政府の助成金提供者がどのようにしてポジティブな市民体験を生み出すか

公開: 2024-06-21

あらゆる関係と同じように、政府のプログラムに対する国民の経験は、信頼を構築したり、あるいは失墜させたりする一連の小さな詳細から構成されています。賭け金は高く、政府の補助金プログラムとのやり取りは、人々にとって公的機関との関係をより一般的に形作るデータポイントとなります。

政府の助成金交付者は、この関係における自らの役割を強く認識しています。だからこそ、多くの人がデジタルトランスフォーメーションを受け入れているのです。彼らは、実際に影響を与えるプログラムを作成できるように、自分たちがいる場所で市民に会いたいと考えています。

この移行を行う際、政府の補助金交付者は、その詳細がより広範な文化的および運営上の目標にどのように適合するかを意識しながら、市民体験を形作る詳細について意図的に取り組む必要があります。

有権者にガイドしてもらいましょう

自分たちが何を必要としているのかを一番よく知っているのは国民自身です。コミュニティのメンバーから意見を求め、彼らのフィードバックをプログラムに組み込んでいきます。

そうすることで、ガバナンスに対して協力的なアプローチをとることができ、ひいては国民が信頼する、より利用しやすい補助金プログラムを作成するのに役立ちます。さらに、それは、市民が市民活動に参加し続けようという前向きな力関係を生み出します。

アウトリーチの開始をお待ちください。ニーズが緊急になる前に、人々が何を望んでいるのか、何を必要としているのかを聞くことができるように、今すぐコミュニティの参加を補助金プログラムに組み込んでください。ニューヨーク市では、市議会が参加型予算制度を導入しました。これにより、地域住民が公的予算の配分方法に直接影響を与えることができます。この種のフィードバックループにより、一般の意見が 1 回限りのものではなく、一貫して意思決定プロセスに組み込まれることが保証されます。

コミュニティが実際に何を必要としているかを理解すれば、最初から機能する補助金プログラムを作成できます。彼らの洞察がなければ、間違った道を歩み始めて、後で軌道修正することになる危険があります。

地方の病院を救う連邦政府のプログラムはその代表例だ。全体的な意図はコミュニティが必要としているものと一致していましたが、詳細は一致していませんでした。このプログラムでは、地域社会が入院患者サービスなど、本当に必要なものの一部を放棄せざるを得なかったため、このプログラムに参加する病院は多くありませんでした。

現在、プログラム管理者はより多くの応募者を集めるために要件を微調整しようとしている。しかし、このように立ち上げがうまくいかなくなると、回復するのは困難になる可能性があります。プログラム管理者が自分たちの日常の現実に対応していないと感じると、国民の感情は悪化し、コミュニティのメンバーは協力することに消極的になります。

コミュニティからのフィードバックを早期に求めることで、チームを正しい軌道に乗せることができます。危機が発生した際の突然のニーズの急増にも確実に備えることができます。

一人で頑張ろうとするのはやめましょう

国民は機関や部門がどのように分かれているかの詳細を知らないことが多い。多くの人は、特定の政府プログラムとの相互作用を単一の関係の一部として見ています。部門とプログラムが結びついていない場合、市民の体験は支離滅裂でイライラするものになる可能性があります。複数の代理店とやり取りするコミュニティメンバーは、一方が他方を何をしているのかわからないように感じ始める可能性があります。

プログラム間の縦割りを打破し、他の公的機関と連携して取り組みを進めるよう努めてください。ヒューストンでは、市内のホームレスをなくすことを目標に、当局者らが公的機関と地元および地域の非営利団体との連合を結成した。これは、各組織がこの大規模な問題を単独で解決しようとするのではなく、協力してリソースを共有できることを意味しました。

連合は、ホームレスに直面している市民がサービスを利用しやすくするために協力しました。これらの国民は、政府機関間で矛盾するポリシーやプロセスに対処したり、プログラムが調整されていない場合に必然的に生じるギャップを乗り越えたりする必要がありませんでした。このアプローチは大きな効果をもたらし、市内のホームレスを 3 分の 2 近く削減することに貢献しました。

プログラム全体で一貫したエクスペリエンスを国民に提供することは、政府機関と連携するときに何が期待されるかを理解するのに役立ちます。時間が経つにつれて、彼らは自分の地域で公共プログラムがどのように機能するかについての能力を身につけ、参加し続けやすくなります。

政府の補助金管理ソフトウェアの導入を検討する場合は、1 つのソリューションで複数の部門や機関にサービスを提供できるかどうかを検討してください。これにより、市民に一貫したエクスペリエンスが提供され、チーム間で知識や調査結果を共有できるようになります。移行をスムーズに行うには、1 つのプログラムをテストの場として使用し、ソリューションをより広範囲に拡張することを検討してください。

適切なバックエンドの詳細を選択する

現時点では、ほとんどの政府機関がデジタル変革の必要性を理解しています。しかし、それをうまく行うためには、補助金管理システムに適切なバックエンドテクノロジーを組み込んで、国民に優れたフロントエンドエクスペリエンスを提供する必要があります。

目標 #1: 明確にする

補助金の申請プロセスがわかりにくく複雑な場合、人々はわざわざ申請しないか、必要なものを手に入れることができません。

連邦災害援助を受けるのに苦労しているアメリカ人ほど、大きな賭けをよく表しているものはありません。彼らの多くは、これらのプログラムの要件を理解するのが困難であり、これは、信じられないほど必要とされているときに支援が得られないことを意味します。その結果、多くの人がホームレスに直面しています。

複雑なプロセスも不公平を永続させる可能性があります。連邦政府の復興プログラムが裕福な白人の住宅所有者に有利な理由の一つはこれだ。

新しいソフトウェアを導入する際は、申請を簡素化し、資金調達の資格を得るために各段階で具体的に何をする必要があるのかを国民に明確にすることを目指してください。

助成金管理ソフトウェアに求められる機能

明確な指示が事前に表示されるため、プラットフォームの操作が簡単です
フォーム全体をダウンロードする機能
資格のない申請者が申請に時間を費やすことを防ぐための資格クイズ
アプリ内コミュニケーション

目標 #2: アクセシビリティを優先する

アクセシビリティにより、助成金にアクセスできるべきすべての人が確実にアクセスできるようになります。基本的に、補助金管理システム内のアクセシビリティとは、あらゆる能力の人々が必要なアクセスを確実に行えるようにするためのチェックボックスを意味します。この機能の素晴らしい点は、一部のユーザーのアクセシビリティを向上させると、すべてのユーザーの使いやすさが向上することです。

しかし、真のアクセシビリティは、人々がいる場所で出会うための、チェックボックスをオンにするアプローチを超えています。それには、人々の特有の状況がプログラムの体験をどのように形作るかを理解する必要があります。たとえば、誰かがあなたのプログラムにアクセスする能力は、住宅の不安、最近の自然災害、病気、怪我、またはさまざまな要因によって影響を受ける可能性があります。こうした状況を認識していれば、市民が必要とする入口を作るために自分の役割を果たすことができます。

助成金管理ソフトウェアに求められる機能

モバイルフレンドリーなアプリケーション
特定のコミュニティ向けのローカリゼーション
リアルタイムのコラボレーション
応募者向けのライブ技術サポート

目標 #3: 時間負担を削減する

「時間税」とは、国民が政府のプログラムに参加するのにかかる時間のことです。これには、資金調達の機会を見つけたり、申請書を記入したり、支払いを待ったりするために費やされるすべての時間が含まれます。

時間税を削減すると、資金を得ようとしている人々や組織の負担が軽減され、全員のエクスペリエンスが向上します。

ミネソタ州フロントラインワーカープログラムは、テクノロジーがプログラムに関連する納税時間を短縮するのにどのように役立つかを示す一例です。労働産業省、雇用経済開発省、歳入省はすべて協力して、最前線の労働者に 5 億ドル以上の支援金を提供しました。

適切なソフトウェアパートナーのおかげで、6 か月以内にプログラムを開始し、120 万件以上の申請を審査し、資金を分配することができました。申請者ポータルにはアクセスしやすく、提出も簡単でした。市民の前向きな体験により、このプログラムは賞を受賞し、超党派の成功事例として称賛されました。

助成金管理ソフトウェアに求められる機能

応募者向けのシングルサインオン
スマートフォームの自動入力
保存された下書き
ACH資金の分配

目標 #4 チームを解放してさらに深く掘り下げていく

補助金申請の一般向けの部分が簡単で使いやすいことは重要ですが、市民エクスペリエンスは、チームがどれだけ管理しやすいかにも左右されます。チームが管理タスクに多くの時間を費やしている場合、他のことを行うための帯域幅がなくなります。

管理業務に費やす時間を節約できるため、コミュニティへの働きかけ、プログラム開発、戦略計画などの作業に時間を費やすことができます。これらはすべて、前向きな市民エクスペリエンスを生み出すために不可欠なものです。

助成金管理ソフトウェアに求められる機能

構築と調整が簡単なフォーム
ワークフローの自動化
プログラムの稼働後にフォームを自律的に調整する機能
包括的なレポートとコンプライアンス
導入の専門家がガイドをサポートします

点と点を結ぶ

デジタルトランスフォーメーションは重要ではありません新しいソフトウェアを採用して、新しい機能のリストを取得します。点と点を結び付けて、それぞれの新機能がどのように市民エクスペリエンスを向上させるかを理解することが重要です。より総合的なアプローチを取ることで、信頼を築き、コミュニティメンバーからのより強い関与を促すことができます。

政府にとって最も信頼されている補助金管理ソフトウェアとして、Submittable は、実行するすべてのプログラムで優れた市民エクスペリエンスを提供できるように構築されました。