソース割り当て、スケジューリングなどの基本的な操作を自動化します。ユーザー フレンドリーなインターフェイスにより、チーム間のコラボレーションが改善され、ワー​​クフローをリアルタイムで把握できます。

プロジェクト管理ソフトウェアに焦点を合わせる前に、分析すべきベンチマークがいくつかあります。 ここでは、選択プロセス中に留意すべき 6 つの重要な基準を示します。

  • ユーザーフレンドリーである必要があります:ソフトウェアは誰でも簡単に使用できる必要があり、チームがその機能を理解するために時間を無駄にしないように、簡単に理解できる必要があります。
  • ファイル共有機能:プロジェクト管理ソフトウェアには、クラウドベースのストレージ、共有ハード ドライブ、共有ポイント Web サイト、メディア ストレージ デバイスなど、ファイルを共有するための幅広いオプションが必要です。
  • カスタマイズ可能であること:ソフトウェアが希望どおりに機能するようにするために、ソフトウェアはカスタマイズ機能とカスタマイズ可能なワークフローを許可する必要があります。
  • シームレスな統合:プロジェクト管理ツールは、アクセシビリティを向上させるために、現在のソフトウェア ソリューションやその他のさまざまなプラットフォームをサポートする必要があります。
  • 監視とレポート:ソフトウェアは、リアルタイムの更新を監視する機能を提供する必要があり、外部ユーザーや利害関係者と情報を共有できる必要があります。
  • 保存されたデータのセキュリティ:最後になりましたが、ソフトウェア システムは、データの最大限のセキュリティを確保するために、十分な暗号化と認証手段を提供する必要があります。

結論

プロジェクト管理ソフトウェアはオプションではありませんが、ビジネスに必要なツールです。 継続的な運用の効率を高め、関連するリスクを最小限に抑えて軽減するのに役立ちます。 ビジネス プロセスにこのツールを実装していない企業は、仕事、予算、労働力、および製品の品質の管理に常に苦労します。

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