プロジェクトにおける変更の原因と領域 | #47 プロジェクト管理を始める

PMBOK ブックの最後にある用語のインデックスには、プロジェクトの変更に関する 22 ものエントリが含まれています。 これらは、組織における変更のコストと文化から変更要求にまで及びます。 では、何がプロジェクトにおいて変更をこれほどまでに不可欠なものにし、どのように対処すればよいのでしょうか? 変更管理とは

プロジェクト リスク レジスターの作成方法- 目次：

1. 序章
2. 変更および変更管理とは
3. プロジェクトの変更点
4. プロジェクト計画中の変更
5. プロジェクト実施中の変更
6. プロジェクトの変更のソース
7. 外部の
8. 内部
9. まとめ

序章

プロジェクト中の変更はほとんど避けられませんが、多くの組織はまだそのような明白なことを見落としているようです。 3 か月、1 年、または 3 か月というその寿命にもかかわらず、各プロジェクトにはリスク要因が含まれており、その結果、プロジェクト マネージャーはその実行を利害関係者と再交渉することになります。 一方、プロジェクト チームが目の前のタスクから継続的に教訓を学ぶ場合、利害関係者の要件をよりよく理解することによって、作業の組織の改善と変更も発生する可能性があります。

変更および変更管理とは

PMBOKは変化を次のように定義しています。

「正式に管理された成果物、プロジェクト管理計画の構成要素、プロジェクト文書の修正」

これには、以下に関する変更が含まれる場合があります。

• プロジェクトの目的、
• 優先順位、
• スケジュール、
• プロジェクトのマイルストーン、または
• プロジェクトチームの分業。

一方、変更管理は次のように定義されます。

「個人、グループ、組織を現在の状態から将来の状態に移行させ、意図したビジネス上の利益をもたらすための、包括的で循環的で構造化されたアプローチ。」

しかし、プロジェクト マネージャーが変更管理に備えるために最も注意を払うべきプロジェクトの領域はどれでしょうか?

プロジェクトの変更点

プロジェクトへの変更は、そのライフ サイクルのどの段階でも発生する可能性がありますが、計画フェーズとプロジェクトの実装中に発生する変更に最も注意を払う必要があります。

プロジェクト計画中の変更

PMBOK によると、計画段階で、プロジェクト チームはプロジェクト マネージャーと共に、現在の活動を新たな変化や発展に適応させるためのプロセスの概要を準備する必要があります。 つまり、実装方法を工夫する必要があります。 これには以下が含まれる場合があります。

• ワークフローの変更、
• バックログに含まれるタスクの優先度の再構築、さらには次のような急進的な解決策の予測
• プロジェクトの主な目標を再形成する

プロジェクト実施中の変更

プロジェクトの実装段階で発生する変更は、それぞれ採用された方法論に従う必要があります。

• ウォーターフォール – 調整には、正式な承認プロセスとプロジェクト文書の修正が必要です。
• アジャイル - それらはプロセスの自然な部分であり、バックログを更新し、チームの活動を調整することによって継続的に導入されます。
• スクラム – アジャイル方法論の 1 つとして、スクラムはまた、変革が不可避であると想定しています。 しかし、対策を講じる前に、チームは開始したスプリントの目標を達成する必要があります。
• Prince2 – ここでは、プロジェクト計画は最初に慎重に定義し、設計によって変更を最小限に抑える必要があります。 ただし、移行を行う必要がある場合は、必ず適切に文書化し、利害関係者に相談してください。

プロジェクト マネージャーは、すべての調整がプロジェクトの他の要素に影響を与えることを認識しておく必要があります。 たとえば、あるタスクを簡単にする技術的ソリューションを導入すると、別のタスクの実行が大幅に複雑になり、それによってコストが増加し、作業範囲が変化し、最終的に実行の質に影響を与える可能性があります。

プロジェクトの変更のソース

ビジネス環境のダイナミクスと予測される革新性が高まると、変更によってタスク実行のほぼすべての領域が変化する可能性があります。 それらの情報源は、次の 2 つの主要なカテゴリに分類されます。

• 外部– プロジェクトチームの外から来て、そして
• 内部– 特定のタスクの実装中に発生するプロセスに起因します。

外部の

設計変更の最も一般的な外部ソースは次のとおりです。

1. 顧客要件の変化。 顧客の要件は、あらゆるプロジェクトの重要な要素です。 それらは、ビジネス環境の発展、新しいニーズの出現、または競争によって変化する可能性があります。 顧客の要件が変化した場合、プロジェクト マネージャーは、それがプロジェクトにどのように影響するか、品質、時間、またはコストを犠牲にすることなく調整できるかどうかを慎重に分析する必要があります。 たとえば、クライアントがユーザー インターフェイスの要件を再構築することを決定した場合、コード構造が再形成される可能性があり、その結果、スケジュールが再編成されてコストが増加する可能性があります。
2. 予算削減。 予算の削減は、組織の困難な財務状況、優先順位の変更、または新しいプロジェクトの出現から生じる可能性があります。 予算削減の場合、プロジェクト マネージャーは、より少ないコストで目標を達成しようとする必要があります。 これは次のことを意味する場合があります。
• 仕事の範囲の縮小、
• スケジュールを短縮し、
• ダウンサイジング、
• アウトソーシングの使用、または
• 組織の既存のリソースの他の用途。
3. ビジネス環境の変化。 法律に導入された変更、新しいトレンドの出現、または競合他社の転換はすべて、プロジェクトの目的またはクライアントの要件に影響を与える可能性があります。 このような予測が困難な変更が発生した場合、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトに対する変更の影響を最小限に抑え、目的の達成を強化するための対策を確立する必要があります。

内部

内部の変更は、タスク関連の要因によるものです。 最も重要なものは次のとおりです。

1. チームメンバーの学習。 プロジェクトの内部的な変化は、チーム メンバーが新しい知識を獲得するプロセスから生じる場合があります。 チームの経験が多ければ多いほど、パフォーマンスを向上させるスキルを開発する可能性が高くなります。

例として、プログラマーが自分のコードがあまり読みにくいことに気づき、きれいなコードを書くことを検討することにした場合があります。 最終的に、彼はプロジェクトの品質にプラスの影響を与える変更を提案できます。

2. 顧客の要件と製品の仕様をよりよく理解する。 プロジェクト中に、ユーザーの期待に対するチームの把握が拡大する可能性があります。 これにより、クライアントの特定されたニーズを満たすために、作業範囲を変更したり、テクノロジを適応させたりすることが必要になる場合があります。 たとえば、ユーザー調査を実施した後、プロジェクト チームは、調査対象者から要求された新しい機能を導入することを決定する場合があります。
3. 現在のワークフローから学び、仕事の構成を変更します。 新しい知識を獲得した結果、プロセスを改善したり、革新的なソリューションを導入したり、スケジュールを変更したりするためのアイデアが生まれることがあります。 現在のワークフローを分析することで、プロジェクト チームはエラーと改善の可能性を特定し、結果として作業をスピードアップするための修正を行うことができます。 たとえば、プロセスを合理化し、生産性を向上させるには、別のプロジェクト管理ツールの方が適していると考えるかもしれません。

まとめ

変更管理は、プロジェクトの成功に不可欠です。 プロジェクトの変更は避けられず、外部と内部の両方のソースに起因します。 プロジェクト ライフ サイクルの段階に応じて、現在の活動を新たな変化に適応させるための適切な計画を考案する必要があります。 変更管理には、プロジェクト チーム全体および利害関係者との効果的なコミュニケーションと調整のプロセスが必要です。 したがって、プロジェクト マネージャーは、柔軟性を保ち、変化に対してオープンであると同時に、プロジェクトへの悪影響を回避するために制御を維持するという、難しい問題を抱えています。

私たちのコンテンツが気に入ったら、Facebook、Twitter、LinkedIn、Instagram、YouTube、Pinterest、TikTok の忙しいミツバチ コミュニティに参加してください。

作者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

すべての投稿を表示

プロジェクト管理の開始:

1. プロジェクトとは？
2. プロジェクト管理とは？
3. プロジェクトを管理するには？
4. プロジェクト管理方法
5. プロジェクトの種類
6. 4つのプロジェクト例
7. プロジェクトの優先順位付け
8. プロジェクト活動の分野
9. プロジェクト管理における成功の定義
10. プロジェクト管理ソフトウェアを使用する理由
11. 最適なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するには?
12. プロジェクト管理ソフトウェアの概要
13. プロジェクトのライフサイクル
14. プロジェクトのビジョンは何のためですか？
15. プロジェクトの目標。 それは何であり、それを適切に定義する方法は?
16. プロジェクトの開始段階 - 何に注意を払うべきですか?
17. プロジェクト管理における計画の領域
18. プロジェクト スケジュールとは何ですか? また、その目的は何ですか?
19. プロジェクトでマイルストーンを使用する方法は?
20. プロジェクトの実行
21. プロジェクトの緊急時対応計画を成功させるにはどうすればよいですか?
22. プロジェクト終了の重要性
23. プロジェクトの失敗。 プロジェクトが失敗する5つの理由
24. マネジメントの4P：プロジェクト、プロダクト、プログラム、ポートフォリオ
25. プロジェクトマネージャーの最も重要なタスクと責任
26. 最も有用なプロジェクト マネージャーのスキル
27. プロジェクトマネージャーになるには？
28. すべてのプロジェクト マネージャーが読むべき 5 冊の本
29. プロジェクトチームを設定するには？
30. 作業分解構造 - プロジェクトで作業を委任する方法は?
31. ハイブリッド ワークでチームをリードするには?
32. チームで作業するときにプロジェクト マネージャーが直面する課題
33. プロジェクトミーティングの種類
34. プロジェクトの監視。 監視するパラメータは?
35. 説得力のある文章の書き方
36. プロジェクトのスコープを定義し、スコープ クリープを回避する方法
37. 実現可能性調査 – このプロジェクトを実施できますか?
38. プロジェクトにおけるリスク分析とそれを促進するためのツール
39. プロジェクト憲章を作成するには？
40. 利害関係者登録簿とは何ですか？
41. プロジェクト管理計画におけるガント チャート
42. プロジェクトの予算を作成する方法は?
43. プロジェクトの時間管理
44. プロジェクト リスク レジスターの作成方法
45. プロジェクトのリスク管理戦略
46. プロジェクトマーケティング
47. プロジェクトにおける変更の原因と領域
48. プロジェクト管理の変更モデル
49. アジャイルの次は？ プロジェクト管理の方法